Transformación de cartera de $120M impulsada por datos inmobiliarios accionables

Un proveedor global de servicios financieros necesitaba transformar su estrategia de cartera como parte de un esfuerzo a nivel de organización para generar liquidez que pudiera invertir de nuevo en su negocio. Mientras que una reducción en el espacio de oficina típicamente se incluía como una de sus medidas tradicionales de reducción de costos, la compañía sospechaba que su propiedad inmobiliaria ofrecía más oportunidades de lo que parecía.

Para reducir significativamente su tasa anual, o sus costos totales continuos de ocupación con el tiempo, el liderazgo de la compañía primero tenía que averiguar qué propiedades retener, liberar o reducir. El objetivo era ofrecer la mayor cantidad posible de ahorros netos mientras realineaba su cartera para el éxito en el futuro.

Saliendo de la pandemia, la compañía estaba en una encrucijada. La organización ya había tomado la decisión de hacer la transición a un modelo de trabajo híbrido. Pero a medida que el mundo comenzaba a volver a la normalidad, la realidad de lo que eso significaba para sus espacios de oficina y venta minorista estaba lejos de ser clara.

Si esta corporación financiera líder recorta demasiado espacio, podría quedarse luchando durante una fase de crecimiento futuro. Pero si recorta demasiado poco, el lastre financiero podría obstaculizar su competitividad frente a bancos rivales y firmas de inversión.

A medida que su sector inmobiliario se entrelaza aún más con su enfoque en la contratación y retención de talento de alto nivel, la organización se encuentra cada vez más difícil de acordar un camino a seguir para operacionalizar verdaderamente el trabajo híbrido. Numerosos interesados y líneas de servicio estaban trabajando en múltiples objetivos empresariales simultáneamente, y preguntas relacionadas con el tamaño actual y futuro de su cartera invadieron cada discusión.

Las preguntas que enfrenta esta firma líder de servicios financieros eran muchas:

• ¿Dónde están nuestras mejores oportunidades para mejorar el rendimiento financiero de nuestro portfolio inmobiliario?

• ¿Cómo podemos optimizar el uso de nuestro espacio nuevo y existente?

• ¿Dónde estoy gastando más de lo que debería?

• ¿Dónde es el mejor lugar para reubicar una oficina o sucursal, o abrir nuevas?

• ¿Cómo atraemos y retenemos talento?

JLL sabía que su cliente necesitaba claridad. La clave para forjar una sólida estrategia de optimización del portfolio era algo que casi todas las empresas estaban luchando por definir: datos reales sobre cuántos empleados estaban regresando a la oficina, y cuándo. Esas cifras de asistencia tenían que ser verificadas cruzándolas con montones de datos sobre espacio, ocupación, arrendamiento y transacciones a través de un diverso portfolio inmobiliario global.

Recopilar y reunir información de tantas fuentes para obtener una visión clara de la imagen del portfolio de la compañía fue una tarea abrumadora, pero una que JLL estaba bien posicionada para ejecutar.

Varios equipos de JLL se unieron para desarrollar un programa integral junto a la dirección ejecutiva de la compañía. Gracias a su larga relación de gestión de transacciones, gestión de proyectos y gestión de instalaciones, JLL tenía un sólido conocimiento práctico de los activos inmobiliarios de la compañía, así como acceso directo a muchas fuentes de datos clave necesarias para empezar a obtener una visión clara de su portfolio.

“Pusimos a trabajar cada forma de datos a nuestra disposición,” dice Charles Fegely, jefe de Consultoría de Análisis de Negocios para Servicios Financieros y Dinámica de Trabajo de JLL. “Mucho de lo que necesitábamos ya se estaba rastreando, pero se utilizaba en gran medida de manera insuficiente.”

El acceso rápido a datos precisos e integrados es un imperativo empresarial para cualquier empresa que busque permanecer exitosa en la era de la digitalización y la IA. Pero el acceso es solo el primer paso.

JLL adoptó un enfoque consultivo y ayudó a su cliente a reducir el tiempo de recolección de datos y análisis financiero de semanas a minutos, permitiendo una planificación estratégica en tiempo real entre las unidades de negocio.

Una de las primeras cosas que hizo el equipo de JLL fue comparar los datos de regreso al trabajo del cliente en ubicaciones de oficina seleccionadas con respuestas de preferencias de estilo de trabajo de los empleados enviadas a través de encuestas de RRHH. Esto proporcionó una instantánea real de cuántos empleados estaban acudiendo a la oficina en ubicaciones específicas y unidades de negocio. Quizás más importante, también sentó las bases para un análisis de nivel superior que impulsó decisiones vitales sobre la cantidad de espacio necesario en su cartera en el futuro.

“La organización se centró en la asistencia promedio en cualquier día dado, así como en la asistencia máxima,” dice Diego Rodriguez, Consultor Senior de Análisis de Negocio, JLL, quien escribió el código para el panel de control personalizado del cliente. “Pero las métricas más obvias no siempre son las más útiles.”

Por ejemplo: Los datos internos mostraron una asistencia máxima del 65% en uno de los edificios de oficinas de la compañía en EE.UU. Una lectura directa de esos números apuntaba a la reconfiguración de su espacio actual para acomodar este número máximo potencial de trabajadores. JLL convenció al cliente de considerar un indicador estadístico diferente.

Un análisis más profundo de los datos de asistencia y ocupación del año mostró que esta oficina solo alcanzaba sus números máximos un puñado de veces. El equipo de JLL agregó otra variable y descubrió que el 90% del tiempo, el nivel máximo de asistencia era del 36%. Este tipo de análisis avanzado se trata de adoptar y transformar datos para descubrir ideas a nivel de propiedad, unidad de negocio o cartera.

“Fue un momento de ‘eureka’,” dice Rodriguez. “Otra firma de consultoría sin experiencia en bienes raíces podría haber rastreado la ocupación máxima sin rastrear nada más, y haber proporcionado consejos que eran fundamentalmente erróneos.”

En cambio, la compañía redujo el espacio de esa ubicación para satisfacer la demanda del mundo real, con planes de contingencia que podrían permitir que las áreas comunes funcionen como espacios de trabajo durante reuniones de todos.

“Al aplicar un proceso científico más robusto y buscar patrones dentro de la información, pudimos hacer predicciones informadas sobre las necesidades de espacio futuras aprovechando las condiciones del mercado inmobiliario,” dice Charles Fegely, Jefe de Consultoría de Análisis de Negocios de JLL para Servicios Financieros, Work Dynamics.

Este enfoque centrado en los datos ha tenido un impacto impresionante en la cartera ocupada de este líder del mercado financiero.

Durante tres años, JLL recomendó más de 300 acciones específicas en el sector inmobiliario global de la empresa, incluyendo $120 millones en ahorros anuales y una reducción de más de 2 millones de pies cuadrados.

Hasta ahora, JLL ha supervisado aproximadamente $400 millones del gasto de $1 mil millones de la empresa en movimientos que incluyen clausura de edificios, reestructuración de arrendamientos y compras.

No solo JLL ayudó a su cliente a identificar nuevas y mejores oportunidades de ahorro de costos con mayor rapidez y eficiencia, sino que el equipo también combinó conjuntos de datos dispares con análisis estadístico para comparar arrendamientos de oficinas tradicionales y varias oportunidades de espacio flexible en varios mercados clave.

El esfuerzo de optimización de la cartera del líder financiero también proporcionó a la empresa el capital necesario para trasladar su sede corporativa de un edificio envejecido de 500,000 pies cuadrados a un nuevo edificio reluciente de clase trofeo de aproximadamente la mitad de ese tamaño, convirtiendo su estrategia empresarial y de trabajo híbrido en una realidad inmobiliaria.

Durante un tiempo de cambios laborales imprevistos e incertidumbre económica persistente, esta empresa se siente segura de que sus estrategias de cartera a medio y largo plazo están preparadas para enfrentar el futuro, cualquiera que sea.

“El enfoque riguroso hacia los datos nos ayudó a mejorar nuestro rendimiento financiero general,” dice el jefe de CRE de la firma financiera. “Pero también nos dio el punto de vista para anticipar posibles interrupciones en el negocio y dar forma a futuros planes de cartera.

"Lo que este equipo colectivo de JLL ha construido es verdaderamente de vanguardia desde el punto de vista de CRE.”

Visite nuestra  página de estrategia de lugar de trabajo  para aprender más sobre cómo adaptar su cartera de oficinas para cumplir sus objetivos empresariales.