フリーアドレスとは？トレンドと基本概念
ハイブリッドワークが定着した現在、固定席を中心とした従来型オフィスから柔軟性の高いフリーアドレスへ移行する企業が増えている。コスト削減だけでなく、社員の多様なワークスタイルを支援し、創造性を引き出す環境として、フリーアドレスは単なるトレンドを超えた、オフィスの新基準になりつつある。本章では、フリーアドレスの基本概念と最新動向について解説する。
フリーアドレスの定義と従来型オフィスとの違い
フリーアドレスとは、個人に固定席を割り当てず、社員がその日の業務内容や気分に応じて自由に席を選べるオフィスレイアウト方式とされる。従来型の固定席方式のオフィスでは、個々の社員が自分専用のデスクを持ち、パーソナルな作業環境を構築できる半面、席の稼働率が低下するなどのスペース効率に大きな課題があった。
フリーアドレスは、この非効率を解消するだけでなく、社員間の活発なコミュニケーションや協働を促進する効果も期待できる。デスクを共有することで、日常的に異なる部署やチームメンバーと接点が生まれ、組織間の分断を防ぎ、イノベーション創出の機会を増やせるのである。
また、フリーアドレスは単なる座席形態の変更にとどまらず、社員のワークスタイル全体に影響を与える。業務に応じて最適な場所を選ぶという選択肢が増えることで、社員の主体性や自律性が育まれ、結果的に満足度や生産性の向上につながるケースも少なくない。
ABW・アクティビティベースドワーキングとの関係性
フリーアドレスとしばしば混同されるのが、ABW（Activity Based Working：アクティビティベースドワーキング）である。両者には共通点もあるが、本質的な違いを理解することが重要だ。
多様な働き方を推奨する企業が増えている現在において、フリーアドレスは単なるスペース効率化の手段から、ハイブリッドワークを支える中核的な位置づけへと進化している。コロナ以降では以下のようなトレンドが見られる。
ハイブリッドワーク定着に伴い、オフィスに出社する目的が「集中作業」から「協働と関係構築」へとシフトしている。これに応じて、フリーアドレスオフィスでも、従来の個人作業中心の画一的なデスク配置から、多様な協働空間と少数の集中ワークスペースを組み合わせたレイアウトへの転換が進んでいる。チームでのブレインストーミングやプロジェクトベースの協働を促進する空間が重視され、偶発的な出会いやアイデア交換を促すデザイン要素も取り入れられている。
テクノロジーの進化も、フリーアドレスの可能性を広げている。予約システム連動型レイアウトは、混雑緩和と効率的な空間利用を実現する。スマートフォンで事前に席や会議室を予約し、オフィスに到着したらすぐに業務に取りかかれるシステムが普及し、混雑状況のリアルタイム可視化と組み合わせることで、「席がない」という従来のフリーアドレスが有する課題の解消も視野に入る（参照１）。
参照１：JLLレポート（英語版）Global Occupancy Planning Benchmarking Report 2024, JLLレポート（英語版）Global Occupancy Planning Benchmark Report 2025
さらに、デジタルとフィジカルの融合も進化している。オフィスの物理的空間とデジタルツールが緊密に連携し、シームレスな業務環境を提供するアプローチが増えている。具体的な例として、フリーアドレスデスクに着席すると自動的にその場所に最適化された設定が適用される環境や、リモートワーカーと出社メンバーが違和感なく協働できるハイブリッド対応会議スペースなど、デジタルとフィジカルを融合させた空間設計などが想定される（参照２）。
参照２：（英語版）JLL｜Bricks-and-mortar’s new must have: digital experiences
近年のオフィスレイアウトやオフィスデザインには、多様な働き方の実現や、オフィスならではのコミュニケーションやイノベーションの創出といった機能が強く求められる
フリーアドレス導入時によくある課題と解決策
既にフリーアドレスを導入している、あるいは検討中の企業にとって、具体的なアクションプランは非常に重要である。ここでは、すぐに実行できる実践的なチェックリストやワークショップ手法、低コストの改善アイデア、効果測定の方法などを紹介する。これらのツールを活用することで、自社のフリーアドレス環境を段階的に改善することができる。
現状オフィス診断：10の質問でわかる改善ポイント
フリーアドレス環境の改善を検討する際、まずは現状を客観的に把握することが重要である。参考までに、以下の10の質問から自社のフリーアドレス環境の課題と改善ポイントが明確になる可能性がある。各項目を5段階（1：全く当てはまらない-5：非常に当てはまる）で評価し、スコアの低い項目から優先的に改善に取り組むとよいだろう。
1. スペース利用率: オフィス全体の座席や会議室が効率的に利用されているか。特定のエリアに利用が集中したり、逆に常に空いているエリアはないか。
2. 座席選択の容易さ: 社員が自分の業務に適した座席を簡単に見つけることができているか。「席探し」にストレスを感じている社員はいないか。
3. 音環境: 集中作業とコミュニケーションが適切か。騒音によるストレスや逆に過度な静寂さによる緊張感はないか。
4. チーム内の連携: 部署やチーム内のコミュニケーションが活性化されているか。フリーアドレス導入前と比較して、情報共有や協働の質は向上しているか。
5. 部門間交流: 異なる部署やチーム間の交流が促進されているか。部門を超えた新たな協働やプロジェクトは生まれているか。
6. 個人収納の利便性: 個人の所有物や業務資料を効率的に保管・取り出せているか。ロッカーの位置や数、使いやすさに不満はないか。
7. テクノロジーの活用度: 予約システムやツールなどのテクノロジーが効果的に活用されているか。使いにくさやトラブルはないか。
8. プライバシーの確保: 機密性の高い業務や1on1面談などに適した空間が十分に確保されているか。視線や音に対するプライバシーは確保できているか。
9. ハイブリッド対応: リモートワーカーと出社している社員がスムーズに連携できる環境が整っているか。テレビ会議設備の質や使いやすさに問題はないか。
10. 全体的な満足度: 社員はフリーアドレス環境に満足しているか。働きやすさや生産性、創造性の面でポジティブな変化を感じているか。
上記では、部署や役職によって評価が大きく異なる項目がないかを確認することが重要だ。特定のグループだけが不満を抱えている場合、その原因を深堀りして対策を講じる必要がある。
低コストですぐに実施できる改善アイデア集
大規模な改装や高額な設備投資を行わなくても、比較的低コストで実施できるフリーアドレス環境の改善策は多数ある。すぐに取り組めるアイデアをいくつか紹介しよう。
家具の再配置は、最も手軽かつ効果的な改善策の一つである。例えば、利用率の低いエリアの一部の机を撤去し、そのスペースにソファやスタンディングテーブルを配置することで、インフォーマルな打ち合わせスペースを創出できる。また、背の高い書棚やキャビネットで視覚的なプライバシーを確保したり、異なる機能スペースを区切る緩やかな境界を作ることもできる。
サイン計画の見直しも効果的である。各ゾーンの用途や利用ルールを明示する視覚的なサインや、フロアマップ、空席情報などを適切に配置することで、空間の使いやすさが大きく向上する。デジタルサイネージが難しい場合でも、アナログな方法でも効果的なサインシステムを構築できる。例えば、色分けされたゾーン表示や、ピクトグラムを活用した直感的な利用ガイドなどは、比較的低コストで実現可能だ。
小規模なゾーニング変更も、大掛かりな工事なしに実現できる。カーペットの一部を異なる色や素材に変更する、植栽や可動式パーティションを活用して空間を区切る、特定のエリアの照明の明るさや色温度を調整するなど、視覚的・感覚的な境界を作ることで、異なる機能ゾーンを明確化できる。特に音環境の改善には、吸音パネルや卓上パーティションの追加、背の高い植栽の戦略的配置などが効果的なのである。
また、既存の家具や設備に小さな工夫を加えることも有効だ。例えば、デスクトップオーガナイザーや収納ボックスの導入、充電ステーションの増設、デスクごとの集中サインの設置など、比較的低コストの追加でユーザー体験を大きく向上させることができる。ホワイトボードシートや磁石式の掲示板など、簡易的なツールを各所に配置することも、チームワークの促進に効果的だ。
これらの低コスト改善策は、大規模な投資を行う前の「クイックウィン」として、あるいは段階的な改善プロセスの一部として活用できる。重要なのは、改善の効果を測定し、社員からのフィードバックを集めながら、継続的にオフィス環境をアップデートしていく姿勢である。
フリーアドレスオフィスの最適なレイアウトや社員満足度の高いオフィス環境作りのためには、小規模な改善を重ねて方向性を見極めることも有効だ
効果測定のための4つのKPI設定方法
フリーアドレス環境の改善を効果的に進めるために、適切なKPI（重要業績評価指標）を設定し、定期的に測定・評価する方法もある。例えば、以下の4つの視点からKPIを設定するなど、自社に見合った評価を行うことをおすすめしたい。
スペース利用効率に関するKPIは、フリーアドレスの経済的なメリットを測定。具体的な指標としては、「座席の平均利用率（時間帯別・曜日別）」、「会議室や協働スペースの予約率・実使用率」、「一人あたりの占有面積」などが挙げられる。これらの指標を定期的に測定し、トレンドを分析することで、スペースの過不足や利用パターンの変化を把握できるのだ。測定方法としては、センサーによる自動計測が理想的であるが、コストがかかる場合は定時観察調査や自己申告式の利用記録などでも代用できる。
社員満足度に関するKPIは「フリーアドレス環境全体の満足度」、「適切な作業場所の見つけやすさ」、「プライバシーの確保」、「収納の使いやすさ」など、様々な側面から社員の体験を評価する。四半期ごとなど定期的なアンケート調査の他、フォーカスグループインタビューやデジタルフィードバックツールを活用して、量的・質的双方のデータを収集することが効果的である。特に重要なのは、部署や役職、勤務形態（頻繁に出社する社員とリモートワーク中心の社員など）によって満足度に差がないかを分析する。
協働頻度に関するKPIは、フリーアドレスの重要な目的である「コミュニケーション促進」の効果を測定する。「部門を超えた会議やプロジェクトの数」、「インフォーマルな打ち合わせの頻度」、「社内ネットワークの広がり（知り合いの増加）」などを指標とする。これらの測定には、会議室予約システムのデータ分析や定期的なネットワーク調査、ツールの利用統計などが活用できる。また、「セレンディピティ（偶発的な出会いや発見）」に関する事例収集も、定性的な評価として有効だ。
業務生産性に関するKPIは、最終的にフリーアドレス環境が業務の質と効率にどう影響しているかを測定する。「プロジェクト完了時間」、「イノベーションの創出数（新アイデアや提案の数）」、「意思決定のスピード」などが指標となる。これらは定量化が難しい側面もあるが、社員の自己評価と客観的な業績データを組み合わせて分析することで、フリーアドレス環境の経営的なインパクトを評価できる。
これら4つのKPIはあくまで参考例だが、いずれにしてもKPIをバランスよく設定し、定期的に測定・分析することで、フリーアドレス環境の効果を多角的に評価し、継続的な改善に役立てることができる。単発の測定ではなく、時系列での変化を追跡することで、改善施策の効果を検証し、さらなる最適化につなげるべきだろう。
JLLが支援する最適なワークプレイス戦略
本記事では、フリーアドレスレイアウトの基本概念から具体的な設計原則、業種別の実例、課題解決策までを包括的に解説した。フリーアドレスは単なるデスクの自由化やコスト削減の手段ではなく、企業文化や業務特性に合わせた戦略的な設計が重要である。社員行動分析に基づくワークフロー設計、多様な作業モードに対応する空間比率のバランス、収納戦略、テクノロジー活用、そして社員エンゲージメントを高める環境づくりという5つの原則を軸に、効果的なレイアウト設計を実現できる。
JLLでは、豊富な実績と専門知識を活かし、オフィス戦略の検討から具体的な設計・移行サポート・効果測定まで一貫したコンサルティングで貴社のワークプレイス変革を支援する。フリーアドレスの導入や改善を検討の際は、ぜひJLLまでご相談いただきたい。