Dados de qualidade são chave para maximizar o desempenho dos ativos

Um edifício de escritórios típico de vários andares contém cerca de 1.000 ativos que requerem manutenção, como equipamentos elétricos, sistemas de energia de reserva, elevadores, bombas e unidades de tratamento de ar. Para uma equipa de gestão de instalações localizar, identificar e registar todos eles poderia levar semanas dependendo do número de engenheiros envolvidos no processo de inventário e validação. Ainda mais tempo de acompanhamento seria necessário para encontrar e revisar desenhos mecânicos, manuais de OEM e ordens de trabalho.

É por isso que os gestores de instalações têm historicamente tido tanta dificuldade em obter dados de qualidade dos ativos. Isso requer esforço meticuloso e diligência e muitas vezes resulta em dados incompletos ou incorretos.

Sem dados de qualidade, as equipas de gestão de instalações (FM) lutam para tomar decisões mais inteligentes de manutenção e substituição de capital. Estão expostas a maiores riscos de falha dos ativos e tempo de inatividade não programado e não podem medir com precisão o desempenho ou melhorar as operações. A qualidade dos dados afeta todos os aspetos das operações, manutenção e renovação de FM ao longo do ciclo de vida dos ativos.

E é por isso que nunca foi tão crítico garantir que os seus dados de ativos sejam da melhor qualidade possível.

Um inventário de ativos é um depósito de dados para ativos e baseia-se nos 5Cs de dados de qualidade, que afirmam que os dados devem ser:

• Completos – Todos os ativos manutenidos e renováveis são recolhidos para o inventário. 

• Apropriados – Todos os atributos exigidos dos ativos-alvo são recolhidos (por exemplo, classe do ativo, fabricante, modelo #, capacidade, voltagem, tonelagem, etc.). 

• Consistentes – A nomenclatura para nomes e atributos de ativos é consistente em todo o inventário. 

• Corretos – IDs e descrições de ativos devem identificar corretamente o ativo, ser precisos e evitar erros de sintaxe, etc. 

• Atuais – Os ativos devem estar corretamente designados como ativos (em serviço), inativos, abandonados, etc.

Dados de alta qualidade num inventário de ativos superam os riscos e limitações citados acima e permitem que as equipas se concentrem nos ativos considerados importantes com base no custo, criticidade, conformidade regulamentar, segurança ou impacto operacional.

O inventário de ativos, também conhecido como registro de ativos, é uma base de dados de ativos e seus atributos como a marca do ativo, modelo, números de série, data de aquisição, informações de garantia e localização.

Criar um inventário de ativos foi historicamente intensivo em mão-de-obra, longo e caro, razão pela qual os gestores de instalações precisavam ser seletivos sobre quais ativos integravam no inventário. Os ativos têm diferentes graus de importância para a organização. Embora o inventário idealmente se concentre em todos os ativos mantíveis, os custos e recursos podem influenciar quais são incluídos. Em todos os casos, o valor do inventário reside em dados de ativos de qualidade.

Por exemplo, uma organização com um portfólio de 250 localizações, cada uma com 400 ativos críticos, estava a considerar um inventário total de 100.000 ativos. Gerir tantos ativos exige dados de qualidade 5C. Qualquer coisa menos ficará muito aquém do objetivo e valor do inventário.

Métodos tradicionais de integração de ativos e recolha de dados eram manuais e frequentemente baseados em papel. Um engenheiro de fiabilidade poderia localizar, inspecionar e registar informações da placa de identificação para 60-75 ativos por dia, mas desafios no acesso a espaços e equipamentos frequentemente atrasavam o processo.

Métodos tradicionais de integração ou recolha de dados de ativos: 

• Requeriam engenheiros de fiabilidade experientes, ou técnicos conhecedores e competentes, capazes de identificar e compreender o equipamento às vezes complexo que estavam a integrar no inventário.

• Eram propensos a imprecisões, particularmente ao registar números de modelo alfanuméricos de 24 caracteres à mão. Erros eram comuns, e os dados não estavam corretos, o que degradava a qualidade do inventário.

• Eram de várias etapas. Decodificar números de modelo para revelar atributos de ativos envolvia um processo de acompanhamento complicado, muitas vezes resultando em inventários com dados menos abrangentes. 

• Poderiam ser um alvo móvel. Substituir ativos no curso normal das operações de FM durante uma auditoria de ativos longa e contínua poderia comprometer a validade do inventário. 

• Eram incompletos quando o equipamento era difícil de verificar, como caixas VAV instaladas acima de placas do teto. Os dados estavam incompletos e, dependendo do rigor da auditoria de ativos, também poderiam ser inconsistentes com auditores usando termos variáveis para o mesmo equipamento.

• Estendiam-se muito além da conclusão da auditoria no local. Eram necessários dias e semanas para encontrar e revisar desenhos mecânicos, manuais de OEM, ordens de trabalho, e mais. A busca por informações que poderiam ter anos introduzia o risco de dados que já não eram atuais ou não abrangentes. 

• Muitas vezes envolviam centenas, até milhares de ativos. Edifícios complexos, como hospitais, requeriam diligência e paciência para recolher dados de qualidade, mas nos casos em que os dados não estavam disponíveis, os inventários eram, em última instância, incompletos, inconsistentes e incorretos.

Novas tecnologias podem reduzir substancialmente os desafios tradicionais dos inventários de ativos, diminuindo a mão de obra, o tempo e as despesas envolvidas, além de melhorar a qualidade geral dos dados.

Uma app móvel com IA, como JLL Serve, identifica o tipo de equipamento usando recuperação de imagem baseada em conteúdo (CBIR). Tirar uma foto de um ativo permite que uma cloud privada e conectada identifique corretamente o tipo de ativo como uma unidade de tratamento de ar, por exemplo.

O reconhecimento ótico de caracteres (OCR) pode ler uma foto da placa de identificação de um ativo, decodificar o número do modelo e preencher atributos (por exemplo, RPM, tonelagem, capacidade, voltagem, tamanhos de filtros, tipo de refrigerante, etc.) diretamente no inventário de ativos, assegurando dados precisos e abrangentes. A tecnologia trouxe todos os atributos de um ativo para uma única visualização, bem como manuais OEM, desenhos mecânicos, ordens de serviço, guias de solução de problemas e até vídeos do YouTube faça-você-mesmo.

Numa auditoria tradicional, um engenheiro passaria 8-10 minutos por ativo para uma inspeção visual inicial e registro da placa de identificação. Com as novas tecnologias acima, um técnico de campo com uma app móvel pode acelerar o processo e obter dados de maior qualidade em muito menos tempo em comparação com uma auditoria tradicional.

Porque as novas capacidades alimentadas por IA podem recuperar automaticamente os atributos dos equipamentos, manuais, desenhos, etc., não há necessidade de semanas de pesquisa e revisão de seguimento e há maior garantia de que os dados se aproximam da qualidade 5C.

Apps como JLL Serve promovem eficiência através da automatização e fornecem dados precisos e de qualidade para decisões de gestão do ciclo de vida do ativo mais informadas. A automação e a IA garantem que os dados sejam completos, compreensivos, corretos e atuais, poupando tempo valioso para os técnicos.

A realização de um inventário tradicional de ativos nem sempre foi um processo suave. Portas trancadas e chaves desaparecidas levam a inventários de ativos incompletos.

Regras projetadas, que podem ser criadas por equipas de FM, fornecedores de software de gestão de ativos, associações da indústria ou consultores de gestão de ativos oferecem critérios predefinidos para classificar ativos dentro de um edifício com base no tipo, uso, área, número de pisos, etc. 

Por exemplo, a maioria dos restaurantes possui unidades AC embaladas em telhados, exaustoresventiladores de extração de cozinha, sistemas de proteção contra incêndios Ansul, frigoríficos, congeladores e micro-ondas, por isso estes ativos devem ser encontrados e registados para um inventário de ativos completo com dados de qualidade.

Regras projetadas garantem que os dados dos ativos sejam completos, abrangentes e atuais, fornecendo uma lista de verificação valiosa dos ativos que se espera encontrar no local durante o inventário de ativos. JLL Serve, com a sua conexão a uma nuvem privada e ao imenso banco de dados de ativos Corrigo, fornece informações excepcionais sobre tipos de ativos. Combinado com algoritmos ativados por IA e aprendizagem de máquina sobre os dados de qualidade, o JLL Serve pode prever dados de inventário esperados e preencher lacunas de forma prescritiva, mesmo antes de pôr os pés nos edifícios reais. 

Os dados de ativos provam seu valor ao permitir que as equipas de FM gerem insights acionáveis para seus planos de gestão de ciclo de vida de ativos. Acessar dados completos, consistentes, corretos, atuais e abrangentes gera ganhos imediatos de eficiência.

A conformidade da qualidade dos dados de ativos com os 5Cs permite uma gestão de instalações mais inteligente e ajuda a maximizar o tempo operacional, a vida útil dos ativos e o desempenho dos ativos. A capacidade da tecnologia atual de preencher atributos de ativos em tempo real, enquanto inclui outros recursos de dados—como manuais de OEM e desenhos mecânicos—traz todos os detalhes dos ativos para uma única visão para os técnicos, eliminando a necessidade de acessar múltiplas tecnologias.

Capacidades habilitadas para IA e aplicações móveis aceleram a integração de ativos enquanto economizam tempo, custo e mão de obra. Com CBIR e OCR, a integração de ativos fornece dados mais confiáveis, completos e precisos do que processos manuais tradicionais.

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