공간 점유 및 활용 계획

입주 계획은 인원 수, 이용 패턴, 업무 스타일, 성장 전망에 대한 데이터를 분석하여 조직의 공간 수요를 부동산 공급과 매칭하는 전략적 분야로, 얼마나 많은 공간이 필요한지, 어디에, 어떤 구성으로 배치해야 할지를 결정합니다.

하이브리드 업무 환경에서 점유 계획은 주기적인 공간 감사에서 지속적인 포트폴리오 관리 기능으로 전환되었습니다. JLL의 글로벌 점유 계획 벤치마크 보고서(현재 10판, 약 6,920만㎡(약 2,094만 평, 원문 7억 4,500만 sq ft) 이상을 관리하는 99개 조직의 데이터를 바탕으로 작성)에 따르면, 2025년 전 세계 사무실 이용률은 2023년의 41%에서 상승한 54%를 기록했으나, 여전히 대부분의 조직이 설정한 목표치인 79%에는 훨씬 못 미칩니다. 이처럼 25%포인트의 격차가 지속됨에 따라 전 세계 기업 포트폴리오 전반에 걸쳐 수십억 달러 규모의 부동산이 미활용되고 있는 실정입니다.

공간 활용 계획은 다음 네 가지 핵심 기능을 통해 이러한 격차를 해소합니다:

• 수요 분석: 하이브리드 근무 일정, 성장 전망 및 계절적 패턴을 고려하여, 얼마나 많은 인원이 언제, 어떤 유형의 공간을 필요로 하는지 예측합니다.
• 공급 평가: 포트폴리오 전반에 걸쳐 유형, 위치, 수용 인원, 상태별로 이용 가능한 공간을 매핑하여 과잉 및 부족분을 파악합니다.
• 시나리오 모델링: 다양한 미래 시나리오(서로 다른 하이브리드 정책, 인원 추이, 통합 옵션)를 테스트하여 각 시나리오가 재무 및 운영에 미치는 영향을 정량화합니다.
• 구현 계획: 분석을 실행 가능한 권고 사항(이전 계획, 재구성 설계, 임대 결정 및 변화 관리 전략)으로 전환합니다.
  
  

JLL은 전 세계 약 8,175만㎡(약 2,473만 평, 원문 8억 8,000만 sq ft) 이상의 공간 점유 계획을 관리하며, 고객에게 업계 최대 규모의 벤치마킹 데이터 세트와 수백 개의 동종 기업을 기준으로 보정된 방법론을 제공합니다

점유율은 특정 공간에 배정된 인원 수(용량 할당)를 측정합니다. 이용률은 주어진 시점에 해당 공간의 어느 정도가 실제로 사용되고 있는지를 측정합니다. 두 지표는 포트폴리오 성과에 대해 종종 매우 다른 이야기를 들려주기 때문에 이 구별은 매우 중요합니다.

건물의 점유율이 100%(모든 좌석이 배정됨)일지라도 활용률은 40%에 불과할 수 있습니다(특정 날에 사용 중인 좌석이 절반 미만임). JLL의 '2025 글로벌 점유율 계획 벤치마크 보고서'에 따르면, 전 세계 사무실 활용률은 평균 54%로 나타났습니다. 즉, 기업들은 비용을 지불하는 공간의 절반 조금 넘는 부분만 적극적으로 사용하고 있는 것입니다. 할당된 공간과 실제 사용된 공간 간의 격차는 대부분의 기업 부동산 포트폴리오에서 가장 큰 비용 최적화 기회를 나타냅니다.

선도적인 기업들은 다음 두 가지 지표를 다양한 차원에서 측정합니다:

• 점유율: 총 배정 인원을 총 좌석 수용 인원으로 나눈 값. JLL 벤치마크 데이터에 따르면 현재 평균 사무실 배정률은 111%를 초과합니다. 이는 물리적 좌석 수보다 더 많은 인원이 배정되었음을 의미하며, 좌석 공유 모델로의 전환을 반영합니다.
• 이용률: 센서, 출입증 데이터 또는 Wi-Fi 분석을 통해 측정된 실제 출근 인원을 가용 수용 인원으로 나눈 값. JLL 데이터에 따르면 화요일은 58.6%로 최고치를 기록하고 금요일은 34.5%로 떨어지는 것으로 나타났으며, 이러한 패턴은 수억 평방피트에 달하는 공간 전반에서 일관되게 나타납니다.
• 수동적 점유율: 전체 데스크 사용 시간의 약 3분의 1은 수동적 점유(사람이 없는 데스크에 개인 소지품이 놓여 있는 경우 등)입니다. 배지 데이터는 출입은 기록하지만 재실 여부는 기록하지 않아, 실제 이용률을 15~25% 정도 체계적으로 과대 평가하게 됩니다.
  
  

JLL의 점유 계획 방법론은 센서, 배지 시스템, 예약 플랫폼, Wi-Fi 분석 및 HR 인원 데이터 등 다양한 데이터 소스를 통합하여 이러한 측정 격차를 고려한 완벽한 이용률 측정 프레임워크를 구축합니다.

JLL의 '2025 글로벌 점유 계획 벤치마크 보고서'는 99개 조직의 약 6,920만㎡(약 2,094만 평, 원문 7억 4,500만 sq ft) 이상의 데이터를 포함하는 업계에서 가장 포괄적인 데이터셋으로, 현재의 벤치마크를 제시합니다. 1인당 평균 공간은 약 15.3㎡(약 4.6평, 원문 165 sq ft)에서 약 12.3㎡(약 3.7평, 원문 132 sq ft)로 감소하고 있으며, 좌석 공유 비율은 좌석당 1.3명을 목표로 하고 있고, 62%의 조직이 1.5명 이상을 목표로 하고 있습니다.

JLL의 2025년 데이터 주요 벤치마크:

• 1인당 공간: 현재 1인당 평균 면적은 약 15.3㎡(약 4.6평, 원문 165 sq ft)이며, 약 12.3㎡(약 3.7평, 원문 132 sq ft)를 목표로 하는 추세입니다. 이러한 감소는 개별 업무 공간의 크기가 작아진다는 의미가 아니라, 전용 책상에서 벗어나 ㎡당 더 많은 인원을 수용할 수 있는 공유형 다목적 공간으로의 전환을 반영합니다.
• 좌석 공유 비율: 현재 평균은 좌석당 1.1명이며, 기업들은 1.3명을 목표로 하고 있고 62%는 1.5명 이상을 목표로 하고 있습니다. 1.5의 비율은 3개의 좌석이 약 5명의 직원을 수용한다는 것을 의미하며, 이를 위해서는 신뢰할 수 있는 예약 시스템, 깨끗한 책상 유지 정책, 그리고 충분한 수납 공간이 필요합니다.
• 이용률 목표: 대부분의 조직이 설정하는 활용도 목표는 79%이지만, 전 세계 실제 평균 활용도는 54%로, 25%포인트의 격차가 있어 최적화의 여지가 있습니다.
  
  

벤치마크는 산업(금융 서비스는 일반적으로 생명 과학보다 밀도가 높음), 지역(아시아 태평양은 북미보다 밀도가 높음), 업무 유형(실험실 및 트레이딩 플로어 공간은 일반 사무실 공간과 같은 방식으로 공유할 수 없음)에 따라 크게 다릅니다. JLL의 벤치마킹 업무는 보편적인 평균치를 적용하기보다는 고객의 특정 산업, 지역 및 운영 요구 사항에 맞춰 권장 사항을 조정합니다.

전용 책상에서 유연한 좌석 배치로 전환을 가속화하는 5가지 요인은 다음과 같습니다: 하이브리드 근무의 경제성, 직원 경험에 대한 기대, 포트폴리오 비용 압박, 지속 가능성 의무, 그리고 공유 환경을 운영상 실현 가능하게 만드는 업무 공간 기술의 성숙도입니다.

• 하이브리드 근무의 경제성: 화요일부터 금요일까지의 이용률이 58.6%에서 34.5%로 다양하게 나타나는 전용 책상은 경제적으로 비효율적입니다. 조직은 공간 비용의 100%를 지불하지만 실제로는 절반 조금 넘는 공간만 사용하고 있습니다. 유연한 좌석 배치는 이러한 유휴 용량을 회수합니다.
• 직원 경험: 직원들은 개인 책상 소유보다 다양한 공간 유형(집중실, 협업 구역, 사교 공간)을 점점 더 중요하게 생각합니다. 활동 기반 근무를 통해 직원들은 당면한 업무에 따라 어디서 어떻게 일할지 선택할 수 있습니다.
• 포트폴리오 비용 압박: 조직의 55%가 부동산 면적을 적극적으로 축소하고 있습니다. 유연한 좌석 배치는 총 면적을 늘리지 않고도 밀도를 높일 수 있게 해주거나, 모든 직원을 수용할 수 있는 용량을 유지하면서 포트폴리오를 축소할 수 있게 해줍니다.
• 지속 가능성 의무: 총 점유 면적을 줄이면 에너지 소비와 Scope 1/2 배출량을 직접적으로 낮출 수 있습니다. 현재 74%의 기업이 지속 가능성 목표를 CRE 포트폴리오 결정에 반영하고 있어, 공간 효율성은 ESG의 필수 요소가 되었습니다.
• 기술의 성숙: 책상 예약 플랫폼, 점유 센서, 디지털 길 안내, 모바일 업무 공간 앱 덕분에 공유 환경의 운영이 원활해졌습니다. JLL의 OSIS 플랫폼은 CAD, BIM 및 IWMS 소스의 공간 데이터를 Microsoft Places를 포함한 업무 공간 경험 플랫폼에 통합합니다.
  

대부분의 조직은 직원들이 실제로 사용하는 사무실 공간의 거의 두 배에 달하는 비용을 지불하고 있습니다. 전 세계 평균 활용률이 목표치인 79%에 비해 54%에 그치는 상황에서, 재정적 위험은 상당합니다. 연간 임대료가 ㎡당 약 646달러(약 99만원, 환율 1,530원/달러 기준)인 약 4만 6,000㎡(약 1만 4,000평, 원문 50만 sq ft) 규모의 포트폴리오는 대부분의 시간 동안 비어 있는 공간에 대해 연간 약 750만 달러(약 115억원)의 초과 비용을 발생시킵니다.

미활용으로 인한 비용은 임대료에만 국한되지 않습니다:

• 운영 비용: 비어 있는 층과 건물에 대해서도 냉난방, 조명, 청소 및 보안 비용은 계속 발생합니다. 이러한 운영 비용은 일반적으로 총 점유 비용의 30~40%를 차지하며, 활용도가 낮아져도 비례적으로 줄어들지는 않습니다.
• 자본의 비효율적 배분: 미활용 부동산에 묶여 있는 1달러는 기술, 인재, 성장 전략, 지속 가능성 개선 등 전략적 투자에 사용할 수 없는 1달러입니다.
• 기회 비용: 과잉 공간에 대한 임대 의무는 유연성을 저해합니다. 활용도가 낮은 건물에 대한 장기 임대 계약에 묶여 있는 조직은 인원 변동, 시장 변화 또는 전략적 전환에 신속하게 대응할 수 없습니다.
  
  

JLL의 벤치마크 데이터에 따르면, 조직의 55%가 점유율 인사이트를 바탕으로 부동산 면적을 적극적으로 축소하고 있습니다. 한 글로벌 금융 서비스 선도 기업은 JLL과 협력하여 전 세계 포트폴리오 전반에 걸쳐 점유율, 임대차 및 거래 데이터를 통합했으며, 이를 통해 부동산 보유 규모를 적정화하고 본사를 약 4만 6,000㎡(약 1만 4,000평, 원문 50만 sq ft) 규모의 건물에서 그 절반 정도 크기(약 2만 3,000㎡, 약 7,000평)의 트로피급 건물로 이전함으로써 1억 2,000만 달러(약 1,836억원, 환율 1,530원/달러 기준)를 절감했습니다.

입주 계획은 부동산을 고정 비용에서 인재 유치, 인력 생산성, 자본 배분, ESG 성과에 영향을 미치는 전략적 수단으로 전환함으로써 비즈니스 전략과 직접적으로 연결됩니다.

• 인재 및 생산성: 업무 공간의 질은 채용, 인재 유지, 일상적인 생산성에 직접적인 영향을 미칩니다. 공간 활용도 데이터는 직원들이 실제로 어떤 유형의 공간을 사용하고 선호하는지 보여주며, 이를 통해 업무 환경을 개선하는 근거 기반의 설계 결정을 내릴 수 있습니다.
• 자본 배분: 입주 현황 분석은 상업용 부동산 포트폴리오에서 가장 중요한 재무적 의사결정, 즉 어떤 임대차 계약을 갱신할지, 어디를 통합할지, 언제 확장할지, 그리고 소유 공간, 임대 공간, 유연한 공간 간의 균형을 어떻게 맞출지에 대한 근거를 제공합니다.
• ESG 성과: 공간 최적화는 에너지 소비와 Scope 1/2 배출량을 줄여주며, 이는 기업의 지속가능성 약속과 규제 준수를 뒷받침하는 직접적으로 측정 가능한 성과입니다.
• M&A 대비: 인수합병(M&A)이나 구조조정 과정에서 점유율 데이터는 부동산 포트폴리오를 신속하게 통합하고, 어떤 입지를 유지할지 타당한 근거를 바탕으로 결정할 수 있는 분석적 토대를 제공합니다.
  

선도적인 기업들은 점유 데이터를 활용하여 총 면적에 대한 투자를 줄이고, 보유한 공간의 품질과 다양성에 더 많은 투자를 함으로써 총 점유 비용을 15~30% 절감하는 동시에 직원 경험을 개선하고 있습니다.

JLL의 벤치마크 데이터는 다음과 같은 패턴을 보여줍니다:

• 공간 규모는 축소하고, 공간의 질은 높입니다: 1인당 공간을 약 15.3㎡(약 4.6평, 원문 165 sq ft)에서 약 12.3㎡(약 3.7평, 원문 132 sq ft)로 줄인 기업들은 절감된 비용의 일부를 더 높은 품질의 마감재, 더 나은 기술, 그리고 더 다양한 공간 유형에 재투자함으로써, 직원들이 적극적으로 방문하고 싶어 하는 업무 환경을 조성하고 있습니다.
• 지정석에서 공유석으로 전환: 전용 책상에서 좌석 공유 비율이 1.3~1.5인 유연한 업무 구역으로 전환하면 필요한 총 좌석 수는 줄어들면서도 직원들은 더 다양한 환경을 이용할 수 있습니다.
• 경험 인프라에 투자하십시오: 원활한 화상 회의가 가능한 회의실, 조용한 집중 공간, 사교 및 웰니스 공간, 호텔급 편의 시설은 직원들을 사무실로 끌어들이는 요인이 되어, 하이브리드 근무 패턴과 상충하기보다는 이를 보완합니다.
  
  

북부 캘리포니아의 한 유틸리티 기업은 JLL과 협력하여 이스트 베이에 위치한 5개의 사무실을 1곳으로 통합함으로써, 사무실 면적을 50%(약 16만 7,000㎡에서 약 8만 4,000㎡로, 약 5만 평에서 약 2만 5,000평으로, 원문 180만 sq ft → 90만 sq ft) 줄이고 4,200만 달러(약 643억원, 환율 1,530원/달러 기준)를 절감하며 탄소 중립 목표를 달성하는 동시에, 하이브리드 근무 인력을 위해 설계된 현대적이고 유연한 업무 공간을 조성했습니다.

활용도가 낮은 사무실 공간은 불필요한 탄소 배출의 직접적인 원인입니다. 건물은 전 세계 CO₂ 배출량의 약 40%를 차지하며, 절반이 비어 있는 건물을 HVAC 및 조명을 최대 용량으로 가동하면 해당 시스템이 소비하는 에너지의 20~25%가 낭비됩니다.

• HVAC가 가장 큰 영향력을 미치는 요소입니다: 난방, 환기 및 공조(HVAC)는 일반적으로 상업용 건물의 에너지 사용량의 40~50%를 차지합니다. 입주자 기반 제어(실제 재실 상황에 맞춰 온도와 기류를 조절하는 방식)를 통해 에너지 사용 강도를 20~25% 절감할 수 있습니다.
• 조명은 점유율을 따릅니다: 재실 센서에 의해 작동되는 자동 조명 제어 시스템은 고정된 일정에 비해 조명 에너지 소비를 15~30% 절감합니다.
• 포트폴리오 통합은 절감 효과를 배가시킵니다: 총 점유 면적을 180만 평방피트에서 90만 평방피트로 줄이면(북부 캘리포니아의 한 유틸리티 기업이 JLL과 협력하여 달성한 성과), 매각된 건물의 에너지 소비와 배출량을 완전히 제거할 수 있습니다. 이는 활용도가 낮은 공간을 개조하는 것보다 훨씬 더 효과적인 탄소 감축 방법입니다.
  
  

JLL의 2025년 벤치마크 데이터에 따르면, 현재 74%의 조직이 지속 가능성 목표를 CRE 포트폴리오 전략에 통합하고 있습니다. JLL은 2030년까지 21개 주요 도시에서 저탄소 건물이 70% 부족할 것으로 전망했습니다. 이는 친환경 건물의 공급이 수요를 따라잡을 때까지 공간 최적화가 시급한 탄소 감축 전략이 됨을 의미합니다.

GRESB, CDP, GRI, SASB, TCFD 및 EU의 기업 지속가능성 보고 지침(CSRD)을 포함한 여러 ESG 보고 프레임워크는 조직이 점유 계획에서 직접 산출되는 건물 에너지 소비량, 배출 강도 및 공간 활용도 데이터를 공개하도록 요구합니다.

• GRESB: 제곱미터/제곱피트당 에너지 집약도, 건물 인증, 임차인 참여 프로그램에 대한 보고를 요구합니다. 입주 데이터는 총 면적이 아닌 실제 사용 면적을 기준으로 정확한 에너지 집약도를 계산할 수 있게 해줍니다.
• CDP 및 TCFD: 건물 운영에 대한 Scope 1 및 Scope 2 배출량 보고를 요구합니다. 입주 현황 기반 에너지 최적화는 보고된 배출량을 직접적으로 감소시킵니다.
• CSRD(EU): 대기업의 경우 2025~2026년에 첫 보고서를 제출해야 하며, 여기에는 건물 에너지 성능 및 자원 효율성에 대한 상세한 정보가 포함되어야 합니다. 입주자 수 데이터는 입주자 1인당 및 평방미터당 지표를 계산하는 데 필수적입니다.
• 과학 기반 목표(SBTi): 10,000개 이상의 기업이 SBTi 목표 달성을 약속했습니다. 공간 최적화 및 점유율 기반 건물 제어 시스템은 건물 관련 배출량을 줄이기 위해 가장 즉각적으로 실행 가능한 조치 중 하나입니다.
  
  

JLL의 지속가능성 프로그램 관리 팀은 점유 계획 팀과 협력하여 공간 최적화 데이터가 ESG 보고 워크플로우에 직접 반영되도록 보장함으로써, 지속가능성 약속이 측정 가능한 성과로 이어지고 있음을 입증하는 정량적 증거를 제공합니다.

JLL은 공간 최적화와 경험 설계를 별개의 업무 흐름으로 취급하지 않고, 활용도 분석을 통해 전략적 비전과 설계 결정을 내리는 공유 데이터 및 설계 방법론을 통해 점유 계획과 업무 공간 전략을 통합합니다.

이러한 통합은 다음 세 가지 수준에서 이루어집니다:

• 데이터가 전략을 뒷받침합니다: 점유율 데이터는 직원들이 실제로 어떤 유형의 공간을 사용하는지, 협업이 자연스럽게 이루어지는 시점은 언제인지, 그리고 현재 환경에서 어떤 마찰이 발생하는지를 보여줍니다. 이러한 증거 기반은 업무 공간 전략 수립 과정에서 가정을 대체합니다.
• 전략은 공간을 형성합니다: 업무 공간 전략은 비전을 정의합니다. 즉, 업무 공간이 문화, 협업, 생산성을 어떻게 지원하는지를 규정합니다. 점유율 계획은 이러한 비전을 구체적인 공간 유형 비율, 밀도 목표 및 배정 모델로 전환합니다.
• 경험은 이 두 가지를 모두 검증합니다: 구현 후 점유율 모니터링을 통해 전략과 설계가 의도한 결과를 달성했는지 확인하고, 업무 패턴이 변화함에 따라 필요한 조정 사항을 파악합니다.
  
  

JLL의 통합적인 접근 방식은 선도적인 기술 기업의 새로운 영업 본부 프로젝트에서 잘 드러납니다. JLL 컨설팅 팀은 점유율 분석, 업무 공간 전략, 서비스 설계 및 경험 관리를 통합하여 점유율과 직원 만족도를 모두 향상시킨 업무 공간 모델을 구축했습니다.