共同オフィスとは？種類や選び方のポイントを詳しく解説

共同オフィスの一種であるコワーキングスペースは、フリーランサーや個人事業者にも多く利用されている。co-workingという英語 「co（共に）」+「working（働く）」からも分かるように、スペースを共有して働くことが大きな特徴だ。月額制、都度利用など、いくつかのプランが提供されていることが多い。コワーキングスペースでは、イベントが開催されていることが多く、施設利用者が交流を深めることができる点が大きな特長だ。

近年は、メールは当然のことながら、チャットアプリやビデオコールアプリで仕事の進捗状況を確認できるため、テクノロジーを最大限に活用することで、共同オフィスでも滞りなく業務を進められる。中でも共同オフィスの使用に向いている職種としては、インターネット上でコミュニケーションをして業務を完結させることができる、以下のような職種が挙げられる。
 

• ソフトウェアエンジニア、ウェブディベロッパー、プログラマー
  
  
• ウェブデザイナー、グラフィックデザイナー、UX・UIデザイナー
  
  
• フリーランスライター、コピーライター
  
  
• デジタルマーケティング関連、プロジェクトマネージャー、アカウントマネージャー
  
  
• オンラインストア運営者、オンラインサービス業者

共同オフィスを利用する主なメリットは以下が挙げられる。

少人数用の個室や、一人用の集中ブースなどが整備されている共同オフィスも多く、集中できる環境が整っているため、社員の生産性も上がるだろう。ミーティングスペースや応接室などを活用することで、他人とオフィスを共有しながらも、集中できるスペースを確保できる。

共有スペースをレンタルする場合、周りを気にせずに大声で電話や会議をしてしまうと他の利用者に迷惑がかかってしまう。その他にも、スマホの通知音、キーボードの音など、些細なことで周囲の人に悪い印象を与えてしまう可能性もあるので、マナーには十分気をつけたい。

一般的にミーティングルームは予約制になっており、急なミーティングが発生することが多い場合は不便さを感じるだろう。特に都心中心部の共同オフィスは利用者も多く、日中は確保できないことも注意しておきたい。

個室、少人数の部屋やミーティングルームの使用頻度を見極めてプランを決めておこう。住所利用、電話対応などはオプションサービスになるため、これらのサービスの必要性もあらかじめ確認しておくことで、オフィスの料金が予算に収まるのかを判断することができる。

共同オフィスの導入が決定したら、契約する段階に進むまでの一般的なステップは以下になる。

希望のオフィスが決まったら、必要書類を揃えて契約手続きに進む。法人契約に必要な書類は、一般的には代表者の身分証明書、会社登記簿謄本、印鑑証明書などがある。

レンタルオフィスとは、期間や人数を指定してレンタルができるオフィスだ。デスク、オフィス家具などは完備されているため、すぐに働ける環境が整っている。コワーキングスペースやシェアオフィスと違う点は、他の会社や個人とシェアするのではなく、専用スペースをレンタルできる点だ。

従来の賃貸オフィスと異なり、コストなどを抑えながらで事業活動することができる共同オフィス。需要は増加傾向にあり、施設の品質や拠点網も充実してきているため、これから貴社が目指したい働き方に合わせて柔軟に導入することが可能になるだろう。JLLは、共同オフィスの導入に加えて、企業の成長戦略に合わせて最適なワークプレイス戦略の策定・実行まで幅広く支援している。オフィスに関する相談は下記から問い合わせていただきたい。

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