Bezetting en ruimteplanning

Occupancy Planning is het datagedreven en strategisch optimaliseren van de werkomgeving. Het brengt ruimtegebruik, bezetting, behoeften en organisatiedoelstellingen in kaart, en vertaalt deze inzichten naar de benodigde omvang en indeling van de werkomgeving — waar relevant ook de (her)indeling van teams. Zo worden leegstand en ruimtetekort voorkomen, kosten bespaard, de samenwerking verbeterd en de medewerkerstevredenheid verhoogd.

Zonder inzicht in ruimtegebruik betaalt een organisatie al snel voor meer ruimte dan nodig — of komt juist ruimte tekort. Occupancy Planning geeft grip op bezetting en benutting, maakt slimme keuzes mogelijk over uitbreiding of inkrimping en ondersteunt een hybride werkomgeving.

Klanten beschikken vaak al over data uit sensoren, badge- of toegangssystemen en wifi-connecties, aangevuld met de prognose van de personeelsomvang. JLL analyseert de data en vertaalt deze naar bruikbare inzichten. Ontbreekt de bezettingsdata, dan verzorgen we een bezettingsgraad-meting. Aanvullend kunnen we ook interviews en workshops uitvoeren met medewerkers en management, om werkpatronen en de behoefte aan o.a. focus- en samenwerkruimtes te doorgronden.

Occupancy Planning kan een losstaande service zijn, maar is in veel gevallen onderdeel van het ontwikkelen van een werkplekstrategie. De inzichten over ruimtegebruik, bezetting en werkpatronen leveren dan de onderbouwing voor beslissingen over ruimte-indeling, het aantal werkplekken, en het aantal en de grootte van andere werkplektypes zoals focus- en samenwerkruimtes.

Ja, waar gewenst adviseren we over de plaatsing van afdelingszones — zowel bij een herindeling van het huidige kantoor als bij het inrichten van een toekomstig kantoor — zodat elke afdeling een plek krijgt die aansluit op haar specifieke behoeften, en in de nabijheid van afdelingen waarmee veel wordt samengewerkt.

Door inzicht in daadwerkelijk ruimtegebruik kunnen organisaties overtollige ruimte afstoten, verhuren of anders inrichten. Desgewenst identificeert JLL op basis van bezettingsdata concrete besparingsmogelijkheden en berekent het financiële effect van verschillende scenario's, van gedeeltelijke onderverhuur tot uitbreidingsscenario's.

Een JLL-traject start met een gezamenlijke kick-off, waarin we de scope, stakeholders en planning met de klant vaststellen. Vervolgens verzamelen en analyseren we de informatie, en werken we toe naar concrete aanbevelingen voor een onderbouwde business case. Gedurende het traject stemmen we continu af met de klant, zodat de aanbevelingen goed aansluiten op de praktijk en direct uitvoerbaar zijn.

Een traject levert een gedetailleerd inzicht in huidig ruimtegebruik en concrete aanbevelingen voor optimalisatie, desgewenst aangevuld met een onderbouwde business case voor eventuele aanpassingen. Organisaties krijgen inzicht in de effectiviteit van hun vastgoeduitgaven, kunnen beter sturen op hybride werken en maken weloverwogen beslissingen over hun toekomstige kantoorstrategie.