サービスオフィスとは？企業が知っておきたい柔軟な活用方法と導入メリット

サービスオフィスとは？基本的な仕組みと特徴

サービスオフィスとは、一般的に家具付きの執務スペースに加え、会議室やラウンジといった共用部、さらには受付や電話代行などのビジネスサポートサービスまでをパッケージで提供するオフィス形態とされる。利用者は内装工事やインフラ整備を行う必要がなく、契約後すぐに事業を開始できることが最大の特徴といえるだろう。

現在、このオフィス形態が普及した背景には、ハイブリッドワークといった働き方の多様化や、将来予測が困難なVUCA時代の到来がある。事業の状況に応じて迅速に規模を拡大・縮小できる柔軟性は、変化の激しい現代の経営環境に極めて適している。また、柔軟な契約形態やオフィスサービスの提供を希望するスタートアップや、迅速に日本でのビジネス拠点を確保したい外資系企業のニーズとも合致し、多くの企業にとって合理的な選択肢となっている。

サービスオフィス導入の5つのメリット

サービスオフィスの活用は、コスト・スピード・柔軟性など、現代のビジネス環境に適した多くの利点をもたらす。ここでは、企業が享受できる具体的な5つのメリットを解説する。

初期費用を抑えてスピーディーに業務を開始できる

サービスオフィスの最大のメリットの1つが、オフィス開設に伴う初期投資を削減できる点である。一般的な賃貸オフィスで必要となる高額な敷金・礼金、内装工事費、什器購入費などが不要なため、省コストで事業を始められる。また、インターネットや電話回線などのインフラも完備されており、契約後すぐに業務を開始できるスピード感は新規参入企業やスタートアップにとっても大きな強みとなる。

ビジネスの成長に合わせた柔軟な拡張・縮小

サービスオフィスの契約形態は、事業の成長や市場の変化に応じて、利用する部屋の広さや席数を変更したり、短期契約を更新したりといった調整が容易である。人員の増減に合わせた最適なオフィス環境を維持できるほか、期間の定まったプロジェクト単位での利用や、特定の時期だけ必要となるプロジェクト用の短期的拠点として活用することが可能だ。

好立地を低コストで利用可能

都心の一等地や主要駅の近くなど、ビジネスにおける好立地の住所を比較的低コストで利用できる点も大きな魅力である。優れた立地は、企業の信頼性やブランドイメージの向上に直結し、採用活動においても有利に働く。多くのサービスオフィスでは法人登記も可能であり、特に創業期の企業が事業基盤を固める上で、このメリットは計り知れない。

リソースを集中投下できる

サービスオフィスでは、専門スタッフによる受付対応、電話代行、郵便物管理といったビジネスサポートサービスが提供される。これらの業務を自社で対応する必要がなくなるため、社員のリソースを営業活動などに集中させることが可能だ。結果として、組織全体の生産性が向上し、事業の成長を加速させることができる。

BCP（事業継続計画）対策

災害やパンデミックなど、不測の事態に備えるBCP対策としてもサービスオフィスは有効である。メインオフィスが機能不全に陥った際のバックアップ拠点や、社員の通勤リスクを分散させるためのサテライトオフィスとして活用できる。短期契約が可能なため、緊急時にも迅速に代替オフィスを確保でき、事業の継続性を高めるレジリエンス強化に貢献する。

サービスオフィスの選び方と契約時のチェックリスト

項目	主な確認ポイント
立地・アクセス	□ 主要駅からの距離や交通の便は良いか？ □ 顧客や取引先がアクセスしやすいか？ □ 周辺の環境（飲食店、銀行など）は充実しているか？
個室・共用部の設備	□ 執務スペースの広さや什器の質は十分か？ □ 会議室の数や予約方法は適切か？ □ Web会議用のブースなど、必要な設備は揃っているか？
初期費用	□ 保証金や入会金など、初期費用の総額と内訳は明確か？
月額費用と料金に含まれるサービス	□ 月額料金に光熱費、インターネット、清掃費などは含まれているか？ □ 料金体系はオールインクルーシブか、追加費用が発生するか？
付帯サービスの内容と追加料金	□ 受付、電話代行などの付帯サービス内容は十分か？ □ 会議室の無料利用時間や、超過料金はどのくらいか？ □ オプションサービスの内容と追加料金は明確か？
ITインフラのセキュリティと速度	□ インターネット回線の速度や安定性は十分か？ □ VLANなど、セキュリティ対策は講じられているか？
契約期間と更新条件	□ 最低契約期間は自社の計画と合っているか？ □ 更新・解約の手続きや条件は明確か？
拡張・縮小の柔軟性	□ 事業規模の変化に応じて、部屋の拡張や縮小は可能か？ □ プラン変更時の手続きや費用は明確か？
コミュニティの質	□ 入居企業の業種や雰囲気は自社と合っているか？ □交流イベントなど、コミュニティを活性化させる仕組みはあるか？

サービスオフィス導入のご相談はJLLへ

事業環境の不確実性が高まる現代において、オフィス戦略に柔軟性とスピードをもたらすサービスオフィスは、あらゆる企業にとって有力な選択肢となっている。サービスオフィスの選定は単なる「場所探し」ではなく、コスト・ブランディング・人材戦略にも関わる重要な経営判断である。

多様な選択肢の中から、自社の事業フェーズや目的に真に合致した物件を自社だけで見極めるのが難しいときは、JLLに相談してみてほしい。JLLではクライアントの課題解決を見据え、一般の賃貸オフィスなど他の選択肢も含めた総合的なオフィス戦略の策定から契約条件の交渉までをワンストップで支援している。

サービスオフィスについてJLLに相談する