JLL lança relatório global sobre como gerir, otimizar e ocupar o escritório face às mudanças no trabalho híbrido

Quatro anos depois da pandemia, um novo inquérito da JLL (NYSE:JLL) conclui que o trabalho híbrido é hoje o modelo mais adotado pelas empresas a nível global. Cerca de 94% das entidades inquiridas pela JLL operam neste modelo, confirmando que o trabalho híbrido veio para ficar e que tem um impacto longo. O novo 2024 Global Occupancy Planning Benchmarking Report da JLL sublinha que os programas híbridos de ocupação estão em constante evolução para acomodar uma crescente variedade de atividades de trabalho, e em como as empresas podem olhar para a ocupação e design do espaço de trabalho de forma mais holística para integrar essas mudanças. Através da aposta em novas tecnologias de monitorização, do maior recurso a dados de utilização do espaço e da presença de zonas de trabalho para a privacidade e o trabalho de concentração, as empresas podem garantir que estão efetivamente a integrar as necessidades dos espaços de trabalho em mudança.

Com base nas perspetivas da JLL e nos dados acumulados de mais de 85 empresas que representam cerca de 58 milhões de metros quadrados em 12 setores de atividade a nível mundial, o relatório de benchmarking elenca as melhores práticas para as empresas poderem utilizar o espaço de trabalho como um ativo para atrair e reter os melhores talentos. Um dos fatores críticos de sucesso para um espaço de trabalho híbrido é a capacidade de funcionar com padrões de ocupação que mudam ao longo da semana. Com quase 50% das empresas a tencionar expandir os seus programas híbridos nos próximos três anos, há uma oportunidade única para criar um espaço de trabalho mais dinâmico que integre a gestão de instalações, o planeamento do espaço e a tecnologia na tomada de decisões.

“Este estudo global só vem confirmar que o trabalho híbrido cria oportunidadades únicas para os espaços de trabalho e para as empresas, e que poderemos ser muito mais criativos e eficientes. Existem já muitas empresas a adoptarem rácios de partilha de secretária entre os 50% e os 70%, libertando o espaço para zonas de colaboração e de experiência”, diz Caetano de Bragança, Head of Workplace Strategy da JLL. “Os dados sobre a utilização do espaço são essenciais para as empresas se conhecerem e tomarem decisões arrojadas. Existe todo um novo mundo na forma como pensamos o nosso local de trabalho, e recorrer a dados de ocupação permite maior flexibilidade, previsibilidade e conforto”.

Um estudo realizado em Portugal pela JLL, em parceria com a AON, sobre os novos modelos de trabalho, mostra que 90% das empresas inquiridas adotaram políticas de trabalho híbrido e que 72% consideram que o se escritório está preparado para acolher estes novos modelos de trabalho. Contudo, e provavelmente em reconhecimento de que estes são processos dinâmicos, 60% das empresas preveem alterar a configuração ou localização do seu escritório nos próximos 5 anos. A importância do escritório físico para a atividade da empresa e bem-estar das pessoas é reconhecida por 95% das entidades inquiridas, mostrou ainda este estudo da JLL em Portugal, o qual inquiriu mais de 200 empresas a operar no mercado nacional em 17 setores económicos.

“Portugal segue a tendência global, com as empresas a perceberem que o trabalho híbrido veio para ficar, mas está a evoluir. Isso mesmo mostra o estudo que desenvolvemos a nível nacional. Esta fatia de 60% das empresas que antecipa a necessidade de reconfigurar ou relocalizar o seu escritório no espaço de cinco anos, reflete a consciência de que o espaço de trabalho tem de se ir constantemente adaptando às novas necessidades de trabalho, tornando-se numa ferramenta essencial para o desempenho das organizações”, termina Caetano de Bragança.

94% das empresas inquiridas implementaram programas de trabalho híbrido. Além disso, nos próximos três anos, 45% diz que vai manter o seu programa e outros 49% afirma que vai expandir. A adopção de metodologias de trabalho híbridas continua a evoluir e a influenciar o planeamento da ocupação e o design do espaço. A otimização do espaço, a melhoria da experiência do colaborador e o apoio aos estilos de trabalho em mudança são os grandes motores.

76% dos inquiridos estão a monitorizar dados de utilização do escritório, acima dos 62% que o faziam antes da pandemia (em 2019/2020). Partindo das taxas de desocupação como a métrica mais importante em todas as regiões, a monitorização de métricas de utilização continua a aumentar, impulsionada pelos avanços tecnológicos.

O aumento das políticas de partilha de secretárias e a redução dos rácios de utilização dos escritórios estão a suscitar uma necessidade de mudança. A definição de posto de trabalho é mais ampla, com 37% das empresas a contar com secretárias de hotelling (secretárias partilhadas, não designadas a uma pessoa, mas que podem ser reservadas) e 28% a contar com os lugares de touchdown (ocupação sem reserva, por um curto período) como um posto de trabalho no planeamento da ocupação. Assiste-se também a um aumento deste tipo de pontos de trabalho, e nos últimos 3 anos, 31% das empresas aumentou os espaços de touchdown, 29% aumentou as áreas de open-space de equipa e 18% aumentou as mesas colaborativas (bench seating)

Os modelos de trabalho híbridos e as formas de trabalhar estão a mudar, pois se é verdade que há uma maior necessidade de colaboração, também o há de privacidade. Nos últimos 3 anos, 38% das empresas aumentaram o número de espaços de concentração nos seus escritórios, e 42% aumentaram áreas colaborativas abertas.

Empresas com visão de futuro estão a olhar para a forma como a tecnologia de monitorização de utilização e de análise avançada pode criar eficiências na gestão e ocupação dos espaços de trabalho. 53% dos inquiridos investiram num sistema de reserva de espaço para apoiar a implementação dos programas híbridos, e 50% estão a usar esses sistemas como uma ferramenta para monitorizar a utilização do espaço. 75% dos inquiridos estão também a usar plataformas digitais de dashboarding para gerir, analisar e/ou medir a sua ocupação.