以靈活空間選項重定義辦公室協作

現代的勞動力更喜歡靈活的工作和協作方式。因此組織正探索獨特的方法，帶動富有成效的合作，其中包括15分鐘會議或站立會議。

不論是商業巨擘還是初創企業，公司正投向「靈活」的會議和日常報告來令它們的團體更加具生產力、高效和投入。

這需要組織重新思考它們的協作空間。在工作中，員工渴望有為不同任務而設的空間，涵蓋專注工作、即場和非正式會議及有目標的正式會議等一切事務。

我們的上海新辦公室即採取此種做法，體現出舒適與協作的完美平衡，並已經成為仲量聯行辦公室在世界各地的標準。在這個新的辦公地點，我們探索了為未來工作而準備的數個有趣做法，15分鐘會議室是其中之一。15分鐘會議室是為像團隊環節等的簡短「碰頭」而設的協作空間，房間的照明系統會計時，以確保會議不超過15分鐘。

研究顯示，人類集中注意力時間在10至18分鐘之間。（這是TED演講限定在18分鐘的原因。）用同樣的邏輯，企業正採取具新意的方法使會議縮短至15分鐘以內並始終緊貼議程。

在數碼設計及產品研發公司O3 World，會議室連接到它創造的科技Roombot。該手機應用程式讀取所有人的Google Calendar並在會議行將結束時提醒參加者。Roombot亦會控制房間的燈光，在會議最後階段調暗燈泡。

旅遊訂購搜尋引擎Tripping.com採取了有趣的方法來使會議保持在30分鐘以下。如果會議超時，召開會議的人必須在團隊的啤酒瓶放下5元！

一間世界頂尖社交媒體公司的工程經理以每天中午舉行15分鐘的站立會議聞名。沒有座位，而且午膳時間即將到來，會議因而簡短高效。

另有也有像Virgin的公司，他們相信創新的意念來自創新的空間，這是鼓勵組織為員工和顧客投資在活潑和啟發靈感的協作空間的重要推動力。

總之，能夠啟發創意、靈活及專門為諸如舉行簡短輕鬆的會議等特定需要而設的專用協作空間是最新趨勢。仲量聯行中國華東區董事總經理吳允燊表示，設有15分鐘會議室的新辦公室符合營運企業的新方式。「我們想為我們的員工營造更好更快樂的工作場所。我們想成為行業的先驅。不僅是改變工作場所，而是改變我們管理員工的方式，讓我們的員工變得更靈活、更機敏、更有生產力。」

科技：我們在新辦公室加入了智能科技，以改善員工生產力及用戶體驗。會議室的燈光每15分鐘熄滅一次，作為時間到的提醒。如果您要延長會議而沒有其他人排隊，您可以重新開燈。

使用簡便：我們有內部預訂系統，但這間房不在清單內。它是專為隨時使用需設，所以員工可以開一個快速的會議而不需要訂房。

活力及專注：房間內部專程設計得讓人感到活力充沛、精神集中。房間的牆壁呈明黃色，鮮豔但不刺目。房內有白板，可以寫下重要的筆記。

容量及舒適：房間可以容納大約15人，即是常見的團隊人數。房間內沒有座位，最適合站立會議，但備有軟墊的掛牆支架可供依靠。

靈活：您可以依照使用規律轉換房間用途。例如，我們最近與一間開發了一個社區服務手機應用程式的初創企業合作。他們給予我們社區諮詢服務，我們則在辦公室裡向他們提供共享工作空間，作為回報。這次嘗試之後，我們會再考慮會否重新把房間用作15分鐘會議，嘗試另一次合作，又或是嘗試新的用途。

仲量聯行中國華東區市場推廣總監Jean Tao指，上海辦公室的房間引起了員工和顧客的注意，他們急不可待希望探索在他們的工作場所複製這個概念的方法。

對我們來說最重要的得著是「選擇使用」的自由。這並非只適用於15分鐘房間，而是關乎提供可以適應各種用途的空間，給予員工靈活性，不論當時的任務是甚麼，都可以選擇最適合的環境。