Cuatro formas de renovar la oficina para el trabajo híbrido

Para muchas organizaciones, el trabajo híbrido se ha convertido en la norma. La mayoría de las empresas reconocen que el diseño del lugar de trabajo debe evolucionar para apoyar el trabajo híbrido, pero dudan en invertir en su rediseño en un momento de incertidumbre. Sin embargo, es posible hacer inversiones relativamente modestas hoy que generarán un fuerte retorno futuro en términos de productividad, compromiso, contratación y retención de los empleados.

Como explora el último Informe de Benchmarking de Planificación de la Ocupación Global 2024 de JLL, los programas de trabajo híbridos siguen impulsando el cambio en la planificación y gestión del lugar de trabajo. La gestión de patrones de ocupación semanales fluctuantes, el aumento de los requisitos tecnológicos y la disminución de la experiencia de los empleados en un lugar de trabajo dinámico crean demandas complejas para los equipos de CRE.

Dado que los patrones de ocupación siguen cambiando en muchas oficinas corporativas, emprender amplios rediseños del lugar de trabajo supone un riesgo: ¿y si el espacio resultante es demasiado, demasiado escaso o con configuraciones que no satisfacen las necesidades y preferencias de los empleados? No es de extrañar que el 87% de las organizaciones haya adoptado políticas de trabajo híbrido, pero sólo el 1% esté llevando a cabo el diseño del espacio de trabajo junto con las prácticas de trabajo híbrido, según el informe de evaluación comparativa de la ocupación de JLL.

A nivel global, la asistencia a la oficina ha ido en aumento. El promedio de días de trabajo fuera de la oficina aumentó a 3,1 días por semana en 2023, según el informe de investigación de JLL Is hybrid really working? El estudio 2023 Global Pulse Client Survey de JLL reveló que la mayoría de los clientes corporativos planean modificar sus carteras en los próximos tres a cinco años, con un 48% que planea reducirlas y un 27% que planea aumentarlas. A medida que muchas organizaciones se acercan a los períodos de renovación de los contratos de arrendamiento, ahora es el momento de maximizar el valor de los datos de ocupación y utilización recopilados en los últimos años y fundamentar las decisiones de inversión en espacios de trabajo.

Sin embargo, animar a los empleados a volver a la oficina al tiempo que se abordan los objetivos de reducción de costes operativos y optimización de carteras está creando dificultades a muchos equipos de CRE. Casi el 70% de las empresas han adoptado estrategias de uso compartido de asientos, y el 90% tiene previsto implantarlas o aumentar su uso en el futuro. Sin embargo, muchas se enfrentan a la cuestión de cómo rediseñar y preparar sus oficinas para el futuro dentro de sus limitaciones presupuestarias.

Uno de los retos es dimensionar correctamente la huella corporativa. Los primeros programas híbridos solían centrarse en iniciativas que daban prioridad a la colaboración. Los resultados solían incluir una reducción del número de puestos de trabajo individuales disponibles y un aumento de la disponibilidad de espacios de colaboración, con el potencial de reducir el espacio ocupado. Las organizaciones que invertían en rediseñar el lugar de trabajo solían centrarse en los espacios sociales y de colaboración, partiendo de la premisa de que la oportunidad de interactuar con los compañeros era la razón principal para acudir a una oficina corporativa.

Sin embargo, una comprensión más matizada del trabajo diario muestra que los espacios de trabajo individuales son tan importantes como los espacios de colaboración y sociales. La falta de espacios tranquilos y concentrados, y la necesidad de lugares de trabajo individuales, durante los picos semanales de ocupación es un reto constante en todos los sectores e industrias. El estudio comparativo de ocupación de JLL muestra que la falta de elección del espacio, la privacidad y la calidad de los puestos de trabajo individuales, junto con las zonas de trabajo tranquilas y centradas, son los factores del lugar de trabajo que más se señalan como factores que repercuten negativamente en el rendimiento.

Equilibrar las necesidades de experiencia de los empleados en la oficina es un reto crítico para los empresarios que ven la demanda de espacios centrados y tranquilos para apoyar el trabajo individual. Sin embargo, si su empresa no está preparada para acometer grandes cambios de diseño, puede plantearse inversiones de bajo coste que mejoren la experiencia de los empleados sin necesidad de un gran presupuesto o un largo plazo de tiempo.

1. Mejora los muebles. Los muebles pueden transformar y complementar sus espacios de trabajo, y una inversión en el mobiliario adecuado es también una inversión en su plantilla. Integrar cuidadosamente el mobiliario en el espacio es fundamental para crear lugares armoniosos que ayuden a las personas a prosperar. Invertir en soluciones de mobiliario modular de alta calidad le permitirá renovar y reimaginar sus espacios de trabajo para favorecer la colaboración, el trabajo relajado y el bienestar en una única estrategia. Los empleados apreciarán los asientos cómodos y ergonómicos, los escritorios ajustables para trabajar sentado o de pie y los espacios de colaboración flexibles, que pueden implantarse con relativa rapidez sin interrumpir el trabajo diario.

"Los muebles tienen el poder de transformar y complementar realmente el entorno construido. Sin muebles, un espacio no es más que un espacio, y sin espacio, los muebles no son más que muebles", dijo Anna Gryskevich, Vicepresidenta Senior de Servicios de Proyectos y Desarrollo - Soluciones de Mobiliario, JLL. "Para diseñar lugares armoniosos que ayuden a las personas a prosperar, es fundamental diseñar estos dos elementos conjuntamente. Invertir en la solución de mobiliario adecuada es invertir en su gente y, en última instancia, en su misión."
 

2. Actualice las tecnologías del puesto de trabajo. Las herramientas tecnológicas son esenciales para optimizar el lugar de trabajo híbrido. La tecnología que permite una colaboración fluida y experiencias de reunión envolventes ocupa un lugar destacado en las listas de deseos de equipamiento. Según la última Guía de Costos y Tendencias de Diseño de JLL, las organizaciones gastan más en mejoras tecnológicas, como pantallas de alta definición más grandes, cámaras de audio y videoconferencia mejoradas que siguen a los oradores para facilitar una colaboración fluida y experiencias de reunión envolventes.

Para los empleados, un sistema de reserva de espacios de trabajo al que se accede a través de una aplicación móvil facilita la reserva de los espacios que necesitan mientras están en la oficina y genera datos útiles para la planificación de la ocupación. Las capacidades mejoradas de videoconferencia y presentación agilizan las reuniones entre empleados presenciales y remotos y mejoran la productividad. Entre bastidores, el seguimiento de la asistencia con datos de tarjetas de identificación se ha convertido en un método habitual para conocer los patrones de utilización. 

3. Emprenda renovaciones "de bolsillo" limitadas. Cuando no sea posible realizar renovaciones generalizadas, céntrese en las áreas clave que más beneficien a la experiencia de los empleados en la oficina. El bienestar mental y físico es muy importante para los empleados de hoy en día, según el informe de investigación Regenerative Workplace de JLL, así que considere priorizar las inversiones que mejoren la comodidad y el autocuidado. Una simple actualización del color de las paredes puede mejorar el aspecto y la sensación de un espacio y mejorar el estado de ánimo. Añadir cabinas semicerradas y módulos insonorizados puede proporcionar la privacidad que muchos empleados desean sin necesidad de grandes reformas. Otra opción es crear una zona tranquila, preferiblemente con vistas al exterior y plantas que mejoren el estado de ánimo, para trabajar con la cabeza baja.

4. Invierta en espacios de ocio. Centrarse en los espacios de ocio puede ser una forma inteligente de enfocar los presupuestos de renovación. Puede significar transformar una sala de conferencias infrautilizada en una zona libre de tecnología con plantas y cómodos asientos donde los empleados puedan reponer fuerzas, o ampliar los espacios de cocina con máquinas expendedoras de alimentos frescos y cafeteras espresso de autoservicio. O, si una zona de trabajo concreta está infrautilizada, considere la posibilidad de añadir paneles acústicos y mobiliario modular, y transformarla en un espacio polivalente para socializar, impartir formación o celebrar reuniones informales.

Aunque no existe una solución única para el éxito de un puesto de trabajo híbrido, los programas de éxito utilizarán datos de ocupación y utilización, así como encuestas a los empleados y conversaciones con otras partes interesadas, para comprender mejor qué inversiones merecerán más la pena. Comprender las necesidades y preferencias de los empleados en el lugar de trabajo es la clave para maximizar el impacto de las mejoras en el lugar de trabajo híbrido.