Die Kunst der erfolgreichen Verhandlung in Gewerbeimmobilien

Im Bereich der Gewerbeimmobilien sind Verhandlungen mehr als blosse finanzielle Transaktionen; sie sind strategische Vorgänge, die gründliche Vorbereitung, ausgewogene Machtverhältnisse und ethisches Verhalten erfordern. Der Erfolg in diesem Bereich resultiert aus sorgfältiger Grundlagenarbeit und prinzipiengeleiteter Interaktion, die nachhaltige Geschäftsbeziehungen aufbaut. Bei JLL betrachten wir Verhandlungen als umfassenden Prozess, der weit vor der eigentlichen Verhandlung mit einer strategischen Beratung und gründlichen Analyse beginnt.

Effektive Verhandlungen beginnen mit der Festlegung klarer, realistischer Ziele, die mit den übergeordneten Geschäftszielen übereinstimmen. Dieser entscheidende erste Schritt beinhaltet die Definition von Prioritäten und die Unterscheidung zwischen Wünschen und Bedürfnissen. Ein vorbereiteter Verhandlungsführer bestimmt nicht verhandelbare Bedingungen und identifiziert gleichzeitig Bereiche, in denen Flexibilität besteht. Die klare Festlegung von Deal-Breakern von Anfang an hilft den Fokus zu behalten und spart Zeit für Elemente, die mehr Beachtung benötigen.
 

• Marktbeurteilung: Eine umfassende Marktbeurteilung ist entscheidend und ermöglicht Verhandlungsführern, aktuelle Bedingungen, Preistrends und vergleichbare Transaktionen zu verstehen. Dieses Research vermittelt das Selbstvertrauen und die Glaubwürdigkeit, die zur Rechtfertigung von Positionen erforderlich sind.
• Definition der Verhandlungszone: Die Festlegung eines idealen Ergebnisses und eines Ausstiegspunkts schafft eine klare Verhandlungszone und gibt Klarheit darüber, wo Kompromisse eingegangen werden können, ohne wesentliche Anforderungen zu opfern.
• Recherche der Gegenpartei: Gründliche Vorbereitung beinhaltet die Recherche des Gegenübers, um dessen Bedürfnisse, Herausforderungen und mögliche Strategien zu verstehen. Je besser man über den Gesprächspartner informiert ist, desto besser ist man positioniert, um beiderseitig vorteilhafte Lösungen zu finden.
   

Diejenigen, die Zeit in eine gründliche Vorbereitung investieren, erreichen bessere Konditionen, erleben reibungslosere Verhandlungen und etablieren stärkere Geschäftsbeziehungen, die über die unmittelbare Transaktion hinausgehen.

Eine realistische Bewertung der eigenen Verhandlungsposition ist für den Erfolg unerlässlich. Die Einschätzung kann komplex sein, und sowohl Immobilienvermieter als auch Mieter stehen vor der Herausforderung, ihre Position in Bezug auf Marktgegebenheiten genau einzuschätzen.

• Objektive Marktbewertung: Die Marktposition kann – am Beispiel einer Mietvertragsverlängerung aus Mietersicht – genauer eingeschätzt werden, indem ein konkretes Angebot vom Vermieter eingeholt und die Antworten objektiv analysiert werden. Die Einbeziehung eines externen Beraters bietet eine neutrale Einschätzung und bewahrt die professionelle Distanz zu emotionalen Entscheidungen, die ansonsten das Urteilsvermögen trüben könnten.
• Verständnis der Vermieterstrukturen: Für Mieter ist das Verständnis der Vermieterstrukturen entscheidend beim Eintritt in Verhandlungen. Institutionelle Investoren haben grundsätzlich andere strategische Ziele als private Vermieter, was sich direkt auf die Verhandlungsflexibilität und den Ansatz auswirkt.

• Institutionelle Eigentümer konzentrieren sich in der Regel darauf, ihre Nettomieten um jeden Preis zu schützen und portfolioweite Leistungskennzahlen aufrechtzuerhalten, fordern oft Mietvertragslaufzeiten von mindestens fünf Jahren, obwohl sie wenn nötig bei Bedarf von Ausstiegsoptionen in Betracht ziehen. Sie verfügen im Allgemeinen über grössere Kapitalreserven für Mieterausbauten und können sich längere Leerstände leisten, wenn dies bedeutet, höhere langfristige Mieten zu sichern.
• Private Eigentümer priorisieren oft den unmittelbaren Cashflow, auch zu geringfügig reduzierten Sätzen, zeigen mehr Flexibilität bei Nettomietanpassungen und sind typischerweise mit kürzeren Mietvertragslaufzeiten komfortabler. Obwohl sie langfristige Beziehungen schätzen, ist ihre Entscheidungsfindung nicht unbedingt schneller; private Vermieter benötigen manchmal längere Zeiträume aufgrund der Unkenntnis von Marktstandards oder der Notwendigkeit, sich mit mehreren Familienmitgliedern zu beraten, was eine andere, aber gleichermassen herausfordernde Verhandlungsdynamik schafft.

• Strategische Techniken wie «Anchoring» (proaktives Einreichen eines ersten Angebots) können verhindern, dass Gegenparteien unverhältnismässig hohe Preise festlegen und einen vorteilhaften Ausgangspunkt für Diskussionen schaffen.
• Bewertung des Mieterwerts: Aus der Perspektive des Vermieters ist eine kritische Bewertung des Mieterwerts unerlässlich. Dies umfasst die Bewertung der Standortabhängigkeit und die Analyse potenzieller alternativer Mieteinnahmen.
• Fokus auf Interessen, nicht nur auf Positionen: Effektive Verhandlungen gehen über die Diskussion von Positionen hinaus, um die dahinterliegenden Interessen zu verstehen, was kreative Lösungen ermöglicht, die zusätzliche Parameter einbeziehen. Während die meisten Parteien bereitwillig über vertraute Anreize wie mietfreie Zeiten, Ausbauzuschüsse und Mietvertragslaufzeiten verhandeln, konzentrieren sich zu wenige auf innovative Lösungen zur Beseitigung versteckter Kosten, die die Gesamtbelegungskosten eines Mieters erheblich beeinflussen. Rückbauverpflichtungen beispielsweise stellen oft erhebliche finanzielle Belastungen am Ende der Mietzeit dar, die während der ersten Verhandlungen nicht angesprochen werden. Zum Beispiel konnte JLL für einen Kunden hohe Rückbaukosten verhindern, die am Ende des Vertrags fällig gewesen wären, und so über CHF 1,5 Millionen für den Kunden einsparen.
  Als weiteres wichtiges Beispiel haben wir erfolgreich eine vertragliche Frist ausgehandelt, die Vermieter verpflichtet, Mieter bis zu einem bestimmten Datum (mit ausreichender Vorlaufzeit) zu informieren, ob sie am Ende der Mietzeit Mieterausbauten rückbauen müssen oder nicht. Dies bietet den Mietern die notwendige Planungszeit und vermeidet potenzielle zusätzliche Kosten, die mit einer überstürzten Wiederherstellung des Mieterausbaus verbunden sind.

Darüber hinaus haben wir zahlreiche Kunden erfolgreich durch strategische Ansätze geführt, die diese Kosten neutralisieren – einschliesslich Fälle, in denen wir teilweise vorzeitige Rückgaben von Flächen ausgehandelt oder teilweise vorzeitige Verlängerungen strukturiert haben, die es Mietern ermöglichten, Rückbauklauseln vollständig zu eliminieren. Diese kreativen Lösungen entstehen nur, wenn Verhandlungen über Standardbedingungen hinausgehen, um die tieferen Interessen und Anliegen beider Parteien anzusprechen.

Ethische Verhandlungspraktiken bilden die Grundlage für Vertrauensbildung und langfristige Geschäftsbeziehungen.

• Transparenz und Ehrlichkeit bauen während des gesamten Prozesses Glaubwürdigkeit auf. Falschdarstellungen werden schliesslich entdeckt und untergraben das Vertrauen und zukünftige Interaktionen. Dies erfordert nicht die Offenlegung aller Informationen, sondern vielmehr die offene Anerkennung, wenn bestimmte Details vertraulich bleiben.
• Einhaltung von Vereinbarungen: Nachdem in der Verhandlungsphase Einigkeit über die Konditionen (Head of Terms) erzielt wurde und die detaillierte Ausarbeitung des Mietvertrags beginnt, sollte von einer nachträglichen Neuverhandlung dieser «Head of Terms» abgesehen werden, selbst wenn diese rechtlich nicht bindend sind. Eine solche Vorgehensweise weicht von der in der Schweiz üblichen Marktpraxis ab. Wenngleich bestimmte wirtschaftliche Entwicklungen vereinzelt eine Neubewertung spezifischer Konditionen erforderlich machen können, untergräbt die ständige Wiederaufnahme von Verhandlungen Geschäftsbeziehungen, vergeudet wertvolle Zeit und führt in der Regel nur zu geringfügigen Vorteilen, wenn nicht sogar zu Nachteilen.
   

Beispielsweise riet JLL einem internationalen Kunden während einer bedeutenden Transaktion davon ab, bereits ausgehandelte Konditionen neu zu verhandeln, da dies von den üblichen Schweizer Marktpraktiken abweicht. JLL betonte, dass dies voraussichtlich zu Verzögerungen und Missverständnissen führen würde, ohne dem Kunden nennenswerte zusätzliche Vorteile zu bringen. Sowohl der Kunde als auch der Vermieter würdigten diesen Input und erkannten an, dass dies zu einem reibungslosen Transaktionsprozess beitrug, was allen Beteiligten zugutekam.
 

• Objektive Standards: Eine auf objektiven Kriterien basierende Verhandlung führt effizient zu fundierten Vereinbarungen, indem faire Massstäbe wie Marktwerte, Präzedenzfälle, Branchenusancen, Kosten und Expertenmeinungen herangezogen werden. Die Verwendung von Standardklauseln in Mietverträgen trägt dazu bei, dass sich beide Parteien weniger benachteiligt fühlen. Legitime Kriterien müssen unabhängig von den Interessen einer einzelnen Partei sein und beiderseitig angewendet werden können, um ein faires Ergebnis zu gewährleisten

Die Beauftragung von Branchenexperten wie JLL verbessert Verhandlungsergebnisse erheblich, indem spezialisiertes Marktwissen und ein umfangreiches Netzwerk eingebracht werden. Professionelle Vertretung gewährleistet Fairness bei bestehenden Machtungleichgewichten und hilft, unfaire Bedingungen zu erkennen und übersehene Chancen zu identifizieren. Expertenverhandler vertreten effektiv, ohne die Prinzipien des Beziehungsaufbaus zu kompromittieren, und bieten die notwendigen Werkzeuge und Expertise, um komplexe Verhandlungen selbstbewusst zu navigieren.

Mit professioneller Anleitung gehen Parteien Verhandlungen an, wissend, dass ihre Interessen richtig vertreten werden, während sie gleichzeitig an den Standards des Beziehungsaufbaus festhalten. Diese Expertise schafft ein Umfeld, in dem sich alle Parteien respektiert und fair behandelt fühlen und motiviert sind, ihre Verpflichtungen zu erfüllen.

Die erfolgreichsten Verhandlungen im Bereich der Gewerbeimmobilien schaffen gegenseitigen Wert durch die Kombination von gründlicher Vorbereitung, realistischer Einschätzung des Machtgleichgewichts und ethischem Verhalten. Dieser ganzheitliche Ansatz verwandelt potenzielle Gegner in langfristige Geschäftspartner. Anstatt auf komplizierte Taktiken zu vertrauen, setzen erfolgreiche Verhandlungsführer auf ehrliche Selbstanalyse, umfassende Vorbereitung und die Schaffung von Win-Win-Situationen.

Diejenigen, die diese Prinzipien – Vorbereitung, Machtbewusstsein und ethisches Handeln – beherrschen, sichern nicht nur vorteilhafte Bedingungen, sondern schaffen auch die Vertrauensgrundlage, die für dauerhafte Geschäftsbeziehungen unerlässlich ist. In einer Branche, die auf langfristigen Partnerschaften aufbaut, bestimmt die Art und Weise, wie Sie heute verhandeln, Ihren Erfolg von morgen.