別犯上這常見的租用規劃錯誤

當今的辦公室規劃業界，座位數已經不一定等於員工數目，兩者的比率十分重要。目前，工作場所密度增加以及辦公桌共享的發展趨勢正挑戰數十年以來的舊觀念，即在進行規劃時「員工數」應等於「座位數」。

所有曾參與辦公室規劃、設計或建設的人，都必然遇過一個共同的指標：工作場所密度。這個量度乍看起來簡單明了，密度一般會以每人獲分配的平方米面積（「平方米/人」）呈列，一般會用於顯示工作場所相對總面積的現有（或未來）座位數目。

您是否留意到，上面的「每人獲分配平方米」一般是指每個座位平方米？你有發現這有點奇怪或令人費解嗎？

沒有？那麼你需要了解一些事情。

在採用開放式工作空間、共享辦公桌計劃和日常辦公人數較高的情況中，關鍵比率計算出現錯誤已變得很普遍。由於這可能會影響員工的生產力和經驗，這些失誤會因為資源的過度配置或資源不足而造成損失。然而，建築師和設計師仍然無法永遠避免出錯。

除了挑戰在工作場所規劃計算中使用哪個變數（座位或員工）外，新的工作方式亦會影響這些變數對項目造成的影響。從傢俬到科技以至建築服務和設施，這些傳統比率已不再適用。

辦公桌共享計劃日漸普及，亦令到我們需要思考當這些流動員工不再擁有他們專屬和可上鎖的辦公桌抽屜時，應如何保存他們的個人物品和敏感文件。最普遍的做法是設置辦公室儲物櫃。但問題是實際上需要多少個儲物櫃呢？項目所需的儲物櫃數目可能會因公司的工作場所策略和預定規程而有所不同。舉例說：

• 作為日後落實辦公桌共享的第一步，你可選擇為仍獲分配座位的員工提供儲物櫃。在這情況下，每個座位就只需要一個儲物櫃。
• 當為流動員工提供「日間儲物櫃」時，就像大部分健身中心為會員提供的那樣，員工平常在辦公室出現的日子，每人就只需要一個儲物櫃。
• 當在有設置座位的新共享環境中為員工分配長期儲物櫃時，通常是為了減輕工作場所轉變的影響，現在需要為獲分配到共享座位環境工作的員工每人安排一個儲物櫃，而不用理會每天辦公室裡有多少人上班。

在舊式工作場所，您會期望IT部門於每張辦公桌提供全套設備。一個常見的工作站中包括桌上型電腦、（一個或多個）顯示屏、電話、耳機及周邊設備。傳統上，每名員工均會在每天使用相同的設備。

在現代化工作場所中，特別是共用辦公桌的地方，則多數會使用混合方式。

例如，由於固定物品一般固定在一張桌上不動，電腦顯示屏、鍵盤及其他周邊設備、電話、手提電腦擴展塢以及周邊設備（如滑鼠及鍵盤）仍然會根據座位數目分派；而流動員工多數不會感到上述物品屬於自己。相反，不少集團因健康及衛生原因，為流動員工提供個人電話耳機。在共用辦公桌環境中，每名被派往該辦公室的流動員工均會獲發一套個人電話耳機。

傳統停車位比例，即每1000平方呎辦公室空間要求的最少車位數（例如每1000平方呎3個車位）， 正因工作場所密度提高及共用辦公桌計劃而受壓。這些舉措共同提升了辦公桌數目及每日於特定辦公室的人數；導致公司或會發現停車位在過剩多年後，出現了短缺問題。

根據情況而言，您未必能夠改變獲分配的停車位數目，但您可以明智預測需求。透過監察每日現身辦公室的員工人數，您可以分辨高峰時間並尋求替代方案，例如汽車共乘、接駁車服務及公共交通獎勵計劃。當然，為您的集團找出最合適的工作場所應用政策有一定挑戰性。

無論您採用哪種方式，只根據平均座位密度分派停車位，顯然不適用於今時今日不斷發展的工作場所；取而代之應集中考慮員工及使用率模式。除了停車位外，洗手間及其他設施亦應採用同樣原則。

為避免出現令人尷尬、甚至有機會造成嚴重損失的錯誤，您需要在項目團隊內建立高度自覺、具警覺性及下放許可的文化。可考慮提名一位「比例審核人」，挑戰委員會作出的假定，並公開分享早前曾出差錯的例子，例如忘記人人亦需要私人耳機。

不要客氣：下次有人給您一張以每平方米人數計算的工作場所密度平面圖時，打交叉，寫上「您指座位」，發回去給負責畫圖的委員會。一段時間後您會感謝自己這樣做。