Jobcenter Köln: JLL schafft innovative Räume für besseren Bürgerservice

Das Jobcenter Köln, eine gemeinsame Einrichtung der Stadt Köln und der Bundesagentur für Arbeit, stand vor der Herausforderung, seine dezentrale Struktur mit 1.700 Mitarbeitenden an neun Standorten zu modernisieren. Ziel war es, eine effizientere und zukunftsorientierte Arbeitsumgebung zu schaffen, die sowohl den Anforderungen der Mitarbeitenden als auch den Bedürfnissen der 120.000 Leistungsberechtigten gerecht wird. Nach erfolgreicher öffentlicher Ausschreibung wurde JLL mit der Konzeptentwicklung und Realisierungsbegleitung des Projekts „Gebäude 2025" beauftragt. Diese sollte moderne Arbeitsplatzkonzepte, effiziente Flächennutzung und innovative Technologien für virtuelle Zusammenarbeit und Kundenberatung integrieren, unter Berücksichtigung der spezifischen Anforderungen des öffentlichen Sektors.

JLL setzte bei diesem Projekt auf das One-JLL-Prinzip : verschiedene Abteilungen bündeln ihre Kompetenzen und arbeiten eng zusammen, um eine ganzheitliche Lösung zu entwickeln. Auf diese Weise konnten unsere Teams Office Leasing, Project & Development Services (PDS) sowie Consulting den komplexen Anforderungen des Jobcenters Köln optimal gerecht werden.

„Uns war es von Beginn an wichtig, dass wir dem Jobcenter alle Dienstleistungen aus einer Hand und zentrale Ansprechpartner liefern können. Durch diese enge Verzahnung unserer Kompetenzen waren wir fester Bestandteil sämtlicher Projektgremien innerhalb des Jobcenters“. So beschreibt Michael Kusen, Director Office Leasing und Projektleiter bei JLL, die enge Zusammenarbeit.

Das JLL-Team realisierte einen ganzheitlichen, datengestützten Ansatz, der umfassende Analysen und Stakeholder-Einbindung umfasste. Durch Mitarbeitendenbefragungen, Führungskräfte-Interviews und Visionsworkshops wurde ein vollständiges Bild der Anforderungen erstellt. Darauf basierend entwickelte das Consulting-Team eine innovative Workplace-Strategie, die moderne Technologien und zukunftsorientierte Raumkonzepte integrierte. JLL setzte dabei auf umfassende Erfahrungen im Bereich Workplace Strategy und Change-Management. Durch regelmäßige Kommunikation, Schulungen und Feedbackschleifen wurden auch die Mitarbeitenden aktiv in den Transformationsprozess eingebunden.

Philipp Köster, Director Consulting bei JLL, erläutert: „Das Jobcenter Köln hat für den Transformationsprozess eigens zwei Arbeitsgruppen aus Mitarbeitenden ins Leben gerufen. Die eine hat sich dabei um die internen, die anderen um die kundengerichteten Prozesse gekümmert. So haben wir gemeinsam das Zielbild der zukünftigen Arbeitswelt entwickelt.“

Im Vorfeld des Projekts wurden in Workshops durch Workplace Strategy innovative Raumkonzepte und Zonen ermittelt. Diese Erkenntnisse bildeten die Grundlage für ein ausführliches räumliches und technisches Anforderungsprofil, das für die strukturierte Marktansprache genutzt wurde.

Basierend auf diesem Profil prüfte das Office Leasing-Team von JLL verschiedene Optionen, darunter den Umbau bestehender Flächen, einen Umzug in andere Standorte sowie mögliche Neuentwicklungen. Das Team führte eine detaillierte Untersuchung des Kölner Büromarktes durch, evaluierte potenzielle Standorte und analysierte die Erreichbarkeit für alle Beteiligten.

Das Ergebnis führte zu einer signifikanten Konsolidierung: Die ursprünglichen neun Standorte wurden auf zwei reduziert, wodurch sich die Gesamtfläche von 65.000 m² auf 30.000 m² verringerte.

JLL begleitete die Entwicklerausschreibung für die neuen Projekte – eines links-, das andere rechtsrheinisch gelegen – und stellte sicher, dass alle Anforderungen des Jobcenters erfüllt wurden. Um die optimale Umsetzung zu gewährleisten, brachte JLL zusätzlich die Expertise seines Project & Development Services (PDS)-Teams ein. PDS leistete Technical Advisory Services und begleitete das Jobcenter Köln bei der technischen Bewertung und Optimierung der potenziellen neuen Büroflächen.

Zunächst erstellte das PDS-Team gemeinsam mit dem Kunden ein maßgeschneidertes technisches Anforderungsprofil für den Innenausbau, das als Teil des RFP an potenzielle Vermieter weitergeleitet wurde. Im weiteren Verlauf erbrachte PDS zentrale Leistungen wie den Abgleich der Baubeschreibungen und Ausbaustandards mit den Kundenanforderungen, Klärung von Abweichungen mit potenziellen Vermietern, umfassende technische und architektonische Beratung zu Mietoptionen sowie gründliche Prüfung aller finalen baulichen Anlagen zum Mietvertrag. Diese technische Due Diligence stellte sicher, dass die ausgewählten Flächen nicht nur den strategischen Zielen entsprachen, sondern auch technisch optimal zugeschnitten waren.

Das resultierende innovative Raumkonzept umfasst flexible Arbeitsbereiche, Desksharing und spezielle Zonen für Kundenberatung und interne Zusammenarbeit. Besonders innovativ ist die Einführung hybrider Beratungsräume, die sowohl persönliche als auch virtuelle Kundengespräche ermöglichen. Informelle Begegnungsflächen und flexible, multifunktionale Workshopbereiche sorgen für besseren Austausch und Wissenstransfer untereinander – und letztlich für eine lebendige Arbeitsatmosphäre. Michael Kusen, Director Office Leasing und Projektleiter bei JLL, betont die Bedeutung der integrierten Herangehensweise: „Die Trennung der inhaltlichen und wirtschaftlichen Vertragsthemen von denen der Baubeschreibung in zwei unterschiedliche Arbeitsgruppen hat sich als extrem hilfreich und zeitsparend erwiesen.“

Die Transformation der Arbeitsumgebung ermöglicht dem Jobcenter Köln, seine betriebliche Effizienz zu steigern und gleichzeitig die Servicequalität für Bürger und Bürgerinnen zu verbessern. Die modernen, flexiblen Arbeitsbereiche fördern die Zusammenarbeit und Produktivität der Mitarbeitenden, während die hybriden Beratungsräume eine verbesserte und zeitgemäße Kundenbetreuung ermöglichen. Langfristig wird diese Transformation dazu beitragen, dass das Jobcenter Köln noch agiler auf zukünftige Herausforderungen reagieren und seine Dienstleistungen kontinuierlich weiter verbessern kann.

Das Projekt demonstriert exemplarisch, wie innovative Workplace-Konzepte im öffentlichen Sektor erfolgreich implementiert werden können. Der umfassende One-JLL-Ansatz verspricht die nahtlose Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen und initiierte für das Jobcenter einen Kulturwandel, der die Verwaltung nachhaltig effizienter und bürgerfreundlicher gestalten wird.