Dekodierung des Return-to-Office Puzzles in der Schweiz

Vor der Covid-19-Pandemie bestand die vorherrschende Norm in den meisten Branchen darin, ausschliesslich vom physischen Büro des Unternehmens aus zu arbeiten. Die Pandemie hat die Einführung und Akzeptanz von Homeoffice beschleunigt und verbreitet. Mittlerweile evaluieren viele Institutionen quer durch alle Branchen die Balance zwischen Büro und Homeoffice neu. JLL hat deshalb eine Umfrage mit Schweizer Unternehmen / Institutionen durchgeführt, um Erkenntnisse zu gewinnen, wie diese mit neuen Arbeitsplatzkonzepten umgehen und ob dies einen Einfluss auf die zukünftige Nachfrage nach Büroflächen haben kann.

Weltweit findet eine Rückkehr ins Büro statt, allerdings gibt es grosse Diskrepanzen bezüglich Intensität und Art der Umsetzung. Während amerikanische Unternehmen teilweise drastische Massnahmen ergreifen, um ihre Mitarbeiter zurück ins Büro zu beordern und ihnen bei Nichteinhaltung mit Entlassung drohen, sind die meisten Schweizer Unternehmen deutlich zurückhaltender. Die Büroauslastung fällt in der Schweiz höher aus wie im internationalen Vergleich.

Typischerweise möchten Unternehmen in der Schweiz, dass ihre Mitarbeitenden an drei Tagen pro Woche im Büro anwesend sind. Dabei können die Büro- respektive Homeofficetage flexibel gewählt werden. Die Büroanwesenheit wird bei den meisten Firmen nicht Teil der individuellen Jahresziele sein.

Die befragten Schweizer Unternehmen blicken zuversichtlich in die Zukunft und viele planen in den nächsten zwei Jahren zu wachsen. Der Anstieg der Mitarbeiterzahl führt jedoch nicht zwangsläufig zu einem Bedarf an zusätzlichen Büroflächen. Während 64% der Unternehmen mit mehr Mitarbeitern rechnen, erwarten nur 16% einen höheren Bedarf an Büroflächen. D.h. das Wachstum wird wahrscheinlich über eine effizientere Nutzung der bisherigen Flächen mittels Desksharing stattfinden.

Nur 9% verbieten Homeoffice an bestimmten Tagen (z.B. am Freitag) und 26% bitten ihre Mitarbeiter, an den jeweils gleichen Wochentagen ins Büro zu kommen. Dies bedeutet, dass bei 74% der Firmen die Anwesenheitstage flexibel gewählt werden können. Ebenso antworteten 67%, dass ihre Mitarbeiter frei sind in der Wahl ihrer Homeoffice-Tage. Diese Flexibilität limitiert das Potenzial von Flächenreduktionen. Nur 17% der Umfrageteilnehmer nannten dann auch "Einsparung von Büroflächen/ Kosten" als Grund für die Gestattung von Homeoffice. Obwohl es ein gewisses Potenzial für Kosteneinsparungen mittels Flächenreduktionen gibt, ist dieses schwierig auszuschöpfen ohne Einschränkungen bei der Flexibilität und strengere Richtlinien. Die gegenwärtige Umsetzung des hybriden Modells erschwert es Unternehmen, die Büronutzung und den Flächenbedarf zu optimieren. In der Schweiz setzen Unternehmen auf sanftere Ansätze und weniger drastische Massnahmen als in anderen Ländern, um die Präsenz zu erhöhen.

Ein paar weitere ausgewählte Resultate aus der Umfrage:
 

• Vor Ausbruch der Pandemie haben zwei Drittel der befragten Unternehmen jedem Mitarbeiter einen eigenen Arbeitsplatz angeboten haben. In Zukunft erwägen noch 27% dies zu tun.
• Die wichtigsten Gründe, um Mitarbeitende regelmässiger im Büro arbeiten zu lassen, sind die (bessere) persönliche Zusammenarbeit. Es mag überraschen, dass Schweizer Unternehmen potenziellen Produktivitätsgewinnen oder der Möglichkeit, Büroflächen und -kosten zu reduzieren, wenig Bedeutung zuschreiben.
• 73% der befragten Unternehmen werden (mindestens) zwei Homeoffice-Tage akzeptieren. 
• Während kleinere Unternehmen dazu neigen, an ihre Büroflächen festzuhalten, zeigen Unternehmen mit einer Bürofläche von >3.000 m² agiler und äussern eine höhere Veränderungsbereitschaft.

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