フレキシブルオフィスとは？
フレキシブルオフィスとは従来のような賃貸借契約を締結して利用する固定的なオフィスではなく、流動的かつスポット的に柔軟に利用できるオフィスの総称である。英語で「柔軟な」を意味する「フレキシブル」は、その名の通り、契約スタイルが非常に柔軟であるため、フレキシブルオフィスと呼ぶ。
出所:JLL日本
フレキシブルオフィスが注目を集める理由
フレキシブルオフィスが注目を集める理由は、コロナ禍を受けて企業が多様な働き方を推進する必要に迫られているからだろう。コロナ禍でテレワークが急速に普及したのは記憶に新しいところ。この事象が日本企業のオフィスの概念を一変させたともいえる。
コロナ禍以前に働き方改革関連法が施行され、テレワークが普及し始めたころは情報セキュリティなどの面で否定的な見解も多かったが、ウイルス感染防止の観点からテレワークを導入する企業が増えるにつれ、拠点となるコアオフィスに一極集中して勤務させなくても業務遂行が可能であることが明らかになってきた。
しかし、当初は「テレワーク＝在宅勤務」と捉える企業が多かったものの、狭小な住宅事情やITネットワークの脆弱さ、生活音、同居人との軋轢などがネックとなり、自宅は快適な執務環境とは程遠い。さらにオンとオフの切り替えが難しく、長時間労働に陥ったり、同僚とのコミュニケーションが失われ、孤独感や心理的負担を覚える従業員が現れるなど、様々な問題が浮上した。そうしたなか、コアオフィスと在宅勤務の欠点を補う「第3の働く場所」として、フレキシブルオフィスが注目されるようになったのである。
フレキシブルオフィスの特徴とメリット
フレキシブルオフィスは、短期間での利用契約、内装造作が用意されており、かつ利用状況に合わせて床面積（座席数）を柔軟に調整できる。コロナ禍によってテレワークの導入が進み、オフィスの出社人数が流動的になった企業などがフレキシブルオフィスを活用するケースが増えている
フレキシブルオフィスの特徴とメリットは、まさに「契約スタイルが柔軟である」点に集約される。具体的なメリットは以下の通り。
- 契約期間は最短で1カ月から。スポット利用の場合は1時間単位で利用できる/ja/trends-and-insights/workplace/what-is-a-flexible-office-that-supports-a-variety-of-work-styles
- 内装設備やデスク、事務用品、OA機器、ドリンク、フードなどの各種設備・サービスをオフィス側で用意していることが多い
- 問い合わせから数日程度で施設を利用できる
- 個人利用から企業・部署単位の利用まで、幅広い使用形態に対応
- オフィスによっては事務代行サービスがオプションで付いている
従来のオフィスは不動産所有者と数年単位に及ぶ賃貸借契約を結び、専有部の内装や設備などは自前で用意しなければならず、退去時には原状回復工事が義務付けられていた。そのため、景気などの外部環境の影響を受けてもオフィス床を簡単に調整することができなかった。
一方、フレキシブルオフィスは、短期間での利用契約、内装造作が用意されており、かつ利用状況に合わせて床面積（座席数）を柔軟に調整できる。コロナ禍によってテレワークの導入が進み、オフィスの出社人数が流動的になった企業がフレキシブルオフィスを活用するケースが増えているのだ。
また、フレキシブルオフィスの国内大手、日本リージャスホールディングスによると、オフィスマーケットが落ち着くまでの一時避難場所、働きながら旅行を楽しめるワーケーションニーズへの対応、そして分散型オフィス戦略の実現などを目的に、コロナ禍以降もフレキシブルオフィスの需要は衰えていないとしている。
フレキシブルオフィスの利用形態
フレキシブルオフィスには主に5つの利用形態がある。
サービスオフィス
ビジネスに必要な通信環境や事務機器などは全て備え付けられており、受付やサポートをしてくれるコンシェルジェも常駐。ラグジュアリー感のある演出、設えがなされている個室型のフレキシブルオフィス。オフィスによる企業イメージやブランディングの向上、快適な執務環境、好立地を得るのに適している。
レンタルオフィス
ビジネスに必要な通信環境や事務機器が始めから一通り用意される個室型のフレキシブルオフィス。サービスオフィスと同様の形態といえるが、その違いは明確に定められていない。しかし、レンタルオフィスとする場合、シンプルかつ実質的なオフィス機能のみが提供され、内装デザインなども簡素なケースが多い。一方、サービスオフィスはコンシェルジュが常駐していたり、内装にラグジュアリー感があったりなど、情緒的な体験価値でレンタルオフィスと差別化している場合が多い。
フレキシブルオフィスの活用イメージ
コアオフィスとフレキシブルオフィスを組み合わせると、時間や空間の制約が低減され、多様な組織の形態や働き方に対応できるようになる
実際にフレキシブルオフィスはどのように活用されているのか、活用イメージを紹介する。
自社リソース不足を解消
入居者の様々なニーズをサポートするコミュニティマネージャーが常駐するフレキシブルオフィスでは、入居企業から「システム開発を外注したい」というニーズがあれば、コミュニティマネージャーを介して施設内の入居者から対応可能な企業・人材を見つけてマッチングしてくれるなど、フレキシブルオフィス内のコミュニティを有効活用できるため、自社リソース不足を補いたいスタートアップ企業の人気の高いフレキシブルオフィスが存在する。