メインコンテンツにスキップ

記事・レポート

11 1月 2024

オフィス移転スケジュールの最適解は？成功のための全体工程とチェックリスト

戦略的なワークプレイス構築の核となる「オフィス移転」。本稿では移転フローを6-12カ月前・1カ月前など期間別に整理し、原状回復やIT環境など詰まりやすい点を時系列で解説。何カ月前には何をすればいいのかの目安が一目で分かるチェックリストを用意した。オフィス移転の成功事例も紹介するので参考にしていただきたい。

入居計画

リロケーションマネジメント

オフィス

著者

J

JLL日本マーケティング&コミュニケーション事業部コンテンツチーム

オフィス移転スケジュールの全体像

オフィス移転スケジュールを検討する社員

移転を控えたオフィス

カテゴリ	チェック項目	備考
体制構築	□ プロジェクトリーダー・メンバーの選定	総務、人事、情報システム、各部署代表など
体制構築	□ 経営層へのヒアリング	経営方針と移転目的のすり合わせ
現状把握	□ 現オフィスの契約内容確認	解約予告時期、預託金返還条件など
現状把握	□ 現状調査（人・モノ・課題）	従業員数、収納量、会議室稼働率、不満点など
要件定義	□ 移転目的・コンセプトの策定	何を実現するための移転かを言語化する
	□ 必要な面積・立地条件の算出	将来の増員計画やリモートワーク率も考慮
	□ 導入したい機能の検討	ABW、フリーアドレス、カフェスペースなど
計画策定	□ 概算予算の算出	移転費用、内装工事費、什器購入費、原状回復費
計画策定	□ 全体スケジュールの作成	解約予告日から逆算した工程表
承認	□ 移転計画の稟議・承認	予算・目的・スケジュールについて経営承認を得る

カテゴリ	チェック項目	備考
物件選定	□ 仲介業者の選定・依頼	移転プロジェクトのパートナー選び
	□ 物件情報の収集・候補絞り込み	要件定義に基づきリストアップ
	□ 現地内覧（内見）	設備、日当たり、共用部、周辺環境の確認
	□ テストフィット（簡易レイアウト作成）	候補物件に希望のレイアウトが入るか検証
契約手続き	□ 入居申し込み（買付証明書の提出）	契約内容のリーガルチェックを経て捺印
	□ 入居審査・重要事項説明	決算書等の提出が必要になる場合がある
	□ 賃貸借契約の締結	契約内容のリーガルチェックを経て捺印
	□ 敷金・保証金等の支払い	初期費用の入金
現オフィス	□ 解約予告通知書の提出	※提出タイミングに注意（新物件確保の目処後）
現オフィス	□ 原状回復の指定業者・条件の確認	ビル指定の業者がいるか確認し見積もり依頼

カテゴリ	チェック項目	備考
設計・内装	□ デザイン・施工会社の選定（コンペ等）	複数社から提案を受け、パートナーを決定
	□ ゾーニング・レイアウトの確定	執務席、会議室、休憩スペース等の配置決定
	□ 工事区分の確認（B工事・C工事）	ビル指定業者で行う工事（B工事）の範囲確認
	□ 内装工事・設備工事の発注	見積もり精査と契約締結
IT・インフラ	□ ネット・電話回線の新規申込・移転手続き	※リードタイム長（2-3カ月）のため最優先
	□ LAN配線・サーバー移設等の要件定義	フロアレイアウトに合わせて配線計画を立てる
	□ 複合機・プリンターの移転手配	リース会社への連絡、移設可否の確認
什器・備品	□ 新規購入家具・什器の選定	デザインやサイズ、納期を確認しながら選定
什器・備品	□ 廃棄什器・文書のリストアップ	新オフィスに持っていかないものを明確にする
その他	□ 防災計画の確認	消防法に基づく設備要件の確認

カテゴリ	チェック項目	備考
引越し準備	□ 引越し業者の選定・契約	見積もり比較後、作業範囲（廃棄・養生等）を確認
	□ 廃棄物処理の手配	産廃マニフェストの発行が必要か確認
	□ 社内説明会の実施	荷造り手順、ラベル貼り、当日の動きを周知
	□ 梱包資材の配布・荷造り開始	個人ロッカーやキャビネットの整理
原状回復	□ 原状回復工事の見積もり精査	※B工事（指定業者）の単価や範囲を適正化
原状回復	□ 原状回復工事の発注	退去日までに工事完了するようスケジュール調整
総務・手続き	□ 住所変更の案内（挨拶状・メール）	取引先へ送付。HP、名刺、封筒の刷り直し等も手配
	□ 郵便物転送届の提出	郵便局へ手続き（転送開始日の指定）
	□ 官公庁への各種届出	法務局、税務署、労基署、年金事務所、ハローワーク等
運用・BCP	□ 新オフィスの運用ルール策定	ゴミ出し、最終退出施錠、入退室カード管理など
	□ BCP対策（データ・連絡網）	サーバーのバックアップ、緊急連絡網の更新
	□ 防災備蓄品の確保・搬入	飲料水、食料、救急セットなどを新オフィスへ配備

移転作業中のオフィス

カテゴリ	チェック項目	備考
1. 多様な働き方	□ ウェブ会議・集中ブースの設置	騒音を遮断し、ウェブ会議や集中作業ができる環境はあるか
	□ コミュニケーションエリアの確保	部署を超えた偶発的な会話（雑談）が生まれる動線か
	□ ICT環境の整備	どこでも働けるWi-Fi環境、電源、モバイルツールは整っているか
	□ 可変性のあるレイアウト	将来の増員や組織変更に柔軟に対応できる家具・配置か
2. コンセプト・ブランディング	□ 経営理念・ビジョンの体現	エントランスや内装デザインに「企業らしさ」が表現されているか
	□ 従業員の意見反映	社内アンケートやヒアリングを実施し、潜在ニーズを汲み取ったか
	□ 採用へのアピール効果	求職者が「ここで働きたい」と感じる魅力的な環境か
3. オフィスタイプとの適合性	□ 立地・アクセスの適合性	従業員の通勤、営業活動、採用活動にとって最適な立地か
	□ 安全性・BCP対策	耐震性能、非常用電源、備蓄スペースなどは十分か
	□ セキュリティレベル	情報漏洩を防ぐ入退室管理やゾーニングができているか
4. 効果検証	□ 定量的なKPIの設定	コスト削減額、スペース効率、残業時間などの目標値はあるか
	□ 定性的な目標の設定	従業員満足度、エンゲージメント、コミュニケーション活性化の指標はあるか
	□ 移転後サーベイの計画	移転数カ月後にアンケートを実施し、課題を改善するサイクルがあるか

オフィス移転のスケジュールについて相談する人々