خدمات تخطيط الإشغال والمساحات

يُعد تخطيط الإشغال أحد التخصصات الاستراتيجية في إدارة العقارات التجارية، ويهدف إلى مواءمة احتياجات المؤسسة من المساحات مع محفظتها العقارية، وذلك من خلال تحليل بيانات أعداد الموظفين، وأنماط استخدام المساحات، وأساليب العمل، وتوقعات النمو، لتحديد حجم المساحات المطلوبة، ومواقعها، والتوزيع الأمثل لها.
 

وفي ظل انتشار بيئات العمل الهجينة، لم يعد تخطيط الإشغال يقتصر على إجراء مراجعات دورية للمساحات، بل أصبح وظيفة مستمرة لإدارة المحافظ العقارية واتخاذ القرارات المبنية على البيانات.
 

ويشير تقرير JLL العالمي المرجعي لتخطيط الإشغال، الصادر في نسخته العاشرة، والمستند إلى بيانات 99 مؤسسة تدير أكثر من 745 مليون قدم مربعة، إلى أن متوسط معدل استخدام المكاتب عالميًا بلغ 54% في عام 2025، مقارنة بـ 41% في عام 2023، إلا أنه لا يزال أقل من المستهدف الذي تضعه معظم المؤسسات والبالغ 79%. ويمثل هذا الفارق المستمر، البالغ 25 نقطة مئوية، استثمارات بمليارات الدولارات في مساحات مكتبية غير مستغلة على مستوى المحافظ العقارية للشركات حول العالم.

ويعالج تخطيط الإشغال هذه الفجوة من خلال أربعة محاور رئيسية، تشمل ما يلي:

• تحليل الطلب: تقدير عدد الأفراد الذين يحتاجون إلى المساحات، وتحديد توقيت الاستخدام، وأنواع المساحات المطلوبة، مع الأخذ في الاعتبار جداول العمل الهجين، وتوقعات النمو، والأنماط الموسمية.
• تقييم المعروض من المساحات : حصر المساحات المتاحة عبر المحفظة العقارية بحسب النوع، والموقع، والسعة، والحالة التشغيلية، بما يسهم في تحديد الفائض أو العجز في المساحات.
• نمذجة السيناريوهات : دراسة عدد من السيناريوهات المحتملة، مثل تطبيق سياسات مختلفة للعمل الهجين، أو تغير أعداد الموظفين، أو دمج المواقع، مع قياس الأثر المالي والتشغيلي لكل سيناريو لدعم اتخاذ القرار.
• التخطيط للتنفيذ: تحويل نتائج التحليل إلى خطط عملية قابلة للتنفيذ، تشمل خطط انتقال الموظفين، وإعادة تهيئة المساحات، واتخاذ قرارات الإيجار، ووضع استراتيجيات لإدارة التغيير.

وتدير JLL خدمات تخطيط الإشغال لأكثر من 880 مليون قدم مربعة حول العالم، مما يتيح لعملائها الاستفادة من أكبر قاعدة بيانات معيارية في القطاع، ومنهجية متخصصة جرى تطويرها بالاستناد إلى بيانات وممارسات مئات المؤسسات النظيرة.

أحدث العمل الهجين تحولًا جذريًا في أساليب تخطيط الإشغال وتخصيص المساحات داخل المؤسسات، إذ أصبحت النماذج التقليدية لتوزيع المساحات غير قادرة على تلبية متطلبات بيئات العمل الحديثة. ويعود ذلك إلى اختلاف معدلات الحضور بين أيام الأسبوع، وتباين احتياجات الموظفين بحسب طبيعة أدوارهم، ووجود فجوة بين الطاقة الاستيعابية المخصصة وعدد المستخدمين الفعليين، مما جعل تخطيط الإشغال المستند إلى البيانات عملية مستمرة وليست دورية.

ويُبرز تقرير JLL العالمي المرجعي لتخطيط الإشغال حجم هذا التحول من خلال عدد من المؤشرات، من أبرزها:

• انخفاض الاعتماد على المقاعد المخصصة: تراجعت نسبة المؤسسات التي تعتمد على المقاعد أو المكاتب المخصصة لكل موظف من 56% في عام 2023 إلى 25% في عام 2025، في واحدة من أسرع التحولات الهيكلية التي شهدتها بيئات العمل خلال العقود الأخيرة.
• تفاوت كبير في معدلات الإشغال خلال أيام الأسبوع: يصل متوسط الإشغال إلى ذروته يوم الثلاثاء بنسبة 58.6%، بينما ينخفض يوم الجمعة إلى 34.5%. ويعني ذلك أن المؤسسات مطالبة بتوفير مساحات تستوعب أعلى معدلات الحضور، رغم بقاء جزء كبير منها غير مستغل خلال يومين إلى ثلاثة أيام أسبوعيًا.
• تجاوز معدلات التخصيص للطاقة الاستيعابية: تجاوز متوسط معدل تخصيص المساحات 111%، ما يعني أن عدد الموظفين المخصص لهم استخدام المبنى يفوق عدد المقاعد المتاحة فعليًا. ويتطلب نجاح هذا النموذج وجود أنظمة موثوقة لمشاركة المقاعد، إلى جانب بيانات دقيقة ومحدثة عن معدلات الإشغال.
• تغير في أنواع المساحات المكتبية: تتجه المؤسسات إلى إعادة توزيع المساحات من خلال تحويل جزء من محطات العمل الفردية إلى مساحات للتعاون، وغرف للتركيز، ومناطق عمل مرنة تستوعب اختلاف أحجام فرق العمل وأنماط العمل المتغيرة على مدار الأسبوع.

ونتيجة لهذه المتغيرات، لم يعد تخطيط الإشغال نشاطًا دوريًا يُنفذ كل 3 إلى 5 سنوات بالتزامن مع تجديد عقود الإيجار أو إعادة توزيع المساحات، بل أصبح وظيفة مستمرة لإدارة المحافظ العقارية. وتقدم JLL خدمات متخصصة في هذا المجال تشمل المراقبة المستمرة، ونمذجة السيناريوهات، والتوصيات الاستراتيجية، بما يضمن مواءمة استخدام المساحات مع تطور سياسات العمل الهجين، وتغير أعداد الموظفين، واحتياجات الأعمال.

أحدث العمل الهجين تحولًا جذريًا في أساليب تخطيط الإشغال وتخصيص المساحات داخل الشركات، إذ أصبحت النماذج التقليدية لتوزيع المكاتب غير ملائمة للمتطلبات الحالية، نتيجة اختلاف معدلات الحضور بين أيام الأسبوع، وتنوع احتياجات الموظفين بحسب طبيعة أدوارهم، ووجود فجوة بين الطاقة الاستيعابية المخصصة وعدد الحاضرين فعليًا. وأدى ذلك إلى الحاجة لاعتماد تخطيط إشغال مستمر يستند إلى البيانات والتحليلات.

ويستعرض تقرير JLL العالمي المرجعي لتخطيط الإشغال حجم هذا التحول من خلال عدد من المؤشرات، من أبرزها:

• تراجع الاعتماد على المكاتب المخصصة: انخفضت نسبة المؤسسات التي تعتمد على المكاتب المخصصة للموظفين من 56% في عام 2023 إلى 25% في عام 2025، في واحدة من أسرع التحولات الهيكلية التي شهدها قطاع أماكن العمل خلال العقود الأخيرة.
• تفاوت معدلات الإشغال خلال أيام الأسبوع: يبلغ متوسط الإشغال ذروته يوم الثلاثاء بنسبة 58.6%، بينما ينخفض يوم الجمعة إلى 34.5%، مما يفرض على المؤسسات توفير مساحات تستوعب أعلى معدلات الحضور، رغم بقاء جزء كبير منها غير مستغل خلال يومين إلى ثلاثة أيام أسبوعيًا.
• تجاوز نسب التخصيص للطاقة الاستيعابية: ارتفع متوسط معدل تخصيص المساحات إلى أكثر من 111%، بما يعني أن عدد الموظفين المخصص لهم العمل في المبنى يفوق عدد المقاعد المتاحة فعليًا. ويعتمد نجاح هذا النموذج على تطبيق أنظمة فعالة لمشاركة المقاعد، إلى جانب توافر بيانات دقيقة ومحدثة عن معدلات الإشغال.
• تغير طبيعة المساحات المكتبية: تتجه المؤسسات إلى تحويل جزء من محطات العمل الفردية إلى مساحات مخصصة للتعاون، وغرف للتركيز، ومناطق عمل مرنة، بما يواكب اختلاف أحجام فرق العمل وأنماط العمل المتغيرة على مدار الأسبوع.

ونتيجة لهذه المتغيرات، لم يعد تخطيط الإشغال نشاطًا دوريًا يُنفذ كل 3 إلى 5 سنوات بالتزامن مع تجديد عقود الإيجار أو إعادة توزيع المساحات، بل أصبح وظيفة مستمرة لإدارة المحافظ العقارية. وتوفر JLL خدمات متخصصة تشمل المراقبة المستمرة، ونمذجة السيناريوهات، وتقديم التوصيات الاستراتيجية، بما يضمن مواءمة المساحات مع تطور سياسات العمل الهجين، وتغير أعداد الموظفين، واحتياجات الأعمال.

تدمج JLL بين تخطيط الإشغال واستراتيجية أماكن العمل من خلال منهجية موحدة تجمع بين البيانات والتصميم، بحيث تُستخدم تحليلات استخدام المساحات لتوجيه الرؤية الاستراتيجية وقرارات التصميم، بدلًا من التعامل مع تحسين استغلال المساحات وتصميم تجربة المستخدم باعتبارهما مسارين منفصلين.

ويعتمد هذا التكامل على ثلاثة مستويات رئيسية، تشمل ما يلي:

• البيانات تقود الاستراتيجية: تكشف بيانات الإشغال عن أنواع المساحات الأكثر استخدامًا من قبل الموظفين، والأوقات التي يحدث فيها التعاون بشكل طبيعي، والمجالات التي تشهد تحديات أو معوقات في بيئة العمل الحالية. وتسهم هذه البيانات في بناء استراتيجية أماكن العمل استنادًا إلى الأدلة والمؤشرات، بدلاً من الاعتماد على الافتراضات.
• الاستراتيجية توجه تصميم المساحات: تحدد استراتيجية أماكن العمل الرؤية العامة لكيفية دعم بيئة العمل لثقافة المؤسسة، وتعزيز التعاون، ورفع الإنتاجية. ويقوم تخطيط الإشغال بترجمة هذه الرؤية إلى متطلبات عملية، تشمل تحديد نسب أنواع المساحات، ومستهدفات الكثافة، ونماذج توزيع وتخصيص المساحات.
• تجربة المستخدم تقيس فاعلية التطبيق: تتيح متابعة بيانات الإشغال بعد تنفيذ المشروع التحقق من مدى نجاح الاستراتيجية والتصميم في تحقيق الأهداف المنشودة، كما تساعد على تحديد التحسينات المطلوبة مع تطور أنماط العمل واحتياجات الموظفين.

ويظهر هذا النهج المتكامل في أحد مشاريع JLL مع المقر الرئيس الجديد للمبيعات لإحدى شركات التقنية الرائدة، حيث عمل فريق الاستشارات بالشركة على دمج تحليلات الإشغال، واستراتيجية أماكن العمل، وتصميم الخدمات، وإدارة تجربة المستخدم ضمن نموذج موحد لبيئة العمل، مما أسهم في تحسين معدلات الإشغال ورفع مستوى رضا الموظفين.

تعتمد JLL في خدمات تخطيط الإشغال على نهج متكامل يربط بيانات الإشغال باستراتيجية أماكن العمل، والاستدامة، والاستشارات التأجيرية، وإدارة المرافق، من خلال آليات تنسيق واضحة ومنصات بيانات موحدة، بما يضمن تكامل الخدمات وتجنب العمل في مسارات منفصلة.

ويشمل هذا التكامل ما يلي:

• الربط بين تخطيط الإشغال واستراتيجية أماكن العمل: تُستخدم بيانات استخدام المساحات لتحديد النسب المثلى لأنواع المساحات، والتوازن بين مساحات التعاون ومساحات التركيز، وتطوير نماذج العمل القائم على الأنشطة. ويستند فريق استراتيجية أماكن العمل في JLL إلى نتائج تحليلات الإشغال بوصفها الأساس المعرفي لإعداد متطلبات التصميم.
• الربط بين تخطيط الإشغال والاستدامة: تتضمن سيناريوهات تحسين استخدام المساحات نماذج لقياس خفض الانبعاثات الكربونية. ويستفيد فريق الاستدامة في JLL من بيانات الإشغال لقياس الأثر البيئي وإعداد التقارير وفق متطلبات جيريسب (GRESB)، وسي دي بي (CDP)، وسي إس آر دي (CSRD) .
• الربط بين تخطيط الإشغال والاستشارات التأجيرية: توفر بيانات استخدام المساحات أساسًا موضوعيًا لدعم إعادة التفاوض على عقود الإيجار، واتخاذ قرارات المواءمة بين احتياجات الأعمال والمساحات المتاحة، ووضع استراتيجيات اختيار المواقع. كما يستخدم مستشارو تمثيل المستأجرين في JLL هذه البيانات لتعزيز المفاوضات استنادًا إلى مؤشرات دقيقة وموثوقة.
• الربط بين تخطيط الإشغال وإدارة المرافق: تسهم بيانات الإشغال الفورية في تطبيق نماذج تشغيل تعتمد على الطلب الفعلي، بما يشمل خدمات التنظيف، وتحسين تشغيل أنظمة التدفئة والتهوية وتكييف الهواء، والصيانة التنبؤية. وتُدار هذه العمليات من خلال منصة JLL المتكاملة لإدارة المرافق، بالاعتماد على كوريغو سي إم إم إس وسمارت بيلدنغ بلاتفورم.
• الربط بين تخطيط الإشغال وإدارة تجربة المستخدم: تُدمج بيانات تجربة الموظفين، مثل نتائج الاستبيانات، ومستويات الرضا، ومؤشرات الانطباعات، مع بيانات استخدام المساحات، لضمان أن تسهم التغييرات في بيئة العمل في تحسين كفاءة استخدام المساحات، وتعزيز تجربة الموظفين ورفاههم.

ولا يقتصر هذا النموذج على كونه إطارًا نظريًا، بل يُطبق عمليًا في مشاريع JLL. ويُعد تعاون الشركة مع كوك إندستريز مثالًا على ذلك، حيث جرى تقديم خدمات تخطيط الإشغال، واستراتيجية أماكن العمل، وخدمات تجربة المستخدم، وتحسين المحافظ العقارية، وإدارة المرافق ضمن نموذج تشغيلي موحد، شمل أكثر من 140 مليون قدم مربعة في أكثر من 50 دولة.