オフィス移転コンサルとは？メリットと失敗しない選び方のポイント

オフィス移転コンサルとは？定義や目的

オフィス移転におけるプロジェクトマネジメント（PM)の役割

オフィス移転の流れ

オフィス移転コンサルに依頼するメリット

オフィス移転コンサルに依頼する前に確認したいこと

オフィス移転を成功に導くコンサルの選び方

JLLのオフィスコンサルティングの強み

オフィス移転コンサルの成功事例オフィス移転の成功は最適なコンサル選びから

近年ではさまざまな経済活動を行う際に、高い専門知識と実績や経験を持つ個人または企業のコンサルティングサービスを活用するという選択がポピュラーになってきている。オフィス移転プロジェクトも同様だ。

「オフィス移転コンサル」は、企業がオフィス移転やリニューアル、増床・減床などのオフィス戦略を再考する際に必要なアドバイスを提供したり、業務支援・代行するコンサルタントのことだ。

オフィス移転コンサルが担う領域は以下のように幅広く、一気通貫で対応できる総合会社からそれぞれ特定の得意分野で活躍する専門会社までさまざまだ。
 

• 移転計画

• 物件選定・交渉・契約

• 内装デザイン設計

• 内装施工

• ネットワーク・什器等施工

• 引っ越し作業

• 総務手続き など

コンサルタントに依頼しない場合は上記の作業を自社ですべて行うことになるのが一般的だが、それには多くの人員や時間が割かれてしまう。プロに任せることで、営業や企画開発といったコア業務に人的リソースを集中させることができる。

オフィス移転は単なる引っ越しではなく、将来的な経営戦略や採用などにも影響する全社的なプロジェクトだといえる。

スムーズにオフィス移転を進めるためには、オフィス移転計画の立ち上げから移転完了まで、意思決定に必要な情報や時間・費用のバランスを考えた総合的なプロジェクトマネジメントが必要だ。

これらを通常業務と並行して自社ですべて対応するのはハードルが高いことから、近年ではプロジェクトマネジメント（PM)を専門家に外注する会社が増えてきている。

オフィスの移転は、大きく3つの段階に分けられる。
 

1. 計画

2. 市場調査

3. 実行

「計画」フェーズでは、企業の目指すブランディング・事業目標・従業員のニーズなどを明確化し、全体のプランを策定する。

「市場調査」フェーズは、最新のオフィス市場を把握した上で、立地・設備・テクノロジー・サステナビリティなどの戦略実現に最適な条件・タイミングを見極めるのに欠かせない。

「実行」フェーズでは、<当初の目的や計画から逸脱していないかをモニタリングしながら工期や予算に沿って進めていくプロジェクトマネジメント力が重要である。

さまざまな手続きの窓口を一本化でき連絡や手配が簡便になる

オフィス移転は企業のブランディングや従業員の採算性・エンゲージメント、経営戦略に関わる重要なプロジェクトであるため、専門性とスキルを持ったコンサルタント（オフィス移転コンサル）に依頼を検討する企業も多い。

オフィス移転コンサルに依頼することで得られるメリットは数多く、以下のような点が挙げられる。

情報提供の速さ
効率的な提案
窓口の一本化
小さな疑問の解消
ミスやトラブルの回避

これらのメリットにより削減できるコストは、ときにコンサルティング料を上回ることも少なくない。
 

オフィス移転にはさまざまな段階で選択や決断を迫られる場面があるが、自社内での情報不足から判断に迷うときでもコンサルなら専門知識に基づき意思決定に必要な情報をすみやかに提示してくれる。

Aの方法、Bの方法いずれも可能……という場合でも、コンサルの視点で評価した効率的な選択肢を提案してくれることで、<費用と時間のコストが最適化される。

自社でオフィス移転を行う場合、各部署がそれぞれ個別に担当しなければいけないような各種問い合わせ・交渉・手続きの窓口を一本化でき、連絡や手配が簡便になる。

オフィス移転にともなうさまざまな疑問や相談については、社内に知見がなければどこに問い合わせればいいのか、何が正解なのか分からないこともある。包括的に請負うコンサルであれば、小さなことでも的確なアドバイスがもらえて安心だ。

社内での知識・経験不足から起こりがちなミスやトラブルを、過去の豊富な経験をデータベースとしてコンサルが未然に防いでくれる。

オフィス移転を検討する場合、そもそもコンサルへの比較・選定や依頼の前にまず自社の現状を正しく把握し、ニーズを明確にしておく必要がある。

次の3つを事前に検証し、その上で移転の判断やコンサルへの依頼へと進もう。

1. 移転の必要性の評価

2. 市場の分析

3. 現状理解

オフィスの契約更新のタイミングではなく平常時から移転の可能性を想定しておくことは、より有利な賃料や床面積の最適化に役立ち、適切な判断の材料となるだろう。

また、市場の賃料やオフィス供給の動向を知っておくことで、より有利に移転すべき時期や価格を見逃さずに行動に移せるだろう。

オフィス移転の理由として、なんらかの解決すべき課題があるはずだが、それが賃料なのか、面積なのか、設備面なのか、立地なのかといった点を正しく現状把握しておかなければならない。現状に大きな問題がない場合、移転しないという選択肢も当然考えられる。

自社のニーズに合致するコンサル数社に絞り込んだ上で相見積もりを取ることがコンサル選びに成功するコツ

オフィス移転コンサルを利用することに決めたら、成功のために以下のような点を知っておきたい。
 

オフィス移転コンサルには大きく分けて2種類ある。

1. オフィス移転専門でトータルなコンサルティングを行う会社

2. それぞれの専門分野に特化したサポートを行う会社

初めてのオフィス移転で社内に経験者がいない場合は予期せぬ課題が生じる可能性が高くなる。思わぬ失敗を避け、業務のリソースを確保するために1の総合コンサルタントに依頼するほうがより安心だ。

一方、社内である程度の知見や経験があり、例えば「レイアウトの設計のみ、最新情報に基づいてプロに提案してほしい」といった個別フェーズのみの支援が必要な場合は、そのフェーズに精通した2.の特化型コンサルタントを選ぶべきだろう。

2の特化型オフィス移転コンサルが移転プロジェクト全般を支援する場合もあるが、例えば内装造作工事に精通したコンサルに移転先のオーナーとの交渉支援等を相談しても、得意分野以外では最大限力を発揮できないといった事態も想定される。

また、専門外の作業依頼は別途費用を請求される可能性もあるため、含まれるサポート内容は事前にしっかりと確認しておこう。

コンサルはオフィス移転を多く手がけている専門家ではあるものの、そのやり方が必ずしも自社に最適とは限らない。アドバイスは真摯に受け止めつつ、自社のゆずれないビジョンや目的と合わない選択肢を提示されたときにはしっかりと伝え、それを叶えるためのコンサルティングを行ってくれるかどうかを見極めたい。

オフィス移転にあたっては、どうしても予算やコストダウンが重要な課題となるが、それだけを売りにしているコンサルよりも、法令や条例の知識・安全対策などの総合的な知識を持ったコンサルを選ぶのも長い目で見て成功につながるポイントだ。

実績の多いコンサルでも、よく見るとごく小規模なオフィス移転ばかり、あるいは大企業の移転がメインという場合がある。予算やスケジュール感が自社のものと乖離していると、期待する成果が得られない可能性もあるため、過去のクライアントの規模もチェックしておこう。

以上の点をふまえ、自社のニーズに合致するコンサル数社に絞り込んだ上で相見積もりを取ることがコンサル選びに成功するコツである。

オフィス移転総合型コンサル会社ジョーンズ ラング ラサールの関西支社

オフィス移転にあたっては新オフィスの選定が最重要ポイントだが、自社で物件資料や内見を行うだけでは以下のような点で難航することも少なくない。

• 賃料のガイドラインが不明瞭で、交渉次第で有利にも不利にもなる</

• 共有部分を含む「グロス面積」か、占有部分のみの「ネット面積」かで賃料が大きく変わる

• 近々、売買でビルの所有者が変わり、条件やビルの名称が変更になる可能性がある

• 売買目的で購入した投資追用のビルで、管理のクオリティが不十分である

こういったトラブルを未然に防ぐためには高い情報収集力が求められるが、不動産の専門家ではない経営者や担当者が十分な知識と情報網を確保することはかなり困難である。

JLLは、オフィス市場における豊富な知見と各種データを駆使し、これまでに数々のオフィス移転を成功に導いてきた専門コンサルタント会社だ。

具体的には、市場調査、移転先の検索と選定、オフィス戦略の策定、内装造作工事のプロジェクトマネジメント、そして移転後のオフィス運営など、オフィス移転に関連するあらゆる段階にわたり、個別に対応できる総合的なコンサルティングサービスを提供している。実際に大手企業のワークプレイス改革からベンチャー企業のオフィス移転まで、プロジェクトの規模を問わず一気通貫で対応可能である。

京都オフィス市場では空室が枯渇しており、800坪もの広い床面積を確保することが困難だった状況だった。そんな中、JLLは移転先のソーシングとオフィス仲介業務を担当し、クライアントの多様なニーズを満たす移転先の確保に成功。

既存物件の紹介に加え、オフィス市場で公になっていない開発中や開発予定の物件など、潜在的な移転候補先となりえる多種多様な情報の収集に努めたことで、京都駅から徒歩圏内で建設中だったビルの最新情報を得ることができた。オーナー側はリーシング活動を行っていなかったが、JLLはすぐさまクライアントに提案し、好感触を得た。そして、建築途中にもかかわらず内見会を実施したことで、クライアントは京都駅からの至便性、採光に適した周辺環境と開口部の広さなどを確認することができ、竣工前に同ビルの4-7階、約800坪を賃借することが決定した。

クライアントが本社オフィスを移転するのは設立以来、初めてのことで、これほど大規模な移転プロジェクトを経験したことがなかったため、オフィス移転に関する引っ越し作業や内装造作工事をどのように進めるべきか、どのような事業者に依頼するべきか経験・ノウハウが不足していた。そこでJLLはプロジェクトマネジメント事業者の応札先候補の選定や入札条件（RFP）の作成など、幅広く支援し、オフィス移転を成功に導いた。

                                       オフィス移転成功事例一覧

オフィス移転には、移転の目的や課題・授業員ニーズの明確化といった内部の施策と、オフィス市場の把握や不動産契約の交渉といった外部対応の両面を確実に進めていくことが求められる。

JLLは、高い情報収集力と柔軟かつ多彩なソリューションで、オフィス移転のあらゆる場面のサポートが可能。オフィス移転を検討し始めたら、ぜひ相談してみてほしい。

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