Vastgoeddata leidt tot $120 miljoen aan potentiële besparingen

Een grote internationale financiële dienstverlener moest zijn portefeuillestrategie transformeren. Dit was onderdeel van een groter plan om geld vrij te maken en opnieuw te investeren in het bedrijf. Het verkleinen van kantoorruimte is een bekende manier om kosten te besparen, maar het bedrijf vermoedde dat er in het vastgoed meer mogelijkheden schuilgingen dan op het eerste gezicht zichtbaar was.

Om de jaarlijkse kosten (de zogeheten annual run rate) significant te verlagen, oftewel de totale bezettingskosten over tijd, moest het management eerst bepalen welke panden werden aangehouden, afgestoten of verkleind. Het doel was om zoveel mogelijk directe besparingen te realiseren en tegelijkertijd de portefeuille toekomstbestendig te maken.

Na de pandemie stond het bedrijf voor een belangrijke keuze. Ze hadden al besloten om hybride werken mogelijk te maken, waarbij mensen deels thuis en deels op kantoor werken. Maar nu de economie weer op gang kwam, was het nog niet duidelijk wat dit zou betekenen voor de behoefte aan kantoor- en winkelruimte.

Als het bedrijf te veel ruimte zou opgeven, zou dat problemen kunnen veroorzaken als ze in de toekomst weer zouden willen groeien. Maar als ze te weinig zouden bezuinigen, zouden de hoge kosten de concurrentiepositie ten opzichte van andere banken en investeringsmaatschappijen kunnen schaden.

Omdat vastgoed steeds belangrijker is geworden voor het aantrekken en behouden van talent, werd het voor de organisatie steeds moeilijker om een plan te maken voor effectief hybride werken. Veel verschillende belanghebbenden en afdelingen werkten tegelijkertijd aan verschillende doelen, en de vragen over de huidige en toekomstige omvang van de vastgoedportefeuille speelden een rol in elk gesprek.

Deze grote financiële dienstverlener stond voor een aantal vragen:

• Waar liggen de grootste kansen om de winstgevendheid van ons vastgoed te verbeteren?

• Hoe kunnen we onze bestaande en nieuwe ruimtes zo goed mogelijk benutten?

• Waar geven we onnodig veel geld uit?

• Wat is de beste plek om een kantoor te openen of te verplaatsen?

• Hoe kunnen we toptalent aantrekken en behouden in een competitieve markt?

  
  
  

Om deze vragen te beantwoorden, had de klant behoefte aan helderheid en inzicht. Een essentiële factor voor een succesvolle strategie was betrouwbare data over de terugkeer van medewerkers naar kantoor – een uitdaging waar veel organisaties mee kampen. Deze aanwezigheidsgegevens moesten worden gecombineerd met uitgebreide informatie over ruimtegebruik, huurcontracten en transacties binnen de diverse internationale vastgoedportefeuille.

JLL werkte nauw samen met de klant om deze uitdaging aan te gaan. Door een integrale aanpak en de bundeling van expertise vanuit verschillende teams, kon JLL een compleet programma ontwikkelen, afgestemd op de specifieke behoeften van de klant.

Dankzij een jarenlange relatie op het gebied van transacties, projectmanagement en technisch beheer, had JLL een gedegen kennis van de vastgoedobjecten van het bedrijf. Bovendien was er directe toegang tot belangrijke databronnen, wat essentieel was om snel een gedetailleerd inzicht in de portefeuille te krijgen.

“We hebben alle beschikbare gegevens gebruikt,” zegt Charles Fegely, JLL’s Head of Business Analytics Consulting for Financial Services, Work Dynamics. “Veel van de informatie die we nodig hadden, werd al verzameld, maar werd nauwelijks gebruikt.”

In het huidige digitale tijdperk is snelle toegang tot accurate en gecombineerde data cruciaal voor succes. Maar effectieve analyse en interpretatie van die data zijn minstens zo belangrijk.'

JLJLL introduceerde een innovatieve aanpak die data science combineerde met strategisch advies. In plaats van wekenlang data te verzamelen en te analyseren, kon de klant nu binnen enkele minuten real-time rapportages genereren. Hierdoor konden verschillende afdelingen snel en efficiënt strategische beslissingen nemen.

Een van de eerste stappen was het analyseren van de data over de terugkeer naar kantoor op specifieke locaties. JLL vergeleek deze data met de antwoorden van werknemers op vragenlijsten over hun werkstijl. Zo ontstond een actueel beeld van de aanwezigheid van medewerkers per locatie en per afdeling. Maar wellicht nog belangrijker: het legde de basis voor diepgaande analyses die cruciale beslissingen over de toekomstige ruimtebehoefte van de portefeuille ondersteunden.

“De organisatie richtte zich op zowel de gemiddelde als de piekbezetting op een willekeurige dag,” zegt Diego Rodriguez, Senior Business Analytics Consultant bij JLL, die de code schreef voor het op maat gemaakte dashboard van de klant. “Maar de meest voor de hand liggende kengetallen zijn niet altijd de meest bruikbare.”

Voorbeeld: Interne data toonden een piekbezetting van 65% in een van de Amerikaanse kantoorpanden van het bedrijf. Een directe interpretatie van deze cijfers leidde ertoe dat de huidige ruimte werd aangepast aan dit maximale aantal potentiële medewerkers. JLL overtuigde de klant om een andere statistische indicator te overwegen.

Een gedetailleerde analyse van een jaar aan bezettings- en aanwezigheidsdata bracht een verrassende ontdekking aan het licht: het kantoor bereikte slechts zelden zijn maximale capaciteit. Het JLL-team ging een stap verder en ontdekte dat in 90% van de gevallen het hoogste percentage aanwezige medewerkers slechts 36% bedroeg. Dit type geavanceerde analyse laat zien hoe belangrijk het is om data te omarmen en om te zetten in waardevolle inzichten, of het nu gaat om één gebouw, een specifieke afdeling of de gehele vastgoedportefeuille.

“Dat was echt een ‘aha’-moment,” zegt Rodriguez. “Een ander adviesbureau zonder vastgoedexpertise had misschien alleen de maximale bezetting bijgehouden en niks anders, en zo advies gegeven dat fundamenteel onjuist zou zijn.”

In plaats daarvan heeft het bedrijf de ruimte op die locatie aangepast aan de daadwerkelijke vraag, met noodplannen waarbij gemeenschappelijke ruimtes ingezet kunnen worden als werkplek tijdens plenaire bijeenkomsten.

“Door een robuustere wetenschappelijke methode toe te passen en patronen te zoeken in de beschikbare informatie, konden we goed gefundeerde voorspellingen doen over toekomstige ruimtevraag en tegelijkertijd profiteren van de marktomstandigheden in het vastgoed,” aldus Charles Fegely, JLL’s Head of Business Analytics Consulting voor Financial Services, Work Dynamics.

Dankzij een datagedreven aanpak heeft een toonaangevende financiële dienstverlener aanzienlijke verbeteringen gerealiseerd in zijn vastgoedportfolio.

In de afgelopen drie jaar heeft JLL meer dan 300 concrete acties geadviseerd voor het wereldwijde vastgoed van het bedrijf. Dit heeft geresulteerd in een jaarlijkse kostenbesparing van $120 miljoen en een verkleining van de portefeuille met ruim 185.000 vierkante meter.

Tot op heden heeft JLL ongeveer $400 miljoen van het beoogde $1 miljard aan herstructureringen begeleid, waaronder het afstoten van gebouwen en het heronderhandelen of afkopen van huurcontracten.

JLL hielp de klant niet alleen om sneller en efficiënter nieuwe besparingsmogelijkheden te identificeren, maar combineerde ook verschillende datasets door middel van statistische analyses. Hierdoor kon een vergelijking worden gemaakt tussen traditionele kantoorhuurcontracten en flexibele kantooroplossingen in diverse belangrijke markten.

Een van de meest opvallende resultaten was de verplaatsing van het hoofdkantoor van een verouderd gebouw van 46.000 m2 naar een modern en efficiënt pand van ongeveer de helft van die omvang. Deze optimalisatie gaf de financiële dienstverlener de mogelijkheid om zijn bedrijfs- en hybride werkstrategie te vertalen naar een concrete vastgoedoplossing.

In een tijd van onvoorspelbare veranderingen op de werkvloer en aanhoudende economische onzekerheid, is dit bedrijf ervan overtuigd dat zijn vastgoedstrategie klaar is voor de toekomst, wat die ook moge brengen.

“De grondige databenadering hielp ons onze algehele financiële prestaties te verbeteren,” zegt het hoofd vastgoed van het financiële concern. “Maar het gaf ons ook het inzicht om potentiële verstoringen te voorspellen en toekomstige portefeuilleplannen vorm te geven.

Wat dit gezamenlijke team van JLL heeft neergezet, is echt toonaangevend vanuit vastgoedperspectief.”

Bezoek onze pagina over werkplekstrategie voor meer informatie over hoe u uw kantoorportfolio kunt aanpassen aan uw zakelijke doelstellingen.