Przekształcenie portfela warte 120 mln dolarów, napędzane danymi

Globalny dostawca usług finansowych musiał zrewidować swoją strategię portfela, w ramach ogólnofirmowego działania na rzecz wygenerowania płynności do ponownego zainwestowania w biznes. Choć redukcja powierzchni biurowej była zazwyczaj jednym z tradycyjnych sposobów ograniczania kosztów, firma podejrzewała, że jej nieruchomości kryją więcej możliwości, niż na pierwszy rzut oka się wydawało.

Aby znacząco zredukować swój roczny wskaźnik kosztów bieżących, czyli łącznych kosztów zajętości w czasie, kierownictwo musiało najpierw ustalić, które nieruchomości warto zatrzymać, z których zrezygnować lub je zmniejszyć. Celem było wygenerowanie jak największych oszczędności, jednocześnie przekształcając portfel w taki sposób, by zapewnić sukces w przyszłości.

Po pandemii firma znalazła się na rozdrożu. Organizacja zdecydowała się już przejść na hybrydowy model pracy. Jednak wraz z powrotem świata do normalności, realny wpływ tych zmian na powierzchnie biurowe i handlowe pozostawał niejasny.

Gdyby ta wiodąca korporacja finansowa zredukowała za dużo powierzchni, mogłaby mieć trudności z dynamicznym rozwojem w przyszłości. Jeśli natomiast zmniejszyłaby ją zbyt mało, finansowe obciążenia mogłyby utrudnić utrzymanie przewagi konkurencyjnej względem innych banków i firm inwestycyjnych.

Wraz z coraz silniejszym powiązaniem strategii nieruchomości firmy ze skupieniem na pozyskiwaniu i utrzymaniu najlepszych pracowników, organizacji było coraz trudniej ustalić wspólny kierunek, by efektywnie wdrożyć model pracy hybrydowej. Liczni interesariusze i linie biznesowe realizowali równolegle różne cele biznesowe – a pytania dotyczące aktualnej i przyszłej wielkości portfela nieruchomości pojawiały się w każdej dyskusji.

Pytania stojące przed tą wiodącą firmą z sektora usług finansowych były liczne:

• Gdzie znajdują się nasze najlepsze możliwości poprawy wyników finansowych naszego portfela nieruchomości?

• Jak możemy zoptymalizować wykorzystanie nowej i istniejącej przestrzeni?

• Gdzie wydajemy więcej, niż powinniśmy?

• Gdzie najlepiej przenieść biuro lub oddział, bądź otworzyć nowe lokalizacje?

• Jak przyciągać i zatrzymywać talenty?

JLL wiedziało, że klient potrzebuje jasności. Kluczowym elementem opracowania skutecznej strategii optymalizacji portfela było coś, z czym zmagała się niemal każda firma: rzeczywiste dane o tym, ilu pracowników wraca do biura i kiedy. Te wskaźniki obecności należało zestawić z ogromem danych na temat powierzchni, zajętości, umów najmu i transakcji, rozproszonych po zróżnicowanym, globalnym portfelu nieruchomości.

Zgromadzenie i zestawienie informacji z tak wielu źródeł, aby uzyskać pełny obraz portfela firmy, było zadaniem przytłaczającym – ale takim, które JLL było doskonale przygotowane, aby zrealizować.

Współpracowało ze sobą kilka zespołów JLL, opracowując kompleksowy program wraz z kierownictwem firmy. Dzięki wieloletniej współpracy w zakresie transakcji, zarządzania projektami i obiektami, JLL posiadało rozległą wiedzę na temat aktywów nieruchomościowych firmy oraz bezpośredni dostęp do wielu kluczowych źródeł danych, niezbędnych do uzyskania przejrzystego obrazu portfela.

„Wykorzystaliśmy każdą dostępną u nas formę danych,” mówi Charles Fegely, Head of Business Analytics Consulting for Financial Services, Work Dynamics w JLL. „Wiele potrzebnych nam informacji już było gromadzonych, ale do tej pory były one w dużej mierze niewykorzystywane.”

Szybki dostęp do dokładnych, zintegrowanych danych to dla każdej firmy wymóg biznesowy, jeśli chce utrzymać sukces w erze cyfryzacji i sztucznej inteligencji. Jednak sam dostęp to dopiero pierwszy krok.

JLL zastosowało podejście doradcze i pomogło klientowi skrócić czas zbierania danych i analizy finansowej z kilku tygodni do kilku minut, co umożliwiło prowadzenie strategicznego planowania w czasie rzeczywistym pomiędzy jednostkami biznesowymi.

Jednym z pierwszych działań zespołu JLL było porównanie danych dotyczących powrotów do biur w wybranych lokalizacjach z preferencjami pracowników dotyczącymi stylu pracy, przesłanymi w ankietach HR. Pozwoliło to uzyskać rzeczywisty obraz liczby pracowników przychodzących do biura, zarówno w podziale na jednostki biznesowe, jak i konkretne lokalizacje. Co istotne, analiza ta stała się podstawą do prowadzenia bardziej zaawansowanych badań, które pozwoliły podejmować kluczowe decyzje dotyczące zapotrzebowania na przestrzeń w przyszłości.

„Organizacja skupiała się na średniej frekwencji każdego dnia oraz na maksymalnej liczbie osób obecnych w biurze” – mówi Diego Rodriguez, Senior Business Analytics Consultant w JLL, autor kodu do niestandardowego kokpitu klienta. „Jednak najbardziej oczywiste wskaźniki nie zawsze są najbardziej użyteczne”.

Przykład: Dane wewnętrzne pokazały maksymalną frekwencję na poziomie 65% w jednym z biurowców firmy w USA. Odczytanie tych liczb dosłownie sugerowało przekształcenie obecnej przestrzeni, aby pomieścić tę maksymalną liczbę pracowników.. JLL przekonało klienta, by rozważył inny wskaźnik statystyczny.

Głębsza analiza danych dotyczących obecności i zajętości powierzchni biurowych z ostatniego roku wykazała, że biuro osiągnęło szczytową frekwencję zaledwie kilka razy. Zespół JLL uwzględnił kolejny parametr i odkrył, że przez 90% czasu maksymalna frekwencja wynosiła 36%. Tego rodzaju zaawansowana analityka polega na wykorzystywaniu i przekształcaniu danych, by uzyskać istotne informacje na poziomie nieruchomości, jednostki biznesowej czy całego portfela.

„To był prawdziwy moment olśnienia” – mówi Rodriguez. „Inna firma doradcza, bez wiedzy z zakresu nieruchomości, mogłaby ograniczyć się do monitorowania jedynie maksymalnej zajętości, nie analizując innych wymiarów, i w rezultacie przedstawić błędne rekomendacje”.

Zamiast tego firma zredukowała powierzchnię tej lokalizacji zgodnie z faktycznym zapotrzebowaniem, wprowadzając plany awaryjne umożliwiające wykorzystanie przestrzeni wspólnych jako miejsc do pracy podczas spotkań całego zespołu.

„Stosując solidniejsze podejście naukowe i szukając wzorców w danych, byliśmy w stanie przewidywać potrzeby powierzchniowe na przyszłość, a przy tym wykorzystać warunki rynkowe nieruchomości” – mówi Charles Fegely, szef Business Analytics Consulting w JLL dla Financial Services, Work Dynamics.

To podejście oparte na danych wywarło imponujący wpływ na zarządzany portfel tego lidera rynku finansowego.

W ciągu trzech lat JLL zarekomendowało ponad 300 konkretnych działań w ramach globalnych nieruchomości firmy, przynosząc 120 milionów dolarów oszczędności rocznie oraz redukcję powierzchni o ponad 185 tysięcy metrów kwadratowych.

Do tej pory JLL nadzorowało około 400 milionów dolarów z 1 miliarda dolarów wydatków firmy na działania obejmujące wyłączanie budynków z użytkowania, restrukturyzacje umów najmu oraz wykupy.

JLL nie tylko pomogło swojemu klientowi szybciej i skuteczniej zidentyfikować nowe, lepsze możliwości oszczędnościowe, ale zespół również połączył rozproszone zbiory danych i zastosował analizę statystyczną, aby porównać tradycyjne najmy biurowe oraz różne opcje elastycznych powierzchni w kilku kluczowych lokalizacjach.

Działania optymalizacyjne lidera branży finansowej umożliwiły firmie również pozyskanie niezbędnego kapitału na przeniesienie siedziby z wysłużonego budynku o powierzchni 500 000 stóp kwadratowych do nowoczesnego, prestiżowego obiektu o powierzchni około połowy tej wielkości, przekuwając strategię biznesową i hybrydowego modelu pracy w rzeczywistość nieruchomościową.

W okresie nieprzewidzianych zmian w miejscu pracy oraz utrzymującej się niepewności ekonomicznej, firma zyskała pewność, że jej strategie portfelowe w perspektywie średnio- i długoterminowej są gotowe na przyszłość – niezależnie od tego, co ona przyniesie.

„Skrupulatne podejście do danych pomogło nam poprawić ogólną kondycję finansową,” mówi szef działu CRE firmy finansowej. „Ale zapewniło nam też perspektywę pozwalającą przewidzieć potencjalne zakłócenia w działalności i kształtować przyszłe plany portfelowe.

"To, co ten zespół z JLL zbudował, jest naprawdę przełomowe z punktu widzenia CRE.”

Odwiedź naszą stronę strategii miejsca pracy aby dowiedzieć się, jak dostosować portfel biur do celów biznesowych.