目次
オフィス増床の種類と特徴
オフィス増床には目的の異なるいくつかの種類があり、以下の5つが一般的だ。
- 同一ビル内での内部増床
- 周辺ビルへの分室増床
- サテライトオフィスの利用
- 別拠点への拡大移転
- 自社ビルの建て替え
自社の状況や目的に合わせ最適な増床のタイプを選択することになる。以下、それぞれの特徴を解説する。
サテライトオフィスの追加 本社とは別に小規模な拠点を活用するサテライトオフィスは、近年の働き方改革の一環として導入企業が増加している。サテライトオフィスは従業員の居住地に近い場所に位置することが多く、法人利用を対象にした賃貸型の施設が一般的になっており、通勤時間の短縮やワークライフバランスの向上、災害や交通インフラの遅延などの非常時でも業務が行いやすくBCP対策としての効果も期待できる。ただし、サテライトオフィスの円滑な運用にはセキュリティ対策や勤怠管理などのルール整備が不可欠であり、遠隔地とのコミュニケーションを確保するためのITツール導入などの検討も必要だ。
自社ビルの建て替え 自社ビル建て替えによる増床は、所有するビルを解体し、既存ビルよりも大型の（容積率の高い）ビルを建設する方法である。所有ビルの老朽化などを契機に行われることが多い。建て替えにより、最新の設備を備えたより広く機能的なオフィスを実現できる。企業の資産価値向上にもつながる。ただし、建て替えには多額の費用と長い工事期間を要し、工事期間中の仮移転先の確保や従業員への周知など事前の準備も不可欠だ。建て替えにあたっては建築基準法など最新の法規制を遵守する必要があり、容積率通りに建設できない場合も考えられる。専門家に自社に最適なオフィス増床の手段を相談する
増床には複数のパターンがあり、自社の状況と目的によって最適な選択は異なる
オフィス増床のメリット
労働環境と業務効率の改善 オフィス増床により、従業員一人当たりの執務スペースを拡大でき、窮屈さが解消されるなど、労働環境の改善が期待できる。適切なゾーニングや動線計画により業務の効率化も図れるだろう。集中作業に適したスペースや部署ごとのエリアを設けることで、生産性の向上が見込める。最新の設備を備えたオフィスへの移転はITインフラの改善による業務のスピードアップも期待できる。
企業のブランディング 洗練されたオフィスデザインや立地の良いビルへの移転は企業イメージの向上につながり、ブランディング効果をもたらす。エントランスや会議室などの来客エリアを充実させることで、取引先からの信頼感や好感度を向上させることができるだろう。また企業理念やビジョンを体現したオフィスデザインは、従業員の帰属意識を高める効果も期待できる。さらにオフィス環境への投資は企業の成長性や将来性をアピールする材料ともなり、ステークホルダーからの評価向上にも寄与する。
コラボレーションや組織の活性化 オフィス増床により、コミュニケーションスペースやコラボレーションエリアを充実させることで、従業員間の交流が活発化し、組織の活性化が期待できる。オープンなミーティングスペースやカフェスペースでは部署を超えた偶発的なコミュニケーションが生まれ、新たなアイデアの創出につながるだろう。プロジェクトごとに柔軟にチームを編成できるような可変性の高いレイアウトを採用することで組織の機動力を高めることも可能だ。
レイアウトの自由度向上
増床によりオフィスの面積が広がればレイアウトの自由度が高まり、中長期的な事業の変化や組織の拡大に柔軟に対応できるようになる。
たとえば将来的な人員増加を見越してあらかじめ余裕のあるスペースを確保しておく。さらにフリーアドレスやABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）など新しいワークスタイルを導入するなど、十分なスペースがあることでオフィス戦略に取り組みやすくなる。
オフィス増床の流れと成功のポイント
オフィス増床を成功させるには適切な計画と十分な準備が不可欠だ。現状分析から将来予測、コスト試算、社内調整、業者選定から工事実施までの具体的な流れとポイントを解説する。
自社の状況を把握し、計画を立てる
現在のオフィスにおける課題や問題点を明確にし、何のために増床するのか目的を定める。具体的には以下のような点を分析しておきたい。
- 従業員一人当たりの占有面積
- 会議室の稼働率
- 部門配置の適切性
- 動線の効率性
また、従業員の要望や不満点をヒアリングし、新しいオフィスに求められる機能や設備を洗い出しておこう。
オフィス内外の環境変化を予測する
将来的な従業員数の増加、組織改編、働き方の変化などを予測し、必要なスペースや設備を検討する。業界動向や競合他社の動きにも注目し、ハイブリッドワークの導入やDX推進による業務変化、新規事業の立ち上げなどを考慮した柔軟性の高いオフィス設計を目指そう。
コストを把握する
計画に基づき増床に関わる費用を多角的に検討する。賃料や共益費などの固定費に加え、内装工事費、什器備品費、引っ越し費用、IT環境整備費用などの初期投資を算出、また運用段階での水道光熱費、清掃費、セキュリティ費用なども含めた総コストを把握し、投資対効果を判断する。
工事・移転を実施する
工事や移転の実施にあたっては、スケジュールと役割分担をしっかりと決めた上で進捗管理を徹底する。特に、電気・通信工事、空調設備、セキュリティシステムなどの専門工事は相互の依存関係を考慮した工程管理が重要となるため、業者とよく相談して進めよう。
工事中や移転期間には、予期せぬ問題への迅速な対応を取れる体制作りも重要だ。
なお、これらのポイントにつき、自社の知見やリソースのみで適切な判断や実施ができるかどうか不安な場合は、総合的なオフィス戦略に詳しい専門家のサポートを受けるのも有効だ。
法規制
オフィスの増床やレイアウト変更を行う際には、建築基準法・消防法・労働安全衛生法などの関連法規を遵守する必要がある。
具体的には、フロア面積に対する収容人数の制限、避難経路の確保、防火設備の設置基準などが挙げられる。またバリアフリー法への対応やエネルギー使用の合理化に関する法律（省エネ法）など、オフィス開設当初とは異なる近年の法改正にも対応が必要だ。
ビルオーナーとの調整
増床に伴う工事やレイアウト変更を行う場合はビルオーナーや管理会社との事前調整が不可欠である。
トラブルを未然に防ぐため、工事内容やスケジュール・共用部分の使用などについては事前に合意を得ておこう。契約内容によっては増床や改装に制限がある他、他のテナントへの工事期間中の配慮事項や制限事項についても事前に確認しておきたい。
セキュリティ対策
増床に伴い、セキュリティ面でも区画や入退室管理の見直しが必要になることが多い。特に分室増床では拠点間のセキュリティレベルの統一や情報管理ポリシーの整備が重要だ。
また、増床で出入り口が増える場合は監視カメラの増設やフロア間のアクセス制御、来訪者管理システムの拡充なども検討が必要となる。従業員へのセキュリティ再教育もあわせて行い、全社的な安全意識の向上を図ることが望ましい。
内部増床では、自社だけではなくビル全体との契約をふまえて進行する必要がある
オフィス増床・移転の成功事例
冒頭で解説したようにオフィス増床にはいくつかの種類があるが、その中からオフィスの拡大移転や拠点統合による増床の成功事例を紹介する。
京都電子計算
京都新聞グループの老舗IT企業として業務システムやパッケージソフト開発、ネットワークの構築、運用などの多彩なITソリューションを提供する京都電子計算は、2022年5月に本社オフィスを移転し、テレワークとオフィスワークを組み合わせたハイブリッドな働き方を開始した。
当時、京都市内のオフィス市場では空室が枯渇し、1,000坪ものまとまった床面積を確保するのは至難の業だったが、JLLの支援でいち早く物件を見いだし、プロジェクトマネジメント事業者の応札先候補の選定や入札条件（RFP）の作成など、幅広い支援の結果、2021年12月に竣工した新築テナントビル「NUPビルディング京都駅前」4-7階への増床移転を実施。
移転により、労働環境の改善・コミュニケーションの低下・人材採用の安定化といった課題を解決し、立地面も含めて新たな働き方を実践できる執務環境の整備に成功した。
人員増に対応するためオフィスが3拠点に分散していた状況から、JR大崎駅から徒歩6分に位置する大規模オフィスビル「住友不動産大崎ガーデンタワー」への移転には、五反田からアクセスしやすく、ワンフロア1,000坪以上の床を確保できる物件が大崎以外になかったことが背景にあった。
新オフィスのコンセプトを「誰もが出社したくなるオフィス」と定義し、会議室の大幅な増設、本格的なディスプレイを整備した営業用ショールーム、コミュニケーションの生まれるフリーアドレス制の執務スペースや公園をイメージしたオープンスペースなどの工夫により、移転後に実施した従業員アンケート調査では、ほぼ全項目がプラス評価となったという。
オフィス増床のご相談はJLLへ
オフィス増床には、社内の現状分析や将来予測、従業員ニーズの把握といった内部の取り組みと、物件調査や契約交渉・法規制対応といった外部折衝の両面での専門的な知識が求められる。
JLLは、グローバルな知見と実績を活かし、企業の成長戦略に合わせた最適なオフィス増床のソリューションを提供している。自社に最適なオフィス増床や拡張移転の戦略について迷ったら、ぜひJLLへ相談していただきたい。