サービスオフィスとは？企業が知っておきたい柔軟な活用方法と導入メリット

サービスオフィスと他のオフィス形態との違い

自社のニーズに最適なオフィスを選ぶには、様々なオフィス形態の特徴を正確に理解し、比較検討することが不可欠だ。サービスオフィスと他の主要なオフィス形態との違いに着目しながら解説する。

一般的な賃貸オフィス

一般的な賃貸オフィスは、内装造作や設備のない空間を賃貸借契約する形態だ。レイアウトの自由度が高い半面、敷金・礼金や内装工事費といった高額な初期費用と、入居までに数カ月の準備期間が必要となる。また、昨今主流となっている定期借家契約の場合は契約期間が定められ、途中解約が難しい。普通借家契約の退去時は3-6カ月前の解約予告が求められ、原状回復工事の負担も大きい。サービスや家具が完備され、短期契約も可能なサービスオフィスとは、初期投資と入居スピード、退去時のコスト負担・フレキシブル性において大きく異なる。

レンタルオフィス

レンタルオフィスは、しばしばサービスオフィスと混同されやすい形態である。両者とも家具付きの執務スペースを提供する点は共通するが、主な違いはサービスの充実度にある。レンタルオフィスが主に「場所の提供」に重点を置き、家具などの設備が一定水準に留まるが、サービスオフィスは高級感のある家具などの設備を提供し、加えて専門スタッフによる受付、電話代行、秘書サービスなど、ビジネスを円滑に進めるための付帯サービスが充実している。

シェアオフィス

シェアオフィスは、複数の企業や個人がオープンスペースや会議室などの設備を共有（シェア）して利用するオフィス形態を指す。サービスオフィスがプライベートな「個室」を基本とするのに対し、シェアオフィスは共有スペースの利用が主体となる。そのため、プライバシーやセキュリティのレベルが相対的に低く、他社との情報分離を重視する企業にとっては相応のセキュリティ対策が必要になる。

コワーキングスペース

コワーキングスペースは、起業家やフリーランス、様々な企業がオープンスペースを共有して働く形態が一般的だ。利用者同士の交流や協業（コワーク）を通じて、新たなビジネスチャンスやイノベーションを生み出すことを重視する点も特徴といえる。コミュニティマネージャーが常駐し、イベントを積極的に開催するなど、コミュニティ形成に主眼 が置く施設も多い。一部のサービスオフィスも交流の場は提供するが、主目的はあくまでビジネスに集中できる環境の提供にある。

居抜きオフィス

居抜きオフィスとは、前テナントが使用していた内装や什器を引き継いで入居する物件のことである。初期費用を抑えられる点はサービスオフィスと共通するが、居抜きオフィスでは受付や秘書機能といった運営側のサービスは提供されず、インフラの維持管理も自社で行う必要がある点がサービスオフィスとの違いである。

インキュベーションオフィス

インキュベーションオフィスは、創業初期のスタートアップや起業家の事業成長を支援（インキュベート）することに特化した施設であり、行政が運営するケースも少なくない。安価な賃料に加え、専門家による経営相談や資金調達支援、ネットワーキング機会の提供といったソフト面のサポートが充実している。サービスオフィスが幅広い企業を対象とするのに対し、インキュベーションオフィスは入居審査があり、対象者が限定される。

自社のニーズに最適なオフィスを選ぶには、様々なオフィス形態の特徴を正確に理解し、比較検討することが不可欠だ

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サービスオフィスの選び方と契約時のチェックリスト

サービスオフィス選びで失敗しないためには、自社の導入目的を明確にした上で、チェックリストを作成し、複数の物件を項目ごとに比較することをお勧めしたい。具体的なチェックポイントをリストアップしたので検討時の参考にしてほしい。

立地とアクセス

企業の顔となるオフィスの立地は、取引先からの信頼や採用競争力に影響する。主要駅からの距離、交通の便、顧客へのアクセス性を確認する。また、周辺の飲食店や銀行、郵便局などの環境も業務効率を左右する重要な要素となる。

個室・共用部の設備

執務スペースの広さや什器の質はもちろん、会議室の数や予約のしやすさ、ラウンジの快適性なども内覧時に確認すべきである。特に、ウェブ会議用のブースの有無は、現代のビジネスにおいて重要なチェックポイントとなる。

初期費用

サービスオフィスは初期費用を抑えられることがメリットだが、保証金や入会金などの名目で一定の費用が必要な場合がある。契約前に初期費用の総額と内訳を正確に把握し、資金計画を立てておくことが肝要である。

月額費用と料金に含まれるサービス

月額の固定費を正確に把握するため、基本料金にどこまでのサービスが含まれているかを確認する必要がある。特に、光熱費、インターネット利用料、清掃費、ドリンクサービスなどが料金体系に含まれている（オールインクルーシブ）かどうかは、運営会社によって異なるため、確認が不可欠だ。

付帯サービスの内容と追加料金

受付や電話代行、郵便物管理といった標準的な付帯サービスに加え、どのようなオプションサービスが利用可能かを確認する。特に、会議室の利用は、月間の無料時間や超過した場合の料金体系が運営会社ごとに大きく異なるため、自社の利用頻度を想定した上で比較検討することが重要である。

候補のサービスオフィスが自社にとって必要な付帯サービスをどこまで提供しているかを比較検討する

ITインフラのセキュリティと速度

安定した高速インターネット回線は、現代のビジネスに不可欠なインフラである。回線速度や安定性はもちろん、VLAN（仮想LAN）による他社とのネットワーク分離など、セキュリティ対策がどのレベルで講じられているか、事前に必ず確認すべきだ。

契約期間と更新条件

最低契約期間がどのくらいか、短期利用が可能か、自社の事業計画と照らし合わせて確認する。また、契約更新時の手続きや、料金が改定される可能性の有無、解約時の通知期間なども、契約書で詳細に確認しておくべき重要事項である。

拡張・縮小の柔軟性

将来の事業拡大や人員増減に備え、同じ施設内でより広い部屋へ移動したり、逆に縮小したりといったプラン変更が柔軟に行えるかを確認する。その際の具体的な手続きや費用、空室状況なども事前にヒアリングしておくことが望ましい。

コミュニティの質

どのような企業が入居しているか、利用者同士の交流を促すイベントは開催されているかなど、コミュニティの質や雰囲気も重要な選定基準となる。特に、協業やネットワーキングを期待する場合は、コミュニティマネージャーの存在やサポート体制も確認するとよいだろう。自社の事業フェーズやカルチャーに合った環境かを見極めることが重要だ。

以下のチェックリストも活用し、もっとも自社に適した物件を探してみてほしい。

項目	主な確認ポイント
立地・アクセス	□ 主要駅からの距離や交通の便は良いか？ □ 顧客や取引先がアクセスしやすいか？ □ 周辺の環境（飲食店、銀行など）は充実しているか？
個室・共用部の設備	□ 執務スペースの広さや什器の質は十分か？ □ 会議室の数や予約方法は適切か？ □ Web会議用のブースなど、必要な設備は揃っているか？
初期費用	□ 保証金や入会金など、初期費用の総額と内訳は明確か？
月額費用と料金に含まれるサービス	□ 月額料金に光熱費、インターネット、清掃費などは含まれているか？ □ 料金体系はオールインクルーシブか、追加費用が発生するか？
付帯サービスの内容と追加料金	□ 受付、電話代行などの付帯サービス内容は十分か？ □ 会議室の無料利用時間や、超過料金はどのくらいか？ □ オプションサービスの内容と追加料金は明確か？
ITインフラのセキュリティと速度	□ インターネット回線の速度や安定性は十分か？ □ VLANなど、セキュリティ対策は講じられているか？
契約期間と更新条件	□ 最低契約期間は自社の計画と合っているか？ □ 更新・解約の手続きや条件は明確か？
拡張・縮小の柔軟性	□ 事業規模の変化に応じて、部屋の拡張や縮小は可能か？ □ プラン変更時の手続きや費用は明確か？
コミュニティの質	□ 入居企業の業種や雰囲気は自社と合っているか？ □交流イベントなど、コミュニティを活性化させる仕組みはあるか？

判断に迷う場合は、オフィス戦略のプロに現状の課題や希望の条件を伝えて選定のサポートを受けるのも有効だ。JLLではグローバルな知見と実績をもとに最適なオフィス戦略を提案している。

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