مرحلة تحول محفظة 120 مليون دولار مدفوعة بالبيانات العقارية العملية

احتاج مزود خدمات مالية عالمي إلى تحويل استراتيجية محفظته كجزء من جهد شامل على مستوى المؤسسة لتوليد السيولة التي يمكن استثمارها مرة أخرى في أعماله. بينما كان تقليص مساحة المكاتب مُدرجًا عادةً كأحد إجراءات تقليل التكاليف التقليدية، اشتبهت الشركة بأن عقاراتها قدمت فرصًا أكثر مما كانت تبدو عليه.

لتقليص معدل التشغيل السنوي بشكل كبير، أو إجمالي تكاليف الإشغال المستمرة بمرور الوقت، كان على قيادة الشركة أن تحدد أولاً أي العقارات يجب الاحتفاظ بها أو تحريرها أو تقليصها. الهدف كان تحقيق أكبر قدر ممكن من التوفير في الخط السفلي، مع إعادة ترتيب محفظتها للنجاح في المستقبل.

بعد الجائحة، كانت الشركة في مفترق طرق. لقد اتخذت المنظمة بالفعل قرار الانتقال إلى نموذج العمل الهجين. ولكن مع بدء العالم في العودة إلى الوضع الطبيعي، كانت حقيقة ما يعنيه ذلك لمكاتبها ومساحات البيع بالتجزئة بعيدة عن الوضوح.

إذا قامت هذه المؤسسة المالية الرائدة بقطع مساحة أكثر من اللازم، فقد تجد نفسها في حالة من الارتباك خلال مرحلة النمو المستقبلية. ولكن إذا قللت أكثر من اللازم، فإن العقبة المالية قد تعيق تنافسيتها ضد البنوك والمجموعات الاستثمارية المنافسة.

مع تداخل عقاراتها بشكل أكبر مع تركيزها على توظيف والاحتفاظ بأفضل المواهب، وجدت المنظمة صعوبة متزايدة في الاتفاق على مسار إلى الأمام لجعل العمل الهجين حقيقة واقعة. كان العديد من أصحاب المصلحة والخطوط الخدمية يعملون على أهداف تجارية متعددة في وقت واحد - وأصبحت الأسئلة المتعلقة بالحجم الحالي والمستقبلي لمحفظتهم تطغى على كل نقاش.

واجهت شركة الخدمات المالية الرائدة في السوق العديد من الأسئلة:

• أين نجد أفضل الفرص لتحسين الأداء المالي لمحفظتنا العقارية؟

• كيف يمكننا تحسين استخدام مساحاتنا الجديدة والقديمة؟

• أين أنفق أكثر مما ينبغي؟

• ما هو أفضل مكان لنقل مكتب أو فرع، أو فتح مواقع جديدة؟

• كيف نجذب المواهب ونحتفظ بها؟

عرفت JLL أن العميل بحاجة إلى وضوح. كان العنصر الأساسي لصياغة استراتيجية تحسين المحفظة معهودة تتمثل في شيء كافحت العديد من الشركات لتحقيقه: بيانات واقعية حول عدد الموظفين الذين يعودون إلى المكتب، ومتى. كان يتعين التدقيق في أرقام الحضور مع كميات كبيرة من بيانات المساحات، والإشغال، والإيجار، والمعاملات عبر محفظة عقارية متنوعة عالميًا.

جمع وترتيب المعلومات من العديد من المصادر لاكتساب رؤية واضحة لصورة محفظة الشركة كانت مهمة مرهقة - ولكن كانت JLL محددة جيدًا لتنفيذها.

اجتمعت العديد من فرق JLL لتطوير برنامج شامل بالتعاون مع القيادة التنفيذية للشركة. بفضل علاقتها الطويلة بالتعاملات، وإدارة المشاريع، وإدارة المرافق، كان لدى JLL معرفة قوية بأصول الشركة العقارية، بالإضافة إلى الوصول المباشر إلى العديد من المصادر البيانات الأساسية اللازمة لبدء اكتساب رؤية واضحة لمحفظتها.

“نحن نستغل كل نوع من البيانات المتاحة لنا للعمل،” يقول تشارلز فيجلي، رئيس قسم استشارات التحليلات بJLL للخدمات المالية، ديناميكية العمل. “الكثير مما نحتاجه كان بالفعل تحت التتبع، لكنه كان مستغلاً بشكل ضعيف للغاية.”

الوصول السريع إلى بيانات دقيقة ومتكاملة هو ضرورة أعمال لأي شركة تسعى لنجاح مستمر في عصر الرقمنة والذكاء الاصطناعي. ولكن الوصول هو فقط الخطوة الأولى.

قدمت JLL نهجًا استشاريًا وساعدت عميلها في تقليص وقت جمع البيانات والتحليل المالي من أسابيع إلى دقائق، مما يسمح بالتخطيط الاستراتيجي في الوقت الفعلي بين وحدات الأعمال.

كان أحد أول الأشياء التي قامت بها فريق JLL هو مقارنة بيانات العودة إلى العمل للعميل في مواقع مكتبية مختارة مع ردود تفضيل أنماط العمل للموظفين المقدمة عبر استطلاعات الموارد البشرية. وقد وفر ذلك لقطة حقيقية لعدد الموظفين الذين يأتون إلى المكتب عبر مواقع معينة ووحدات الأعمال. وربما الأهم من ذلك، أنه أسس لتحليل على مستوى أعلى يوجه القرارات الحيوية حول مقدار المساحة اللازمة عبر محفظتها في المستقبل.

“كانت المنظمة مركزة على متوسط الحضور في أي يوم معين، وكذلك الحضور الأقصى،” يقول دييغو رودريغيز، مستشار تحليلات الأعمال الأول، JLL، الذي كتب الكود لصفحة عرض البيانات الخاصة بالعميل. “لكن مؤشرات الأداء الأكثر وضوحًا ليست دائمًا الأكثر فائدة.”

دراسة حالة: أظهرت بيانات داخلية حضورًا أقصى بنسبة 65% في أحد مباني مكاتب الشركة في الولايات المتحدة. أظهرت قراءة مباشرة لتلك الأرقام الحاجة إلى إعادة تشكيل المساحة الحالية لاستيعاب هذا العدد المحتمل الأقصى من الموظفين. أقنعت JLL العميل بالنظر في مؤشر إحصائي مختلف.

أظهرت استكشاف أعمق للبيانات السنوية عن الحضور والإشغال أن المكتب وصل لأرقامه القصوى في عدد قليل من المرات. أضاف فريق JLL متغيرًا آخر واكتشف أن 90٪ من الوقت، كانت علامة الحضور تعادل 36٪ فقط. هذا النوع من التحليلات المتقدمة يتمحور حول تبني وتحوير البيانات لاكتشاف رؤى على مستوى العقار أو وحدة الأعمال أو المحفظة.

“كان ذلك لحظة مضيئة،” يقول رودريغيز. “شركة استشارية أخرى بدون خبرة في العقارات ربما كانت تتبع الإشغال الأقصى بدون متابعة أي شيء آخر، وقدموا نصائح كانت ستسيء التوجيه بشكل جوهري.”

بدلاً من ذلك، قامت الشركة بتقليص مساحة هذا الموقع لتلبية الطلب الحقيقي، مع خطط طوارئ تسهل تحويل المناطق المشتركة إلى مساحات عمل أثناء الاجتماعات الشاملة.

“من خلال تطبيق عملية علمية أكثر صلابة والبحث عن الأنماط داخل المعلومات، تمكنا من إجراء توقعات مطلعة حول احتياجات المساحة المستقبلية مع الاستفادة من ظروف سوق العقارات،” يقول تشارلز فيجلي، رئيس استشارات تحليلات الأعمال لـالخدمات المالية، ديناميكيات العمل.

هذه المنهجية المتمركزة حول البيانات كان لها تأثير مبهر على محفظة هذا القائد في السوق المالي التي تشغل مساحات عقارية.

على مدار ثلاث سنوات، أوصت JLL بأكثر من 300 إجراء محدد عبر العقارات العالمية للشركة، مما أسفر عن توفير 120 مليون دولار سنويًا وتقليص المساحة بأكثر من 2 مليون قدم مربع.

حتى الآن، قامت JLL بالإشراف على نحو 400 مليون دولار من إنفاق الشركة الذي يبلغ مليار دولار، والذي يشمل عمليات إلغاء مباني، وإعادة هيكلة عقود الإيجار وعمليات الاستحواذ.

لم تقم JLL فقط بمساعدة عميلها في تحديد فرص جديدة وأفضل للتوفير من حيث التكلفة بسرعة وكفاءة أكبر، بل قامت أيضًا بجمع مجموعات بيانات متفرقة مع التحليل الإحصائي لمقارنة عقود إيجار المكاتب التقليدية وفرص الفضاء المرن المختلفة في عدة أسواق رئيسية.

كما أن جهود تحسين محفظة المالية الرئيسية قدمت للشركة رأس المال اللازم لنقل مقرها الرئيسي من مبنى قديم بمساحة 500,000 قدم مربع إلى مبنى جديد فئة تروفي تقريبًا نصف تلك الحجم، مما يترجم استراتيجيتها التجارية واستراتيجية العمل الهجينة إلى واقع عقاري.

خلال فترة من التغيرات غير المتوقعة في مكان العمل وعدم الاستقرار الاقتصادي المستمر، تشعر هذه الشركة بأنها واثقة من أن استراتيجيات محفظتها المتوسطة والطويلة الأجل جاهزة لمواجهة المستقبل مهما كان.

“نهجنا الصارم في التعامل مع البيانات ساعد في تحسين أدائنا المالي بشكل عام،” يقول رئيس العقارات التجارية للشركة المالية. “ولكنه أيضًا أعطانا القدرة على التنبؤ باضطرابات العمل المحتملة، وتشكل خطط محفظة مستقبلية.

"ما قام ببنائه هذا الفريق الجماعي من JLL هو فعلاً رائد من ناحية العقارات التجارية.”

قم بزيارة صفحة استراتيجيات مكان العمل لتعرف المزيد حول كيفية تكييف محفظة مكتبك لتناسب أهداف عملك.