Transforme sus operaciones de FM en una ventaja competitiva para el futuro

• De la sala de máquinas a la sala de juntas: La industria de Facilities Management (FM), valorada en 3 billones de dólares, se ha consolidado como una función estratégica crítica que influye profundamente en la experiencia de los empleados y ocupantes, la continuidad del negocio y la resiliencia organizacional.

• La eficiencia de costos como prioridad en un entorno económico volátil: La optimización de costos encabeza las prioridades de FM, con un 84% de los líderes identificando el incremento de los costos operativos y las restricciones presupuestarias como su principal preocupación. La optimización de las cadenas de suministro y una mayor dependencia de alianzas estratégicas están impulsando ahorros, mientras que los datos y la tecnología se utilizan para fortalecer la automatización y la eficiencia de los flujos de trabajo.

• Un enfoque centrado en las personas genera valor más allá de los edificios: El bienestar de los ocupantes y la seguridad en el lugar de trabajo ocupan el segundo lugar entre las principales prioridades, lo que destaca el papel fundamental de FM en la creación de espacios laborales de alto desempeño. Una operación exitosa de FM debe fomentar una cultura de seguridad, equilibrar la eficiencia con objetivos enfocados en la experiencia humana e incorporar métricas de satisfacción y compromiso de los ocupantes.

• La adopción de Inteligencia Artificial (IA) ya está transformando la industria de FM: El 28% de las organizaciones ha integrado soluciones de IA en sus operaciones de FM, cifra que aumenta al 46% entre las organizaciones de gran tamaño (más de 100,000 empleados). Muchas de ellas han evolucionado de proyectos piloto iniciales a implementaciones escalables en múltiples funciones e instalaciones. La aceleración continua en la adopción de IA representa una oportunidad decisiva para la transformación del sector, al ayudar a cerrar la creciente brecha de talento mediante la ampliación de las capacidades humanas y el incremento de la productividad.

En un entorno caracterizado por desafíos económicos y una acelerada evolución tecnológica, Facilities Management se ha convertido en una función estratégica fundamental que va mucho más allá de las operaciones tradicionales de los edificios, al influir directamente en el bienestar y desempeño de los ocupantes, así como en la salud general de las organizaciones. A medida que las empresas enfrentan volatilidad geopolítica y expectativas cambiantes de la fuerza laboral, la necesidad de contar con una gestión de instalaciones más inteligente y respaldada por datos nunca ha sido tan relevante.

La edición de este año del Informe Global sobre el Estado de Facilities Management reúne información y perspectivas de 248 organizaciones con sedes corporativas en más de 20 países, representando una amplia diversidad de sectores industriales y portafolios inmobiliarios. La investigación identifica seis temas clave que muestran cómo las organizaciones líderes están abordando sus desafíos de FM mediante estrategias de externalización y tecnologías emergentes, manteniendo un enfoque dual en la reducción de costos y la creación de experiencias excepcionales en el lugar de trabajo.

Las crecientes tensiones geopolíticas y la incertidumbre económica, agravadas por factores como el aumento de aranceles y las disputas comerciales, han llevado a las organizaciones a reforzar su enfoque en la gestión estratégica de costos y la mitigación de riesgos financieros. Esta necesidad se refleja claramente en el ámbito de Facilities Management, donde un contundente 84% de los líderes de bienes raíces corporativos (CRE) y FM encuestados señalan las restricciones presupuestarias y el incremento de los costos operativos como una de sus principales preocupaciones.

Como resultado, el 81% de los encuestados identifica la eficiencia de costos y la optimización presupuestaria como una prioridad estratégica para los próximos 12 meses.

Las organizaciones pueden lograrlo mediante: 

• La consolidación de contratos y proveedores, con el fin de maximizar el poder de negociación derivado del volumen de compras y simplificar la gestión de las relaciones con proveedores.
• La priorización de proveedores que demuestren un profundo entendimiento del negocio y la capacidad de actuar como socios estratégicos y asesores de confianza.
• La colaboración con proveedores habilitados por tecnología, para generar oportunidades conjuntas de ahorro de costos, dando prioridad a aquellos que ofrecen modelos de prestación directa de servicios y capacidades integradas.
   

La tecnología y los datos también se han convertido en herramientas fundamentales para el control de costos en Facilities Management. Más de la mitad de las organizaciones están utilizando tecnología e inteligencia artificial para automatizar flujos de trabajo, al mismo tiempo que transforman datos en tiempo real en estrategias accionables.

Con frecuencia, estas iniciativas se complementan con el monitoreo, la medición comparativa (benchmarking) y el análisis basado en datos del desempeño de activos y los niveles de gasto, lo que permite identificar y aprovechar oportunidades adicionales de ahorro y optimización de costos.

La confiabilidad operativa sigue siendo la base de una estrategia efectiva de Facilities Management (FM). La preparación para la continuidad del negocio en entornos de misión crítica, como centros de datos, laboratorios, hospitales e infraestructura pública, donde una sola falla operativa puede desencadenar eventos de alto impacto, constituye la máxima prioridad en materia de gestión de riesgos.

Además, los líderes de FM con una visión de futuro están:

• Incorporando estrategias proactivas de gestión de riesgos alineadas con los principales desafíos de la organización y sus objetivos de crecimiento a largo plazo.
• Desarrollando marcos integrales de continuidad del negocio que aborden la gama completa de riesgos interconectados, incluyendo la planificación de contingencias de la fuerza laboral, la ciberseguridad de los sistemas de edificios inteligentes y la infraestructura de IoT, la confiabilidad del suministro energético, así como la capacidad de adaptación y preparación ante eventos climáticos.

Un enfoque integral permite construir organizaciones más resilientes y elevar el papel de Facilities Management de una función operativa a un socio estratégico para el negocio.

El bienestar de los ocupantes y la seguridad en el lugar de trabajo ocupan el segundo lugar entre las prioridades de Facilities Management (empatado con confiabilidad y resiliencia), lo que subraya el papel fundamental de FM en la creación de espacios de trabajo de alto desempeño centrados en las personas.

El estudio Workforce Preference Barometer 2025 de JLL revela una sólida correlación (84%) entre una experiencia positiva de los colaboradores en el entorno laboral y una percepción favorable de las políticas de asistencia a la oficina, lo que demuestra el impacto que tiene un espacio de trabajo bien administrado en el compromiso y la satisfacción de los empleados dentro de un entorno laboral híbrido en constante evolución.

La influencia de Facilities Management sobre la experiencia en el lugar de trabajo va más allá de los empleados. También contribuye a generar experiencias positivas para todas las personas que interactúan con el espacio, incluidos clientes, socios de negocio e inversionistas.

Más allá de los edificios corporativos, FM impacta a una amplia variedad de usuarios finales, como compradores, viajeros, trabajadores de laboratorios y plantas de manufactura, pacientes y profesionales de la salud.

Una operación de Facilities Management verdaderamente exitosa no solo respalda el funcionamiento de edificios y activos, sino que también promueve la seguridad, el bienestar y la satisfacción de todos los ocupantes del espacio, generando en última instancia un valor tangible para el negocio.

La adopción de la inteligencia artificial (IA) en Facilities Management (FM) avanza de manera constante y se perfila como uno de los principales catalizadores de transformación para la industria en los próximos años.

Si bien casi una tercera parte de las organizaciones (32%) tiene previsto incrementar su inversión en software para FM durante el próximo año, esta cifra representa una disminución con respecto a años anteriores (39% en 2024 y 42% en 2023). Esta tendencia refleja un entorno en el que las organizaciones enfrentan una mayor incertidumbre en la planificación de capital y adoptan una postura más cautelosa ante la volatilidad económica generalizada.

A pesar de esta moderación en los niveles de inversión, la digitalización y la adopción de tecnologías avanzadas continúan siendo prioridades estratégicas para las organizaciones que buscan optimizar operaciones, mejorar la toma de decisiones y fortalecer la eficiencia de sus funciones de Facilities Management.

Mientras tanto, la adopción de la inteligencia artificial (IA) está transformando rápidamente el ecosistema tecnológico de Corporate Real Estate (CRE). De acuerdo con la encuesta Global Real Estate Technology Survey de JLL, el 92% de las organizaciones ya ha realizado pruebas piloto con herramientas de IA en casos de uso específicos de CRE o tiene previsto comenzar a hacerlo este año. Esta cifra representa un crecimiento significativo en comparación con el 61% registrado en 2024 y menos del 5% en 2023.

Si bien la adopción de IA suele comenzar en otras áreas de CRE, como la estandarización de datos y la optimización de portafolios inmobiliarios, su aplicación dentro de Facilities Management (FM) también ha mostrado avances relevantes.

Para maximizar el potencial y los beneficios de la IA, las organizaciones deben:

• Priorizar las inversiones en IA en áreas de alto impacto, como el seguimiento de indicadores de desempeño, el mantenimiento predictivo y la gestión de órdenes de trabajo, con el objetivo de generar retornos operativos más rápidos y mejorar la eficiencia de las operaciones.
• Abordar las complejidades de integración con sistemas heredados (legacy systems), al tiempo que establecen sólidos estándares de calidad de datos y marcos de gobernanza que garanticen la preparación futura de la organización para la IA y favorezcan implementaciones exitosas a escala.
   

La combinación de datos confiables, una infraestructura tecnológica adecuada y casos de uso estratégicos permitirá a las organizaciones capturar mayor valor de la IA y acelerar la transformación de sus operaciones de Facilities Management.

Las organizaciones modernas están redefiniendo su relación con los proveedores de Facilities Management (FM), dando prioridad a la colaboración y la alineación estratégica por encima de otros factores.

La mayoría de las organizaciones (78%) señala que una alianza estratégica con un proveedor que comprenda profundamente su negocio es el principal criterio de selección, lo que refleja la evolución de FM hacia un rol más integrado y consultivo dentro de la organización.

La transparencia en precios y la generación de ahorros de costos siguen siendo factores fundamentales en la toma de decisiones. Asimismo, la calidad de la comunicación, la excelencia en el servicio y la capacidad de impulsar la innovación mediante el uso de tecnología y datos son elementos cada vez más valorados.

En última instancia, el éxito de Facilities Management depende de su capacidad para combinar la excelencia operativa con conocimientos especializados del sector que permitan generar resultados alineados con los objetivos estratégicos del negocio.

Se estima que la industria global de Facilities Management crecerá en más de 800 mil millones de dólares hacia 2030. Sin embargo, el sector enfrenta importantes desafíos relacionados con la disponibilidad de talento para satisfacer una demanda cada vez mayor.

El envejecimiento de la fuerza laboral y una insuficiente generación de nuevos profesionales han incrementado la competencia por el talento y los costos de contratación. Esta situación también ha agravado la escasez de personal en ubicaciones rurales, zonas remotas y mercados con altos costos de vida.

Para cerrar esta brecha de talento, los líderes de FM están implementando programas sólidos de planificación de sucesión y capacitación cruzada, al tiempo que aprovechan la inteligencia artificial, la automatización y la analítica de datos para ampliar las capacidades humanas y elevar la productividad.

Preparar a la industria para el futuro mediante una fuerza laboral digital, capacitada tecnológicamente y con competencias orientadas a la innovación no solo contribuirá a mitigar la escasez de talento, sino que también representará una oportunidad decisiva para acelerar la transformación del sector.

El mensaje es claro: Facilities Management ya no debe considerarse únicamente un centro de costos, sino un socio estratégico para el negocio que fortalece la resiliencia organizacional, impulsa la productividad y contribuye a generar una ventaja competitiva sostenible.

Descargue el informe completo para conocer estas perspectivas con mayor profundidad y descubrir cómo pueden contribuir a la evolución de su organización hacia una operación de Facilities Management más innovadora, eficiente y preparada para el futuro.