ハイブリッドワーク時代のオフィスセキュリティ - 物理対策からゾーニング設計まで解説

企業の安定的な事業運営にオフィスセキュリティは欠かせない要素だ。まずはオフィスセキュリティの基本的な考え方と、対策強化が求められている背景、具体的にどのようなリスクが存在するのかを解説する。

オフィスセキュリティの基本と重要性が増している背景

オフィスセキュリティとは、企業に関わる人・物・情報を、盗難・不正アクセス・情報漏洩などの脅威から守るための総合的な対策を指す。物理的な空間を守る「空間セキュリティ」と、データやシステムを守る「情報セキュリティ」の2つの側面があり、両者を統合的に設計することが重要である。

企業を取り巻くセキュリティリスクは年々高まっている。サイバー犯罪の手口は巧妙化し、内部不正による情報漏洩も後を絶たない。2022年4月に施行された改正個人情報保護法では、個人情報の漏洩時における報告義務が厳格化され、法人に対する罰金は最大1億円に引き上げられた。法令遵守の観点からも、セキュリティ対策の強化は企業にとって避けて通れない経営課題となっている。

さらに、ハイブリッドワークの普及により、オフィスと社外の境界が曖昧になったことで、従来の物理的な防犯対策だけでは十分なセキュリティを確保できなくなっている。出社率が日々変動する環境では、「誰がいつオフィスにいるか」の把握が困難になり、入退室管理や情報アクセスの制御にも新たなアプローチが必要だ。こうした背景から、物理対策と情報管理を一体的に設計する統合型のオフィスセキュリティが求められている。

企業が直面する3つのセキュリティリスク

オフィスセキュリティを考えるうえで、企業が注意すべきリスクは主に以下の3つに分類される。

• 人的リスク
• 物的リスク
• 情報リスク

人的リスクとは、従業員や来訪者の安全に関わるリスクをいう。外部不審者の侵入による暴力行為や迷惑行為に加え、内部の人間による不正行為や情報の持ち出しも含まれる。ハイブリッド勤務で出社人数が減少したオフィスでは、人の目が行き届きにくくなり、不審者の侵入に気づきにくいという新たなリスクも生じている。

物的リスクとは、金銭的価値のある物品や設備に対するリスクで、現金やパソコン・サーバーなどのIT機器、従業員の私物などが対象となる。盗難や破壊による直接的な経済損失に加え、業務の停滞や信用の失墜といった被害にもつながる。

情報リスクは、企業が保有する機密情報や個人情報が漏洩する危険性を指す。外部からのサイバー攻撃、従業員の過失や内部不正、来訪者による盗聴など経路は多岐にわたり、情報漏洩が発生すれば損害賠償請求・業務停止・行政指導・社会的信用の失墜など、企業経営に甚大なダメージをもたらす。改正個人情報保護法のもとでは法的責任も重くなり、経営への影響や重大性はますます高まっている。

これら3つのリスクは相互に関連している。たとえば、入退室管理の不備（物的リスク）が不審者の侵入を許し（人的リスク）、結果としてPC内の機密情報が流出する（情報リスク）というように、一つの脆弱性が連鎖的な被害を引き起こすことがある。そのため、対策も個別ではなく、統合的に設計する視点が欠かせない。

サイバー犯罪の増加や個人情報保護関連の法改正など、企業の情報漏洩がもたらすリスクとダメージは高まり続けている

企業がオフィスセキュリティを強化するためには、物的・人的・情報の多方面から対策を講じることが重要だ。以下に、代表的なセキュリティ対策の種類とその効果について説明する。

入退室管理システム

入退室管理システムはオフィスセキュリティの要となる。「いつ・誰が・どこに」入退室したかを管理・記録し、権限のある人物のみがアクセスできるように設定しよう。

おもな認証方法には

• ICカード
• 生体認証（指紋、顔認証など）
• 暗証番号
• スマートフォンアプリ

などがある。特に重要なエリアには、複数の認証方法を組み合わせた多要素認証を導入することで、セキュリティレベルを大幅に向上させることができる。

来訪者に対しては、受付での本人確認と一時的な通行証の発行により、アクセス範囲を限定する運用が一般的だ。

入退室ログは、万が一のインシデント発生時に原因究明の手がかりとなるだけでなく、日常的には出社率の把握やオフィス稼働率の分析にも活用できる。ハイブリッド勤務の環境では、出社パターンの可視化は施設運用の最適化にも直結する重要なデータとなる。

監視システムと収納セキュリティ

防犯カメラをはじめとする監視システムは、不正行為の抑止と発生時の証拠確保の両面で効果を発揮する。設置にあたっては、オフィス内の死角をなくす配置を心がけるとともに、出入口や機密エリア周辺を重点的にカバーすることが重要だ。近年はクラウド型の監視カメラシステムにより、遠隔地からのリアルタイム監視や録画データの長期保存も容易になっている。

重要書類や機密情報の物理的な保護には、セキュリティ機能を備えた収納システムの導入が不可欠である。耐火・耐水性能を持つ金庫、電子ロック付きキャビネット、施錠可能な書庫などを用途に応じて使い分ける。特に機密性の高い書類は入退室が管理されたセキュリティルーム内に保管するなど、多層的な保護策を講じることが望ましい。

パーティションを活用した視覚的セキュリティ

視覚的セキュリティを向上させるのにはパーティションの設置も効果的な方法だ。置き型と施工型があり、オフィスのレイアウトや必要性に応じて選択できる。特に、来訪者エリアと執務エリアの明確な区分けや、機密性の高い作業を行う場所の隔離に有効だ。またパーティションに吸音材を使用することで、音漏れによる情報漏洩のリスクも低減できる。

セキュリティを意識したオフィスの設計について専門家に相談する

物理的な対策だけでは、現代のオフィスセキュリティは完結しない。デジタルデータの保護と従業員のセキュリティ意識向上を組み合わせた、情報管理面の対策が不可欠である。

デジタルデータの保護とアクセス管理

企業の情報資産を守るためには、データの保管場所と利用者を正確に把握し、適切なアクセス制御を行う必要がある。情報資産は社内サーバー・従業員の端末・クラウドサービスなど複数の場所に分散しているケースが多く、それぞれの特性に応じた保護策が求められる。

具体的な対策としては、役職や業務内容に応じたアクセス権限の設定、重要データの暗号化、アクセスログの定期的な監視が挙げられる。USBメモリなど外部記憶媒体の使用制限や、業務用端末のデータ持ち出し制御も有効だ。クラウドサービスを利用している場合は、サービス提供者のセキュリティ基準やデータの保管場所についても確認しておくべきだろう。

重要なのは、物理的な対策と情報管理を別々に考えるのではなく、統合的に設計することだ。たとえば、入退室管理システムのログとデータアクセスのログを突合すれば、「オフィスにいないはずの時間帯に社内サーバーへのアクセスがあった」といった異常を検知することが可能になる。

従業員教育とセキュリティ意識の醸成

情報漏洩の原因はサイバー攻撃など外部によるものだけではなく、従業員の過失も大きな割合を占める。具体的にはPCやUSBメモリの紛失・メールの誤送信・不適切なパスワード管理・機密書類の不適切な処分などの人的ミスが挙げられる。

このため、セキュリティ対策にはシステムの導入だけでなく、従業員教育の徹底が欠かせない。情報管理に関するルールの策定とマニュアル化・定期的な研修の実施・フィッシングメールへの対応訓練などにより、組織全体のセキュリティリテラシーを底上げすることが重要だ。

また、教育は一度実施して終わりではなく継続的に行う必要がある。セキュリティ脅威のトレンドは常に変化しており、最新の手口や対策について定期的にアップデートすることで、従業員の意識を高い水準に保つことができる。

オフィスと自宅やサテライトオフィスなどで働く場所が選べるハイブリッド勤務の定着により、従来のオフィス勤務のみを前提としたセキュリティの考え方だけでは対応しきれない、新たな課題が生じている。ここでは、ハイブリッド環境特有の2つの課題を取り上げる。

出社とリモートが混在する環境のリスク

ハイブリッド勤務では、従業員がオフィス・自宅・カフェ・コワーキングスペースなど多様な場所で業務を行う。これにより、従来のオフィスという「安全な境界」の内側で情報を守るという考え方（境界型セキュリティ）が通用しなくなっている。

具体的には以下のような事例が想定される。

• 業務用端末の紛失・盗難
• 公衆Wi-Fiを経由した通信の傍受
• 個人用ツールでの業務データの取り扱い
• 自宅ネットワークの脆弱性

ある調査では、従業員の半数以上が業務資料の送受信に個人用のファイル共有ツールを利用しているという結果もあり、企業が把握しきれないシャドーITのリスクも深刻化している。

対策としては、VPNやゼロトラストネットワークの導入による安全な接続環境の確保、端末のデータ暗号化、リモートワイプ（遠隔データ消去）機能の設定、そして社外での業務に関するセキュリティガイドラインの策定と周知が求められる。「オフィスの物理セキュリティと同等のレベルを社外にも拡張する」という発想で対策を設計することが重要だ。

フリーアドレス・グループアドレス導入時の留意点

ハイブリッド勤務の普及に伴い、固定席制からフリーアドレスやグループアドレスへ移行する企業が増えている。スペース効率化の観点では有効な施策だが、セキュリティの観点では新たな配慮が必要となる。

固定席では、各従業員のデスクに施錠可能な引き出しがあり、業務資料やPC周辺機器を安全に保管できた。しかしフリーアドレスやグループアドレスでは、毎日席が変わるため、個人の荷物や書類の管理方法を改める必要がある。個人用ロッカーの設置、クリーンデスクポリシーの徹底、紙資料のペーパーレス化推進などが基本的な対策となる。

また、誰がどの席にいるか把握しにくくなるため、座席管理システムの導入により在席状況を可視化することが望ましい。

フリーアドレスやグループアドレスの座席管理について専門家に相談する

自社の状況に合った適切なオフィスセキュリティの導入は、以下のようなステップで進めるとよいだろう。

自社の資産（物品・情報）を把握する

まずは自社の情報資産を明確に把握しよう。有形無形の情報だけでなく、それらを利用する人員、責任者、媒体の種類、所在地などの詳細も含まれる。

具体的なリストアップの項目例は以下のとおりだ。

【情報資産】

• 顧客情報
• 製品開発情報
• 技術情報
• 財務情報
• 人事情報など

【物品】

• コンピュータ
• サーバー
• 記録媒体
• クラウドサービス
• 紙の資料など

この段階で、各資産の重要度や機密性も評価しておくべきである。

現在のセキュリティレベルと脆弱性・課題を可視化

次に、把握した資産の現状の管理状況とリスクを分析し課題を特定する。たとえば重要データへのアクセス権限が適切に設定されていない、機密書類が施錠されていない棚に保管されているなどの脆弱性を洗い出し、その課題に対して想定されるリスクと必要な対応策を検討する。

セキュリティシステムやツールの検討

特定された課題と対応策に基づいて、適切なセキュリティシステムやツールを選定する。

候補のツールには、

• 入退室管理システム
• セキュリティカメラ
• 暗号化ソフトウェア
• アクセス制御システム

などが含まれる。

選定の際は、各ツールの機能が自社の課題解決に適しているか、費用対効果は十分か、導入後の運用負荷はどの程度かなどを慎重に検討する。また将来的な拡張性や他のシステムとの連携性も考慮に入れるべきだ。

運用ルールの策定

セキュリティシステムやツールを導入したのみでは対策は万全といえず、社内での明確なルールと手順を策定することが欠かせない。

これには情報セキュリティポリシーの策定、具体的な運用手順のマニュアル化、インシデント対応プランの作成などが含まれる。許可される行為と許可されない行為を明確に定義し、違反時の罰則も規定しておくことや、定期的な監査やレビューを組み込み継続的な改善可能な体制作りが重要だ。

さらに、これらのルールや手順を全従業員に周知徹底するための教育プログラムを実施することで、人的要因によるリスクも低減できる。

オフィスの新設・移転・リニューアルは、セキュリティ設計を見直す最良のタイミングである。ここでは、設計時に押さえるべきチェックポイントを「ゾーニング」および「コスト削減」の観点から解説する。

ゾーニング設計4つのレベル

ゾーニングとは、オフィス空間を用途やセキュリティレベルに応じて区分けする方法である。適切なゾーニングを行うことで、効率的に業務を遂行しながら最適なセキュリティ対策を実現できる。

オフィスのゾーニングは通常、以下の4つのレベルに分けて行われる。

• レベル1：パブリックゾーン
• レベル2：訪問者ゾーン
• レベル3：内部ゾーン
• レベル4：機密ゾーン

パブリックゾーンはエントランスや廊下・エレベーターなど、従業員以外も自由に立ち入れる区域で、特別なセキュリティ対策は少ないものの、ビルの入館時にはICカードなどの対策が行われる。

訪問者ゾーンには、受付やロビー・会議室・応接室などが含まれ、従業員や訪問客のみが立ち入る。入退室管理や通行ログの記録、通行証の発行などの対策が取られる。

内部ゾーンは執務室や社内用会議室・ミーティングエリアなど、基本的に従業員社員のみが利用する空間である。IDカードによる厳格な入室管理が行われ、社外秘情報を扱うこともあるため、部外者の立ち入りは制限される。

機密ゾーンは、社長室・役員室・金庫室・サーバールームなど、最高レベルのセキュリティが必要な区域である。機密性の高い情報を扱うため、アクセスを許可された一部の従業員や役員のみが入室できる。IDカード・監視カメラ・生体認証など複数の厳重な管理方法が組み合わされる。

ゾーニングを策定・実施するにあたっては、セキュリティ保持と業務効率化とのバランスを考えた設計が重要だ。具体的には以下のようなポイントをおさえておくと良い。

• セキュリティレベルの高い区域はエントランスやオープンスペースから離す
• 業務効率を妨げずセキュリティを確保できる動線を設計する
• 各ゾーンの境界を明確にする
• 従業員の利便性と情報保護のバランスを取る
• 建築基準法や消防法に違反していないかチェックする

適切なゾーニングの実現には、使い勝手や業務効率とセキュリティ保持のバランスを考慮することが重要

コストを抑えて効果を高めるコツ

セキュリティ対策にはコストがかかるが、以下のアプローチにより投資対効果を高めることが可能だ。

• 優先順位を明確にする
• 補助金･助成金の活用
• 専門家の活用

リスクベースの優先順位づけ：すべてのエリアに同じレベルのセキュリティを適用するのではなく、ゾーニングに基づいてリスクの高いエリアから重点的に対策を講じることで、限られた予算でも効果的にリスクを低減できる。

補助金・助成金の活用：経済産業省のIT導入補助金をはじめ、セキュリティ関連の設備導入に活用できる公的支援制度がある。導入時のコスト負担を軽減するために、利用可能な制度を事前に確認しておきたい。

専門家の活用：セキュリティ設計は専門性が高い領域であり、自社の知見だけで最適な設計を行うことは難しい場合がある。オフィスの移転やリニューアルを機にセキュリティ対策を見直す際は、不動産・ワークプレイス戦略の専門家に相談することで、過剰投資を避けつつ必要十分な対策を実現しやすくなる。

JLLにワークプレイス戦略とセキュリティについて相談する

オフィスセキュリティの導入・運用において、企業が陥りやすい3つの失敗パターンとその回避策を整理する。

対策が部分的で統合されていない

物理的な防犯対策（入退室管理や防犯カメラ）と情報セキュリティ対策（アクセス管理やデータ暗号化）が別々に設計・運用されており、全体として一貫性がないケースは少なくない。このような状態では、対策の隙間を突かれるリスクが残る。

これを回避するには、物理セキュリティと情報セキュリティを統合的に設計し、入退室ログとデータアクセスログの突合など、領域を横断したモニタリング体制を構築することが必要だ。セキュリティ対策の全体像を俯瞰できる担当者や部門を明確にし、縦割りを防ぐ。

導入後の運用・見直しが行われていない

セキュリティシステムを導入したものの、その後の運用状況の確認やルールの見直しが行われず、形骸化してしまうケースがある。サイバー攻撃の手口は日々進化しており、導入時点では有効だった対策が陳腐化するリスクは常に存在する。

回避策として、定期的なセキュリティ監査を実施し、現行の対策が最新の脅威に対応できているかを検証する。入退室ログや監視カメラの運用状況、従業員の遵守状況なども定期的にチェックする体制を作り、必要に応じてルールやシステムをアップデートする。年1回以上の見直しサイクルを組織のルーティンに組み込むことが望ましい。

従業員の理解が不十分なまま導入する

高度なセキュリティシステムを導入しても、従業員がその意義を理解せず、ルールを遵守しなければ効果は限定的なものになってしまう。「なぜこの対策が必要なのか」が伝わっていないと、ICカードの貸し借り、パスワードの使い回し、クリーンデスクの不徹底といった行為が日常的に発生し、セキュリティホールとなる。

セキュリティ対策の導入時には、目的・背景・従業員にとってのメリットを丁寧に説明し、定期的な研修やeラーニング、フィッシングメールの模擬訓練などを通じて、セキュリティ意識を継続的に醸成することで、理解を深めることが欠かせない。インシデント事例の社内共有も、自分ごととして捉えるきっかけとして有効だ。

オフィスのセキュリティレベルを適切に保ち、業務効率を保ちながら運用していくには、導入前の正しい課題把握や必要な施策の見極め、導入後の定期的な見直しなどが欠かせない。

セキュリティ対策を意識したオフィス戦略の立案などに不安のある企業は、ぜひオフィス運用の専門家からのアドバイスを取り入れ、効果的な対策を実施してほしい。

セキュリティを意識したオフィス戦略について専門家に相談する