ハイブリッドワーク導入を成功に導く、オフィス空間設計と運用のポイント

ハイブリッドワークとはオフィス勤務と在宅勤務、サテライトオフィス勤務などを組み合わせ、業務内容などに合わせて働く場を選択できる柔軟な働き方を指す。1週間あたりのオフィス出社日数を固定化するなど、企業ごとに制度設計が異なるが、コロナ禍を受けてリモートワークを経験した多くの企業がその有用性を体感すると同時に、リモートワークならではの課題を解消するべく、オフィスとリモートワークを相互補完させる新しい働き方としてハイブリッドワークが注目を集めるようになった。

なお「テレワーク」も、リモートワーク同様オフィスに出社せず自宅で働くスタイルだ。テレワークでは個人で集中して進める業務や資料の分析などインプット業務を行い、オフィスワークではコミュニケーションやアイデア創出、対面の会議など人と人との交流を通じて効果の出る業務を行うといったメリハリのある働き方が期待できる。

ハイブリッドワークとはオフィス勤務と在宅勤務、サテライトオフィス勤務などを組み合わせ、業務内容などに合わせて働く場を選択できる柔軟な働き方を指す

ハイブリッドワークが普及した背景

近年、新しい働き方として「ハイブリッドワーク」を取り入れる企業がますます増えている。象徴的な事例はNTTグループの取り組みだ。2022年よりリモートワークを行う際の手続きを不要とし、オフィス出社は出張扱いで旅費や手当を支給する。飛行機での出社も許容し、居住範囲を制限しないなど、勤務場所が「社員の自宅」となるリモートワークを主軸にオフィス出社を組み合わせた画期的なハイブリッドワーク制度を導入すると発表した。

それ以外にも大幅な勤務形態やオフィスの変革を行い、ハイブリッドワークを取り入れた企業は数多い。全国7カ所のオフィスの床面積を見直し、約7割もの賃料削減を実現したリンクアンドモチベーションもその1つだ。

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社員に支持されるハイブリッド型のワークスタイル

JLLが2022年に日本を含むグローバルな環境で働くオフィスワーカー約4,000人を対象に行った意識調査では、「週に数回は通勤してオフィスで働き、残りは在宅勤務あるいはその他の場所でテレワークする」という “ハイブリッド型のワークスタイル” が最も社員に支持されており、今後の主流になると予想される。

社員が望む出社日数

JLLの働き方に関する意識調査では、社員の好ましいと感じるオフィス出社日数は「週2回」が約30％ともっとも多かった。また経営者や意志決定層の求める出社日数は「週3回」が約26％と、出社のペースに関しては著しくかけ離れた感覚ではないといえる。

社会全体の働き方に対する意識の変化によって雇用側・就労者ともさまざまな部分で変化が生じている。従来とこれからの働き方を比較すると大きく4つの変化が見られるようになった。

1. ミーティング方法

部署内ミーティングや管理職ミーティング、または取引先とのミーティング、さらには採用面接など、日々打ち合わせ時間前に移動し、対面によるミーティングや面接を当たり前としてきた。一方、コロナ禍以降、非接触という新しい生活様式に移行せざるをえず、多くの企業がウェブアプリを利用したオンラインミーティングや面接を本格的に導入した。その結果、不安定なネットワーク回線や相手の感情が読めないなど、様々な課題が浮上し、より効率よくミーティングを行うべく、参加者一人ひとりの意識にも変化が起きた。

2. 勤務形態

それまで毎日勤務先へ出勤しオフィスに在席していた従来の働き方に対して、2020年からは各企業で感染予防のため不要不急のオフィス勤務を制限し、リモートワークを取り入れるようになった。リモートワークの有用性を実感する社員が増えたことで、業種や職種、業務内容、個人的事情に合わせて多様な勤務形態を希望する声が高まった。

3. オフィスの在り方

全社員がオフィスに出社することが基本だった従来の就業体制から、勤務形態の多様性によって外部貸しのシェアオフィスやコワーキングスペースをサテライトオフィスとして活用 する他、在宅勤務を導入する企業が増加した。個人で完結できる業務はリモートワークとし、同僚との協業が必要な業務にあたる場合はオフィスに出社する。また企業にとっては既存オフィスが適切な広さかどうか検討する機会となった。

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4. 通勤時間の考え方

リモートワークによってオフィス出勤の頻度が少なくなったことで、通勤ラッシュによるストレスから解放されるなど、生活時間にゆとりが持て、結果的に仕事に集中できるようになった。

ハイブリッドワークが一定の割合で定着した現在だが、今後も継続すべきか検討している企業もあるだろう。ハイブリッドワークは企業側・社員側の双方にとってどのようなメリットがあるのか、再度見直してみよう。

オフィスの見直しによるコスト削減

リモートワーク導入によってオフィスへの出社人数を調整することができ、オフィススペースの縮小など、賃料コストを削減することができる。賃料コスト削減分はテレワークに必要なネットワーク環境の整備、セキュリティ対策、社員のベースアップ等にも充当することができ、ハイブリッドワークをより安全かつ効率的に機能させることが可能だ。

採用の幅が広がる

ハイブリッドワーク導入により常時出社という規定がなくなり、それに伴い地方都市や海外居住者に対して人材募集・採用を見込むことができる。企業側も求職者側にとっても採用・求職活動を柔軟化でき、双方にとってメリットが大きい。

エンゲージメント向上に期待

自身の業務の内容などを考慮して働く場を選択できるハイブリッドワークは、企業に対して社員の満足度向上、モチベーション維持に寄与し、ひいては離職率の低下も期待できる。

ワークライフバランスの実現

就労者の家庭環境などに合わせて働く場を選択できるため、ワークライフバランスを確保 しやすくなり、さらに働く場を相互補完させることで仕事とプライベートを充実させるワークライフインテグレーション の実現にも寄与する。加えて、子育て・介護と仕事の両立が難しく職を離れた人材の雇用機会の創出にもつながる。

働く場を相互補完させることで仕事とプライベートを充実させる”ワークライフインテグレーション”の実現にも寄与する

柔軟な働き方ができる

例えば、新たな企画やアイデアを出し合うミーティングなどはオフィスに集まる対面型の方が熱量も伝わり、アイデアも出しやすいとされている。一方、リモートワークのほうが集中でき、資料作成などの業務に適している。ハイブリッドワークでは業務内容やスケジュールによって働く場所を柔軟に変える ことが可能になる。

コミュニケーション不足を解消

フルリモートワークの課題として「コミュニケーション不足」 、「孤独感などの心理的負担の増加」が挙げられるが、オフィスワークを適度に組み合わせることで、仕事に行き詰った時でも上司や同僚に気軽に情報共有・相談ができる。

今後も、ハイブリッドワークの導入は企業にとって重要な戦略の1つである可能性が非常に高い。導入を検討する際に知っておきたいポイントは以下の3つだ。

制度設計

ハイブリッドワークを成功させるには、出社とリモートワーク双方の働き方に対応した公平な制度設計が不可欠だ。特に、勤務時間ではなく成果を正当に評価する人事評価制度への見直しが重要となる。

OKR（目標と成果指標）やMBO（目標管理制度）といった成果主義の評価制度と連携し、個々の貢献を明確にすることで、働き方によらない公平な評価が可能になる。

あわせて、多様な勤務形態に対応できる勤怠管理の仕組みや、円滑な情報共有とセキュリティポリシーを定めた明確なルール作りも求められる。

ITツール整備

ハイブリッドワークでは、社員がどこにいても円滑に業務を遂行できる環境が求められるため、適切なツールの導入が欠かせない。ウェブ会議システムやビジネスチャットに加え、勤怠管理や経費精算のシステムもクラウド化することで、場所にとらわれない働き方がよりスムーズに実現できる。

オフィス空間設計

ハイブリッドワークにおけるオフィスは、単なる執務スペースから、コミュニケーションや協業を促進する場へと役割が変化する。フリーアドレスの導入や、ウェブ会議用の個室ブース、目的に応じて使える多様なエリアを設けることが有効だ。社員が出社したくなるような、価値ある体験ができる空間 を設計することが重要になる。

1. セキュリティ

リモートワークにおける情報漏洩の危険性など、各デバイスのセキュリティ対策には万全の体制が必要となる。物理的なセキュリティ対策は不可欠だが、就労者の意識改革にも一層力を入れるべきだろう。研修や規定を設け、資料やノートパソコンの置き忘れなどが発生しないよう、リテラシー向上に努める必要がある。

2. 勤怠管理方法

労働時間の把握が難しいのも課題の１つだ。従前なら1日の規定就労時間をタイムカードやPC上の出退勤管理で把握しているケースが多いが、ハイブリッドワークの出社ルールには、曜日で固定する「固定日制」や社員に委ねる「自由出社」、役割で分ける方法などがあり、詳細を管理するのは難しい。新たな勤怠管理システムを導入するなど、様々な検討が必要になる。

3. 健康状態の把握

対面する機会が減るからこそ、就労者ひとり一人の健康状態を個人単位で確認できる手段を考えるべきだろう。企業によって産業医を起用していたり、休憩時間にオフィス内でマッサージなどを受けられる個室を設けたり、就労者のウェルビーイング や「心のゆとり」を支援するケースは少なくない。ハイブリッドワークではオフィス出社が減る分、目に見えない心の状態を把握しづらくなる。

ハイブリッドワークのさまざまなメリットを生かすには、環境整備や十分なセキュリティ対策、ルール策定といった段取りが欠かせない。

それぞれのポイントは以下のようなものとなる。

1. 現状分析とステークホルダー調整

まずは導入目的を明確にし、社員アンケートなどを通じて現状の働き方や課題を把握する。その上で、どの部署や職種を対象とするかを決定する。経営層から一般の社員まで、関係者間で目的や方針の合意形成を丁寧に行い、全社的な協力体制を築くことが導入を円滑に進めるための第一歩となる。

2. 環境整備

リモートワークに対応できるノートパソコンや会議用マイクなどのデバイス、コミュニケーションツールや勤怠管理システムなどのITツールを整備し、オフィスは固定席からフリーアドレスへの転換を図る。

3. セキュリティ対策

デバイスの持ち運びを前提に、ネットワークの安全性やパスワードポリシー、スクリーンロック、ディスクの暗号化といった基本的なセキュリティ対策を周知徹底し、置き忘れなどのヒューマンエラーに対しても注意を喚起していく。

4. パイロット導入による検証

全社で本格導入する前に、特定の部署やチームで試験的に導入する。この期間を通じて、生産性への影響やコミュニケーションの課題、ツールの使い勝手などを検証する。社員からのフィードバックを収集し、本格導入に向けた運用ルールの改善点を洗い出すことが重要だ。

5. 運用ルール策定

部署やチーム内のメンバーの状況が互いに把握できるようなコミュニケーションツールを共有し、勤務予定や業務進捗の報告、緊急時の対応などについても運用ルールを定めておく。

6. 効果測定指標と改善

導入効果を客観的に評価するため、事前にKPI（重要業績評価指標）を設定する。生産性の変化や社員エンゲージメントといった定性的な指標に加え、オフィス利用率やコスト削減効果などの定量的な指標でもあわせて評価する。

定期的に効果を測定・分析し、浮かび上がった課題をもとに制度や環境の改善を継続的に行っていくことも欠かせない。

全員がオフィスに出社するスタイルとハイブリッドワークでは、最適なオフィスのありかたも大きく異なる。

ハイブリッドワーク導入を成功させるために重要なのは、社員のニーズをオフィス構築に反映させていくことだ。

過去にJLLが実施した調査では「企業の社員がこれからのオフィスに求めるもの」として以下のような回答が多く寄せられた。

• 出勤や在宅勤務などフレキシブルな勤務形態
• サテライトオフィスなどの利用
• フリーアドレスの導入など自由なオフィス
• テレブースやミーティングルームの充実
• お洒落なオフィス環境
• コラボレーションしやすいスペースの充実
• 食堂やカフェテリアなどの設備の充実
• 通勤や買い物がしやすい便利なオフィスロケーション

単に勤務場所を選べるだけではなく、出社先としてのオフィスに対し社員はさまざまなニーズを持っていることが分かる。ヒアリングなどを通じ、自社の社員のニーズをできるだけ事前に把握しておくことも必要だ。

以下に、おもな施策の導入ポイントを解説する。

フリーアドレスの導入

フリーアドレスとは、社員ごとの固定席を設けずに、その日に空いている席を自由に活用できるワークスタイルを指す。

上記の調査でも「フリーアドレスなどの自由なオフィス」は社員の4人に1人（約24％）が希望している。

フリーアドレスの導入により以下のようなメリットが期待できる。

• 社員の生産性向上
• 社員のモチベーション向上
• オフィスのコスト削減
• ペーパーレス化の促進
• アイデアやイノベーションの創出

ABW（Activity Based Working）の導入

ABW（Activity Based Working）は、社内外を問わず自宅やカフェ・コワーキングスペースなど業務に最適な場所や時間を自由に選択できる働き方と定義されている。

ABWが場所や時間を包括した働き方の概念であるのに対し、フリーアドレスはあくまで社内で社員が働くことを前提とし、物理的な座席の使い方を指すのが最大の違いといえる。

コミュニケーション活性化エリアの設置

各自がオフィス出社とリモートワークを選択するハイブリッドワークでは、出社日や時間が合わない相手との対面のコミュニケーションが減少するのが課題の1つとなる。

ウェブツールによる情報共有やオンラインでのコミュニケーション環境を整えることはもちろん必要だが、上記の調査においてもテレブースやミーティングルームの充実（19％）、コラボレーションしやすいスペースの充実（13％）などを希望する社員は多いことが分かっている。

オフィス内にマグネットスペースやカフェスペース、ハドルルームといったスペースを意識的に設置することで、偶発的なコラボレーションやコミュニケーションの活性化が期待できる。

オフィススペースの最適化

ハイブリッドワークの導入にあたっては、オフィスレイアウトも見直すことでより効率的にスペースを利用し、コスト削減や生産性・コミュニケーションの向上が期待できる。

デジタルデータを活用して社員の行動パターンや使用率を可視化・分析し、最適なレイアウトデザインを導き出すことも可能になっている。

オフィスのDX

ハイブリッドワークが円滑に進むためのオフィスのDX（デジタル・トランスフォーメーション） も欠かせない。

オフィスにおけるDXのアプローチは次の3つに大きく分けられる。
 

• オフィス環境のDX…センサーやカメラなどのデジタルデバイスを設置し、より快適なオフィス空間に改善するためのデータを収集・活用する

 

• オフィス業務のDX…ITツールを導入し、備品管理や顧客管理といった定型業務やバックオフィス業務の自動化や効率化を図る

 

• オフィス外のDX…ビデオ会議やグループウェア・AIの導入により、社外との商談やミーティング、請求などの業務をよりスムーズに行えるようにする

 

2020年以降、一時期はやむを得ず在宅勤務を実施したものの、現在は全員が出社するスタイルに戻ったという企業も見られるが、今後ハイブリッドワークが社会に定着する可能性は高く、人材確保の観点からも、可能な限り導入を視野に入れるべきである。

そこで、すでにハイブリッドワークを本格的に導入し成功している企業の事例をいくつか紹介する。

在宅勤務とオフィス勤務の使い分けに成功　A社事例

大手メーカーのA社では、2021年から約1年かけオフィスの拠点統合集約やワークプレイス改革を実施。各種機能が明確になり、完全フリーアドレス席の導入と在宅勤務を併用し、全社員の3-5割の座席数でも座席が確保でき、オフィス機能を発揮しているという。

社員に定期的に実施しているアンケートでは「集中して個人ワークに対応できるようになった」、「通勤時間を業務やプライベートに充てられる」といった声も寄せられている。

オフィスコミュニケーション活性化に成功　B社事例

公共機関を対象としたシステム開発などを手がけるIT企業B社では、2022年、分散していたオフィスを統合するのと同時に、テレワークと固定席の廃止・階層別のフリーアドレス制を導入した。

開発・保守管理するSEが快適かつ集中して仕事ができる大型のモニターつきデスクを常設したフロア、事務机が一切なく本格的なカフェを備えたオープンスペースや社内用ミーティングルームを備えたフロア、来客用のカフェスペースを設置したサロンや応接室・ミーティングルームなど多彩な機能を統合したフロアなど、個性あふれるオフィスが実現した。

ハイブリッドワークの効果を最大化に成功　C社事例

経営コンサルティングC社は2021年、本社機能をオフィス面積1,900坪弱から530坪程へと大幅に縮小移転した。

コロナ禍を機に、テレワークとリアル出社を合わせた働き方を新しく設計し、全国の7つのオフィスも賃借床の返却や縮小移転により総床面積約6割、賃料は約7割削減。社員のベースアップを実行したという。

独自のコンセプトにより、今後はハイブリッドワークのさらに上をゆく「労働生産性の向上」と「社員エンゲージメントの向上」の同時実現を果たし、事業成長を目指している。

ハイブリッドワークに適した空間設計を体現・JLL本社オフィス

不動産総合サービスのJLLは、自社の提唱する「Future of Work（働き方の未来）」 をオフィスにて体現するため、2022年に東京本社・関西支社の新オフィス移転を実施した。

ハイブリッドワークを前提に、オフィスは単なる作業場所ではなく、社員が協業し企業文化を共有する「目的地」と定義。最新のITツールや予約システムの導入でリモートとオフィスの連携をシームレスにする一方、リアルな空間では、データに基づいた利用状況分析によりレイアウトを最適化し、ウェルビーイングを高める快適な環境を実現している。

2023年には、公益財団法人日本デザイン振興会主催の「2023年度グッドデザイン賞」の「オフィス空間・産業空間のインテリア」カテゴリーにおける「グッドデザイン賞」を受賞 。また、人々の健康とウェルビーイングの観点から建築や街区の環境性能を評価する国際認証制度のWELL認証（WELL Building Standard™）のWELL v2 pilotで最高ランクの「プラチナ」認証を取得 した。

JLLの新オフィスツアーに参加する

コロナ禍を機に急速に広まったリモートワークだが、オフィスへ人が戻り始めた2023年以降も、両者を組み合わせた「ハイブリッドワーク」が働き方のオプションとして定着しつつある。個々の事情でフルタイム出社できない人材の活用や、災害時の事業継続など、さまざまな面から今後ますますハイブリッドワークが定着していく可能性は高い。

JLLは、グローバルな知見と豊富なデータに基づき、企業の文化や目指す姿に合わせた最適なオフィス戦略を提案する。ハイブリッドワークへの移行に伴うオフィスの見直しや、社員の生産性を最大化する空間づくりに課題がある場合は、ぜひJLLに相談してほしい。

ハイブリッドワークに適したオフィス戦略をJLLに相談する