Outsourcing de bienes raíces y asociaciones dinámicas

El sector inmobiliario está experimentando uno de los mayores cambios que jamás haya visto. El papel y el valor del lugar de trabajo han cambiado drásticamente en los últimos cuatro años y aún están cambiando; hay un mayor enfoque en el lugar de trabajo y cómo se entrega, cómo se usa, qué tan eficiente es y su impacto más amplio en las estrategias organizacionales.

La gestión cotidiana y las estrategias a largo plazo de los bienes raíces son cada vez más complejas, con una mayor consideración de temas como la sostenibilidad, el impacto social, el bienestar y la experiencia, así como aprovechar los datos y la tecnología.

Si bien el trabajo híbrido se ha convertido en la norma, el papel de la oficina sigue siendo crucial.

La incertidumbre económica ha creado dos fuerzas opuestas para muchas organizaciones y líderes inmobiliarios: necesitan transformar sus estrategias inmobiliarias para alinearse con los nuevos requisitos y expectativas, al tiempo que continúan impulsando la eficiencia organizacional.

En este informe analizamos cómo la evolución de las estrategias en el lugar de trabajo está cambiando la forma en que las organizaciones se asocian con asesores externos. Exponemos los principales impulsores, las ventajas y el futuro de los modelos de asociación.

Lugares de trabajo transformados

Lugares de trabajo transformados

Cómo las alianzas estratégicas agregan valor

Cómo las alianzas estratégicas agregan valor

El papel de la tecnología

El papel de la tecnología

El futuro es dinámico

El futuro es dinámico

Reinventando el lugar de trabajo

En un mundo donde el talento tiene una gran demanda y es capaz de trabajar desde cualquier lugar, un lugar de trabajo centrado en el empleado es una necesidad. El éxito de un lugar de trabajo de este tipo requiere un enfoque de bienes raíces centrado en las personas. El impacto del lugar de trabajo en la salud física y mental y la productividad es profundo, por lo que los empleadores buscan el espacio más moderno, mejor ubicado y más saludable.

Cuando los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar, las empresas han estado reinventando el propósito de su espacio de oficina. Las empresas ven cada vez más que su espacio de oficina facilita el trabajo colaborativo, además de ser un lugar para fortalecer la cultura y crear un sentido de pertenencia. Más de 9 de cada 10 organizaciones alientan a los empleados a trabajar desde la oficina para impulsar la colaboración cara a cara, mientras que casi dos tercios esperan ganancias de productividad con más tiempo en la oficina. Mientras tanto, el 58% cree que el trabajo de oficina cultivará la cultura de la empresa y el 45% cree que impulsará la innovación.

Sostenibilidad

La sostenibilidad ha aumentado drásticamente como prioridad corporativa en los últimos tres años, y también es una expectativa de la fuerza laboral. El Inventario Neto Cero encontró que 929 de la lista Forbes 2000 de las compañías más grandes del mundo tenían un objetivo neto cero en 2023, frente a solo 417 en 2020. La mayoría de las empresas se encuentran en una etapa temprana de su camino hacia el cero neto, lo que significa que deben familiarizarse con el monitoreo y la medición del uso de energía de sus lugares de trabajo. La siguiente etapa es implementar el hardware y el software para rastrear y minimizar el uso de energía.

Tecnología

La tecnología está en el corazón de las estrategias híbridas en el lugar de trabajo. La Encuesta Global de Tecnología Inmobiliaria de JLL de 2023 descubrió que el 91% de los ocupantes están dispuestos a pagar una más por espacios tecnológicos y el 85% tiene previsto aumentar sus presupuestos tecnológicos a pesar del difícil entorno operativo. Las tecnologías centrales para bienes raíces corporativos incluyen aquellas que permiten la colaboración en la oficina y el trabajo remoto, así como soluciones para el bienestar y la gestión de datos. Las tecnologías también pueden ayudar a rastrear e informar el uso de edificios, las emisiones de energía y los requisitos de mantenimiento.

Inteligencia Artificial

La Inteligencia artificial (IA) puede habilitar edificios inteligentes, que utilizan sensores y datos para administrar la luz, el calor, los horarios de limpieza y el uso del espacio. Comprender el rendimiento y la eficiencia a través de los datos relacionados con los edificios y las personas dará a las organizaciones una mayor agilidad y capacidad de respuesta, lo que en última instancia ayudará a reducir los costos. Lea más sobre el impacto de la IA en la industria inmobiliaria.

Tres cuartas partes de los responsables de la toma de decisiones inmobiliarias corporativas esperan depender más de socios externos

Durante la última década, ha habido un cambio en las estrategias inmobiliarias a medida que las empresas buscan maximizar la eficiencia al comprometerse con un socio estratégico y subcontratar partes de sus operaciones a expertos. Tradicionalmente, la subcontratación se centraba en la gestión de instalaciones basada en tareas. Hoy en día, los líderes de CRE utilizan la subcontratación para ayudarlos a enfrentar el desafío del trabajo híbrido y transformar sus bienes raíces para alinearlos con las necesidades de sus organizaciones y personas, al tiempo que adoptan los avances en tecnología y sostenibilidad.

La subcontratación se puede utilizar para respaldar la gestión diaria de las instalaciones o un cambio más amplio de la cartera y la estrategia. Se puede utilizar a escala pequeña o local, o a gran escala y global. Los impulsores de la subcontratación son variados y dependen de cada organización individual. Pueden variar desde una necesidad directa de ahorrar tiempo o dinero hasta el uso de asociaciones de expertos para respaldar un cambio transformador y gestionar riesgos cada vez más complejos.

Evolución de las asociaciones para satisfacer las nuevas demandas

Las empresas se asocian con empresas externas y subcontratan sus funciones inmobiliarias corporativas en tres amplias categorías:

Estos están naturalmente interrelacionados: garantizar una fuerza laboral saludable significa proporcionar edificios saludables, por ejemplo. Además, existen temas generales que afectan a todas las categorías, como los criterios ESG, la macroeconomía y los objetivos de transformación.

Para la mayoría de las organizaciones, la subcontratación es un viaje que tradicionalmente ha comenzado con la subcontratación táctica de algunos servicios a múltiples proveedores. Ese enfoque ahora se está reformulando hacia una alianza estratégica con un socio de subcontratación, integrada globalmente y colaborativa con la alta dirección interna.

Sin embargo, las múltiples y crecientes preocupaciones de los ejecutivos inmobiliarios corporativos, superpuestas con prácticas de trabajo híbridas e incertidumbre macroeconómica, exigen un modelo de subcontratación más estratégico y habilitado por la tecnología que se base en inteligencia y datos en tiempo real, y que pueda adaptarse a las demandas en constante cambio.

La prestación estática de servicios no coincide necesariamente con el trabajo híbrido. La ocupación de las oficinas puede variar ampliamente a lo largo de una semana o un mes, lo que a veces genera espacios vacíos, exceso de capacidad de administración de las instalaciones y gastos operativos innecesarios.

¿Qué tan dinámico es su lugar de trabajo?

Estático

Caracterizado por una estrategia rígida que tarda en adaptarse a las nuevas demandas del lugar de trabajo; utiliza procesos manuales, con poca o ninguna generación de informes y tecnología.

Reactivo

Las empresas comienzan a transformar el lugar de trabajo, pero están limitadas por la recopilación manual de datos y la presentación de informes ad hoc.

Receptivo

Tratar los datos como un activo valioso y avanzar hacia mejoras y conocimientos inmobiliarios corporativos automatizados. Todavía depende de procesos manuales y produce conocimientos retrospectivos, no predictivos.

Predictivo

Las estrategias de datos y tecnología están potenciando los procesos automatizados. Diseñar lugares de trabajo y cultura en torno a cómo trabajan y colaboran las personas, utilizando tecnología, datos y conocimientos de análisis automatizados.

Dinámico

Las empresas tienen una visión holística de la experiencia de los empleados. La recopilación, el almacenamiento y el análisis de datos están automatizados, lo que permite a los modelos de aprendizaje automático tomar decisiones de diseño y gestión del lugar de trabajo en tiempo real o de forma predictiva.

Los lugares de trabajo dinámicos necesitan asociaciones dinámicas

Las asociaciones inmobiliarias corporativas se han basado tradicionalmente en KPI prescriptivos o métricas operativas que se centraban en cómo ofrecer servicios que coincidieran con lo que desean las empresas. Sin embargo, los lugares de trabajo dinámicos y un entorno empresarial dinámico exigen algo más.

Una parte clave de las asociaciones dinámicas es avanzar hacia contratos basados en resultados que especifiquen qué se debe lograr, como aumentar la satisfacción de los empleados, en lugar de detallar cómo, como limpiar los baños cuatro veces al día. Estos contratos permiten a los proveedores de servicios satisfacer las necesidades dinámicas de los empleados que trabajan en diferentes espacios y en diferentes momentos.

Ha habido un movimiento hacia la consideración de la provisión de espacio de trabajo como un servicio, maximizando la eficiencia con la agrupación o desagregación de servicios y comodidades inmobiliarias según sea necesario. Este dinamismo también debería formar parte de las asociaciones de subcontratación para garantizar la máxima flexibilidad y eficiencia.

Una asociación dinámica con un proveedor de servicios es un enfoque flexible y basado en la tecnología para comprender a las personas y los edificios con el fin de dar forma a las estrategias y ofrecer lo que la empresa cliente necesita. Este modelo deposita confianza en el proveedor de servicios para aprovechar su experiencia, mejores prácticas y sistemas para lograr los resultados de primera línea deseados por el cliente.

Asociaciones dinámicas en acción

Externalización impulsada por la transformación

¿Qué se subcontrató?

Este cliente quería formar una asociación con derechos adquiridos a largo plazo para transformar la forma en que se prestaban los servicios de Gestión de instalaciones y fortalecer la capacidad de entrega en toda su cartera inmobiliaria global.

El proyecto implicó la integración global de operaciones previamente regionalizadas, a través de servicios de cartera, gestión de capital y experiencia y operaciones en el lugar de trabajo, creando un enfoque de un solo equipo y un conjunto estándar de capacidades de informes, libros de jugadas y gobernanza.

Resultados destacados

• Completó una transición global en menos de 3 meses.
• Capturó más de 1200 arrendamientos y documentos auxiliares en el año 1, creando y manteniendo una base de datos confiable para informar la planificación de bienes raíces.
• Se ocupó de la gestión financiera de casi 100 arrendamientos con una nómina anual de alquileres de 126 millones de dólares, mejorando la gobernanza y la precisión en torno a la validación de la facturación y los pagos.
• En el primer año , nos ocupamos de 170 contratos de arrendamiento críticos, incluidos vencimientos y opciones, lo que permitió al cliente reducir su espacio de oficinas en casi 500.000 metros cuadrados, con un ahorro de más de 12 millones de dólares al año, y el resto de la cartera en más de un millón de metros cuadrados, con unos ingresos de capital de 160 millones de dólares.
• El análisis de los datos de planificación de ocupación ha llevado a que el viernes se cierre el 20% de una ubicación del campus, lo que permite ahorrar costos y contribuir potencialmente a los objetivos netos cero.
• La gestión de sensores y sistemas de reserva ha permitido un enfoque basado en datos para optimizar la utilización del espacio y facilitar el funcionamiento de la oficina.

Subcontratación impulsada por la sostenibilidad

¿Qué se subcontrató?

Un cliente global quería reducir significativamente el consumo de energía, agua y residuos. En 2010, la compañía adoptó un objetivo orientado al público para reducir el uso de energía en un 20% desde una línea de base de 2010 para 2020. JLL diseñó un programa de Operaciones Sostenibles que se alineó con los objetivos del cliente y complementó al equipo interno con apoyo adicional de los expertos en sostenibilidad de JLL y herramientas digitales patentadas.

Resultados destacados

• La plataforma tecnológica de JLL se implementa en los sitios de los clientes para proporcionar mantenimiento basado en datos para los sistemas HVAC que se dirige automáticamente al equipo de administración de instalaciones de JLL en el sitio
• reducción del 22% en el consumo de energía en toda la cartera, superando el objetivo en un 10%
• reducción del 75% en el consumo de agua
• reducción del 36% en residuos
• Reducir los residuos no reciclables del 97% al 0,05%.%

Externalización impulsada por la tecnología – un ejemplo de una solución tecnológica de JLL: Corrigo

El impacto económico de Corrigo

238%

ROI y período de recuperación de menos de 6 meses

75%

Reducción en gastos de mantenimiento para activos en garantía

80

Horas ahorradas en la incorporación de cada nueva instalación

Corrigo es un Sistema Computarizado de Gestión de Mantenimiento (CMMS) y una plataforma de gestión de instalaciones ofrecida por JLL Technologies. Está diseñado para capacitar a los gerentes de instalaciones en la gestión de alto volumen de órdenes de trabajo, activos y proveedores a gran escala. Corrigo proporciona una gama de características y beneficios para optimizar las operaciones de mantenimiento y mejorar la eficiencia. Una revisión de Corrigo destaca los siguientes beneficios:

• Reduce el gasto de FM en un 10%, incluidos los ahorros de costos, tiempo y personal.
• Ahorra USD 3.3 millones en tres años
• Ofrece un ROI del 238% en solo tres años y un período de recuperación de la inversión de menos de 6 meses.
• Acelera la finalización del flujo de trabajo de los empleados en un 75%
• Elimina el costo de agregar personal adicional mientras se da soporte a más ubicaciones

En el nivel más básico, el trabajo híbrido es imposible sin tecnología. Además, la tecnología puede hacerlo más productivo y eficiente, utilizando soluciones de colaboración en la oficina y trabajo remoto. Combinando software con dispositivos de Internet de las Cosas (IoT), las plataformas de edificios inteligentes monitorean varios sistemas de edificios, analizan los datos y generan información sobre patrones y tendencias de uso que pueden usarse para optimizar el entorno y las operaciones del edificio. Los edificios inteligentes habilitados para IA pueden encender y apagar el HVAC en respuesta a la ocupación en tiempo real y también pueden dirigir la limpieza y el mantenimiento. La creación de" gemelos digitales " de edificios permite soluciones rápidas de IA a problemas del mundo real.

Los datos son el combustible para la toma de decisiones inmobiliarias corporativas, pero requieren una plataforma para administrarlos: convertir los datos en información.

Los beneficios son claros: las plataformas y aplicaciones de monitoreo de energía pueden reducir los costos de energía en un 20%, y el uso de la tecnología para crear el equilibrio ideal de distribución, densidad y servicios de la oficina puede reducir los costos en un 40%.

La tecnología y los datos agilizan la toma de decisiones y aumentan la eficiencia, especialmente desde la perspectiva de la gestión de instalaciones y la sostenibilidad. Vincular los datos de aprovisionamiento en tiempo real con el uso significa que los equipos de FM pueden priorizar los servicios, las comodidades y los tipos de espacio para satisfacer las necesidades comerciales específicas. Los datos en tiempo real pueden mostrar dónde se está utilizando el espacio de manera efectiva y dónde se necesitan cambios, lo que también es más eficiente desde una perspectiva de sostenibilidad.

Sin embargo, la tecnología es costosa y, a menudo, especializada, lo que significa que una asociación con un proveedor de servicios confiable puede ayudar a emplear estrategias y soluciones personalizadas según sea necesario, particularmente cuando existe una brecha de conocimiento en las organizaciones o cuando los cambios son a gran escala.

La última encuesta de JLL encontró que las prioridades actuales para los bienes raíces corporativos son reducir los costos operativos, redimensionar la cartera, la sostenibilidad y la experiencia de los empleados. ¿Cómo podría la externalización dinámica ayudarles a alcanzar estos objetivos?

Gestión de Instalaciones

Prestación dinámica de servicios para maximizar el uso eficiente de los edificios, bajo demanda y en tiempo real. La prestación de servicios en función de las necesidades, y no de los horarios, generará eficiencias.

Carteras de tamaño correcto

La planificación dinámica de la ocupación proporcionará inteligencia sobre la utilización del lugar de trabajo. Esto podría ayudar a las organizaciones a optimizar el espacio dentro de sus carteras para una mayor eficiencia.

Sostenibilidad

Las asociaciones dinámicas con métricas basadas en resultados, como la reducción de la intensidad energética de la cartera, brindan a los proveedores de servicios la flexibilidad necesaria para cumplir con los objetivos de sostenibilidad.

Experiencia del empleado

La prestación dinámica de servicios se adapta a una fuerza laboral móvil e impulsada por las expectativas con demandas en constante cambio. Los socios pueden utilizar una variedad de iniciativas localizadas y de toda la empresa para mejorar la experiencia de los empleados y aumentar la productividad.

En los últimos cinco años se han producido cambios masivos en la forma en que trabajamos, de estar principalmente en la oficina a estar en el hogar y luego a ser híbridos, y eso ha evolucionado al modelo de trabajo híbrido liderado por la oficina de hoy.

El lugar de trabajo aún está evolucionando y, con esto, también lo está la tecnología. En este contexto, las asociaciones dinámicas ofrecen una estrategia para crear valor en el lugar de trabajo al tiempo que controlan los costos ante el cambio constante. Las organizaciones líderes están reconociendo el potencial de las asociaciones dinámicas para ofrecer lo que necesitan, cuando lo necesitan. Los datos sobre el uso y el rendimiento de los edificios y las personas formarán una parte cada vez más importante de las decisiones estratégicas para las empresas y sus bienes raíces.

Crear asociaciones dinámicas para el trabajo híbrido es un viaje y las grandes asociaciones no ocurren por accidente. Las empresas que emprendan este viaje deben colaborar con las partes interesadas para identificar prioridades y aclarar sus objetivos. Deben explorar las opciones disponibles para lograr sus objetivos. El objetivo final de una asociación estratégica es una relación colaborativa, en lugar de transaccional, que ofrezca mejores servicios junto con una mayor eficiencia y esté alineada con los objetivos de la organización.