Investir no escritório gera mais valor do que cortar custos

Decisões relacionadas aos espaços corporativos ainda costumam ser pautadas pela redução de custos de ocupação. No entanto, essa lógica pode direcionar o olhar para a parcela errada da equação. O conceito 3/30/300 demonstra a proporção dos custos anuais de uma organização por metro quadrado de escritório e ajuda a explicar por que cortes aparentemente eficientes podem gerar impactos negativos muito maiores no longo prazo.

Dados apontam que, em média, os gastos com utilidades, como energia e água, representam US$ 3 por metro quadrado ao ano. Os custos relacionados à ocupação (aluguel, manutenção e operação do espaço, inclusive Facilities) somam cerca de US$ 30. Já os custos associados às pessoas, incluindo salários, benefícios e produtividade, chegam a aproximadamente US$ 300.

“As decisões nas empresas são tomadas focando em economizar nas linhas do 3 ou do 30, reduzindo investimentos em infraestrutura, tecnologia, projetos mais eficientes ou melhorias no ambiente de trabalho. Mas essas economias são insignificantes quando comparadas aos 300, que representam o custo das pessoas”, afirma Luciana Arouca, diretora de Sustentabilidade da JLL.

Segundo a executiva, o ambiente influencia diretamente o desempenho humano. “O impacto da falta desses investimentos aparece na forma de menor produtividade, menor engajamento, aumento do absenteísmo e dificuldade para atrair e reter talentos. Isso acaba superando amplamente qualquer economia obtida nos custos de ocupação”, explica.

A transformação do modelo de trabalho nos últimos anos tornou essa discussão ainda mais relevante. Com a consolidação do trabalho híbrido, o escritório deixou de ser apenas um local obrigatório de presença diária e passou a precisar justificar seu valor para os colaboradores. Assim, a qualidade do ambiente físico, dos serviços oferecidos e da experiência dos usuários ganha importância estratégica.

“O desafio hoje é investir adequadamente para fazer as pessoas quererem estar no escritório e como criar um ambiente que faça sentido para a colaboração, para os projetos e para as interações que geram valor”, destaca a diretora da JLL.

A especialista ressalta que a perda de talentos gera custos muitas vezes invisíveis nas análises tradicionais. “Quando a empresa perde um profissional, existe todo um período até encontrar uma pessoa que o substitua, treiná-la e fazê-la atingir o mesmo nível de desempenho. Existem métricas de RH que conseguem medir esses impactos, mas eles ainda costumam ficar fora das discussões sobre investimentos em espaço corporativo.”

Estudos de mercado indicam que os custos com pessoas representam de 85% a 90% dos custos operacionais totais de uma organização, enquanto Facilities e ocupação somam de 8% a 10%, e Utilities, apenas 1% a 2%. Isso reforça por que otimizar o desempenho humano deve ser a prioridade.

A lógica do 3/30/300 ajuda a enxergar os investimentos imobiliários sob outra perspectiva: como potencial gerador de valor. “O contrário também é verdadeiro. Um investimento na faixa do 30 pode trazer retorno direto nos 300. Estamos falando de ganhos em produtividade, bem-estar, inovação e engajamento das pessoas”, afirma Luciana.

Isso significa que melhorias aparentemente pontuais, como sistemas de iluminação mais eficientes, conforto acústico, qualidade do ar ou melhor aproveitamento da luz natural, podem produzir benefícios muito superiores ao valor investido. “Às vezes, um investimento específico em infraestrutura traz um ganho de longo prazo na produtividade muito maior do que o custo inicial”, destaca.

Pesquisas demonstram que ambientes de trabalho mal projetados podem reduzir produtividade em 5% a 15%, aumentar absenteísmo, e impactar negativamente a atração e retenção de talentos. Mesmo uma redução de 3% na produtividade já supera economias obtidas com cortes em Facilities.

A relação entre sustentabilidade e performance corporativa também se conecta diretamente à tese. Certificações ambientais, como LEED e outras referências internacionais, frequentemente são vistas apenas sob a ótica dos custos. No entanto, contemplam uma série de aspectos ligados à experiência humana nos ambientes de trabalho.

“Para obter certificações verdes, trabalhamos questões como qualidade do ar interno, iluminação, ventilação e acesso à luz natural. São fatores que as pessoas nem sempre percebem, mas que impactam no foco, conforto e bem-estar”, explica Luciana.

Ou seja, ambientes certificados promovem não apenas eficiência operacional, mas também melhores condições para o desempenho das equipes. “Muitas empresas ainda enxergam a certificação apenas como um custo. O que falta é fazer a conexão entre esse investimento e o maior centro de custos da organização, que são as pessoas”, pontua.

Além das características físicas do espaço, entram nessa conta os serviços oferecidos aos usuários. Facilities, amenities e serviços que facilitam o dia a dia dos colaboradores também contribuem para que as pessoas tenham uma experiência melhor e queiram estar no escritório.

O conceito 3/30/300 reforça a necessidade de uma abordagem integrada na gestão dos ambientes de trabalho, considerando desde a escolha da localização até o desenho dos espaços, a operação predial e a experiência dos usuários.

Questões como áreas para concentração, salas de reunião com boa acústica, espaços colaborativos e infraestrutura adequada para diferentes perfis de trabalho influenciam diretamente os resultados das equipes.

Para a diretora da JLL, é importante mudar a forma como os decisores analisam os investimentos corporativos. “O centro da conversa são os dados. Os custos com pessoas representam a maior parcela das despesas de uma organização. Se o ambiente não atende às necessidades dos colaboradores, eles acabam se afastando do escritório e até da própria cultura da empresa. Por isso, é urgente mudar a mentalidade das empresas para que elas enxerguem onde estão as verdadeiras oportunidades de gerar valor.”