Descubre todo lo que puede ofrecerte tu espacio de trabajo

Imaginemos una empresa tecnológica global que gestiona más de 400 transacciones inmobiliarias al año en un total de 750.000 metros cuadrados. Su reto no era la falta de datos (tenían de sobra). Lo que necesitaban era ayuda para dar sentido a toda esa información mientras todo a su alrededor no dejaba de cambiar. Antes de la pandemia, se centraban en una rápida expansión. Entonces tuvieron que replantearse todo durante la cuarentena. A continuación, llegó el momento de hacer que la gente volviera a las oficinas y mejorar la asistencia. Ahora están adaptándose de nuevo para asegurarse de que sus edificios respaldan realmente lo que la empresa necesita.

Su transformación no provino de mejores paneles de control ni de nueva tecnología. Provino de asesores de confianza con la experiencia para ayudarles a comprender cómo sus datos podrían remodelar su ámbito y sus formas de trabajar y, a continuación, cómo aplicar este conocimiento a toda su cartera. 

Sus inversiones en tecnología y análisis le muestran lo que está sucediendo en sus edificios: cuántas personas hay, cómo utilizan el espacio y cuánto cuesta por metro cuadrado. Pero las decisiones complejas requieren poner de manifiesto lo que esos activos podrían aportar a su empresa: flexibilidad estratégica, captación y retención de talento, innovación y posicionamiento competitivo. El reto no consiste simplemente en obtener la información adecuada, consiste en replantearse los inmuebles como algo más que activos físicos.

Esto es lo que hemos observado al trabajar con organizaciones líderes de todo el mundo: detectamos patrones que otros pasan por alto, consideramos los edificios como facilitadores del negocio y no solo como un espacio, y coordinamos las decisiones para obtener resultados integrados. La pregunta es si dispones de la colaboración necesaria para hacer lo mismo.

Piensa en tu última revisión de cartera. Probablemente consultaste informes sobre el aprovechamiento del espacio, calendarios de arrendamiento y análisis de costes. Los datos te proporcionaron mucha información sobre lo que está sucediendo en tus edificios. Pero ¿te indicaron qué posibilidades hay?

Hay tres tipos de oportunidades que suelen pasar desapercibidas en las carteras, incluso cuando se dispone de buenos datos y de personas competentes que los analizan. Lo que hace que estas oportunidades sean visibles no es un mayor número de informes, sino una perspectiva diferente.

1. ¿Y si tus cifras te dijeran algo diferente?

Si analizas los datos de asistencia, verás que la ocupación media es del 65 %. La conclusión a primera vista parece obvia: reducir el espacio en un 35 %. Pero, ¿y si esas cifras revelaran algo totalmente distinto? 

¿Y si la asistencia no estuviera distribuida de manera uniforme? ¿Y si los equipos utilizaran los espacios de forma diferente según el departamento? ¿Y si las necesidades de espacio variaran en función de los ciclos de los proyectos en lugar del número de empleados? 

En lugar de una simple reducción de espacio, quizá estés ante la oportunidad de rediseñar la forma en que tus instalaciones inmobiliarias respaldan la manera en que tu empresa lleva a cabo realmente su trabajo. La diferencia radica en interpretar las cifras dentro del contexto específico de tu negocio, en lugar de aplicar puntos de referencia genéricos. 

Una empresa de servicios financieros se enfrentó precisamente a esta situación. Cuando los socios expertos analizaron más a fondo esa tasa de ocupación del 65 %, descubrieron patrones que transformaron lo que parecía un exceso de espacio en espacio eficaz. Los mismos datos, una perspectiva diferente.

2. ¿Y si tus decisiones aisladas estuvieran conectadas?

Imagínate lo siguiente: gestionas una cartera en la que cada centro parece funcionar de forma independiente de los demás. El sitio A necesita una decisión sobre su renovación. El sitio B tiene una oportunidad de consolidación. El sitio C no cumple con las expectativas de los empleados y el talento se está desplazando hacia otro mercado. Estás gestionando cada uno de ellos de forma competente, pero de manera independiente. 

¿Y si esas decisiones inconexas pudieran convertirse en medidas coordinadas que generaran un valor acumulativo? 

Cuando abordas las sedes de forma individual, tomas decisiones acertadas. Cuando coordinas toda tu cartera, generas impulso. Una reubicación en un mercado abre una ventaja negociadora en otro. El momento de la consolidación se alinea con los vencimientos de los contratos de alquiler para minimizar las interrupciones. Las estrategias de salida en mercados en declive financian inversiones en mercados en crecimiento. 

Esto quedó patente cuando una empresa recién fusionada necesitó racionalizar más de 600 sedes. Cada mercado presentaba circunstancias únicas: diferentes condiciones de arrendamiento, diferentes costes, diferentes dinámicas de talento. Si se abordaban de forma individual, las decisiones parecían lo suficientemente claras, pero habrían supuesto una oportunidad perdida. Al abordarlas como una estrategia integrada, la simulación de escenarios reveló un ahorro de 6,8 millones de dólares gracias a una reubicación en un mercado y de 4,3 millones de dólares anuales mediante una consolidación estratégica en otro. Las circunstancias no cambiaron; lo que cambió fue la coordinación.

3. ¿Y si la reducción de costes se convirtiera en creación de capital?

He aquí un dilema con el que probablemente te hayas enfrentado: el trabajo híbrido ha cambiado las necesidades de espacio, pero ¿en qué medida? 

Si recortas demasiado, te verás en apuros cuando la empresa crezca. Si recortas muy poco, asumirás costes innecesarios. La mayoría de las organizaciones abordan esto como una simple reducción de costes. ¿Y si, en cambio, lo vieras como una forma de generar capital? 

¿Y si el redimensionamiento de tu cartera liberara recursos con los que financiar una remodelación? ¿Y si la reducción de tu huella generara capital para invertir en espacios de clase A que atraigan a los mejores talentos? ¿O si el reajuste de tu gasto te permitiera convertir tu sede central en una mejor representación física de tu marca y tu cultura? 

Una empresa reestructuró su cartera y generó un valor de 120 millones de dólares. Pero esto es lo importante: utilizó ese capital para transformar un edificio antiguo de 46.000 metros cuadrados en una sede emblemática, de aproximadamente la mitad del tamaño anterior, que reflejaba el espíritu de la empresa. El propio espacio se convirtió en un activo que atrae y retiene el talento. 

Esta es la diferencia entre la reducción reactiva de costes y la gestión proactiva de la cartera.

Los casos de éxito sobre los que has leído no superaron la complejidad por sí solos. Contaban con socios que les mostraron el mejor camino a seguir. 

Analicemos si dispones de lo necesario para identificar oportunidades en tu cartera. No se trata de juzgar en qué punto te encuentras, sino de aclarar qué es lo que podrías estar pasando por alto.

Si respondes ‘no estoy seguro’ o ‘por mi cuenta’ a varias de estas preguntas, es probable que haya valor sin explotar en tu cartera.

Las mejores organizaciones no se limitan a ocupar un espacio. Despiertan todo su potencial en beneficio de su personal, su rendimiento y su futuro. 

Tu cartera encierra oportunidades que la mayoría de las organizaciones nunca descubren. La cuestión no es si esas oportunidades existen, porque existen. La cuestión es si cuentas con la colaboración necesaria para detectarlas, la experiencia para aprovechar su valor y la confianza para actuar mientras otros aún están analizando datos. 

Las decisiones inmobiliarias determinan si tu organización puede atraer el talento que necesita, impulsar la innovación de la que depende y adaptarse a la velocidad que exigen tus mercados y tus prioridades empresariales. Determinan si te limitas a reaccionar ante los cambios o si estás en condiciones de sacarles partido.

¿Estás listo para descubrir qué más puede aportar tu cartera a tu negocio? Ponte en contacto con JLL para consultar y descubrir las oportunidades que se esconden en tu cartera inmobiliaria.