Réussir votre nouvel aménagement de bureau

Si vous avez déjà entrepris un projet de rénovation ou de construction, vous savez par expérience que diriger de front les multiples opérations s’avère en général épuisant, surtout dans un contexte d’évolution permanente. De la gestion des budgets et des plannings à celle des sous-traitants et des fournisseurs, assurer le pilotage efficace de l’ensemble constitue un travail chronophage nécessitant d’être sur le pont 24 heures sur 24. Toutefois, il existe une solution : confier cette mission à un spécialiste de la gestion de projet  (Project Manager).

Chaque projet, d’un nouvel aménagement basique au chantier pharaonesque d’une nouvelle construction, correspond à un empilement interminable de tâches. Dans un contexte d’instabilité, la gestion des coûts de construction, le franchissement d’étapes stratégiques et la prise en compte des délais donnent parfois l’impression vertigineuse de se lancer à l’assaut d’un sommet inatteignable. La moindre erreur, aussi infime soit-elle, peut entraîner des répercussions importantes, notamment des retards, des dépassements de budget et d’éventuels préjudices de réputation pour l’entreprise. Vous devez impérativement soupeser les risques impliqués et arbitrer la question suivante : la gestion de telles incertitudes constitue-t-elle une démarche que vous souhaitez résolument mener en solitaire ?

Tout projet comporte des enjeux colossaux, parfois situés hors du champ d’expertise acquis par votre équipe ou votre entreprise. La gestion de ces enjeux requiert des compétences spécialisées et revient donc souvent à un project manager chevronné, expert en immobilier d’entreprise. Voici quatre arguments imparables pour justifier le recours aux services d’un project manager.

D’après notre étude, le coût moyen d’aménagement des bureaux a progressé de 2,7 % l’an dernier. Dans ce contexte de hausse des coûts, recruter un project manager peut sembler une dépense supplémentaire excessive. À l’inverse, la privation de tels services peut être à l’origine d’un désastre financier.

Unproject manager contribue à la réalisation d’économies au travers d’estimations conceptuelles détaillées, de comparatifs de données, de planification des immobilisations, d’analyse des offres et de la résolution en amont des difficultés risquant d’impacter certains objectifs, tels que les durées d’occupation, les contraintes budgétaires et programmatiques. Cette démarche vous évite les remaniements, les dépassements de budget et les imprévus coûteux.

Investir dans la conception de ses espaces de travail constitue aujourd’hui un atout stratégique dans l’optique de fidéliser les talents, de renforcer la productivité des collaborateurs et de promouvoir l’image de votre entreprise. En vous associant à un acteur du conseil reconnu, expert de la gestion de projet, à la tête d’un réseau solide de prestataires et de fournisseurs, et capable de négocier les meilleurs services en votre nom, vous mettez toutes les chances de votre côté pour réussir la conduite de votre projet et l’atteinte de vos objectifs.

En général, qu’est-ce qui va de pair avec l’argent ? Le temps. Dans une perspective de valorisation financière, le temps doit être considéré comme une dimension essentielle. Dans le domaine des projets financiers, le temps revêt une importance capitale, en qualité de ressource limitée et donc précieuse. La moindre contre-performance aurait des conséquences désastreuses sur le projet. En effet, d’après une étude réalisée par le Project Management Institute, la somme colossale d’un million de dollars serait ainsi dilapidée toutes les 20 secondes.

L’avantage de travailler avec un project manager ? Il endosse la responsabilité complète du projet − du début à la fin −, et vous permet de vous concentrer sur vos tâches habituelles en vous évitant d’accumuler du retard. De plus, les chefs de projet sont des spécialistes de la coordination, de la planification et de l’identification des leviers de proactivité que les équipes doivent actionner afin de respecter les délais. En limitant les redondances et en décuplant les capacités de l’équipe, un project manager vous fait gagner du temps et économiser de précieuses ressources, soit un atout considérable.

Un nouveau siège pour l’entreprise Zynga qui permet l’économie de 500 000 dollars

À l’occasion du renouvellement de son bail, Zynga, éditeur prisé de jeux vidéo en ligne, a signé un partenariat avec JLL afin de procéder à la rénovation de ses espaces de travail. Cette collaboration a permis à Zynga de transférer ses locaux à San Mateo en Californie. JLL a contribué à une réduction drastique, de l’ordre de 30 %, des coûts de construction de son nouveau siège d’une superficie de près de 5 600 mètres carrés.

En cas d’aléa, le project manager agit en première ligne. Tout projet comporte une certaine part de risque, mais si un problème menace de le faire dérailler, un project manager efficace saura mettre en œuvre un plan de résolution clair, ou a minima atténuer les incidences les plus dommageables.

Dans le cadre de la gestion d’un projet, l’atténuation des risques consiste à repérer et à résoudre les difficultés. Il ne s’agit pas uniquement de pointer les dysfonctionnements, mais également d’élaborer des plans pertinents afin d’aplanir les difficultés. Des solutions et des technologies spécialisées permettent aux chefs de projet de maîtriser en douceur ce processus.

Ces solutions intègrent des procédures et des modèles de résolution mis au point pour remettre le projet dans le droit chemin. Elles orientent efficacement le chef de projet dans ses arbitrages, étayés par des données compilées fiables et à jour. Un seul et unique emplacement abrite l’intégralité des données, et permet de suivre l’avancement du projet en temps réel pour faciliter les différentes actions dans le délai imparti et le budget escompté.

La réussite d’un projet peut être compromise par différents facteurs, notamment temporels et financiers. Toutefois, l’une des principales sources de difficulté réside dans le non-respect des objectifs. Parmi les pratiques de gestion de projet efficaces, il convient de maintenir un contrôle permanent sur le suivi du projet et d’assurer l’adhésion des membres des différentes équipes au périmètre de travail défini au départ. Ce principe est déterminant dès lors que les entreprises entament le processus complexe d’optimisation de leur espace de travail. En faisant respecter le périmètre de départ, les entreprises se prémunissent d’écarts inutiles et optimisent les résultats obtenus.

Par exemple, dans le scénario suivant : votre entreprise souhaite mettre à disposition de ses collaborateurs un nouvel outil bureautique de partage des fichiers et de gestion des tâches. Mais, au fil de l’avancement du projet, vous décidez d’ajouter des fonctionnalités supplémentaires, notamment des plateformes de discussion en ligne et de suivi des collaborateurs. Il convient d’agir avec parcimonie, car l’ajout de trop nombreuses extensions alimente la complexité de la planification et augmente les coûts.
La vigilance d’un project manager vous permet d’éviter ce type d’écueils. Il évaluera l’utilité réelle de ces fonctionnalités et garantira l’équilibre du projet en fonction du périmètre et des objectifs définis.

Les exigences et l’engagement personnel du project manager conditionnent la qualité du projet. Pour obtenir les meilleurs résultats, le projet doit aller au-delà du simple respect du cahier des charges initial. Cette démarche exige la maîtrise d’enjeux complexes, l’anticipation des obstacles éventuels et la livraison de résultats conformes aux objectifs initiaux, voire supérieurs aux attentes.
Un project manager adopte une attitude proactive à chaque étape, et procède à des contrôles qualité systématiques, afin de repérer et d’aplanir les difficultés avant qu’elles n’échappent à tout contrôle. 

Le travail du project manager ne s’arrête pas une fois le projet achevé et les objectifs atteints. L’évaluation finale de la qualité de l’exécution du projet est déterminante. Le projet a-t-il rempli l’ensemble des prérequis techniques et de performance, ainsi que des conditions de satisfaction ? Est-il conforme aux exigences du programme prévues par le client ? L’évaluation finale de la qualité apporte un éclairage précieux pour la conduite de projets futurs et contribue à l’amélioration continue de la qualité des processus.

Dans le cadre des projets d’aménagement d’espaces de travail, les pratiques de développement durable ne sont aujourd’hui plus une option, mais un impératif. Un project manager compétent est capable d’intégrer la dimension du développement durable à chaque phase du projet. Il garantit l’usage de matériaux écoresponsables, l’installation d’aménagements à faible consommation d’énergie et la promotion de pratiques visant la réduction du gaspillage. En intégrant les différentes normes et certifications en matière de performance écologique des bâtiments, notamment la certification LEED, le project manager est en mesure de réduire de manière drastique l’empreinte écologique de votre projet et, enfin, de vous faire réaliser des économies à long terme grâce à la réduction de la consommation d’énergie et de ressources.

Un project manager spécialisé sait qu’il n’existe pas de réponse toute prête. Il retrousse ses manches, adapte la stratégie aux besoins et aux ambitions spécifiques de chaque client. À l’écoute, il redéfinit rapidement les contours du projet au fil de l’évolution des besoins, afin d’assurer l’atteinte systématique des objectifs fixés. Par ses compétences, il apporte une valeur ajoutée qui dépasse bien généralement les seuls résultats financiers, améliore l’efficacité de la gestion du temps, la maîtrise des coûts et l’atténuation des risques. Solliciter un project manager est un investissement stratégique au regard de la réussite de votre entreprise.

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