Gestão integrada de facilities aprimora a experiência do usuário e traz eficiência, visibilidade do portfólio e redução de custos

Durante muito tempo, o profissional de Facilities foi tido como aquele que cuida da recepção, da segurança, da limpeza e da manutenção. Apesar de serem atividades importantes para o bom funcionamento dos espaços corporativos, só isso não é o suficiente para atender aos níveis de exigência cada vez mais altos dos ocupantes e frequentadores. Com a adoção do trabalho híbrido, atrair os colaboradores de volta para os escritórios se tornou um desafio para as empresas e, cada vez mais, a área de facilities conquista um papel estratégico nas organizações, por oferecer insights, estratégias e soluções que fazem toda a diferença na atração e retenção de talentos.

“O gerenciamento integrado de facilities proporciona um ambiente seguro, com manutenções preventivas e corretivas sendo feitas adequadamente, garantindo o pleno funcionamento das instalações e equipamentos, além de um espaço acolhedor. Afinal, se o colaborador sai do conforto da sua casa para ir ao trabalho, ele precisa ter a certeza de que aquele espaço corporativo, seja um escritório, um galpão ou uma fábrica, tem a infraestrutura e o suporte necessários para que ele realize suas funções”, diz Fátima Bottameli, Diretora de Novos Negócios da JLL Work Dynamics.

Nesse sentido, à medida que os escritórios evoluem para atender às novas demandas do pós-pandemia, com mais espaços de integração, por exemplo, as empresas têm buscado um conjunto de soluções e serviços mais sofisticados, com amenidades que vão além do básico. Estamos falando de oferta de alimentação saudável, de tecnologias que facilitem a vida do usuário, como aplicativos para reserva de mesas e abertura de chamados, entre outras comodidades.

“As empresas precisam produzir neste novo contexto. Atualmente, fala-se em colaboração e bem-estar no espaço corporativo. Não adianta ter um escritório lindo, mas em que o ar-condicionado não funciona e que as pessoas não querem frequentar. Por isso, facilities considera não só as instalações, mas a estratégia do cliente. Instalações bem gerenciadas promovem o bem-estar, aumentam a produtividade, reduzem o turnover e melhoram os resultados financeiros de uma organização”, afirma Evelin Bottura, head Brasil da JLL Work Dynamics.

Os resultados financeiros da gestão profissional de facilities vêm tanto do aumento da produtividade dos funcionários, uma vez que não precisam se preocupar com questões operacionais e podem se dedicar à sua atividade principal, quanto do gerenciamento mais eficaz de fornecedores terceirizados. Além disso, o gerenciamento integrado de facilities traz mais visibilidade das operações de cada localidade, aumentando a eficiência da gestão como um todo.

“Muitas vezes, a gestão está tão envolvida no dia a dia que não consegue ter essa visão e abordagem estratégica para melhorar o resultado operacional e financeiro. No entanto, é importante que o gestor utilize ferramentas de BI (Business Intelligence) para controle de custos com terceirizados e de gastos contínuos e esporádicos, acompanhamento de tempo-resposta de chamados, informações de portfólio integradas com um plano de manutenção para que se aumente a vida útil daquelas instalações e equipamentos, enfim, tenha fácil acesso e acompanhamento de todos os dados”, pontua Fátima.

Um desafio para a gestão de facilities nas empresas é a dispersão dos serviços e amenidades entre diferentes departamentos. Por exemplo, é comum que planos de manutenção preventiva e corretiva fiquem sob responsabilidade da área de engenharia, que benefícios como alimentação e transporte estejam a cargo do RH e que os contratos de fornecedores sejam função do financeiro. Porém, reunir tudo isso sob o gerenciamento integrado de facilities contribui para redução de custos e aumento da eficiência operacional.

“São aspectos estratégicos das empresas que influenciam diretamente seu desempenho. O gerenciamento integrado de facilities tem atuação abrangente que, além de trazer eficiência para o espaço e gerar bem-estar e produtividade, também mitiga riscos e gera economia. Nossa equipe especializada faz uma imersão na cultura e na operação do cliente para avaliar onde há oportunidade de alavancar parceiras, centralizar fornecedores, reduzir burocracias. A expertise da JLL e nossa ampla cadeia de fornecedores homologados traz inúmeros benefícios”, enumera Evelin Bottura.

E a tecnologia, é claro, é uma grande aliada em tudo isso. Sua importância está em proporcionar a melhor experiência para os usuários dos espaços e em aprimorar a gestão com relatórios avançados e informações em tempo real.

“Os dados, hoje, são essenciais para tomada de decisão. A digitalização é necessária para que o gestor tenha domínio sobre o seu portfólio e evite multas e outros riscos sobre os serviços terceirizados. Contar com um parceiro especializado e profissional é um diferencial competitivo que grandes empresas e operações mais complexas, como a indústria farmacêutica, já conhecem, mas a maioria ainda não experimentou esses benefícios”, conclui Fátima.