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11 1月 2024

オフィス移転スケジュールの最適解は？成功のための全体工程とチェックリスト

戦略的なワークプレイス構築の核となる「オフィス移転」。本稿では移転フローを6-12カ月前・1カ月前など期間別に整理し、原状回復やIT環境など詰まりやすい点を時系列で解説。何カ月前には何をすればいいのかの目安が一目で分かるチェックリストを用意した。オフィス移転の成功事例も紹介するので参考にしていただきたい。

著者

JLL日本マーケティング&コミュニケーション事業部コンテンツチーム

オフィス移転スケジュールの全体像とかかる期間

企業がオフィス移転を考えるのは以下のようなタイミングが多いのではないだろうか。

会社や事業の成長に伴い社員数が増えたとき
働き方の変化で出社人数が減ったとき
設備やインフラが老朽化してきたとき
立地やビルの外観・内装がブランディング向上に寄与しなくなったとき
現在のオフィスの契約更新が近づいたとき

しかし、移転したいと考えてもすぐに実現できるわけではなく、移転にはある程度の期間を要する。

会社の規模や移転の内容に応じて必要な期間はそれぞれ異なるが、移転の計画立案を開始した時点から移転完了まで、小規模なオフィス移転であれば約6カ月、大規模なオフィス移転は約1年を目安に考えると良いだろう。

一般的なオフィス移転のリードタイム

オフィス移転の際には、どのような工程があり、どの程度の期間が必要なのだろうか。会社の規模や地域・状況によっても異なるが、基本的な流れと一般的なリードタイムは以下のようになり、並行して進めていく必要がある。それぞれいつ頃に行うべきかも後述するので参考にしてほしい。

1. 移転計画立案：3-4カ月
2. 移転先の選定と契約：2-3カ月
3. 旧オフィス解約の手続き：1-2週間
4. 新オフィスのレイアウト作成：2-3カ月
5. 施工業者の手配：1-2カ月
6. 家具・什器・備品類の発注：1-2カ月
7. 引っ越し業者の選定と予約：1-2カ月
8. 引っ越しの準備：1-2カ月
9. 引っ越しと旧オフィスの原状回復：約1週間
10. 官公庁やインフラ手続き・取引先への連絡：1-3日営業日ですみやかに

移転スケジュールの考え方

オフィス移転は多くのタスクが同時進行するため、緻密な工程管理が求められる。スケジュール策定において特に重要な考え方は以下の通りだ。

移転希望日（ゴール）からの「逆算」で計画する
現オフィスの「解約予告期間」を最優先に確認する
社内調整や不測の事態に備え、期間に「余裕（バッファ）」を持たせる

まずは「いつから新オフィスで稼働したいか」というゴールを明確にし、そこから逆算して各工程のデッドラインを設定するのが鉄則だ。

特に現オフィスの解約予告は一般的に6カ月前とされていることが多く、この通知時期や移転のタイミングがずれると、新旧オフィスの賃料の重複（二重家賃）期間が長引いてしまう。

また、物件選定や内装デザイン、社内稟議は想定以上に時間がかかるケースが多い。最低でも1-2カ月の予備期間を設け、余裕を持ったスケジュールを組むことが円滑な移転を実現するポイントだ。

オフィス移転で押さえるべきポイント

事前にオフィス移転でどの課題を解決したいのかをリスト化し優先順位をつけたものを共有しておくと、選択肢がバッティングした時にスムーズな決定の助けになる

オフィス移転で実現したいことの優先順位を明確にし、全社で共有する

移転先のオフィスについて、社内の部署ごとに希望する立地が異なったり、設備投資にかけるべき費用の想定額が異なったりすることがある。

こういった際に備え、事前にオフィス移転でどの課題を解決したいのかをリスト化し優先順位をつけたものを共有しておくと、選択肢がバッティングした時にスムーズな意思決定の助けになるだろう。

解約予告期間に注意する

賃貸オフィスでは通常、賃貸借契約書に解約予告期間が定められており、解約希望日の6カ月前など、オーナーに対して解約告知を行う義務が発生する。この期限を過ぎて旧オフィスを解約すると退去後の賃料や共益費などの支払いが発生し、新オフィスとの二重負担となってしまう。

せっかく理想の新オフィスを見つけてもコストの面で見送らざるを得ない、あるいは本来よりも多くの費用がかかるといった事態を避けるため、原状回復も含めて旧オフィスの契約内容と移転時期をしっかりと検討する必要がある。

移転先オフィスのレイアウトの自由度を確認する

現オフィスの課題を解決しオフィス環境を改善するために、移転先のレイアウトは最重要ポイントとなるが、同じ床面積でも室内に柱があると実際に使えるスペースが減りレイアウトの自由度が低下してしまう。

無柱のオフィスであるかどうか、また梁や素材等によって希望のレイアウトが制限されないか、事前に確認しておきたい。

繁忙期の価格高騰に注意する

移転にかかる費用は年間を通じて同じではなく、需要の高まる繁忙期には引っ越し業者などを中心に価格が高騰する。また繁忙期で予約が取れず時期がずれ込むことで、人的・時間的なリソースも消費する。

一般的なオフィス移転の繁忙期は以下の時期となる。

1-3月：3月の決算に合わせて経費のピークをこの時期に持ってくる企業が多いため
9-12月：12月の決算に合わせて、またはオフィスの管理会社や不動産会社が年末休業に入る前に移転を済ませる企業が多いため
5月：新入社員の研修終了後、現場に合流する時期に合わせて新オフィスを稼働させる企業が多いため

早い段階で計画を進めておけば、上記を避けて移転時期を設定することも可能だ。

【期間・フェーズ別】オフィス移転のタスク一覧と進め方

ここからは、オフィス移転の具体的なスケジュールと、それぞれの時期にやっておくべきタスクをチェックリストで紹介する。

1つ1つの項目は業態や目的により若干時期が異なるため、自社の状況に合わせてカスタマイズすればより最適なものとなるだろう。

【1年-8カ月前】企画・要件定義

移転の1年前から8カ月前は、プロジェクトの成功を左右する「企画・要件定義」のフェーズだ。この時期に最も重要なのは、単なる物理的な場所の移動ではなく、将来の事業成長や働き方の変革を見据えた戦略を立てることである。

まずはプロジェクトチームを結成し、移転の目的（コスト削減、人員増への対応、ブランディング強化など）を明確化する。並行して現状のオフィス課題を洗い出し、新しいオフィスでどのような働き方を実現したいかというコンセプトを策定しなければならない。

これらの要件を基に概算予算やスケジュールを組み立て、経営層との合意形成（稟議）を図るのがこの期間のゴールだ。ここでの決定事項がその後の物件選定や内装設計の基準となるため、時間をかけて議論を尽くす必要がある。

この時期に行うべき作業のチェックリストを作成したので、抜け漏れがないか確認しつつ進めてほしい。

カテゴリ	チェック項目	備考
体制構築	□ プロジェクトリーダー・メンバーの選定	総務、人事、情報システム、各部署代表など
体制構築	□ 経営層へのヒアリング	経営方針と移転目的のすり合わせ
現状把握	□ 現オフィスの契約内容確認	解約予告時期、預託金返還条件など
現状把握	□ 現状調査（人・モノ・課題）	従業員数、収納量、会議室稼働率、不満点など
要件定義	□ 移転目的・コンセプトの策定	何を実現するための移転かを言語化する
	□ 必要な面積・立地条件の算出	将来の増員計画やリモートワーク率も考慮
	□ 導入したい機能の検討	ABW、フリーアドレス、カフェスペースなど
計画策定	□ 概算予算の算出	移転費用、内装工事費、什器購入費、原状回復費
計画策定	□ 全体スケジュールの作成	解約予告日から逆算した工程表
承認	□ 移転計画の稟議・承認	予算・目的・スケジュールについて経営承認を得る

ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）やフリーアドレスオフィスなど、新しいオフィスのあり方も念頭に幅広く検討することが成功へとつながる。

【8-6カ月前】物件選定・契約

移転計画が承認されたら、具体的な物件探しと契約手続きに移行する。信頼できる仲介業者を選定し、候補物件の内覧と立地や設備・周辺環境などを比較検討していく。

このフェーズで最も重要なのが現オフィスの「解約予告」を提出するタイミングである。多くのオフィス契約では退去の6カ月前に予告が必要だが、新物件が確定する前に解約通知を出すと、移転先が決まらないまま退去日が到来するリスクがある。一方で提出が遅れると、新オフィスの家賃発生日と旧オフィスの契約期間が重なる「二重家賃」が増大し、無駄なコストが発生してしまう。

そのため、新物件の入居審査の進捗を見極めつつ、二重家賃を最小限に抑えられるタイミングで解約通知を出せるよう、仲介業者と綿密に連携しながら進めることが重要だ。

カテゴリ	チェック項目	備考
物件選定	□ 仲介業者の選定・依頼	移転プロジェクトのパートナー選び
	□ 物件情報の収集・候補絞り込み	要件定義に基づきリストアップ
	□ 現地内覧（内見）	設備、日当たり、共用部、周辺環境の確認
	□ テストフィット（簡易レイアウト作成）	候補物件に希望のレイアウトが入るか検証
契約手続き	□ 入居申し込み（買付証明書の提出）	契約内容のリーガルチェックを経て捺印
	□ 入居審査・重要事項説明	決算書等の提出が必要になる場合がある
	□ 賃貸借契約の締結	契約内容のリーガルチェックを経て捺印
	□ 敷金・保証金等の支払い	初期費用の入金
現オフィス	□ 解約予告通知書の提出	※提出タイミングに注意（新物件確保の目処後）
現オフィス	□ 原状回復の指定業者・条件の確認	ビル指定の業者がいるか確認し見積もり依頼

【6-4カ月前】設計・施工・インフラ

新オフィスの物件が決まったら、直ちに空間デザインとインフラ整備に取り掛かる。デザイン会社や内装施工業者を選定し、詳細なレイアウトを確定させるフェーズだ。設計にあたっては、執務エリアだけでなく、リフレッシュできる休憩スペースやオフィス緑化、集中ブースの設置など、従業員の満足度と生産性を高める工夫を凝らしたい。

同時に最優先で進めるべきなのが、ITインフラの手配である。特にインターネット回線の新規敷設や移転工事は、申し込みから開通まで2-3カ月以上を要する場合がある。内装工事の工程にも深く関わるため、レイアウト決定と並行して通信キャリアやベンダーへの手配を完了させておくことが、スムーズな移転の必須条件となる。

カテゴリ	チェック項目	備考
設計・内装	□ デザイン・施工会社の選定（コンペ等）	複数社から提案を受け、パートナーを決定
	□ ゾーニング・レイアウトの確定	執務席、会議室、休憩スペース等の配置決定
	□ 工事区分の確認（B工事・C工事）	ビル指定業者で行う工事（B工事）の範囲確認
	□ 内装工事・設備工事の発注	見積もり精査と契約締結
IT・インフラ	□ ネット・電話回線の新規申込・移転手続き	※リードタイム長（2-3カ月）のため最優先
	□ LAN配線・サーバー移設等の要件定義	フロアレイアウトに合わせて配線計画を立てる
	□ 複合機・プリンターの移転手配	リース会社への連絡、移設可否の確認
什器・備品	□ 新規購入家具・什器の選定	デザインやサイズ、納期を確認しながら選定
什器・備品	□ 廃棄什器・文書のリストアップ	新オフィスに持っていかないものを明確にする
その他	□ 防災計画の確認	消防法に基づく設備要件の確認

【3カ月前-移転完了】引越・原状回復・運用開始

移転まで残り3カ月を切ると、引っ越し作業と並行して、ソフト面の整備が急務となる。まずは引越し業者を決定し、廃棄物の処理方法や荷造り手順を定めたマニュアルを作成して社内説明会を実施しよう。

旧オフィスについては、原状回復工事の調整が本格化する。特にビル指定業者が行う「B工事」は費用が高額になりやすいため、工事区分を厳密に確認し、見積もり内容を精査することがコスト抑制の鍵となる。

また、災害時に備えたBCP対策として、緊急連絡網の更新や重要データのバックアップ体制もこの機に見直したい。各種官公庁への届出や取引先への挨拶状送付、新オフィスの入退室等の運用ルール策定も漏れなく進め、スムーズな業務開始を目指そう。

カテゴリ	チェック項目	備考
引越し準備	□ 引越し業者の選定・契約	見積もり比較後、作業範囲（廃棄・養生等）を確認
	□ 廃棄物処理の手配	産廃マニフェストの発行が必要か確認
	□ 社内説明会の実施	荷造り手順、ラベル貼り、当日の動きを周知
	□ 梱包資材の配布・荷造り開始	個人ロッカーやキャビネットの整理
原状回復	□ 原状回復工事の見積もり精査	※B工事（指定業者）の単価や範囲を適正化
原状回復	□ 原状回復工事の発注	退去日までに工事完了するようスケジュール調整
総務・手続き	□ 住所変更の案内（挨拶状・メール）	取引先へ送付。HP、名刺、封筒の刷り直し等も手配
	□ 郵便物転送届の提出	郵便局へ手続き（転送開始日の指定）
	□ 官公庁への各種届出	法務局、税務署、労基署、年金事務所、ハローワーク等
運用・BCP	□ 新オフィスの運用ルール策定	ゴミ出し、最終退出施錠、入退室カード管理など
	□ BCP対策（データ・連絡網）	サーバーのバックアップ、緊急連絡網の更新
	□ 防災備蓄品の確保・搬入	飲料水、食料、救急セットなどを新オフィスへ配備

オフィス移転で失敗しないためのチェックリスト

経営者やオフィス管理の責任者にとって、オフィスの移転は今後の経営の根幹にもかかわる重要な決断であるため、なんとしても成功させたいと考えるだろう。計画時には以下の点をクリアしているかを検証しながら進めるのが成功の秘訣である。

時間、場所などがフレキシブルに設定でき、多様な働き方に対応できているか
ブランディングも含めたオフィスコンセプトは定まっているか
オフィスタイプは目的に沿ったものとなっているか
オフィス移転後の効果検証は可能か

上記の具体的なチェックポイントをそれぞれリスト化したので、各担当者のチェックや最終確認に活用してほしい。

カテゴリ	チェック項目	備考
1. 多様な働き方	□ ウェブ会議・集中ブースの設置	騒音を遮断し、ウェブ会議や集中作業ができる環境はあるか
	□ コミュニケーションエリアの確保	部署を超えた偶発的な会話（雑談）が生まれる動線か
	□ ICT環境の整備	どこでも働けるWi-Fi環境、電源、モバイルツールは整っているか
	□ 可変性のあるレイアウト	将来の増員や組織変更に柔軟に対応できる家具・配置か
2. コンセプト・ブランディング	□ 経営理念・ビジョンの体現	エントランスや内装デザインに「企業らしさ」が表現されているか
	□ 従業員の意見反映	社内アンケートやヒアリングを実施し、潜在ニーズを汲み取ったか
	□ 採用へのアピール効果	求職者が「ここで働きたい」と感じる魅力的な環境か
3. オフィスタイプとの適合性	□ 立地・アクセスの適合性	従業員の通勤、営業活動、採用活動にとって最適な立地か
	□ 安全性・BCP対策	耐震性能、非常用電源、備蓄スペースなどは十分か
	□ セキュリティレベル	情報漏洩を防ぐ入退室管理やゾーニングができているか
4. 効果検証	□ 定量的なKPIの設定	コスト削減額、スペース効率、残業時間などの目標値はあるか
	□ 定性的な目標の設定	従業員満足度、エンゲージメント、コミュニケーション活性化の指標はあるか
	□ 移転後サーベイの計画	移転数カ月後にアンケートを実施し、課題を改善するサイクルがあるか

移転先候補としてのセットアップオフィス・居抜きオフィスとは？

オフィスの移転にあたっては、コスト削減も非常に重要なポイントといえる。コストとは賃料だけではなく、初期費用や原状回復費用、早期に移転が完了するかどうかといった時間的なコストも含まれる。

その観点でいま注目が集まっているのがセットアップオフィスや居抜きオフィスだ。どちらも、移転時にすでに内装や設備・什器などが設置されており、購入やリースの費用・引っ越しに要する時間と費用が削減できる。

関連記事「【座談会】オフィス戦略のプロが移転コスト最適化を議論」はこちら

オフィス移転の成功事例

オフィス移転には様々な形がある。成功例をいくつか紹介するので参考にしてほしい。

JLL：東京・大阪オフィスの統合移転でFuture of Work（働き方の未来）を具現化

総合不動産サービス大手JLLは、2022年に東京本社と関西支社でそれぞれ移転統合を行った。

新しい時代の働き方をリードするワークプレイス戦略を「Future of Work（働き方の未来：以下、FoW）」として提唱、多彩な不動産コンサルティングサービスを提供するJLLは、新オフィスを「FoWを具現化する場」として位置づけ、以下の「5つの柱」を中心にオフィスを構築している。

1. New Workstyle & Premium Experience
2. Technology & New Discovery
3. Connectivity & Networking
4. Well-being & Creative Recharge
5. Sustainable Thinking

上記に基づき、例えば1. New Workstyle & Premium Experienceを体現するべく、東京本社のデザインには日本の伝統文化や漆喰など和の素材を取り入れ、「おもてなし」の空間である茶室や縁側から着想を得た空間を設けている。

また、4. Well-being & Creative Rechargeでは、従業員のウェルビーイング向上のためウェルネスに関する各種設備を備えた空間（マザールーム、エイドルーム、ヨガ教室など多目的に活用できる部屋など）を設置。

5. Sustainable Thinkingに関しては、東京本社はLEED認証プラチナとWELL認証のプラチナを、関西支社はLEED認証のゴールド及びWELL認証のプラチナを取得するなど、可視化されたデータを活用しながら長期的な視点でワークプレイスを進化させている。

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京都電子計算：京都で多様なニーズを叶えるオフィス戦略を実現

京都新聞グループの老舗IT企業として業務システムやパッケージソフト開発・ネットワークの構築・運用など多彩なITソリューションを提供する京都電子計算は、2022年5月に本社オフィスを移転し、テレワークとオフィスワークを組み合わせたハイブリッドな働き方へと大きく舵を切った。

それまで複数のビルやフロアに分散していたオフィスを、全面フリーアドレス席を採用した計4フロアの本社オフィスへと統合。フロアごとにコンセプトを設定し、例えば5階は「コミュニケーション」をテーマとして事務机を置かず、本格的なカフェを備えたオープンスペースと社内用ミーティングルームで構成される。

旧本社オフィスでの課題であった「労働環境の改善」、「コミュニケーションの低下」、「人材採用の安定化」を解決し、立地面も含めて新たな働き方を実践できる執務環境の整備に成功した。

エイコー：8つのワークスタイルを実践するフリーアドレス型オフィスへ

オフィス環境に関する多種多様なソリューションを提供しているエイコーは、創業50年を迎えた2022年、東京本社オフィスを4フロア432坪からワンフロアへと統合移転し、コミュニケーション活性化に重きを置いたフリーアドレス型オフィスを実現した。

「Fo-me」と命名された新オフィスは、あらゆる壁をなくし、タテ（会社と従業員、上司と部下）・ヨコ（他部門や他拠点）・ナナメ（社員同士）で人と情報が繋がるようにコミュニケーションの活性化や従業員の快適性まで考慮したオフィスデザインに基づいて設計。

立地、駐車場、低層階といった入居要件も満たしながら、理想とする8つのワークスタイルを実践し、同社の社風や事業内容を紹介するためのライブオフィスとしての役割も担っている。

オフィス移転コンサルティングとは？

オフィスの移転は、移転計画から物件選定・交渉・契約、内装・設備の手配と施工、引っ越しとそれに伴う事務手続きまで多岐にわたる内容を包括した一大プロジェクトであり、社内ですべてを展開する場合、相当な人的・時間的リソースが求められる。

そこで、このプロジェクトを一部または一括して外部の専門家に依頼することで、ミスや失敗を防ぎ、時間を短縮し、収益に直結するコア業務に社員を集中させることができる。

この外部の専門家をオフィス移転コンサルと呼ぶ。

オフィス移転コンサルへの依頼を検討する場合、以下のような点をふまえて選ぶと失敗がない。

オフィス移転コンサルの種類：オフィス移転専門でトータルなコンサルティングを行う会社と、それぞれの専門分野に特化したサポートを行う会社がある。自社に経験者がいない、時間や人員が足りないといった場合は前者がおすすめだ。

サポートの範囲：特定業務特化型のオフィス移転コンサルは専門外の業務に対応できないことや、別途料金が必要なこともある。事前に業務範囲を明確にしておこう。

意見を聞いてくれるか：自社の希望やイメージを尊重し、それに合わせてアドバイスや支援を行ってくれるコンサルのほうが柔軟な対応が期待できる。

多角的な視点：選定時にはコスト（賃料削減など）に目が行きがちだが、それだけではなく法令や条例の知識・安全対策などの総合的な知識を持っていることも重要である。

実績：オフィス移転コンサルの持つ実績は移転プロジェクトの規模や目的と近いものかどうかもチェックしておきたい。

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オフィス移転成功は適切なスケジュール設定から

オフィスの移転は、自社の課題がいよいよ対処の限界にきた時や契約更新期日が迫ったタイミングであわてて行うと、希望に合わなかったり、予想外のコストがかかったりする可能性が高い。

少なくとも6カ月-1年以上の余裕を持って、適切なスケジュールを設定し、確実に課題をクリアしていくことが成功のポイントだ。

しかし、限られた人数と時間で通常の業務を進めながら移転プロジェクトを的確に進めていくことはかなりハードルが高いため、オフィス移転に精通した専門家のサポートを受けることで、結局自社で全てを行うよりも大きなメリットを得られることもある。

JLLは、オフィス市場における豊富な知見と各種データを駆使し、これまでに数々のオフィス移転を成功に導いてきた専門コンサルタント会社だ。

オフィス移転について不安がある、なんとしても成功させたいが道筋が分からない……といった場合は、ぜひ気軽に相談してみてほしい。

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