Workplace para o trabalho híbrido é desafio para empresas, mas tecnologia é aliada

A realidade do trabalho híbrido está impondo um desafio às empresas: adequar os escritórios para as novas necessidades dos colaboradores. As estratégias de workplace envolvem a adoção de novas tecnologias, mudanças no layout do espaço físico, incentivo à comunicação e colaboração entre os funcionários, entre outras medidas. Os objetivos são otimizar o ambiente de trabalho e maximizar a produtividade dos colaboradores. 

É preciso ter em vista que as pessoas que trabalham presencial e remotamente, ou que intercalam estes dois modos têm necessidades diferentes. E é justamente por isso que as estratégias de workplace são variadas. Mas uma coisa é fato: o escritório deve ser adequado para quem está trabalhando presencialmente e possibilitar a interação com quem está trabalhando de forma remota, promovendo a integração entre o físico e o virtual.

“Grandes empresas já usavam tecnologias para conferências virtuais antes mesmo da pandemia, mas só isso não é suficiente para promover um trabalho híbrido eficiente. As empresas precisam ampliar sua abordagem em tecnologia e incluir ferramentas como sensores de ocupação do espaço e aplicativos de reservas, que fornecem dados que embasam decisões mais assertivas sobre estratégias de workplace”, afirma Evelin Bottura, Head Brasil da JLL Work Dynamics.

A estratégia de workplace é importante para empresas que desejam promover um ambiente de trabalho mais eficiente e atrativo para seus funcionários, tornando-se, assim, mais competitivas no mercado. Com uma estratégia bem elaborada, é possível melhorar a satisfação dos colaboradores, aumentar a retenção de talentos, reduzir custos operacionais e melhorar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa.

Como mostra a pesquisa Future of Work, da JLL (conteúdo em inglês), o trabalho híbrido veio para ficar, porém, apenas 13% das empresas pesquisadas disseram estar em uma perspectiva avançada quando se trata de sua jornada tecnológica. “Muitos negócios não estão preparados ou não sabem o que fazer”, pontua a especialista da JLL. 

Para orientar os seus clientes nesta trajetória, a JLL elaborou o relatório Technology and Innovation in the Hybrid Age (conteúdo em inglês), que analisa 15 itens necessários para um escritório híbrido totalmente funcional. O estudo elaborado no exterior aponta que a maioria das empresas implementou apenas cerca de quatro deles. No Brasil, esse número deve ser ainda menor. 

Um bom primeiro passo para desenhar o workplace ideal para o trabalho híbrido é conhecer as necessidades de cada área e de seus funcionários. Porém, também é importante aferir dados reais, pois nem sempre o que os colaboradores dizem é o que eles fazem. 

“Após a pandemia, houve a compreensão de que as pessoas iam para o escritório para interagir e colaborar, pois o trabalho individual era feito em casa. Mas, com o tempo, percebeu-se que elas usavam o escritório também para atividades de concentração. Como a maioria dos escritórios hoje é open space, isso exige um retorno aos espaços individuais de trabalho. Esse tipo de decisão não é simples, por isso, tecnologias de medição de uso dos espaço são muito úteis”, explica Bottura. 

Entender as funções do escritório e as dinâmicas de ocupação ajuda no desenho do melhor modelo de trabalho que, inclusive, pode variar de equipe para equipe dentro de uma mesma empresa. Assim, se for identificado que determinado time pode trabalhar totalmente remoto, isso pode se traduzir em redução de custos para a empresa por diminuir a necessidade de espaço físico.

Aliás, essa é uma tendência em tempos de inflação alta e pressão nos caixas das empresas. “Enxugar custos em real estate e investir em tecnologia é um movimento que já está acontecendo. Está havendo investimentos, pois acredita-se neste novo modelo de trabalho e workplace”, conclui a executiva.