Representação de Ocupantes defende os interesses dos locatários, facilita negociações e promove economia

A Representação de Ocupantes, também conhecida como Tenant Representation, é uma prática comum em mercados imobiliários desenvolvidos, como o americano e o europeu, e cada vez mais recorrente no Brasil, principalmente em São Paulo. Como o nome sugere, trata-se de um serviço que defende os interesses dos ocupantes nas transações imobiliárias.

Embora traga diversos benefícios para os locatários, como redução de custos, alguns ainda não veem valor em contar com esse serviço especializado. Porém, esse suporte é essencial para as empresas terem uma estratégia de ocupação bem-sucedida, como explica Rafael Calvo, diretor de Locação na Divisão de Escritórios da JLL.

“O serviço de Representação de Ocupantes não é restrito apenas à busca e negociação de um novo escritório ou espaço corporativo. Inclui as renovações diretas, a análise de “stay x go”, ou seja, se é melhor continuar onde está ou se mudar, as revisões de valor de aluguel e também a rescisão contratual”, enumera.

Este foi o tema do podcast Panorama Imobiliário #12 - Como encontrar o escritório ideal para sua empresa. No programa, o especialista da JLL diz que, ao contrário da corretagem comum no mercado residencial, em que apenas se conecta o proprietário ao inquilino, a consultoria da Representação de Ocupantes é um trabalho personalizado, desenvolvido caso a caso. No centro de cada projeto estão os interesses, as dores e a estratégia global do cliente.

“Por exemplo, as empresas que querem trazer os colaboradores de volta para os escritórios e reduzir os dias de home office precisam de uma inteligência quanto a sua localização, que eu chamo de location intelligence. Nós fazemos mapeamentos com os funcionários para saber onde eles moram, como é o seu deslocamento, o trânsito, a oferta de transporte público, a segurança. São questões que se tornaram empecilhos para atrair as pessoas de volta para o trabalho presencial. O estudo também leva em conta outros aspectos da locação, como o financeiro, e compara diferentes opções de imóveis”, pontua Rafael Calvo.

Muitas empresas ainda escolhem fazer essas negociações internamente, sem contar com o suporte especializado. Porém, é importante destacar que o valor gasto com este serviço é irrisório perto do valor gerado.

“O primeiro valor que nós geramos é que temos um processo estruturado, que já foi testado, corrigido, aprimorado e é muito eficaz. Somos muito experientes, especializados e transparentes com os clientes. Além disso, nossa pesquisa é muito abrangente e há a garantia da qualidade das informações, o que é essencial para evitar prejuízos. Outro valor que entregamos é uma negociação assertiva e profissional. Nós temos parâmetros e referências. Agregamos inteligência de mercado, pois temos dados, históricos, sabemos o quanto cada proprietário está disposto a negociar e já levamos essa flexibilidade para a mesa”, afirma o especialista da JLL.

A seguir, veja como a Representação de Ocupantes atua em defesa dos interesses dos inquilinos. 

Em primeiro lugar, é importante destacar que a Representação de Ocupantes é útil em qualquer negociação comercial, seja para um espaço de escritório, fábrica, varejo etc. Sua atuação mais comum é buscar o imóvel mais adequado para as necessidades do cliente e realizar a melhor negociação.

A Representação de Ocupantes também atua na negociação para renovação contratual direta ou em uma estratégia mais ampla de análise stay x go. Dessa forma, avalia se é mais vantajoso permanecer no espaço em que está ou se relocalizar. Nessa análise, são considerados tanto escritórios tradicionais quanto escritórios com serviços, os famosos coworkings. 

Como são contratos de longo prazo, os aluguéis corporativos têm revisões a cada três anos para ajuste dos valores conforme a variação do período. Este é um momento de negociação para adequar os preços ao praticado pelo mercado. Na pandemia, por exemplo, a alta do IGP-M elevou os preços a patamares muito acima dos praticados, e a negociação foi a saída para manter o equilíbrio nos contratos. 

Nos casos de rescisão contratual ou redução de espaço, o trabalho de Representação de Ocupantes inclui todo o trâmite de notificações, conferência das multas contratuais, acompanhamento de vistorias de devolução e negociação dos valores ou modalidade de execução das obras de recomposição dos espaços. Isso ajuda a reduzir os custos de devolução.