L'innovation rencontre l'histoire : transformer le Big Tech

Au cœur de New York, une grande entreprise technologique mondiale a visé à transformer un quartier historique en leur nouveau siège social des ventes. Ils ont imaginé un espace qui célèbre l'innovation tout en honorant le patrimoine architectural, qui accueille à la fois les visiteurs et les employés et qui engage la communauté à travers des événements et des espaces de vente au détail. Ce projet emblématique harmoniserait parfaitement l'histoire riche du bâtiment avec la vision avant-gardiste de l'entreprise. 

L'empreinte du bâtiment offrait le potentiel parfait pour créer un environnement de travail sur mesure et écologique reflétant l'énergie unique de Manhattan.

Pour revitaliser cet espace emblématique, les leaders de l'immobilier  de l'entreprise devaient équilibrer plusieurs priorités concurrentes: 

• Concevoir des expériences cohérentes et accueillantes pour divers groupes d'utilisateurs (employés, visiteurs, clients)
• Intégrer plusieurs entrées et destinations à travers l'immense empreinte qui honorent l'histoire du bâtiment, le caractère de New York et la culture de l'entreprise
• Équilibrer un design avant-gardiste avec des opérations efficaces propulsées par une technologie de pointe
• Créer une compréhension commune des opérations à travers les départements et les rôles
   

Ayant travaillé avec JLL pendant des années, l'entreprise technologique s'est tournée vers l'équipe de conseil de JLL pour obtenir des conseils. Ensemble, ils ont élaboré un plan stratégique qui mettait les gens en premier tout en relevant les défis complexes du projet.

La première étape consistait à inviter une variété de parties prenantes à définir la vision globale de l'expérience de travail. Les consultants de JLL ont dirigé plusieurs sessions de planification avec les parties prenantes clés pour définir la vision globale. Ce processus collaboratif a assuré l'alignement entre les objectifs du client et notre expertise en stratégie de lieu de travail.

« Nous croyons que nous sommes ici pour fournir les services et les espaces qui permettent à nos employés et à notre entreprise de prospérer », déclare le responsable de l'immobilier et des services en milieu de travail du client.« Nous avons parlé des utilisateurs et de l'expérience des utilisateurs. C'est vraiment une question de personnes et d'interactions qui définissent l'expérience. Et donc pour moi, c'était vraiment important ».

En tant que bureau de vente phare, les leaders des ventes ont fourni des contributions essentielles. « Ils nous ont demandé à quoi ressemblerait le bureau de rêve si vous deviez accueillir des clients », a déclaré un représentant des ventes. « Et ils nous ont posé toutes sortes de questions sur la conception expérientielle à intégrer dans ce bâtiment ». 

Avec ces commentaires à l'esprit, nous avons effacé leur modèle de travail existant et commencé à envisager un nouveau lieu de travail :fusionnant la stratégie du personnel avec la gestion de l'expérience, le leadership du changement et le conseil technologique.  Cette transformation d'entreprise nécessitait un nouveau Modèle opérationnel cible (TOM) pour connecter la stratégie d'entreprise aux opérations - déterminant comment une entreprise peut être mieux organisée pour délivrer et exécuter sa stratégie de manière plus efficace et performante.

Les personnes, les processus et la technologie sont des composants clés de tout modèle opérationnel cible, donc notre prochaine étape était de créer des personas d'utilisateurs détaillés, y compris les employés résidents et visiteurs, les clients et même les familles des employés. Chaque parcours persona à travers le bâtiment a été cartographié pour identifier les points de contact critiques et les opportunités pour améliorer l'expérience – définie comme « moments phares  ».

« Ils voulaient définir toute l'expérience que l'on aurait dans le bâtiment », explique Amanda Kross, responsable des services de consultation JLL pour les Amériques. « Ils devaient déterminer tous les points de contact qui donnent vie au parcours—des personnes avec lesquelles vous interagissez, à la technologie avec laquelle vous interagissez et comment vous parcourez l'espace ».

Nous avons identifié trois moments phares clés à prioriser:

1. Expérience d'entrée: créer une première impression puissante
2. Expérience de travail: soutenir de nouvelles façons de travailler
3. Expérience durable: étendre l'impact au-delà du bureau

Pour chacun d'eux, nous avons créé des plans de service détaillés montrant à la fois les activités orientées vers les clients et les opérations en coulisses. Cela crée une expérience fluide pour les utilisateurs tout en rendant les processus internes plus efficaces, tous alignés avec leur modèle opérationnel.

Le responsable du site du client explique, « Puisque nous introduisions un nouveau modèle de lieu de travail, il était vraiment important de réfléchir aussi à un nouveau modèle de service pour le lieu de travail ».

Chaque moment phare est devenu une opportunité unique, centrée sur l'humain, pour les employés d'interagir avec le bâtiment, les collègues et les invités de manière significative. Ces moments ont abouti à de meilleurs taux d'occupation, une rétention améliorée des talents et une réputation de marque renforcée.

Pour l'espace de travail lui-même, l'équipe a conseillé d'utiliser différents types d'espaces à travers le bureau au lieu de bureaux attribués, ainsi que des zones où la plupart des gens travaillent, des endroits calmes où ils peuvent se concentrer, et des espaces communs animés pour la collaboration et la socialisation. Cette conception donne aux employés la liberté de choisir où ils travaillent en fonction de ce qu'ils font ce jour-là ou de leur état d'esprit. Pour aider les employés à comprendre comment utiliser la large gamme de nouveaux types d'espace, nous avons développé un guide de travail. Depuis que les espaces et le guide ont été déployés, les données montrent que les options de sièges alternatifs sont plus populaires parmi les employés que le bureau standard.

Un élément clé de tout lieu de travail moderne est une bonne technologie. Nous avons eu une tâche importante : créer une technologie simple à utiliser pour une entreprise technologique de pointe. En collaboration avec notre client, nous avons ajouté une technologie utile dans leur bureau qui améliore la vie quotidienne. Par exemple, nous avons installé des systèmes qui simplifient l'enregistrement des visiteurs et des cartes interactives qui aident les gens à se repérer dans le bâtiment. Ces améliorations soutiennent le travail quotidien de chacun tout en préservant la réputation innovante de l'entreprise.

Bien que les mesures spécifiques restent confidentielles, le projet a livré d'excellents résultats :

• Nous avons réussi à mettre en place un système de places flexibles (où les personnes choisissent de s'asseoir chaque jour) dans leur plus grand espace de bureau à ce jour
• Les employés sont plus heureux et plus productifs car ils peuvent choisir parmi différents types d'espaces de travail conçus pour des besoins spécifiques
• Les clients vivent de meilleures expériences grâce à un parcours visiteur et des points de contact de vente soigneusement conçus
• Les opérations quotidiennes se déroulent plus facilement grâce à nos processus améliorés et nos nouvelles définitions de rôles
• Nous avons également créé un guide pratique qu'ils peuvent utiliser pour concevoir de futurs services et expériences en milieu de travail

En se concentrant sur les besoins réels des personnes et en utilisant des approches intelligentes de conception de bureaux, nous avons créé une expérience accueillante qui fonctionne bien pour la manière de travailler d'aujourd'hui tout en reflétant ce qui rend le client, leur bâtiment et leur ville spécial.

“C'est excitant quand vous venez dans un bâtiment et avez ce moment ‘wow’ - voir tout fonctionner parfaitement ensemble et regarder les gens vraiment profiter de l'espace,” dit Kross.

Voulez-vous copier/coller cette histoire de succès dans votre entreprise ? Les services de consultation JLL peuvent transformer votre stratégie de lieu de travail pour attirer les meilleurs et les plus brillants, tout en atteignant les objectifs commerciaux interfonctionnels. Contactez-nous aujourd'hui.