オフィス分散とは
「オフィス分散」とは一般的な集約型オフィスとは異なり、オフィス機能を複数拠点に分散させることを指す 。急激な従業員増に対応するため、本社オフィスの近くに賃貸床を借り増すといったオフィス分散が行われることが多いが、単なる支社や営業所を設置するのとは一線を画し、昨今では社員の働き方改革や雇用の柔軟性向上を目的として行われるケースが増えている。オフィス出社とリモートワークを組み合わせたハイブリッドワークや、働く場所にとらわれないABWもある種の「オフィス分散」といえるだろう。
メインオフィスのほかにサテライトオフィスや自宅など様々な場所で柔軟に仕事ができる環境を含み、従来の集約型オフィスでは対応が難しかった社会環境や働き方の変化に素早く対応できるワークスタイルとして、コロナ禍を機に注目を浴びることになった。
オフィス分散のメリット
生産性の向上
オフィス分散により、社員は自宅や最寄りのサテライトオフィスで勤務することが可能になり、長時間通勤による疲労やストレスから解放される。心身の負担が軽減され、より良いコンディションで業務に集中できるだろう。また各拠点での少人数での勤務により快適な執務環境を実現でき、各従業員の仕事に対するパフォーマンスやモチベーションが向上することで企業全体の生産性向上につながる。
賃料など長期的なコスト削減
都心の集約型オフィスから、賃料が比較的安価な郊外や地方へオフィス機能を分散させることで、賃料コストを総体的に抑制できる可能性がある。またシェアオフィスやレンタルオフィスを活用することで、敷金や内装工事などの初期費用も削減できる。さらに従業員が近隣のオフィスで勤務することで交通費も抑えられることや、光熱費などのランニングコストも各拠点の規模に応じて最適化できることもメリットの1つだ。
リスク分散による事業継続性の向上
首都圏直下型地震のリスクが指摘される中、機能を一拠点に集中させるリスクが懸念されているが、オフィスを複数拠点に分散することで災害や感染症などの緊急時における事業継続性を確保することができる。また公共交通機関の運休など日常的なトラブル時においても、最寄りのオフィスや在宅勤務で対応することが可能となる。
多様な働き方の実現
従業員はライフスタイルや業務内容に応じて、本社・サテライトオフィス・在宅など働く場所を柔軟に選択できるようになる。また時差出勤やフレックスタイム制との組み合わせにより、個々の事情に応じた働き方が可能となり、多様な人材が活躍できる職場環境が実現する。
オフィス分散のデメリットや注意点
一方、オフィス分散には以下のようなデメリットも考えられる。
情報セキュリティリスク
シェアオフィスや在宅勤務など社外での業務が増えるにつれて情報漏洩のリスクが高まる。特に、社外の人と共有で使用するオフィスでは、テレワークの音声が漏れてしまったり、パソコンの画面を覗かれてしまったりすることへの対策が必要となる。特に、機密情報や個人情報の取り扱いにはより一層の対策が必要だ。セキュリティ対策済みの機器の支給や従業員への定期的な研修が欠かせない。
初期導入費用
新たなオフィスやワークスペースを確保するためには、敷金・保証金などの初期費用が必要となる。また既存オフィスの縮小や移転に伴う内装工事費・原状回復費などが発生する。さらに必要な備品やIT機器の購入・セキュリティ対策の実施など、想定以上にコストがかかる可能性がある。
オフィス分散により長期的なコスト削減効果は期待できるものの、導入時の初期費用の負担を慎重に検討する必要がある。
コミュニケーションの低下
拠点が分散することで、別拠点にいる従業員との直接的なコミュニケーション機会が減少する。情報共有や連携が困難となり組織の一体感が失われる懸念がある。また、チームワークや企業文化の維持、新入社員に対するオンボーディングなども課題となりえる。これらを補うためには、社内SNSやオンライン会議システムの活用、定期的な対面ミーティングの実施など、コミュニケーション向上を念頭に置いた施策が必要となる。
オフィス分散の導入時には、外部で仕事をする際のセキュリティリスクや、拠点が増えたために管理が複雑になることへの適切な対策が欠かせない
オフィス機能を分散する際には、以下のような点に配慮するべきだろう。
研修やフォロー体制を整備する
オフィス機能を分散した環境下において、円滑に業務を遂行していくためには適切な研修とフォロー体制の整備が不可欠である。
- 新しい働き方のルール説明
- ツールの使用方法
- トラブル対応手順の共有
などを中心に研修や説明会を行う。
コミュニケーション不足によるストレスを軽減するため、定期的な面談やメンタルケアも実施し、従業員が新しい環境に円滑に適応できるよう支援する。
複数オフィスの管理システムを導入する
複数拠点での円滑な業務運営のため、統合的な管理システムの導入は非常に有効だ。
社員の勤務場所や在席状況をリアルタイムで把握できる在席管理システム・勤怠管理システムを導入することで適切な業務指示や効率的な人員配置が可能となり、拠点間の連携もスムーズになる。
コミュニケーションを向上させる施策を実施する
分散型オフィスでは拠点間での対面コミュニケーション機会が減少するため、代替手段の整備が不可欠だ。テレビ会議システムを活用した定期的なミーティングの実施、社内SNSやビジネスチャット、メタバースオフィスなどを導入することで円滑な情報共有と活発なコミュニケーションを促進する。組織の一体感を維持するには、必要に応じて対面での交流機会も設けると良いだろう。
オフィス分散には、本社・支社（メインオフィス）と在宅勤務のほか、以下のようなオフィス形態を利用することが多い。これらのオフィスは総称して「フレキシブルオフィス」とも呼ばれる。以下でそれぞれの特徴やメリットを紹介する。
コワーキングスペース
コワーキングスペースは、オープンなワークスペースを主体とし、異業種の人々が交流しやすい環境を提供する施設である。原則フリーアドレス制で、イベントやセミナーなどの交流促進の仕組みが充実している。
オフィス分散が向いている業種や企業
オフィス分散で効果がもたらされる企業の特徴として、以下のような点が挙げられる。多く当てはまる企業は検討を進めてみてはどうだろうか。
- IT業界
- 社外での業務が多い企業
- リモートワークの比率が高い企業
- PC業務の比率が高い企業
- 柔軟な働き方を推進したい企業
IT業界では業務の大半がパソコンとインターネットを介して行われるため、場所を問わない働き方との親和性が高い。
営業職が多い企業や、情報通信・広告・メディア業など、社外での活動が中心となる業種も、従来から柔軟な働き方を実践してきた経緯がある。
さらにシステム開発やクリエイティブ業務などPCでの作業が中心の職種もテレワークとの相性が良く、オフィス分散による効果が期待できる。
こうした業種では、従業員の働き方の選択肢を広げることで、生産性向上やワークライフバランスの改善にもつながりやすい。
オフィス分散の成功事例
“分散”以外のオフィス最適化に向けた選択肢
オフィス分散は、コスト削減や柔軟な働き方の実現などメリットは多いが、あくまでもワークプレイス戦略の1つの選択肢だということも忘れてはならない。
オフィス分散が自社に合わないと感じる場合は、以下のような手法も検討してみてはどうだろうか。
オフィスタイプの変更
従来の固定席制から、より柔軟なオフィス形態へ移行するという選択肢もある。フリーアドレスのオフィスでは、従業員が毎日自由に席を選べることで部署を超えた交流が生まれ、新しいアイデアやイノベーションが創出されやすくなる。
ABW（Activity Based Working）では、業務内容に応じて最適な場所や時間を選択できる。集中作業用の個室、打ち合わせスペース、リラックスできる休憩エリアなど、多様な働き方に対応した空間を用意することで、従業員の生産性と満足度の向上が期待できる。
オフィス移転
立地や規模・設備を見直し、より最適な場所へオフィスを移転する方法もある。現状の課題と長期的な事業成長を見据えたオフィス戦略を立案することが成功のカギだ。
オフィス分散やオフィス最適化のご相談はJLLへ
JLLでは、オフィス分散を含めたあらゆる形のオフィスタイプについての豊富な知見を生かし、オフィス戦略立案のコンサルティングとサポートを行います。
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