Réussir votre nouvel aménagement de bureau

D’après notre étude, le coût moyen d’aménagement des bureaux a progressé de 2,7 % l’an dernier. Dans ce contexte de hausse des coûts, recruter un project manager peut sembler une dépense supplémentaire excessive. À l’inverse, la privation de tels services peut être à l’origine d’un désastre financier.

Unproject manager contribue à la réalisation d’économies au travers d’estimations conceptuelles détaillées, de comparatifs de données, de planification des immobilisations, d’analyse des offres et de la résolution en amont des difficultés risquant d’impacter certains objectifs, tels que les durées d’occupation, les contraintes budgétaires et programmatiques. Cette démarche vous évite les remaniements, les dépassements de budget et les imprévus coûteux.

Investir dans la conception de ses espaces de travail constitue aujourd’hui un atout stratégique dans l’optique de fidéliser les talents, de renforcer la productivité des collaborateurs et de promouvoir l’image de votre entreprise. En vous associant à un acteur du conseil reconnu, expert de la gestion de projet, à la tête d’un réseau solide de prestataires et de fournisseurs, et capable de négocier les meilleurs services en votre nom, vous mettez toutes les chances de votre côté pour réussir la conduite de votre projet et l’atteinte de vos objectifs.

En général, qu’est-ce qui va de pair avec l’argent ? Le temps. Dans une perspective de valorisation financière, le temps doit être considéré comme une dimension essentielle. Dans le domaine des projets financiers, le temps revêt une importance capitale, en qualité de ressource limitée et donc précieuse. La moindre contre-performance aurait des conséquences désastreuses sur le projet. En effet, d’après une étude réalisée par le Project Management Institute, la somme colossale d’un million de dollars serait ainsi dilapidée toutes les 20 secondes.

L’avantage de travailler avec un project manager ? Il endosse la responsabilité complète du projet − du début à la fin −, et vous permet de vous concentrer sur vos tâches habituelles en vous évitant d’accumuler du retard. De plus, les chefs de projet sont des spécialistes de la coordination, de la planification et de l’identification des leviers de proactivité que les équipes doivent actionner afin de respecter les délais. En limitant les redondances et en décuplant les capacités de l’équipe, un project manager vous fait gagner du temps et économiser de précieuses ressources, soit un atout considérable.

Un nouveau siège pour l’entreprise Zynga qui permet l’économie de 500 000 dollars

À l’occasion du renouvellement de son bail, Zynga, éditeur prisé de jeux vidéo en ligne, a signé un partenariat avec JLL afin de procéder à la rénovation de ses espaces de travail. Cette collaboration a permis à Zynga de transférer ses locaux à San Mateo en Californie. JLL a contribué à une réduction drastique, de l’ordre de 30 %, des coûts de construction de son nouveau siège d’une superficie de près de 5 600 mètres carrés.

La réussite d’un projet peut être compromise par différents facteurs, notamment temporels et financiers. Toutefois, l’une des principales sources de difficulté réside dans le non-respect des objectifs. Parmi les pratiques de gestion de projet efficaces, il convient de maintenir un contrôle permanent sur le suivi du projet et d’assurer l’adhésion des membres des différentes équipes au périmètre de travail défini au départ. Ce principe est déterminant dès lors que les entreprises entament le processus complexe d’optimisation de leur espace de travail. En faisant respecter le périmètre de départ, les entreprises se prémunissent d’écarts inutiles et optimisent les résultats obtenus.

Par exemple, dans le scénario suivant : votre entreprise souhaite mettre à disposition de ses collaborateurs un nouvel outil bureautique de partage des fichiers et de gestion des tâches. Mais, au fil de l’avancement du projet, vous décidez d’ajouter des fonctionnalités supplémentaires, notamment des plateformes de discussion en ligne et de suivi des collaborateurs. Il convient d’agir avec parcimonie, car l’ajout de trop nombreuses extensions alimente la complexité de la planification et augmente les coûts.
La vigilance d’un project manager vous permet d’éviter ce type d’écueils. Il évaluera l’utilité réelle de ces fonctionnalités et garantira l’équilibre du projet en fonction du périmètre et des objectifs définis.

Les exigences et l’engagement personnel du project manager conditionnent la qualité du projet. Pour obtenir les meilleurs résultats, le projet doit aller au-delà du simple respect du cahier des charges initial. Cette démarche exige la maîtrise d’enjeux complexes, l’anticipation des obstacles éventuels et la livraison de résultats conformes aux objectifs initiaux, voire supérieurs aux attentes.
Un project manager adopte une attitude proactive à chaque étape, et procède à des contrôles qualité systématiques, afin de repérer et d’aplanir les difficultés avant qu’elles n’échappent à tout contrôle. 

Le travail du project manager ne s’arrête pas une fois le projet achevé et les objectifs atteints. L’évaluation finale de la qualité de l’exécution du projet est déterminante. Le projet a-t-il rempli l’ensemble des prérequis techniques et de performance, ainsi que des conditions de satisfaction ? Est-il conforme aux exigences du programme prévues par le client ? L’évaluation finale de la qualité apporte un éclairage précieux pour la conduite de projets futurs et contribue à l’amélioration continue de la qualité des processus.

Dans le cadre des projets d’aménagement d’espaces de travail, les pratiques de développement durable ne sont aujourd’hui plus une option, mais un impératif. Un project manager compétent est capable d’intégrer la dimension du développement durable à chaque phase du projet. Il garantit l’usage de matériaux écoresponsables, l’installation d’aménagements à faible consommation d’énergie et la promotion de pratiques visant la réduction du gaspillage. En intégrant les différentes normes et certifications en matière de performance écologique des bâtiments, notamment la certification LEED, le project manager est en mesure de réduire de manière drastique l’empreinte écologique de votre projet et, enfin, de vous faire réaliser des économies à long terme grâce à la réduction de la consommation d’énergie et de ressources.