오피스에 대해 임직원들이 원하는 4가지 사항

2년, 5년, 10년 혹은 20년 후의 업무와 워크플레이스는 어떤 모습일까요? 미래의 방향성을 정확히 알 수는 없겠지만, 여러 가지 가능성을 살펴볼 수 있습니다.

우리가 공간을 구매, 임대, 설계, 사용하는 방식은 앞으로도 계속 변화할 것입니다. 우리가 알고 있는 기술, 경제, 생활이 급격하게 발전함에 따라 워크플레이스에 관한 니즈도 변할 것입니다. 그러나 우리가 공간을 사용하는 방식은 그 안에 있는 사람들과 분리될 수 없습니다. 임직원, 그들의 업무방식과 요구에 맞도록 (이를 잘 모르는 경우에도, 아니 오히려 그런 경우일수록) 공간을 조정하려는 노력을 지속하십시오. 직원들이 무엇을 원하는지, 직원들의 요구 사항을 충족하기 위해 워크플레이스가 어떻게 변모해야 하는지에 관한 4가지 이야기를 여러분께 공유합니다.

코로나-19 팬데믹으로 인해 우리는 타인과의 물리적 근접성을 재평가하게 되었습니다. 사무실로의 복귀를 생각할 때, 이에 필요한 보건∙의학적 발전과는 별도로, 눈에 보이지 않는 감염병에 대한 어느 정도의 불안은 지속될 것입니다. 이로 인해 개인적인 공간에 집중하는 경향과 함께, 물리적 근접성과 관련하여 우리가 느끼는 편안함의 정도에 일시적인 변화가 있을 것입니다.

바로 당면한 미래를 보자면, 적어도 향후 몇 개월 간 워크플레이스 내에서 시행될 것으로 예상되는 일종의 상시 사회적 거리두기(의무사항이든 권고사항이든)에 대응하기 위해 워크플레이스 레이아웃과 임직원 밀도에 관한 신중한 고려가 필요할 것입니다.

2020년 1분기 기준으로, 모든 오피스 공간의 최대 70%가 주로 또는 부분적 개방형 설계로 이뤄졌습니다. 지난 10년 간 오피스 내 임직원 밀도 증가가 일반적인 추세였으며 이로 인해 개별 워크스테이션이 압축되는 결과가 발생했습니다. 실제로 최적의 워크플레이스 디자인에 관한 다수의 연구에서 권장하는 사무실 임직원 밀도는 1인당 75~150평방피트였으며, 이는 21세기 초에 실제로 직원에게 배정된 기존의 인당 325평방피트보다 훨씬 적은 수치입니다.

그러나 이제는 근래 유행하던 벤치, 공용 책상 및 호텔식 근무 스테이션(hoteling station)식 배치는 신중히 재검토될 것이며, 임직원 1인 당 공간 배분이 증가하는 방향으로 변화할 가능성이 있다고 예상되며, 이러한 개념을 뒷받침하는 연구가 이미 시작되었습니다. 2019년 하버드 대학교가 진행한 연구에 따르면, 개방형 사무실 구조에서 대면 상호작용은 기존 구조 대비 70% 감소했으며 이를 보완하기 위해 디지털 상호작용이 증가했습니다.

개방형 오피스는 비용 절감에는 기여하지만 개인 정보 보호(와 그에 따른 임직원의 심리적 위안) 면에서는 약점이 있습니다. 개방형 오피스의 대유행(과 퇴조)을 겪은 후 기업은 균형이 최선이라는 사실을 깨닫고 있습니다.

밀집된 개방형 구조의 강점과 약점, 현재 새롭게 등장한 사회적 거리 두기 의무와 더불어, 코로나-19가 향후 얼마 간 임직원들에게 지속적으로 심리적 영향을 미칠 가능성이 높다는 점 등이 결합하여 워크플레이스 밀도가 어느 정도 완화되는 효과를 유발할 수 있습니다.

또한 임차사와 건물주는 공동 공간, 공유 편의시설, 로비, 엘리베이터, 욕실, 카페 등 혼잡할 가능성이 있는 "병목 구역"에 대해 신중하게 재검토해야 합니다. 사용량 예측, 밀도 및 흐름 모니터링 및 관리, 조정 시행 및 지침 전달을 위한 유연성 확보는 오피스 출근 재개 및 가까운 장래의 근무 형태 전환 기간에 매우 중요합니다.

‘근무 중 일을 할 수 없는 이유’를 다룬 월스트리트저널의 기사에서 Sue Shellenbarger는 개방형 오피스 디자인의 또 다른 문제인 시각적 노이즈에 대해 지적합니다. 앉을 수 있는 조용한 장소를 오피스 내에서 발견하더라도, 주변에서 발생하는 가시적 활동은 여전히 업무 집중의 방해 요소가 될 수 있습니다. 연구에 따르면 이는 사생활 보호나 과도한 소음만큼 자주 제기되는 불만은 아닙니다. 그러나 임직원들이 문제를 명확하게 설명하지 않는다는 점이, 해당 문제가 해결되지 않아도 된다는 의미는 아닙니다.

활동 기반 오피스가 있는 경우 화분, 반쪽 벽(half office), 패브릭 패널 및 곡선형 레이아웃으로 시선을 최소화하여 시각적 혼란을 줄이고 직원의 생산성을 향상시키십시오.

당연한 이야기일 수도 있으나, 귀사의 워크플레이스는 임직원을 위한 공간입니다. 따라서 임직원을 위한 공간을 설계하는 가장 좋은 방법을 결정하기 위한 부동산 관련 대화에 HR의 참여가 증가하고 있는 것은 합리적인 현상입니다. 워크플레이스 전략에 관한 최근 세미나에서 JLL의 워크플레이스 전략 전무 이사 Ed Nolan은 단위당 임대비용뿐 아니라 병가, 고용 시간, 임직원 유지율 등의 요소도 오피스 관련 결정에 반영되고 있다고 밝혔습니다.

또한 해당 세미나에서는 워크플레이스 개선(지속가능성, 기술 또는 유연한 공간)이 결국 임직원에 관한 사안임을 강조했습니다.

원격 회의 및 인터넷 회의가 표준 관행이 됨에 따라, 화상 회의 기능 및 인터넷 연결 기술이 오피스의 주요 편의시설 및 요구사항으로 편입될 가능성이 높습니다.

오피스 내 협업은 필수 사항이며, 이제는 워크플레이스 외부와의 연결성 확보가 가지는 중요성을 이해하는 기업이 증가하고 있습니다. 이른바 "프리미엄" 공동작업 트렌드는 여러 가지 이유로 대규모 조직에서 크게 유행한 바 있습니다. 이러한 트렌드는 비즈니스 여행객 등 기존 전문가, 수익성 관련 이유로 오피스를 상대적으로 소규모로 유지하기를 원하는 고성장 기업, 외부 기업가와 임직원 간의 접점을 늘리고자 하는 혁신 기업의 니즈를 충족하기에 적합합니다.

코로나-19 유행은 공중 보건 및 위생에 대한 우려를 일깨웠습니다. 정규 근무일 중 사람들이 드나드는 공동 이용 책상의 경우, 하나의 좌석을 여러 명이 공유하는 경우도 발생할 수 있었을 것입니다. 더 중요한 점은 어떤 오피스 환경에서든 지정된 좌석이 없는 근무 형태가 가지는 매력이 적어도 단기적으로 변화를 겪을 수 있다는 것입니다.

920만 명: 2020년까지 시간제, 임시직, 프리랜서 일자리로 구성된 긱 이코노미(gig economy)의 추정 종사자 수 (미국 비즈니스 소프트웨어 기업 Intuit의 예상 수치). 이는 2016년 380만 명보다 급격하게 늘어난 수치입니다. 주문형 배달 및 서비스 앱 관련 업무에 종사하는 스타트업 업체들이 증가의 주요 원인이었으나, 이러한 추세는 전 산업에 걸쳐 발생하고 있습니다. Z세대가 노동시장에 진입하고 더 많은 임직원이 "포트폴리오 커리어(동시에 여러 개의 비정규 업무에 종사) "을 시작하는 상황에서, 기업은 워크플레이스가 유연성을 선호하는 직원이 원하는 바를 제공할 수 있는 방법은 무엇인지에 대해 자문할 필요가 있습니다.