Nachhaltige Mietverträge: Wie die Umsetzung von Green Leases gelingt

In Zeiten des fortschreitenden Klimawandels und des wachsenden Bewusstseins für ökologische Verantwortung wächst die Bedeutung von nachhaltigem Handeln, auch für Unternehmen. Zunehmende ESG-Regularien erhöhen den Druck, nachhaltige Praktiken in den Geschäftsbetrieb zu integrieren und transparent darzustellen, um den gesetzlichen Vorgaben einerseits und den Erwartungen von Investoren und Stakeholdern andererseits gerecht zu werden. Eine große Aufgabe – und es gibt verschiedene Ansatzpunkte, nicht auf alle hat ein Unternehmen alleinigen Einfluss.

Der große Teil der CO2-Emissionen im Gebäudebetrieb wird durch den Mieter verursacht. Auf dessen Nutzungsverhalten hat der Eigentümer ohne Vereinbarungen kaum Einfluss – es spielt aber in die Nachhaltigkeitsbeurteilung seiner Immobilien rein. Auf der anderen Seite erfordert es mitunter Entscheidungen und Investitionen in Gebäudetechnik oder -hülle durch den Eigentümer einer Immobilie, damit der Nutzer seine Nachhaltigkeitsziele verfolgen und erreichen kann.

Eine Möglichkeit für Unternehmen sind daher „grüne“ Mietverträge: Die Berücksichtigung von Green Lease-Klauseln in Immobilienmietverträgen kann Unternehmen dabei unterstützen, nachhaltiger zu agieren und gleichzeitig die Reporting-Anforderungen zu erfüllen.

Nach einer Einführung in das Thema Green Lease und einem Überblick über verschiedene Vorteile für Vermieter und Mieter lesen Sie hier, was bei einer „grünen“ Ausrichtung Ihrer Mietverträge zu berücksichtigen ist, welche Themen in einen Green Lease gehören und was Erfolgsfaktoren für die Umsetzung sind.

1.      Starten Sie frühzeitig

Neue Wege erfordern eine solide Informationsgrundlage. Grüne Mietverträge sind oft für alle Beteiligten Neuland und erfordern zusätzliche Verhandlungen. Eigentümer und Nutzer sollten sich im Vorfeld genügend Zeit nehmen, um sich damit ausführlich zu befassen und einen rechtzeitigen Mietbeginn zu gewährleisten. Unterbrechungen und Verlängerungen von Mietverträgen sind gute Gelegenheiten, um diese Klauseln neu zu verhandeln. Bei langfristigen Mietverträgen ist Flexibilität gefragt, um trotzdem zeitnah handeln und Änderungen umsetzen zu können. In solchen Fällen eignen sich alternative Dokumente wie Absichtserklärungen, um erste Schritte zu unternehmen.

2.      Denken Sie von den Zielen aus

Der Sinn eines Green Lease ist es, die jeweils andere Partei zu einem Verhalten zu bewegen, das auf die eigenen Nachhaltigkeitsziele einzahlt. Insofern ist es empfehlenswert, sich zuallererst darüber klar zu werden, welche Ziele erreicht werden sollen und diese frühzeitig mit der anderen Partei abzustimmen. Viele Ziele wie die Reduktion des Energieverbrauches werden beiden Parteien zugutekommen, sodass hier an einem Strang gezogen werden kann.

3.      Gehen Sie partnerschaftlich vor

Beide Vertragsparteien können ihre immobilienbezogenen Nachhaltigkeitsziele nur umfassend unter Mitwirkung der jeweils anderen Partei erreichen. Ohne Verbrauchssenkung des Nutzers ist eine vollständige Dekarbonisierung einer Immobilie kaum möglich, – ohne Investment in die Gebäudetechnik oder -hülle durch den Eigentümer ebenso wenig. Dieses neue und teils ungewohnte Mindset sollte von Anfang an kultiviert werden und die Gespräche prägen.

4.      Involvieren Sie die richtigen Stakeholder

Diejenigen, die für die Einhaltung der Green Lease-Verpflichtungen verantwortlich sind, sind oft nicht die Personen, die bei den Leasingverhandlungen anwesend sind. Es ist ratsam, dass die ESG-Expertinnen und -Experten beider Parteien auch involviert sind – um die Ziele des Leasingvertrags wirklich zu verstehen, das Potenzial bestmöglich auszuschöpfen und auch, um Beziehungen zu den Beteiligten der anderen Parteiaufzubauen.

5.      Anreize angleichen

Die Frage „Wer zahlt?“ ist nach wie vor ein großes Hindernis für den Erfolg von Aushandlungen grüner Mietverträge. CapEx, die die Energieeffizienz verbessern oder den CO2-Ausstoß verringern, sind sowohl für den Eigentümer als auch für den Nutzer einer Immobilie von Vorteil. Anreize sollten derart gestaltet sein, dass die Partei, die Nachhaltigkeitsverbesserungen vornimmt und bezahlt, auch von den Verbesserungen profitiert. Anreize wie mietfreie Zeiten oder Kostenbeteiligung können an KPIs geknüpft werden, um die Umsetzung zu fördern.

6.      Langfristige Perspektive einnehmen

Green Leases sollten laufend geprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden, um die sich entwickelnden Regularien für Gebäude und ESG-Anforderungen an Vermieter und Mieter zu berücksichtigen. Es kann deshalb nützlich sein, von vornherein schon eine langfristige Perspektive einzunehmen und flexible Regelungen in den Mietvertrag zu integrieren, sodass neue Entwicklungen berücksichtigt werden können.

7.      Mehr als nur der Mietvertrag

Green Lease-Prinzipien können bereits vor der Transaktionsphase und auch nach Abschluss des Mietvertrages Anwendung finden. Zum Beispiel kann schon bei der Immobilien- oder Flächensuche geprüft werden, ob potenzielle Objekte die Nachhaltigkeitsanforderungen der eigenen Strategie erfüllen. Auch während eines bestehenden Mietverhältnisses können sich aus den grünen Mietvertragsklauseln weitere Handlungsbedarfe ergeben, wie z. B. bei der Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten beim Mieterausbau oder Sanierung oder der laufenden Überwachung und Reduktion von Energieverbräuchen.

Zunächst ist es empfehlenswert, den konkreten Klauseln einen allgemeinen Passus voranzustellen, der das gemeinsame Nachhaltigkeitsverständnis und die übergreifende Absicht des Green Leases skizziert. Im Falle der Verwendung von „Bemühensklauseln“ empfiehlt es sich außerdem, eine gemeinsame Definition von Bemühen festzuhalten, um Problemen bei der Auslegung der Klauseln vorzubeugen.

Welche Themenbereiche oder Nachhaltigkeitskennzahlen die Vertragsparteien in ihrem Green Lease abdecken, ist ihnen selbst überlassen. Detailtiefe und Verbindlichkeit der einzelnen Klauseln hängen von den Ambitionen der jeweiligen Vertragsparteien und der individuellen Situation des Gebäudes ab. Idealerweise sind Kennzahlen in den Formulierungen so zu wählen, dass das Erreichen der Ziele objektiv beurteilt werden kann. Es ist nicht zwingend erforderlich, dass eine bestimmte Anzahl an Bereichen abgedeckt oder bestimmte Vereinbarungen getroffen sind. Wichtig ist, wie bereits erwähnt, von den Zielen zu denken. Leitend dabei ist die Frage: Was möchten und was können die Parteien erreichen?
 

• Energie
  Reduktion des Energieverbrauchs, Förderung von erneuerbaren Energien oder Ökostromtarifen und Einsatz energieeffizienter Beleuchtung oder anderer technischer Geräte
• Verbrauchserfassung
  Installation von Zählern und Management von Energie- und Wasserverbräuchen zur Verbesserung der Umweltleistung
• Datenaustausch
  Austausch von Umwelt- und Nachhaltigkeitsdaten, um die Unternehmensziele zu erreichen und einen positiven Beitrag zu Zertifizierungen zu leisten
• Gebäudemanagement und Kommunikation
  Sicherstellen, dass Kommunikationskanäle zwischen Nutzern und Gebäudemanagern offenbleiben und dass Informationen über die Umweltleistung des Gebäudes wie erforderlich zwischen allen Parteien ausgetauscht werden
• Wasser
  Abhängig von der Art der Räumlichkeiten: Reduktion von Wasserverbrauch, Förderung erfolgreicher Wassernutzungsstrategien und Identifikation möglicher zukünftiger Probleme und Chancen
• Abfall
  Reduktion von Abfall gemäß bestehender und zukünftiger Abfallstrategien. Sicherstellen, dass Abfälle aus Umbau- und Renovierungsarbeiten angemessen behandelt werden
• Renovierung/Sanierung
  Sicherstellen, dass Änderungen am Gebäude die Umweltleistung des Gebäudes nicht negativ beeinflussen
• Verkehr
  Bewerben und Erleichtern nachhaltiger Verkehrsformen für alle Gebäudenutzer
• Biodiversität
  Biodiversität bei Gebäuden wo immer möglich schützen, managen und verbessern
• Zertifizierungen
  Sicherstellen, dass die Einhaltung von Kriterien für Gebäudezertifizierungen wie DGNB, BREEAM oder LEED nicht gefährdet wird
• Baumaterialien
  Sicherstellen, dass die während Umbau- und Sanierungsarbeiten verwendeten Produkte und Materialien nachhaltig beschafft, gemanagt und recycelt werden; Einführung von Kreislaufwirtschaftsprinzipien bei Reparaturen, Umbau oder Rückbau
• Vermieter-/Mieter-Engagement
  Sicherstellen, dass die Nachhaltigkeitsziele und -absichten des Nutzers den Vermietern und ihren Vor-Ort-Teams effizient und wirksam kommuniziert werden und vice versa
• Gesundheit & Wohlbefinden
  Festlegen, wie das Verhalten von Vermietern und Mietern zum körperlichen und geistigen Wohlbefinden der Nutzerinnen und Nutzer eines Gebäudes beiträgt, einschließlich der Bereitstellung von sauberer Luft, rauchfreier Räume, Trinkwasser, Zugang zu Tageslicht, biophile Gestaltungsprinzipien und die Verwendung von schadstofffreien Materialien und Einrichtungsgegenständen
• DEI-Richtlinien
  Sicherstellen, dass Nutzer und Vermieter wichtige Richtlinien und Praktiken zur Vielfalt, Gerechtigkeit und Inklusion (DEI) haben, die klar zwischen allen Parteien kommuniziert werden
• Lieferketten
  Sicherstellen, dass Zulieferer soziale und ökologische Mindestkriterien erfüllen und dass ihre Mitarbeitenden fair und gerecht behandelt werden
• Lokale Gemeinschaft
  Sicherstellen, dass Mieter und Vermieter aktiv zur Gemeinschaft beitragen und in den Zusammenhalt im Quartier investieren

Am Markt haben sich bestimmte Kernelemente herauskristallisiert, die als Mindestanforderungen für einen effektiven Green Lease bezeichnet werden können:

• Regelmäßiger Austausch von nachhaltigkeitsrelevanten Informationen zum Gebäude, vor allem Verbrauchsdaten wie Energie- und Wasserverbrauch und Abfallaufkommen
• Nutzung regenerativer Quellen bei der Strom- und Wärmeversorgung des Gebäudes
• Einsparung von Energie und Wasser sowie Vermeidung von Abfall durch geeignete Maßnahmen auf Vermieter- und Mieterseite
• Berücksichtigung von Nachhaltigkeitskriterien bei der Durchführung von Bau- und Reparaturmaßnahmen
• Bei vorhandener Zertifizierung:  Vermeidung von Verhalten, das die Zertifizierung gefährdet

Von der inhaltlichen Ausgestaltung abgesehen sollte also ein erfolgreicher grüner Mietvertrag festlegen, wie beide Parteien miteinander kommunizieren, welche Daten ausgetauscht werden müssen und welche Ziele von Anfang an gesetzt werden. Klare und transparente Kommunikation und Zusammenarbeit sind der Schlüssel zu einem erfolgreichen grünen Mietvertrag. Dies maximiert die Chance auf eine Einigung, minimiert ein Ungleichgewicht zwischen den Anreizen und fördert gegenseitiges Vertrauen.