オフィス移転におけるプロジェクトマネジメント（PM)の役割
オフィス移転は単なる引っ越しではなく、将来的な経営戦略や採用などにも影響する全社的なプロジェクトだといえる。
オフィス移転の流れ
オフィスの移転は、大きく3つの段階に分けられる。
計画
市場調査
実行
「計画」フェーズでは、企業の目指すブランディング・事業目標・従業員のニーズなどを明確化し、全体のプランを策定する。
「市場調査」フェーズは、最新のオフィス市場を把握した上で、立地・設備・テクノロジー・サステナビリティなどの戦略実現に最適な条件・タイミングを見極めるのに欠かせない。
「実行」フェーズでは、<当初の目的や計画から逸脱していないかをモニタリングしながら工期や予算に沿って進めていくプロジェクトマネジメント力が重要である。
オフィス移転は企業のブランディングや従業員の採算性・エンゲージメント、経営戦略に関わる重要なプロジェクトであるため、専門性とスキルを持ったコンサルタント（オフィス移転コンサル）に依頼を検討する企業も多い。
オフィス移転コンサルに依頼することで得られるメリットは数多く、以下のような点が挙げられる。
情報提供の速さ
効率的な提案
窓口の一本化
小さな疑問の解消
ミスやトラブルの回避
これらのメリットにより削減できるコストは、ときにコンサルティング料を上回ることも少なくない。
情報提供の速さ
オフィス移転にはさまざまな段階で選択や決断を迫られる場面があるが、自社内での情報不足から判断に迷うときでもコンサルなら専門知識に基づき意思決定に必要な情報をすみやかに提示してくれる。
効率的な提案
Aの方法、Bの方法いずれも可能……という場合でも、コンサルの視点で評価した効率的な選択肢を提案してくれることで、<費用と時間のコストが最適化される。
窓口の一本化
自社でオフィス移転を行う場合、各部署がそれぞれ個別に担当しなければいけないような各種問い合わせ・交渉・手続きの窓口を一本化でき、連絡や手配が簡便になる。
オフィス移転にともなうさまざまな疑問や相談については、社内に知見がなければどこに問い合わせればいいのか、何が正解なのか分からないこともある。包括的に請負うコンサルであれば、小さなことでも的確なアドバイスがもらえて安心だ。
ミスやトラブルを未然に回避できる
社内での知識・経験不足から起こりがちなミスやトラブルを、過去の豊富な経験をデータベースとしてコンサルが未然に防いでくれる。
オフィス移転コンサルに依頼する前に確認したいこと
オフィス移転を検討する場合、そもそもコンサルへの比較・選定や依頼の前にまず自社の現状を正しく把握し、ニーズを明確にしておく必要がある。
次の3つを事前に検証し、その上で移転の判断やコンサルへの依頼へと進もう。
移転の必要性の評価
市場の分析
現状理解
オフィスの契約更新のタイミングではなく平常時から移転の可能性を想定しておくことは、より有利な賃料や床面積の最適化に役立ち、適切な判断の材料となるだろう。
また、市場の賃料やオフィス供給の動向を知っておくことで、より有利に移転すべき時期や価格を見逃さずに行動に移せるだろう。
オフィス移転の理由として、なんらかの解決すべき課題があるはずだが、それが賃料なのか、面積なのか、設備面なのか、立地なのかといった点を正しく現状把握しておかなければならない。現状に大きな問題がない場合、移転しないという選択肢も当然考えられる。
オフィス移転を成功に導くコンサルの選び方
自社のニーズに合致するコンサル数社に絞り込んだ上で相見積もりを取ることがコンサル選びに成功するコツ
オフィス移転コンサルを利用することに決めたら、成功のために以下のような点を知っておきたい。
オフィス移転専門でトータルなコンサルティングを行う会社
それぞれの専門分野に特化したサポートを行う会社
初めてのオフィス移転で社内に経験者がいない場合は予期せぬ課題が生じる可能性が高くなる。思わぬ失敗を避け、業務のリソースを確保するために1の総合コンサルタントに依頼するほうがより安心だ。
一方、社内である程度の知見や経験があり、例えば「レイアウトの設計のみ、最新情報に基づいてプロに提案してほしい」といった個別フェーズのみの支援が必要な場合は、そのフェーズに精通した2.の特化型コンサルタントを選ぶべきだろう。
意見のすり合わせ
コンサルはオフィス移転を多く手がけている専門家ではあるものの、そのやり方が必ずしも自社に最適とは限らない。アドバイスは真摯に受け止めつつ、自社のゆずれないビジョンや目的と合わない選択肢を提示されたときにはしっかりと伝え、それを叶えるためのコンサルティングを行ってくれるかどうかを見極めたい。
コストだけではない多角的な視点
オフィス移転にあたっては、どうしても予算やコストダウンが重要な課題となるが、それだけを売りにしているコンサルよりも、法令や条例の知識・安全対策などの総合的な知識を持ったコンサルを選ぶのも長い目で見て成功につながるポイントだ。
JLLのオフィスコンサルティングの強み
オフィス移転総合型コンサル会社ジョーンズ ラング ラサールの関西支社
こういったトラブルを未然に防ぐためには高い情報収集力が求められるが、不動産の専門家ではない経営者や担当者が十分な知識と情報網を確保することはかなり困難である。
JLLは、オフィス市場における豊富な知見と各種データを駆使し、これまでに数々のオフィス移転を成功に導いてきた専門コンサルタント会社だ。
具体的には、市場調査、移転先の検索と選定、オフィス戦略の策定、内装造作工事のプロジェクトマネジメント、そして移転後のオフィス運営など、オフィス移転に関連するあらゆる段階にわたり、個別に対応できる総合的なコンサルティングサービスを提供している。実際に大手企業のワークプレイス改革からベンチャー企業のオフィス移転まで、プロジェクトの規模を問わず一気通貫で対応可能である。
オフィス移転コンサルの成功事例
オフィス移転の成功は最適なコンサル選びから
オフィス移転には、移転の目的や課題・授業員ニーズの明確化といった内部の施策と、オフィス市場の把握や不動産契約の交渉といった外部対応の両面を確実に進めていくことが求められる。
JLLは、高い情報収集力と柔軟かつ多彩なソリューションで、オフィス移転のあらゆる場面のサポートが可能。オフィス移転を検討し始めたら、ぜひ相談してみてほしい。