Ocupación y planificación de espacios
Comprende el uso de los espacios y las necesidades del entorno de trabajo a través de un análisis basado en datos.
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Preguntas frecuentes sobre la planificación de ocupación
La planificación de ocupación es el proceso estratégico que ayuda a las organizaciones a responder una pregunta fundamental: ¿Cuánto espacio de oficina realmente necesitamos? Para responderla, analizamos datos sobre el número de empleados, cómo y cuándo usan las oficinas, proyecciones de crecimiento y los nuevos modelos de trabajo híbrido.
En el contexto del trabajo híbrido, esta disciplina se ha vuelto crítica. Ya no se trata de hacer una auditoría de espacios cada cierto tiempo, sino de gestionar continuamente el portafolio inmobiliario para adaptarse a las necesidades cambiantes de la fuerza laboral.
Los números revelan una realidad preocupante: según el Reporte Global de Occupancy Planning de JLL — que analiza datos de 99 organizaciones gestionando más de 692 millones de metros cuadrados — la utilización promedio de oficinas alcanzó solo el 54% en 2025. Aunque esto representa una mejora frente al 41% de 2023, sigue estando muy por debajo del objetivo del 79% que la mayoría de las empresas buscan alcanzar. Esta brecha de 25 puntos significa que las organizaciones están gastando millones de dólares en espacios que simplemente no se están usando.
La planificación de ocupación aborda este problema a través de un proceso de cuatro etapas:
Primero, analizamos la demanda proyectando cuántas personas necesitarán espacio. Luego, evaluamos la oferta actual mapeando todos los espacios disponibles en el portafolio para identificar dónde hay excedentes o déficits. Después, modelamos diferentes escenarios para entender el impacto financiero y operativo de distintas decisiones — desde cambiar políticas de trabajo híbrido hasta consolidar ubicaciones. Finalmente, traducimos todo este análisis en acciones concretas: planes de mudanza, consolidaciones, expansiones, rediseños de espacios y renegociación de contratos.
El resultado es simple: las organizaciones pueden reducir significativamente sus costos inmobiliarios mientras optimizan el uso del espacio según sus necesidades reales.
De acuerdo con nuestro reporte global de ocupación, las tres prioridades principales para el 2026 son:
- Optimización de portafolio: Ya no se trata solo de reducir espacios, sino de usarlos mejor. Las empresas están decidiendo qué ubicaciones conservar, consolidar o cerrar basándose en datos reales de uso.
- Mejorar la calidad de datos: El 93% de las organizaciones califican sus datos de ocupación como regulares o malos y reportan una necesidad de mejorarlos.
- Aumentar el número de empleados por escritorio: Las organizaciones buscan pasar de 1.1 a 1.5 personas por asiento, lo que requiere sistemas de reserva eficientes y rediseño de espacios.
Otras prioridades clave:
- Sostenibilidad: El 74% integra metas ESG en su estrategia inmobiliaria, vinculando estrategias de ocupación de espacios con reducción de emisiones.
- Reducción de metros cuadrados por persona: El promedio está bajando de 15.3 a 12.3 metros cuadrados por empleado, invirtiendo en espacios compartidos de mayor calidad en lugar de áreas individuales.
- La planificación de ocupación es una disciplina estratégica de gestión de portafolios inmobiliarios basada en datos.
El cambio de escritorios asignados a asientos flexibles responde a cinco fuerzas convergentes.
La economía del trabajo híbrido ha expuesto una ineficiencia crítica: cuando la ocupación varía entre 34.5% los viernes y 58.6% los martes, los escritorios asignados desperdician capacidad costosa. Los asientos flexibles recuperan ese espacio no utilizado.
Las expectativas de los empleados también han cambiado. Ahora valoran más el acceso a diferentes tipos de espacios según sus necesidades — salas de concentración, zonas de colaboración, áreas sociales — que tener un escritorio propio.
La presión de costos impulsa la acción: el 55% de las organizaciones están reduciendo su huella inmobiliaria. Los asientos flexibles permiten mayor densidad o menor portafolio sin perder capacidad.
Los mandatos de sostenibilidad agregan urgencia. Menos espacio ocupado significa menor consumo energético. El 74% de las organizaciones integran objetivos ESG en sus decisiones inmobiliarias.
Finalmente, la tecnología lo hace viable. Plataformas de reserva, sensores de ocupación y aplicaciones móviles como OSIS de JLL han eliminado las fricciones operativas de los entornos compartidos.
La mayoría de las organizaciones pagan por casi el doble del espacio de oficina que su fuerza laboral realmente usa. Con una utilización global promedio del 54% frente a un objetivo del 79%, la exposición financiera es significativa: un portafolio de 546,500 metros cuadrados pies cuadrados a $650 por metro cuadrado representa $7.5 millones anuales en costos excesivos por espacios que permanecen vacíos la mayor parte del tiempo.
Los datos que medimos en nuestra área de trabajo revelan qué espacios realmente usan los empleados, permitiendo diseñar ambientes que mejoran reclutamiento y retención de talento. Esta información también guía las decisiones financieras más importantes: qué contratos renovar, dónde consolidar operaciones y cuándo expandir.
El impacto en sostenibilidad es directo: menos espacio ocupado significa menor consumo energético y reducción de emisiones Scope 1/2. Durante fusiones o adquisiciones, estos datos proporcionan la base analítica para integrar portafolios rápidamente y decidir qué ubicaciones conservar.
Las organizaciones líderes reducen costos de ocupación entre 15-30% mientras mejoran la experiencia del empleado. La clave: invertir menos en metros cuadrados totales y más en la calidad del espacio que conservan.
Los datos de JLL muestran el patrón. Las empresas reducen su espacio por persona de 15.3 a 12.3 metros cuadrados, pero reinvierten los ahorros en acabados superiores, mejor tecnología y mayor variedad de espacios.
Los datos de ocupación transforman cómo operamos edificios: de horarios fijos a servicios basados en demanda real, reduciendo costos en 15-30%.
La limpieza tradicional opera en rotación fija sin importar el uso. Con datos de ocupación, priorizamos pisos de alta utilización y reducimos frecuencia en subutilizados, generando ahorros superiores a $2 millones anuales en servicios financieros.
El HVAC ajusta temperatura según presencia real, ahorrando 20-25% de energía. La iluminación con sensores reduce consumo en 15-30%. El mantenimiento se programa según uso real, no calendarios arbitrarios.
La Plataforma de Edificios Inteligentes de JLL integra sensores con sistemas de gestión para automatizar estas optimizaciones.
JLL diferencia su práctica de planificación de ocupación con tres ventajas que ningún competidor iguala:
- Primero, tenemos la mejor plataforma de talento global y local de la industria. En Latam tenemos mas de 20 años de experiencia.
- Segundo, adoptamos un enfoque tecnológico agnóstico. Nos asociamos con múltiples proveedores de sensores y análisis para recomendar la solución adecuada para cada cliente.
- Tercero, ofrecemos asesoría verdaderamente integrada. Nuestra división Work Dynamics conecta la ocupación con estrategia de espacios, sostenibilidad, arrendamiento y facilities bajo una sola relación. Los insights no quedan aislados: fluyen directamente hacia negociaciones de contratos, reportes de sostenibilidad y optimización operativa.
JLL utiliza datos de ocupación como fundamento analítico para las decisiones financieras más importantes: qué ubicaciones mantener, consolidar o cerrar; cuándo renegociar contratos; y dónde expandirse basándose en demanda real.
- Optimización del portafolio: Identificamos qué edificios y pisos están consistentemente subutilizados. Los datos cuantifican el caso financiero para consolidación, evaluando costos de mudanza, penalizaciones por terminación de contratos y ahorros continuos.
- Renegociación de contratos: Los datos proporcionan poder de negociación demostrando objetivamente a los propietarios que las necesidades de espacio han cambiado, respaldando solicitudes de ajuste, renovación en mejores condiciones o reubicación estratégica.
- Estrategia de ubicación: Los patrones revelan qué ubicaciones realmente atraen a los empleados, guiando decisiones sobre modelos hub-and-spoke y expansión geográfica basada en comportamiento real.
Las iniciativas de planificación de ocupación corporativa típicamente generan una reducción del 10-30% en los requisitos totales de espacio con periodos de retorno de 6-12 meses, convirtiéndola en una de las inversiones de mayor ROI disponibles para organizaciones inmobiliarias corporativas.
El retorno incluye tres categorías: ahorros directos de costos por reducción de renta y gastos operativos (una reducción del 15% en un portafolio de 46,450 m² genera $3.75-$6 millones anuales a costos promedio de $50-80 por pie cuadrado); eficiencia operativa mediante servicios de facilities basados en demanda y valor estratégico que mejora negociaciones de contratos, respalda integraciones inmobiliarias en fusiones y adquisiciones, y produce resultados medibles de sostenibilidad.
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