Cuando tu contrato de arrendamiento actual se acerca a su fin, es el momento ideal para considerar cómo tu lugar de trabajo puede servir mejor las necesidades cambiantes de tu organización. En lugar de simplemente renovar con los mismos términos, podrías renegociar para obtener más flexibilidad, rediseñar tu espacio, o explorar opciones de reubicación que apoyen mejor tus objetivos presentes y futuros.

Es probable que el contrato de arrendamiento que firmaste hace 10 o incluso cinco años no sea el contrato que se ajuste a tus prioridades actuales. Ya sea que tu organización decida renovar o reubicarse, debes operar estratégicamente dentro del mercado de oficinas actual para apoyar mejor el crecimiento de tu empresa y el bienestar de tus empleados.

Las siguientes son siete estrategias para aprovechar al máximo la oportunidad que representa el vencimiento de un contrato de arrendamiento.

1. Comienza temprano.

Subestimar el tiempo necesario para tomar la decisión de renovar o reubicar y completar las negociaciones del contrato de arrendamiento es un error común. En general, las oficinas más grandes necesitan más tiempo. Comenzar temprano te da el tiempo para evaluar tus necesidades, entender el mercado y evaluar tus opciones.

Debes estar preparado para comenzar las discusiones de 18 a 24 meses por adelantado, particularmente si tu empresa aspira a convertirse en un inquilino ancla en un nuevo desarrollo.

Iniciar una discusión con tu arrendador no significa que estés comprometido con una decisión particular—significa que estás listo para negociar. Sin embargo, debes proporcionar a tu arrendador actual un aviso de tus intenciones dentro del plazo establecido en tu acuerdo de arrendamiento actual.

2. Revisa tus requisitos de lugar de trabajo.

Un paso clave es definir lo que tu negocio necesita y qué constituye una oficina ideal. ¿Cuánto espacio se requiere? ¿Las renovaciones y mejoras a tu espacio actual lo harían mejor para tus empleados?

Un punto de partida es revisar tu estrategia de lugar de trabajo. Muchas empresas continúan con sus políticas de trabajo híbrido, con la mayoría o todos los empleados en la oficina al menos tres días por semana, y el número de empresas que anuncian un regreso completo a la oficina está en tendencia ascendente.

Para mandatos de trabajo híbrido o solo en oficina, necesitarás saber cuándo y cómo tus empleados usan la oficina. Esto te ayuda a decidir si podrías usar menos espacio. Podrías hacer la oficina más pequeña pero acomodar a todos en días ocupados rediseñando la oficina con diseños flexibles y mobiliario modular para trabajo individual y grupal.

Si el futuro parece incierto, considera cómo hacer más flexibles los términos de tu contrato de arrendamiento y tu portafolio. Por ejemplo, tu contrato de arrendamiento podría incluir opciones para expandir o renunciar a espacio. Además del espacio arrendado tradicional, podría tener sentido incluir espacio flexible, coworking o subarrendado en tu portafolio como opciones que no requieren un compromiso a largo plazo.

3. Investiga alternativas en el mercado.

Incluso si prefieres quedarte en tu espacio actual, edúcate sobre otros edificios y propietarios en el mercado. Entender las tendencias del mercado de oficinas y las tarifas de alquiler te ayudará a determinar si tu renta es competitiva.

El mercado probablemente ha cambiado desde que firmaste tu contrato de arrendamiento actual. Algunos submercados pueden haber declinado mientras otros se han vuelto más vibrantes. Ciertos arrendadores pueden estar ofreciendo generosos subsidios para acondicionamiento y concesiones de renta, mientras que otros pueden no hacerlo.

Entender el mercado te pone en una mejor posición para negociar términos más favorables con tu arrendador actual o futuro. Tendrás un mejor sentido de lo que es una solicitud realista y hasta qué punto tu arrendador estará dispuesto a negociar.

4. Considera espacios de mayor calidad y términos de arrendamiento más flexibles.

El trabajo híbrido ha cambiado el mercado de oficinas. Muchos edificios más antiguos enfrentan altas vacantes mientras los inquilinos reducen el espacio, mientras que los edificios más nuevos y sostenibles atraen empresas que priorizan el bienestar de los empleados.

Si tu oficina está en un edificio más antiguo, podrías considerar reubicarte a un edificio de alta calidad, quizás más cerca de una estación de tren o de la vibrante escena restaurantera. Si tu organización ha adoptado el trabajo híbrido, el ahorro en costos de una huella reducida ayudará a compensar las rentas más altas en un nuevo edificio. Si no quieres causar disrupciones mudándote, tu arrendador puede estar dispuesto a ayudar a financiar mejoras y modificaciones al espacio.

También puedes ser capaz de asegurar términos de arrendamiento flexibles. Los términos flexibles se han vuelto cada vez más populares, especialmente para empresas de crecimiento rápido y aquellas que han abrazado el trabajo híbrido. Para cualquier negocio que enfrente incertidumbre, la agilidad se ha vuelto esencial.

Elegir la combinación correcta de términos de arrendamiento y espacios flexibles requiere un análisis cuidadoso. El mercado de oficinas actual ofrece más opciones flexibles que nunca antes. A menudo, ayuda trabajar con un asesor de bienes raíces para estructurar la combinación correcta de espacios y negociar términos de arrendamiento apropiados.

Opciones de arrendamiento flexibles:

Duración: Considera una duración de arrendamiento más corta, en lugar de los tradicionales cinco a 10 años. Cláusula de ruptura/terminación anticipada: Te permite salir del arrendamiento temprano, con aviso previo de tres a seis meses. Flexibilidad de subarriendo/cesión: Te permite subarrendar o ceder el arrendamiento a otro inquilino si es necesario y proporciona opciones de salida sin penalidades financieras. Períodos libres de renta o escalonados: Proporciona meses libres de renta en el primer año del arrendamiento, o una tarifa base de renta que aumenta gradualmente con el tiempo para facilitar el flujo de efectivo del inquilino durante la ocupación inicial. Derechos de expansión/contracción: Opciones para agregar o reducir el espacio arrendado. Las cantidades pueden ser preestablecidas para evitar renegociaciones con el arrendador. Tarifas de alquiler todo incluido: Un solo pago mensual cubre renta, servicios públicos, limpieza, internet, mantenimiento y otros gastos.

5. Entiende la posición financiera de tu arrendador.

Los arrendadores prefieren mantener inquilinos para evitar vacantes, que incurren en pérdida de renta, gastos de renovación y costos de mercadeo. Para negociaciones efectivas, entiende el portafolio general del arrendador y la importancia y valor de tu arrendamiento. Mientras más valor agregue tu arrendamiento al portafolio del arrendador, más poder de negociación tendrás.

Por otro lado, si tu arrendamiento es una pequeña parte de un portafolio próspero, tendrás menos poder de negociación. También es importante entender la posición financiera del arrendador y la deuda que cargan sobre el edificio que estás considerando antes de firmar un arrendamiento. Hoy, los prestamistas son cautelosos sobre las inversiones en oficinas. La posición financiera de un arrendador puede impactar su capacidad para financiar mejoras para inquilinos o actualizaciones de áreas comunes.

6. Forma una estrategia.

Mientras se acerca el vencimiento de tu arrendamiento, evita dar a tu arrendador la impresión de que te estás comprometiendo a renovar. Esto ayuda a mantener una posición favorable para concesiones. En su lugar, considera las alternativas de ubicación que has investigado. Incluso si estás en contra de reubicarte, una revisión de otros edificios puede sugerir mejoras que harían tu ubicación actual más atractiva para los empleados. Puedes ser capaz de negociar con tu arrendador para que pague por mejoras, como actualizar tu espacio o proporcionar más espacios de estacionamiento.

Antes de comenzar negociaciones con tu arrendador actual, es importante saber lo que tu negocio necesita versus lo que sería "bueno tener", y tener una idea de lo que tu arrendador realísticamente estaría dispuesto y sería capaz de hacer. Prioridades claras harán que las negociaciones sean más fluidas.

7. Considera contratar un corredor para ayudarte a negociar efectivamente.

La información es poder en las negociaciones de arrendamiento—pero investigar el mercado y negociar un arrendamiento consume mucho tiempo y recursos. Además, la complejidad de las negociaciones de arrendamiento puede llevar a malentendidos y términos desfavorables si no se maneja cuidadosamente. Costos inesperados y retrasos también pueden causar resultados decepcionantes.

La mejor opción es contratar un corredor. Un buen corredor entenderá tus requisitos únicos e idealmente, quieres elegir un corredor que sea parte de un equipo integrado con experiencia en estrategia de lugar de trabajo y gestión de proyectos para asegurar un viaje sin problemas desde la firma del arrendamiento hasta el acondicionamiento y la mudanza. Podrás lograr tu nueva visión de lugar de trabajo a tiempo y dentro del presupuesto, mientras minimizas la disrupción del negocio.