アフターコロナに向けて定着するハイブリッドワーク

オフィスとリモートワークを併用することでワークライフバランスの確立、業務効率化、賃料コスト削減など、様々なメリットを享受できるハイブリッドワークを採用する企業が増えている。コロナ対策のみならず、自然災害などに対する事業継続性の観点からもメリットが大きいハイブリッドワークについて解説する。

• ハイブリッドワークとは？

• ハイブリッドワークを導入する企業が増加

• ハイブリッドワークによる４つの働き方の変化

• 企業からみたハイブリッドワークのメリット

• 従業員から見たハイブリッドワークのメリット

• ハイブリッドワーク導入に向けた５つの課題と対策

• ハイブリッドワーク導入の流れ

• ハイブリッドワークを成功させるオフィスづくり

• ハイブリッドワークに適したオフィスづくり成功事例

• ハイブリッドワークが働き方の一翼を担う

1週間あたりのオフィス出社日数を固定化するなど、企業ごとに制度設計が異なるが、ハイブリッドワークとはオフィス勤務と在宅勤務、サテライトオフィス勤務などを組み合わせ、業務内容などに合わせて働く場を選択できる柔軟な働き方を指す。コロナ禍を受けてリモートワークを経験した多くの企業がその有用性を体感すると同時に、リモートワークならではの課題を解消するべく、オフィスとリモートワークを相互補完させる、新しい時代への働き方改革としてハイブリッドワークが注目を集めるようになった。

なお「テレワーク」も、リモートワーク同様オフィスに出社せず自宅で働くスタイルで、テレワークでは個人で集中して進める業務や資料の分析などインプット業務を行い、オフィスワークではコミュニケーションやアイデア創出、対面の会議など人と人との交流を通じて効果の出る業務を行うといったメリハリのある働き方が期待できる。

現在、新しい働き方として「ハイブリッドワーク」に切り替える企業が増えている。象徴的な事例はNTTグループの取り組みだ。リモートワークを行う際の手続きを不要とし、オフィス出社は出張扱いで旅費や手当を支給する。飛行機での出社も許容し、居住範囲を制限しないなど、勤務場所が「従業員の自宅」となるリモートワークを主軸にオフィス出社を組み合わせた画期的なハイブリッドワーク制度を導入すると発表した。

リンクアンドモチベーションのハイブリッドワーク導入事例をみる

JLLが2022年に日本を含むグローバルな環境で働くオフィスワーカー約4,000人を対象に行った意識調査では、「週に数回は通勤してオフィスで働き、残りは在宅勤務あるいはその他の場所でテレワークする」という “ハイブリッド型のワークスタイル” が最も従業員に支持されており、今後の主流になると予想される。

JLLの働き方に関する意識調査では、従業員の好ましいと感じるオフィス出社日数は「週2回」が約30％ともっとも多かった。また経営者や意志決定層の求める出社日数は「週3回」が約26％と、出社のペースに関しては著しくかけ離れた感覚ではないといえる。

社会全体の働き方に対する意識の変化によって雇用側・就労者ともさまざまな部分で変化が生じている。従来とこれからの働き方を比較すると大きく4つの変化が見られるようになった。

部署内ミーティングや管理職ミーティング、または取引先とのミーティング、さらには採用面接など、日々打ち合わせ時間前に移動し、対面によるミーティングや面接を当たり前としてきた。一方、非接触という新しい生活様式が推奨されたことで、ウェブアプリを利用したオンラインミーティングや面接を本格的に導入する企業は少なくない。ネットワーク回線の安定性、相手の感情が読めないなど、様々な課題が浮上してきた。その結果、より効率よくミーティングを行うべく、参加者１人１人の意識にも変化が起きている。

それまで毎日勤務先へ出勤しオフィスに在席していた従来の働き方に対して、2020年からは各企業で感染予防のため不要不急のオフィス勤務を制限し、リモートワークを取り入れるようになった。リモートワークの有用性を実感する従業員が増えたことで、業種や職種、業務内容、個人的事情に合わせて多様な勤務形態を希望する声が高まった。

全従業員がオフィスに出社することが基本だった従来の就業体制から、勤務形態の多様性によって外部貸しのシェアオフィスやコワーキングスペースをサテライトオフィスとして活用する他、在宅勤務を導入する企業が増加した。個人で完結できる業務はリモートワークとし、同僚との協業が必要な業務にあたる場合はオフィスに出社する。また企業にとっては既存オフィスが適切な広さかどうか検討する機会となった。

ハイブリッドワークに適したオフィス戦略の詳細をみる

リモートワークによってオフィス出勤の頻度が少なくなったことで、通勤ラッシュによるストレスから解放されるなど、生活時間にゆとりが持て、結果的に仕事に集中できるようになった。

コロナ禍で加速したハイブリッドワークは、今後も継続すべきだろうか。企業は従前の働き方と比較・検討し、今後のオフィス戦略を導き出そうとしている。ハイブリッドワークは企業側・従業員側の双方にとってどのようなメリットがあるのだろうか。

リモートワーク導入によってオフィスへの出社人数を調整することができ、オフィススペースの縮小など、賃料コストを削減することができる。賃料コスト削減分はテレワークに必要なネットワーク環境の整備、セキュリティ対策、従業員のベースアップ等にも充当することができ、ハイブリッドワークをより安全かつ効率的に機能させることが可能だ。

ハイブリッドワーク導入により常時出社という規定がなくなり、それに伴い日本全国、さらに海外居住者に対して人材募集・採用を見込むことができる。企業側も求職者側にとっても採用・求職活動を柔軟化でき、双方にとってメリットが大きい。

自身の業務の内容などを考慮して働く場を選択できるハイブリッドワークは、企業に対して従業員の満足度向上、モチベーション維持に寄与し、ひいては離職率の低下も期待できる。

就労者の家庭環境などに合わせて働く場を選択できるため、ワークライフバランスを確保しやすくなり、さらに働く場を相互補完させることで仕事とプライベートを充実させるワークライフインテグレーションの実現にも寄与する。加えて、子育て・介護と仕事の両立が難しく職を離れた人材の雇用機会の創出にもつながる。

例えば、新たな企画やアイデアを出し合うミーティングなどはオフィスに集まる対面型の方が熱量も伝わり、アイデアも出しやすいとされている。一方、リモートワークのほうが集中でき、資料作成などの業務に適している。ハイブリッドワークでは業務内容やスケジュールによって働く場所を柔軟に変えることが可能だ。

フルリモートワークの課題として「コミュニケーション不足」、「孤独感などの心理的負担の増加」が挙げられるが、オフィスワークを適度に組み合わせることで、仕事に行き詰った時でも上司や同僚に気軽に情報共有・相談ができる。

リリモートワークにおける情報漏洩の危険性など、各デバイスのセキュリティ対策には万全の体制が必要となる。物理的なセキュリティ対策は不可欠だが、就労者の意識改革にも一層力を入れるべきだろう。研修や規定を設け、資料やノートパソコンの置き忘れなどが発生しないよう、リテラシー向上に努める必要がある。

オフィスに出社する日数が就労者によって異なるため、毎日の仕事ぶりなどをダイレクトに把握するのが難しい。ハイブリッドワークに適した査定評価基準へと見直す必要がある。特に「オフィスワークが少ないから評価が悪くなる」といった誤解が生じない公平な基準を設ける必要がある。

労働時間の把握が難しいのも課題の１つだ。従前なら1日の規定就労時間をタイムカードやPC上の出退勤管理で把握しているケースが多いが、ハイブリッドワークでは詳細を管理するのは難しい。新たな勤怠管理システムを導入するなど、様々な検討が必要になる。

ミーティングも出社組とテレワーク組のハイブリッドになることが多く、特に家庭用のネットワークが脆弱な場合、ミーティングに支障が出る。オンラインミーティングの円滑な運営を可能にする設備投資は検討するべきだろう。

対面する機会が減るからこそ、就労者１人１人の健康状態を個人単位で確認できる手段を考えるべきだろう。企業によって産業医を起用していたり、休憩時間にオフィス内でマッサージなどを受けられる個室を設けたり、就労者の「心のゆとり」を支援するケースは少なくない。ハイブリッドワークではオフィス出社が減る分、目に見えない心の状態を把握しづらくなる。

ハイブリッドワークのさまざまなメリットを生かすには、環境整備や十分なセキュリティ対策、ルール策定といった段取りが欠かせない。

それぞれのポイントは以下のようなものとなる。

リモートワークに対応できるノートパソコンや会議用マイクなどのデバイス、コミュニケーションツールや勤怠管理システムなどのITツールを整備し、オフィスは固定席からフリーアドレスへの転換を図る。

デバイスの持ち運びを前提に、ネットワークの安全性やパスワードポリシー、スクリーンロック、ディスクの暗号化といった基本的なセキュリティ対策を周知徹底し、置き忘れなどのヒューマンエラーに対しても注意を喚起していく。

部署やチーム内のメンバーの状況が互いに把握できるようなコミュニケーションツールを共有し、勤務予定や業務進捗の報告、緊急時の対応などについても運用ルールを定めておく。

全員がオフィスに出社する従来のスタイルとハイブリッドワークでは、最適なオフィスのありかたも大きく異なる。

ハイブリッドワーク導入を成功させるために重要なのは、従業員のニーズをオフィス構築に反映させていくことだ。

以下はJLLが実施した調査で「企業の従業員がこれからのオフィスに求めるもの」の例である。

出所：JLLレポート「「ハイブリッド型の働き方=在宅と出社が選べるだけの制度」ではない」

単に勤務場所を選べるだけではなく、出社先としてのオフィスに対し従業員はさまざまなニーズを持っていることが分かる。ヒアリングなどを通じ、自社の従業員のニーズをできるだけ事前に把握しておくことも必要だ。

以下に、おもな施策の導入ポイントを解説する。

フリーアドレスとは、従業員ごとの固定席を設けずに、その日に空いている席を自由に活用できるワークスタイルを指す。

上記の調査でも「フリーアドレスなどの自由なオフィス」は従業員の4人に1人（約24％）が希望している。

フリーアドレスの導入により以下のようなメリットが期待できる。

• 従業員の生産性向上

• 従業員のモチベーション向上

• オフィスのコスト削減

• ペーパーレス化の促進

• アイデアやイノベーションの創出

ABW（Activity Based Working）は、社内外を問わず自宅やカフェ・コワーキングスペースなど業務に最適な場所や時間を自由に選択できる働き方と定義されている。

ABWが場所や時間を包括した働き方の概念であるのに対し、フリーアドレスはあくまで社内で従業員が働くことを前提とし、物理的な座席の使い方を指すのが両者の異なる点だ。

各自がオフィス出社とリモートワークを選択するハイブリッドワークでは、出社日や時間が合わない相手との対面のコミュニケーションが減少するのが課題の1つとなる。

Webツールによる情報共有やオンラインでのコミュニケーション環境を整えることはもちろん必要だが、上記の調査においてもテレブースやミーティングルームの充実（19％）、コラボレーションしやすいスペースの充実（13％）などを希望する従業員は多いことが分かっている。

オフィス内にマグネットスペースやカフェスペース、ハドルルームといったスペースを意識的に設置することで、偶発的なコラボレーションやコミュニケーションの活性化が期待できる。

ハイブリッドワークの導入にあたっては、オフィスレイアウトも見直すことでより効率的にスペースを利用し、コスト削減や生産性・コミュニケーションの向上が期待できる。

デジタルデータを活用して従業員の行動パターンや使用率を可視化・分析し、最適なレイアウトデザインを導き出すことも可能になっている。

ハイブリッドワークが円滑に進むためのオフィスのDX（デジタル・トランスフォーメーション）も欠かせない。

オフィスにおけるDXのアプローチは次の3つに大きく分けられる。

• オフィス環境のDX…センサーやカメラなどのデジタルデバイスを設置し、より快適なオフィス空間に改善するためのデータを収集・活用する

• オフィス業務のDX…ITツールを導入し、備品管理や顧客管理といった定型業務やバックオフィス業務の自動化や効率化を図る

• オフィス外のDX…ビデオ会議やグループウェア・AIの導入により、社外との商談やミーティング、請求などの業務をよりスムーズに行えるようにする

一時期はやむを得ず在宅勤務を実施したものの、現在は全員が出社するスタイルに戻ったという企業もあるだろう。しかし、グローバルな流れを見ても今後ハイブリッドワークがメインストリームに位置する可能性は高く、人材確保の観点からも、可能な限り導入を視野に入れるべきである。

そこで、すでにハイブリッドワークを本格的に導入し成功している企業の事例をいくつか紹介する。

大手メーカーのA社では、2021年から約1年かけオフィスの拠点統合集約やワークプレイス改革を実施。各種機能が明確になり、完全フリーアドレス席の導入と在宅勤務を併用し、全従業員の3-5割の座席数でも座席が確保でき、オフィス機能を発揮しているという。

従業員に定期的に実施しているアンケートでは「集中して個人ワークに対応できるようになった」、「通勤時間を業務やプライベートに充てられる」といった声も寄せられている。

公共機関を対象としたシステム開発などを手がけるIT企業B社では、2022年、分散していたオフィスを統合するのと同時に、テレワークと固定席の廃止・階層別のフリーアドレス制を導入した。

開発・保守管理するSEが快適かつ集中して仕事ができる大型のモニターつきデスクを常設したフロア、事務机が一切なく本格的なカフェを備えたオープンスペースや社内用ミーティングルームを備えたフロア、来客用のカフェスペースを設置したサロンや応接室・ミーティングルームなど多彩な機能を統合したフロアなど、個性あふれるオフィスが実現した。

経営コンサルティングC社は、2021年、本社機能をオフィス面積1,900坪弱から530坪程へと大幅に縮小移転した。

コロナ禍を機に、テレワークとリアル出社を合わせた働き方を新しく設計し、全国の7つのオフィスも賃借床の返却や縮小移転により総床面積約6割、賃料は約7割削減。従業員のベースアップを実行したという。

独自のコンセプトにより、今後はハイブリッドワークのさらに上をゆく「労働生産性の向上」と「従業員エンゲージメントの向上」の同時実現を果たし、事業成長を目指している。

コロナ禍を機に急速に広まったリモートワークだが、オフィスへ人が戻り始めた2023年においてもすでに両者を組み合わせた「ハイブリッドワーク」が働き方のオプションとして定着しつつある企業は確実に増えている。個々の事情でフルタイム出社できない人材の活用や、災害時の事業継続など、さまざまな面から今後ますますハイブリッドワークが定着していく可能性は高い。

働き方改革・ワークプレイス改革の最新動向をみる