La calidad de los datos es clave para maximizar el rendimiento de los activos

Un edificio de oficinas típico de gran altura contiene alrededor de 1,000 activos mantenibles, como equipos eléctricos, sistemas de respaldo de energía, ascensores, bombas y unidades de manejo de aire. Para que un equipo de gestión de instalaciones los localice, identifique y registre todos podría llevar semanas, dependiendo del número de ingenieros involucrados en el proceso de inventario y validación. Se requeriría aún más tiempo de seguimiento para encontrar y revisar dibujos mecánicos, manuales OEM y órdenes de trabajo.

Por eso los gestores de instalaciones históricamente han tenido tantos problemas para obtener datos de activos de calidad. Requiere un esfuerzo meticuloso y diligencia, y a menudo resulta en datos incompletos o incorrectos.

Sin datos de calidad, los equipos de gestión de instalaciones (FM) luchan para tomar decisiones más inteligentes de mantenimiento y reemplazo de capital. Están expuestos a mayores riesgos de fallo de activos y tiempo de inactividad no programado y no pueden medir con precisión el rendimiento ni mejorar las operaciones. Los datos de calidad impactan todos los aspectos de las operaciones, mantenimiento y renovación de FM a lo largo del ciclo de vida de los activos.

Y es por eso que nunca ha sido más crítico asegurarse de que los datos de sus activos sean de la máxima calidad posible.

Un inventario de activos es un depósito de datos para activos y se basa en las 5C de datos de calidad, lo que indica que los datos deben ser:

• Completo – Todos los activos mantenibles y renovables objetivos son recopilados para el inventario. 

• Exhaustivo – Se recopilan todos los atributos requeridos de los activos objetivos (por ejemplo, clase de activo, fabricante, modelo #, capacidad, voltaje, tonelaje, etc.). 

• Consistente – La nomenclatura para los nombres y atributos de los activos es consistente en todo el inventario. 

• Correcto – Los IDs de los activos y las descripciones deben identificar correctamente el activo, ser precisos y evitar errores de sintaxis, etc. 

• Actual – Los activos deben estar correctamente designados como activos (en servicio), inactivos, abandonados en el lugar, etc.

Los datos de alta calidad en un inventario de activos superan los riesgos y limitaciones citados anteriormente y permiten que los equipos se centren en los activos considerados importantes en función del coste, la criticidad, el cumplimiento normativo, la seguridad o el impacto operativo.

El inventario de activos, también conocido como registro de activos, es una base de datos de activos y sus atributos como la marca, modelo, números de serie, fecha de compra, información de garantía y ubicación de un activo.

Crear un inventario de activos históricamente ha sido intensivo en mano de obra, largo y costoso, por lo que los gestores de instalaciones tenían que ser selectivos sobre qué activos incorporaban al inventario. Los activos tienen diferentes grados de importancia para la organización. Mientras que el inventario idealmente se centra en todos los activos mantenibles, los costos y los recursos pueden influir en cuáles se incluyen. En todos los casos, el valor del inventario se basa en datos de activos de calidad.

Por ejemplo, una organización con un portafolio de 250 ubicaciones, cada una con 400 activos críticos, estaba considerando un inventario total de 100,000 activos. Gestionar tantos activos requiere datos de calidad 5C. Cualquier cosa menos estará muy por debajo del propósito y valor del inventario.

Los métodos tradicionales de incorporación de activos y recopilación de datos eran manuales y muchas veces basados en papel. Un ingeniero de confiabilidad podía localizar, inspeccionar y registrar información de la placa de identificación para 60-75 activos por día, pero los desafíos para acceder a espacios y equipos a menudo ralentizaban el proceso.

Métodos tradicionales de incorporación o recopilación de datos de activos: 

• Requerían ingenieros de confiabilidad experimentados, o técnicos conocedores y competentes, capaces de identificar y comprender el equipo a veces complejo que estaban incorporando al inventario.

• Eran propensos a inexactitudes, particularmente al registrar números de modelo alfanuméricos de 24 caracteres a mano. Los errores eran comunes y los datos no eran correctos—lo que degradaba la calidad del inventario.

• Eran de múltiples pasos. Descifrar números de modelo para revelar atributos de activos involucraba un proceso de seguimiento engorroso, a menudo resultando en inventarios con menos datos exhaustivos. 

• Podría ser un objetivo en movimiento. Reemplazar activos durante el curso normal de las operaciones de FM durante una auditoría de activos prolongada y en curso podría comprometer la validez del inventario. 

• Eran incompletos cuando el equipo era difícil de verificar, como cajas VAV instaladas sobre los paneles del techo. Los datos eran incompletos y, dependiendo del rigor de la auditoría de activos, también podrían ser inconsistentes con los auditores usando términos variados para el mismo equipo.

• Se extendían mucho más allá de la finalización de la auditoría en el sitio. Se requerían días y semanas para encontrar y revisar dibujos mecánicos tal como fueron construidos, manuales OEM, órdenes de trabajo y más. La búsqueda de información que podría tener años de antigüedad corría el riesgo de introducir datos que ya no eran actuales o no exhaustivos. 

• A menudo involucraban cientos, incluso miles de activos. Edificios complejos, como hospitales, requerían diligencia y paciencia para recopilar datos de calidad, pero en casos donde los datos no estaban disponibles, los inventarios eran finalmente incompletos, inconsistentes e incorrectos.

Las nuevas tecnologías pueden reducir sustancialmente los desafíos tradicionales de los inventarios de activos al disminuir la mano de obra, el tiempo y el gasto involucrado, y mejorar la calidad general de los datos.

Una aplicación móvil habilitada para AI, como JLL Serve, identifica el tipo de equipamiento usando recuperación de imagen basada en contenido (CBIR). Tomar una foto de un activo permite a una nube privada conectada identificar correctamente el tipo de activo como una unidad de tratamiento de aire, por ejemplo.

El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) puede leer una foto de la placa de identificación de un activo, decodificar el número de modelo, y poblar atributos (por ejemplo, RPM, tonelaje, capacidad, voltaje, tamaños de filtro, tipo de refrigerante, etc.) directamente en el inventario de activos, asegurando datos precisos y exhaustivos. La tecnología reunió todos los atributos de un activo en una vista única, así como los manuales del OEM, dibujos mecánicos, órdenes de trabajo, guías de solución de problemas, incluso vídeos de YouTube de bricolaje.

En una auditoría tradicional, un ingeniero pasaría 8-10 minutos por activo para una inspección visual inicial y el registro de la placa de identificación. Con las nuevas tecnologías mencionadas, un técnico de campo con una aplicación móvil puede acelerar el proceso y obtener datos de mejor calidad en mucho menos tiempo en comparación con una auditoría tradicional.

Dado que las nuevas capacidades impulsadas por AI pueden recuperar automáticamente atributos de equipos, manuales, dibujos, etc., no hay necesidad de semanas de investigación y revisión de seguimiento, y hay una mayor garantía de que los datos se acercan a la calidad 5C.

Aplicaciones como JLL Serve promueven la eficiencia a través de la automatización y ofrecen datos precisos y de calidad para mejores decisiones de gestión del ciclo de vida de activos. La automatización y el AI aseguran que los datos sean completos, exhaustivos, correctos, y actuales, ahorrando tiempo valioso para los técnicos.

Realizar un inventario tradicional de activos no siempre fue un proceso sencillo. Las puertas cerradas y las llaves perdidas llevaron a inventarios de activos incompletos.

Las reglas diseñadas, que pueden ser creadas por equipos de FM, proveedores de software de gestión de activos, asociaciones industriales o consultores de gestión de activos, ofrecen criterios predefinidos para clasificar activos dentro de un edificio según el tipo, uso, superficie, número de pisos, etc. 

Por ejemplo, la mayoría de los restaurantes tienen unidades de aire acondicionado empaquetadas en el tejado, campanas de extracción de cocina/ventiladores de expulsión, sistemas de protección contra incendios Ansul, refrigeradores, congeladores y microondas, por lo que estos activos deben encontrarse y registrarse para lograr un inventario completo de activos con datos de calidad.

Las reglas diseñadas aseguran que los datos de los activos sean completos, comprensivos y actualizados, proporcionando una lista valiosa de activos que se espera encontrar en el sitio durante el inventario de activos. JLL Serve, con su conexión a una nube privada y la inmensa base de datos de activos Corrigo, ofrece excepcionales conocimientos sobre los tipos de activos. Combinado con algoritmos habilitados para IA y aprendizaje automático sobre los datos de calidad, JLL Serve puede predecir datos de inventario esperados y llenar prescriptivamente los vacíos incluso antes de poner un pie en los edificios reales. 

Los datos de activos demuestran su valor al permitir que los equipos de FM generen insights accionables para sus planes de gestión del ciclo de vida de los activos. Acceder a datos completos, consistentes, correctos, actuales y exhaustivos genera ganancias inmediatas en eficiencia.

La calidad de los datos de activos que cumplen con las 5C permite una gestión de instalaciones más inteligente y ayuda a maximizar el tiempo de actividad, la vida útil del activo y el rendimiento del mismo. La capacidad de la tecnología actual de completar atributos de activos en tiempo real, mientras incluye otros recursos de datos—como manuales OEM y dibujos mecánicos—lleva todos los detalles de activos a una sola visión para los técnicos, eliminando la necesidad de acceder a múltiples tecnologías.

Las capacidades habilitadas por IA y las aplicaciones móviles aceleran la incorporación de activos mientras ahorran tiempo, costos y trabajo. Con CBIR y OCR, la incorporación de activos proporciona datos más fiables, completos y precisos que los procesos manuales tradicionales.

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