グループアドレスとは？フリーアドレスとの違い・設計指標から運用ルールまで実践的に解説

グループアドレスとは、部署やプロジェクトチームごとに指定されたエリア内で従業員が自由に席を選んで働くオフィス形態である。

グループアドレスを導入する背景にはハイブリッドワークの定着が挙げられる。コロナ禍を経てリモートワークと出社を組み合わせた働き方が一般化し、出社回帰が本格化しているものの、オフィス出社率はコロナ以前より低下した企業が少なくない。全員分の固定席を維持するのは非効率であり、スペースの有効活用が課題となっているためだ。

一方で、全席フリーアドレスにした場合「チーム内のコミュニケーションが希薄になる」「マネジメントが困難になる」などの不安の声も根強い。グループアドレスは、こうした懸念に対する現実的な解として、固定席とフリーアドレスの中間に位置づけられるオフィス形態だ。従来の固定席制にそのまま戻すのではなく、スペース効率とチームワークを両立する座席配置としてグループアドレスを選択する企業も見られる。

グループアドレスと似た言葉に「フリーアドレス」があり、基本的な導入メリットは共通点が非常に多い。一方、両者の最大の違いは座席選択の範囲だ。フリーアドレスではオフィス全体で自由に席を選べるのに対し、グループアドレスは部署やチームごとに指定されたエリア内で席を選ぶ形式となる。フリーアドレスに「指定エリアを設ける」という運用が「グループアドレス」ともいえるだろう。

加えて、一定期間ごとに各チームが利用する座席エリアを入れ替え、部署・チームの垣根を超えたコミュニケーション活性化を図るケースもみられる。
また、グループアドレスには、部署の特性に応じて「エリアを固定して席だけ自由に選ぶタイプ」と「部署単位でエリアごと移動できるタイプ」があり、オフィスの状況にあわせた選択が可能だ。

以下に主な比較軸を整理する。

移動が部署内に限定されることにより、チーム内のコミュニケーションを維持しながらも、席の固定化による弊害を防げるのがグループアドレスの強みだといえる。

フリーアドレスでは課題となりがちな「プロジェクトの進捗管理」、「情報共有の遅れ」、「新入社員の育成」などの問題も座席エリアを限定することで解決できる。既存のオフィススタイルに近い形態であるため、従業員も受け入れやすい。

グループアドレスは固定席制と完全フリーアドレスの利点を持ち合わせたオフィス形態として現実的な選択肢といえる

グループアドレスは通常のオフィス形態と比較して数多くのメリットがあり、前述した通りフリーアドレスの導入メリットと共通点が多い。おもなメリットは以下の7つだ。

オフィススペースの効率化とコスト削減

グループアドレスの導入により、固定席に比べて大幅なスペース効率の向上が実現できる。部署や職種ごとの出社率に差がある場合でも、部署単位で座席数を最適化できるのがグループアドレスの利点だ。

スペースの最適化は、オフィス賃料・光熱費の削減に直結する。加えて、必要なオフィス家具の数も減らせるため、什器の導入・更新コストも抑えられる。特に外出や出張が多い営業部門やリモートワーク比率の高い部署では、削減効果が顕著に表れるだろう。移転や縮小を行わない場合でも、余剰スペースを会議室や集中ブース・リフレッシュスペースなどに有効活用できる。

ペーパーレス化やDXの促進

デスクまわりに個人の書類を保管できなくなるため、必然的にペーパーレス化が推進される。個人用ロッカーの設置スペースにも限りがあるため、必要な書類のみ印刷するようになり、資料保管スペースの効率化、情報セキュリティの強化にもつながる。

 

チームコミュニケーションとマネジメントの両立

グループアドレスの最大の強みは、スペース効率化を実現しながら、チーム内のコミュニケーションとマネジメント機能を維持できる点にある。

完全なフリーアドレスでは、チームメンバーがオフィス内に分散してしまい、「プロジェクトの進捗確認がしにくい」「新入社員が先輩に質問しづらい」「急な打ち合わせに時間がかかる」といった課題が生じやすい。グループアドレスでは同じ部署・チームのメンバーが同一エリアに集まるため、こうした問題が起きにくい。

管理職にとっても、メンバーの勤怠状況や業務の進捗を目視で把握しやすく、業務量の偏りに気づいてタスクを適切に再配分するといったマネジメントが行いやすい。新入社員の育成においても、先輩社員の近くで業務を行えるため、日常的な指導やOJTが自然に機能する。

さらに、毎日隣に座る相手が変わることで、チーム内のメンバーと偏りなくコミュニケーションを取る機会が生まれ、部署内の相互理解と一体感の醸成にもつながる。

 

導入のハードルが低く柔軟な運用が可能

グループアドレスは、固定席から移行する際のハードルが低いことも大きなメリットだ。従来の固定席制に近い形態であるため、環境変化に対する従業員の心理的抵抗が少なく、受け入れられやすい。

導入は部署単位で段階的に進められるため、まずは特定の部署でパイロット運用を行い、効果を検証してから他部署へ展開するというスモールスタートが可能である。全社一斉に運用を変更する必要がないため、リスクを抑えながら導入を進められる。

運用面では、部署ごとに異なるルールを適用できる柔軟性がある。たとえば、外出の多い営業部門はフリーアドレスに近い運用、オフィス作業が中心の管理部門は固定席に近い運用というように、業務特性に応じた使い分けが可能だ。キャスター付きデスクや連結可能な什器を採用すれば、組織変更やプロジェクトの立ち上げに応じたレイアウト変更もスムーズに行える。

グループアドレスの導入効果を専門家に相談する

グループアドレスにはメリットが多い一方で、導入・運用にあたっていくつかの課題も存在する。ここでは代表的な注意点と具体的な対策を解説する。

部署間コミュニケーションが希薄になりやすい

グループアドレスはチーム内のコミュニケーション維持に優れる反面、執務エリアが部署ごとに区切られるため、部署を超えた交流の機会が減少する可能性がある。特に、エリアが完全に固定されている場合、隣接する部署以外とのコミュニケーションが生まれにくくなる。

対策としては、一定期間ごと（たとえば月単位や四半期単位）に各チームの利用エリアをシャッフルし、異なる部署が隣り合う機会を意図的に作るといった施策が挙げられる。また、フロア内にカフェスペースや共用のコラボレーションエリアを設けることで、部署を超えた偶発的な交流を促進できる。

現場の理解・協力が得られにくい

グループアドレスの導入は従業員の日常的な働き方を変えるため、「自分の席がなくなる」「荷物の管理が面倒になる」といった不安や抵抗が生じやすい。導入の目的やメリットが十分に伝わらないまま移行すると、消極的な利用にとどまったり、形骸化するリスクがある。

これに対しては、導入前に説明会を実施し「なぜグループアドレスを導入するのか」「従業員にとってどのようなメリットがあるのか」を丁寧に説明し、理解を得る必要がある。パイロット部署での試験運用を通じて成功事例を社内に共有し、他部署への展開時の理解を得やすくしたり、各部署にキーパーソン（推進担当者）を配置し、現場の声を吸い上げて運用改善に反映する体制づくりも有効だ。

グループアドレスの効果を最大化するためには、導入前の設計段階が極めて重要だ。座席数の設定、レイアウト、ツール活用の3つの観点から、押さえるべきポイントを解説する。

座席数の設定比率とエリアゾーニング

グループアドレスの設計で最初に取り組むべきは、部署ごとの適正な座席数の算出である。座席数は「在席率」を基準に設定する。在席率とは、対象部署の従業員のうち、実際にオフィスに出社している人数の割合だ。

まず、時間帯別・曜日別の在席率を1-2週間程度モニタリングし、実態を把握する。その上で「対象人数 × 座席設定率 = 必要座席数」の計算式で必要な席数を算出する。座席設定率は部署の業務特性や出社率によって異なるため、画一的に適用するのではなく部署ごとに最適化することが重要だ。

エリアゾーニングにおいては、部署間の業務上の連携頻度や動線を考慮して配置を決定する。頻繁に協業する部署は隣接エリアに配置し、移動のロスを最小限にする。また、エリア内には個人作業用のデスクだけでなく、ちょっとした打ち合わせに使えるスタンディングテーブルやミーティングスペースを併設すると、業務効率がさらに高まる。

 

部署特性に応じたレイアウト設計

 

グループアドレスのレイアウトは、部署の業務特性に応じて柔軟にカスタマイズすることが望ましい。以下に部署特性ごとの設計例を示す。

営業部門（外出が多い）：座席設定率を低めに設定し、フリーアドレスに近い運用を行う。充電環境やモバイルワーク用のコンセントを充実させ、短時間の帰社でも効率的に業務を行える環境を整備する。

企画・クリエイティブ部門：グループでのディスカッションが多いため、対面型のアイランドレイアウトを採用し、ホワイトボードやモニターを近くに配置する。集中作業用の個人ブースも併設するとよい。

管理部門（経理・総務など）：在席率が高く、紙の書類を扱う場面も多いため、固定席に近い運用とし、座席設定率は高めに設定する。施錠可能なキャビネットを近くに配置し、セキュリティにも配慮する。

いずれの場合も、キャスター付きデスクや連結可能な什器を採用することで、組織変更やプロジェクト編成の変化にも柔軟に対応できるレイアウトを実現できる。

 

座席管理ツール・不動産テックの活用

 

グループアドレスの運用を効率化し、定着させるためには、座席管理ツールの導入が有効だ。座席管理ツールは、座席の予約・チェックイン・在席状況の可視化といった機能を備えており、「誰がどこにいるかわからない」というグループアドレスの課題を解決する。

主な機能には以下のようなものがある。

• スマートフォンやPCからの座席予約
• QRコードやICカードによるチェックイン
• フロアマップ上でのリアルタイム在席表示
• 座席利用率のデータ分析

 

特にデータ分析機能は、エリアごとの稼働率を客観的に把握し、レイアウト改善や座席数の最適化に活かせるため、導入後のPDCAを回すうえで重要な役割を果たす。

こうした座席管理ツールは、広義の不動産テックの一領域でもある。IoTセンサーによる空間利用データの自動取得や、AIを活用した最適座席のレコメンドなど、テクノロジーの進化によりグループアドレスの運用はさらに高度化している。

グループアドレスの導入手順は大きく分けて4つのステップで進める。

【STEP1】導入準備・検討

グループアドレス導入の第一段階では、まず自社の業務形態や企業文化との親和性を慎重に評価する必要がある。導入すべきと判断できれば、経営戦略やMVV（ミッション・ビジョン・バリュー）との整合性を確認しながら、具体的な導入目的を明確化する。また従業員へのアンケートにより現場のニーズや懸念事項を把握し、スムーズに導入できるよう準備を整えていこう。

【STEP2】計画立案

導入対象となる部署を業務特性や効果予測に基づいて選定し、必要な座席数を出社率や業務形態から算出する。それらを踏まえて具体的な予算配分とスケジュールを設定し、各部門から適切な人材を選出してプロジェクトチームを組成する。チーム内で役割分担を明確にしておくと進行がスムーズだ。

【STEP3】環境整備

効率的な業務遂行を可能にするオフィスレイアウトを設計し、必要な什器や設備を選定する。同時に、ペーパーレス化に向けたITインフラの整備を進め、クラウドツールや文書管理システムを導入する。また、個人の所有物を収納するためのロッカーや共有物品の保管スペースを確保しスムーズな運用環境を整えることも必要だ。

【STEP4】運用準備・開始

具体的な利用ルールを策定し、マニュアルを作成して説明会を実施することで全従業員への周知を図る。導入は段階的に進める。まずパイロット部署での試験運用を行い、その結果を検証する。効果測定と課題抽出を定期的に行い、PDCAサイクルを回しながら継続的な改善を進めていこう。

運用ルールの策定と継続的な改善が成否を分ける。ここでは、導入前に決めるべきルール、よくある失敗パターン、定着に向けたPDCAの回し方を解説する。

導入前に策定すべき運用ルール

グループアドレスの効果を最大限に引き出すためには、導入前の運用ルール策定が不可欠である。ルールが曖昧なまま運用を開始すると、席の固定化や荷物の放置、共有スペースの占有といった問題が発生し、制度が形骸化するリスクが高い。

最低限策定すべき運用ルールの例は以下のとおりだ。

座席利用のルール：退勤時にはデスクに私物を残さない（クリーンデスクの徹底）。3時間以上離席する場合は席を空ける。席を予約制にするか、当日自由選択にするかを部署ごとに決定する。

荷物管理のルール：個人の荷物は専用ロッカーに保管する。共有書類は部門用キャビネットで管理し、デスク上に放置しない。

コミュニケーションのルール：電話やWeb会議は専用ブースで行い、執務エリアでは周囲への配慮を優先する。郵便物の受け取り方法やチーム内の連絡手段（チャットツールの活用など）を事前に取り決める。

これらのルールは、導入前にマニュアルとして文書化し、説明会を通じて全従業員に周知する。ルールの内容は部署の業務特性に応じてカスタマイズ可能とし、現場に一定の裁量を持たせることで、実情に合った運用が実現しやすくなる。

よくある失敗パターン3つと回避策

グループアドレスの導入で陥りやすい3つの失敗パターンを紹介する。事前に把握しておき、効果的な対策を講じていきたい。

• 目的が不明確なまま導入する
• 全社一律で導入してしまう
• 導入後に放置してしまう

「他社がやっているから」「流行だから」という理由だけで導入すると、従業員の理解が得られず形骸化しやすい。導入の目的（スペース効率化、コミュニケーション活性化、コスト削減など）を明確にし、具体的なKPIを設定したうえで進めることが重要だ。 部署によって業務特性や出社率は大きく異なる。全部署を同じルール・同じ座席設定率で運用しようとすると、「席が足りない」「業務に支障が出る」といった問題が発生する。部署ごとの実態調査に基づいて座席数やルールをカスタマイズし、段階的に導入することが成功のポイントだ。

そして、導入して終わりではなく、運用状況を定期的にモニタリングし、課題があれば改善していく姿勢が欠かせない。座席の利用率データやアンケート結果に基づいてルールやレイアウトを見直し、PDCAを回し続けることで、グループアドレスの効果は最大化される。

定着に向けたPDCAの回し方

グループアドレスを「一時的な施策」で終わらせず、組織に定着させるためには、導入後のPDCAサイクルが重要だ。

Plan（計画）：導入目的に基づくKPI（座席稼働率、従業員満足度、コミュニケーション頻度など）を設定する。

Do（実行）：策定したルールに基づいて運用を開始する。パイロット部署での試験運用から始め、段階的に拡大する。

Check（評価）：座席管理ツールの利用率データや、従業員へのアンケート・ヒアリングを通じて、運用状況を定期的に評価する。座席の固定化が進んでいないか、利用率に偏りがないか、従業員の不満や改善要望はないかを確認する。

Act（改善）：評価結果を踏まえ、運用ルールの修正、レイアウトの変更、座席数の調整などを実施する。改善内容は従業員に共有し、「声が反映される」という実感を持ってもらうことで、制度への信頼と定着が促進される。

このPDCAサイクルを四半期ごとなど定期的に回すことが望ましい。また、PDCAの推進役として、総務やファシリティマネジメント部門内に専任の担当者やプロジェクトチームを設置することで、継続的な改善活動が組織的に機能しやすくなる。

グループアドレスの導入について専門家に相談する

グループアドレス導入の目的を各自が理解して進めることで効果を最大化できる

グループアドレスの導入は、全フロアのフリーアドレス化と比較すると導入しやすく、オフィススペースの効率化を図りつつ部署内コミュニケーションの活性化も期待できる有効な手段である。一方で、自社の業務特性や組織文化に合った設計と運用を実現するためには、在席率の調査、エリアゾーニングの計画、運用ルールの策定など、専門的な知見に基づいた設計が求められる。

JLLは、グローバル80カ国以上で展開する総合不動産サービス企業として、ワークプレイス戦略の策定からオフィスの設計・運用定着まで、一貫した支援体制を提供している。グループアドレスの導入を含むオフィスの座席戦略の見直し、移転・リニューアルに伴うレイアウト設計、不動産テックを活用した運用最適化など、企業のオフィス課題に幅広く対応する。

自社に最適なオフィス形態の選定にお悩みの企業は、ぜひJLLへお気軽にご相談いただきたい。

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