إدارة تجربة بيئة العمل

تُعد استراتيجية أماكن العمل أحد التخصصات الاستراتيجية التي تهدف إلى مواءمة بيئات العمل المادية، والمنصات التقنية، وممارسات العمل داخل المؤسسة مع أهدافها الاستراتيجية، بما يشمل تحديد أماكن عمل الموظفين، وآلية دعم المساحات لمختلف أنماط العمل، والتجربة التي توفرها بيئة العمل للعاملين والزوار.

ولا تقتصر استراتيجية أماكن العمل على تحسين استغلال المساحات العقارية، بل تمتد لتشمل أربعة محاور مترابطة، هي:

• مواءمة بيئة العمل مع أهداف الأعمال: ربط القرارات العقارية بالأهداف الاستراتيجية للمؤسسة، مثل خطط النمو، واستراتيجية استقطاب الكفاءات، والثقافة المؤسسية، والأهداف المالية، بما يضمن تحقيق قيمة أعمال ملموسة من كل استثمار في المساحات.
• الموظفون وتجربة بيئة العمل: تصميم بيئات العمل بما يتوافق مع أساليب العمل الفعلية للموظفين، والعوامل التي تشجعهم على الحضور إلى مقر العمل، والتجربة التي تسهم في استقطاب الكفاءات والمحافظة عليها. ويستند هذا المحور إلى مؤشر تفضيلات القوى العاملة الذي طورته JLL، والمبني على استطلاع آراء 8,700 موظف في 31 دولة، لتوفير بيانات سلوكية تدعم اتخاذ القرار.
• المساحات والمحفظة العقارية: تحديد حجم المساحات المطلوبة، ومواقعها، وأنواع البيئات التي ينبغي أن تتضمنها المحفظة العقارية، مثل مساحات التركيز، ومناطق التعاون، والمساحات الاجتماعية، والمناطق المخصصة لاستقبال العملاء، وذلك استنادًا إلى بيانات الإشغال الواردة في تقرير JLL العالمي المرجعي لتخطيط الإشغال.
• التقنية والبيانات : توظيف تقنيات أماكن العمل، مثل منصات حجز المساحات، ومستشعرات الإشغال، وأنظمة المراقبة البيئية، وأنظمة التوجيه الرقمي داخل المباني، بما يدعم نماذج العمل المرنة، ويوفر البيانات اللازمة لقياس الاستخدام وتحسين أداء المساحات بشكل مستمر.

وتقدم JLL خدمات استراتيجية أماكن العمل من خلال فريق الاستراتيجية والتصميم، الذي يضم أكثر من 250 متخصصًا حول العالم، يجمعون بين الاستشارات الاستراتيجية، والتصميم الداخلي، وإدارة التغيير، والاستشارات التقنية ضمن نموذج عمل متكامل.

تُعد إدارة تجربة أماكن العمل ممارسة مستمرة تهدف إلى تصميم وإدارة تجربة الموظف داخل بيئة العمل منذ لحظة وصوله إلى مقر العمل وحتى مغادرته، وذلك من خلال تكامل التصميم، والتقنيات، والخدمات، والمرافق، والبرامج، بما يجعل مقر العمل وجهة يختار الموظفون الحضور إليها، وليس مكانًا يقتصر الحضور إليه على الالتزام الوظيفي.

وترتكز إدارة تجربة أماكن العمل على أربعة محاور رئيسية، تشمل ما يلي:

• البيئة المادية: تصميم المساحات، والأثاث، والإضاءة، والمعالجات الصوتية، وجودة الهواء، ودرجات الحرارة، والعناصر المستوحاة من الطبيعة، بما يسهم في توفير بيئة عمل تعزز الإنتاجية، والصحة، وجودة الحياة الوظيفية.
• الخدمات والضيافة: تقديم خدمات متكاملة تشمل خدمات الاستقبال والإرشاد، وبرامج الأغذية والمشروبات، والمرافق الرياضية، وخدمات رعاية الأطفال، وبرامج الصحة والعافية، وتنظيم الفعاليات، بما يعزز الشعور بالانتماء ويوفر تجربة عمل مريحة، مستلهمة من أفضل الممارسات في قطاع الضيافة.
• التقنية: توظيف منصات رقمية، مثل تطبيقات بيئة العمل، وأنظمة حجز المكاتب وقاعات الاجتماعات، وأنظمة التوجيه الرقمي داخل المباني، وإدارة الزوار، وأنظمة قياس الملاحظات والرضا، بما يسهم في تبسيط تجربة المستخدم وتقديم خدمات أكثر كفاءة وتخصيصًا. كما توفر منصة أوسيس (OSIS) من JLL طبقة متقدمة من البيانات المكانية، تدعم خدمات التوجيه الرقمي وإدارة حجز المساحات على مستوى المحافظ العقارية.
• الثقافة والبرامج : تنظيم الفعاليات والأنشطة المجتمعية، وبرامج التعلم والتطوير، والمبادرات الاجتماعية، بما يعزز التفاعل بين الموظفين، ويقوي الثقافة المؤسسية، ويدعم بناء العلاقات المهنية داخل بيئة العمل.

وتقدم JLL خدمات إدارة تجربة أماكن العمل ضمن فريق الاستراتيجية والتصميم، من خلال دمجها مع خدمات استراتيجية أماكن العمل، وتخطيط الإشغال، وإدارة المرافق، لضمان تقديم تجربة متكاملة ومتسقة في جميع نقاط التفاعل داخل بيئة العمل، بدءًا من بهو الاستقبال ووصولًا إلى قاعات الاجتماعات، بما يحقق رؤية المؤسسة لتجربة الموظفين والزوار.

تُعد استراتيجية أماكن العمل أحد المحركات الرئيسة لتعزيز أداء الاستدامة وتحقيق مستهدفات الحوكمة البيئية والاجتماعية والمؤسسية (ESG)، إذ إن القرارات المتعلقة بالمساحات، من حيث حجمها، ومواقعها، وأنواعها، وآلية تشغيلها، تؤثر بشكل مباشر في استهلاك الطاقة، والانبعاثات الكربونية، والجوانب الاجتماعية التي تقيسها أطر ومؤشرات الاستدامة.

وتسهم استراتيجية أماكن العمل في دعم مستهدفات ESG عبر ثلاثة محاور رئيسية، تشمل ما يلي:

• البعد البيئي  – خفض انبعاثات النطاقين الأول والثاني: يسهم تحسين استغلال المحافظ العقارية ومواءمة المساحات مع معدلات الإشغال الفعلية في تقليل استهلاك الطاقة من خلال دمج المساحات غير المستغلة. كما تحقق أنظمة تشغيل التدفئة والتهوية وتكييف الهواء المعتمدة على بيانات الإشغال وفورات في استهلاك الطاقة تتراوح بين 20% و25%. ووفقًا لـ تقرير JLL العالمي المرجعي لتخطيط الإشغال، فإن 74% من المؤسسات أصبحت تدمج أهداف الاستدامة ضمن قرارات إدارة محافظ العقارات التجارية.
• البعد الاجتماعي –  صحة الموظفين ورفاههم: تسهم استراتيجية أماكن العمل في تحقيق متطلبات شهادات ويل (WELL)  وفتويل (Fitwel)، من خلال تحسين جودة الهواء، والإضاءة، والمعالجات الصوتية، والراحة الحرارية، وإدماج العناصر الطبيعية في التصميم. وتشير النتائج إلى أن أماكن العمل الحاصلة على شهادة ويل (WELL) حققت زيادة في الإنتاجية تصل إلى 20%، إلى جانب خفض معدلات الغياب عن العمل بنسبة 10% .
• بعد الحوكمة –  الإفصاح والشفافية في تقارير الاستدامة: توفر استراتيجية أماكن العمل بيانات دقيقة حول معدلات استخدام المساحات وكثافة استهلاك الطاقة، وهي بيانات أساسية لإعداد تقارير الاستدامة المتعلقة بالعقارات، بما يتوافق مع متطلبات جيريسب (GRESB)، وسي دي بي (CDP)، وسي إس آر دي (CSRD)، ومبادرة الأهداف المستندة إلى العلم (Science Based Targets).

كما توضح قاعدة 3-30-300 أهمية الاستثمار في جودة بيئة العمل، إذ تشير إلى أن المؤسسات تنفق في المتوسط نحو 3 دولارات أمريكية لكل قدم مربعة على المرافق والخدمات، و30 دولارًا على الإيجارات، و300 دولار على الموظفين. وبناءً على ذلك، فإن الاستثمار في تحسين جودة البيئة الداخلية، مثل جودة الهواء، والإضاءة الطبيعية، وإدماج العناصر الطبيعية في التصميم، يمثل تكلفة محدودة مقارنة بتكاليف العنصر البشري، مع تحقيق أثر ملموس في رفع الإنتاجية وتعزيز صحة الموظفين ورفاههم، باعتبارهم أهم أصول المؤسسة.

تُعد التقنية ركيزة أساسية في استراتيجية أماكن العمل الحديثة، إذ توفر البيانات اللازمة لدعم اتخاذ القرار، والمنصات التي تُمكّن نماذج العمل المرنة، والأدوات الذكية التي تتيح تحسين استخدام المساحات بشكل مستمر، بدلاً من الاعتماد على المراجعات الدورية.

وتؤدي التقنية دورها في استراتيجية أماكن العمل من خلال أربعة محاور وظيفية رئيسية، تشمل ما يلي:

• جمع البيانات وتحليلها: توفر مستشعرات الإشغال، وأنظمة بطاقات الدخول، وتحليلات شبكات واي فاي (Wi-Fi)، ومنصات حجز المساحات بيانات دقيقة حول معدلات استخدام المساحات. وتعمل منصة جيه إل إل أزارا على توحيد هذه البيانات ضمن منصة تحليلية متكاملة، مدعومة بالذكاء الاصطناعي، لتقديم رؤى تساعد على اتخاذ قرارات أكثر دقة.
• المنصات الموجهة للموظفين: تشمل أنظمة حجز المكاتب وقاعات الاجتماعات، وأنظمة التوجيه الرقمي داخل المباني، وإدارة الزوار، وتطبيقات بيئة العمل على الأجهزة الذكية، بما يدعم تطبيق نماذج العمل المرنة والعمل الهجين. كما توفر منصة أوسيس (OSIS) طبقة متقدمة من البيانات المكانية، تربط بيانات المساحات الفعلية بمنصات تجربة المستخدم، مثل مايكروسوفت بليسز .
• أتمتة المباني: تعتمد المباني الذكية على أنظمة تتحكم في التدفئة والتهوية وتكييف الهواء، والإضاءة، والتهوية، استنادًا إلى بيانات الإشغال الفعلية، مما يسهم في تحقيق وفورات في استهلاك الطاقة تتراوح بين 20% و25%، إلى جانب تحسين مستويات الراحة في المساحات المستخدمة. وتدمج سمارت بيلدنغ بلاتفورم من JLL أجهزة إنترنت الأشياء مع أنظمة إدارة المباني ضمن بيئة تشغيل موحدة.
• الذكاء الاصطناعي والتحليلات التنبؤية: تعتمد استراتيجية أماكن العمل على نماذج تعلم الآلة للتنبؤ بأنماط الإشغال، واقتراح أفضل توزيع للمساحات، واكتشاف الحالات غير الاعتيادية، وأتمتة القرارات التشغيلية المتكررة، بما يطور التحليلات من مجرد وصف ما حدث إلى تقديم توصيات عملية بشأن الإجراءات الواجب اتخاذها.

وتتبنى JLL نهجًا محايدًا تجاه مزودي التقنيات، بما يتيح للعملاء اختيار الحلول الأنسب لاحتياجاتهم دون الارتباط بمنصة تقنية واحدة. ولهذا تتعاون الشركة مع عدد من الشركات المتخصصة في مستشعرات الإشغال، ومنصات التحليلات، وأنظمة (إدارة أماكن العمل المتكاملة (آي دبليو إم إس IWMS، لتصميم منظومة تقنية تتوافق مع متطلبات كل مؤسسة وبنيتها التحتية القائمة.

توفر استراتيجية أماكن العمل الأساس الذي تستند إليه قرارات تحسين المحافظ العقارية وإدارة عقود الإيجار، من خلال تحليل احتياجات الموظفين الفعلية، وأنماط العمل، وأنواع المساحات المطلوبة، وتوقعات الإشغال المستقبلية. ومن دون استراتيجية واضحة لأماكن العمل، تقتصر قرارات تحسين المحافظ العقارية على الجوانب المالية فقط، مما قد يؤدي إلى عدم تلبية احتياجات الموظفين والتأثير في قدرة المؤسسة على استقطاب الكفاءات والاحتفاظ بها.

ويتحقق هذا التكامل من خلال ثلاثة محاور رئيسية، تشمل ما يلي:

• استراتيجية أماكن العمل تدعم قرارات الإيجار: تحدد استراتيجية أماكن العمل الاحتياج الحقيقي للمساحات، استنادًا إلى أنماط العمل، ونسب مشاركة المكاتب، وتوقعات النمو، بدلاً من الاعتماد على معادلات تقليدية تربط عدد الموظفين بمساحة ثابتة لكل فرد. وتشير بيانات JLL إلى انخفاض متوسط المساحة المخصصة للفرد من 165 قدمًا مربعة قابلة للتأجير (RSF) إلى مستهدف يبلغ 132 قدمًا مربعة قابلة للتأجير، وهو ما يؤثر مباشرة في حجم المساحات المستأجرة، ومدة عقود الإيجار، ومتطلبات جودة المباني.
• عقود الإيجار تؤثر في تنفيذ الاستراتيجية: تحدد مواعيد انتهاء عقود الإيجار، وخيارات التجديد، وبنود الإنهاء، الإطار الزمني المتاح لتنفيذ استراتيجية أماكن العمل. ولذلك يعمل مستشارو تمثيل المستأجرين في JLL بالتنسيق مع خبراء استراتيجية أماكن العمل لضمان مواءمة تنفيذ الاستراتيجية مع مراحل إدارة عقود الإيجار.
• تحسين المحافظ العقارية يتطلب تكامل الاستراتيجية والبيانات: تُظهر بيانات JLL أن 73% من قادة قطاع العقارات التجارية يضعون تحسين المحافظ العقارية ضمن أولوياتهم. ويتطلب تحقيق ذلك الجمع بين استراتيجية أماكن العمل، التي تحدد احتياجات المؤسسة، وبيانات الإشغال، التي توضح مستوى الاستخدام الفعلي للمساحات، بما يدعم اتخاذ قرارات بشأن الاحتفاظ بالمواقع، أو دمجها، أو إعادة تصميمها، أو التخارج منها.

ويعكس أحد مشاريع JLL مع إحدى الشركات العالمية العاملة في قطاع الخدمات المالية هذا النهج المتكامل، حيث جرى دمج بيانات الإشغال مع تحليلات المحفظة العقارية، مما أسهم في تحقيق وفورات بلغت 120 مليون دولار أمريكي، من خلال مواءمة حجم المحفظة العقارية مع الطلب الفعلي للقوى العاملة، بالاستناد إلى استراتيجية قائمة على البيانات.

ينبغي أن تتضمن استراتيجية أماكن العمل الشاملة تقييمًا لثلاث فئات رئيسية من الشهادات والمعايير، تشمل شهادات الصحة والرفاه التي تركز على تجربة المستخدم، والشهادات البيئية التي تقيس أداء المباني، إضافة إلى الأطر والمعايير الناشئة التي تعنى بجودة الهواء والجاهزية الرقمية، بما يضمن تحقيق بيئة عمل مستدامة ومتكاملة.

وتشمل أبرز هذه الشهادات والمعايير ما يلي:

• ويل (WELL Building Standard): تُشرف على هذه الشهادة المعهد الدولي لويل للمباني (International WELL Building Institute)، وتركز على عشرة محاور رئيسية تؤثر في صحة ورفاه شاغلي المباني، وهي: جودة الهواء، والمياه، والتغذية، والإضاءة، والحركة، والراحة الحرارية، والصوتيات، والمواد، والصحة النفسية، والمجتمع. وتشير الدراسات إلى أن أماكن العمل الحاصلة على شهادة ويل حققت زيادة في الإنتاجية بنسبة تصل إلى 20%، إلى جانب خفض معدلات الغياب عن العمل بنسبة 10%، بما يعكس التزام المؤسسة بصحة الموظفين ورفاههم.
• فتويل (Fitwel): طُور هذا المعيار بالتعاون مع المراكز الأمريكية لمكافحة الأمراض والوقاية منها (CDC)، وتديره مؤسسة مركز التصميم النشط (Center for Active Design). ويُعد إطارًا أكثر مرونة وسهولة في التطبيق، يركز على تحسين النتائج الصحية لشاغلي المباني. كما أظهرت الدراسات أن المباني الحاصلة على شهادة فتويل تحقق علاوة إيجارية تتراوح بين 4.6% و4.8%، مما يجعلها خيارًا مناسبًا للمؤسسات التي تسعى إلى تعزيز معايير الصحة والرفاه بتكلفة أقل مقارنة بشهادة ويل.
• ليد (LEED): يُعد معيار الريادة في تصميمات الطاقة والبيئة (Leadership in Energy and Environmental Design) من أكثر الشهادات البيئية انتشارًا في قطاع العقارات التجارية، ويغطي مجالات كفاءة الطاقة، وترشيد استهلاك المياه، واختيار المواد، وجودة البيئة الداخلية، واستدامة الموقع. كما تُسهم شهادة ليد في تعزيز القيمة السوقية للأصول العقارية، وتحقيق عوائد إيجارية أعلى للمباني المستدامة.
• الأطر والمعايير الناشئة: تشمل ريسيت (RESET)، الذي يقيس جودة الهواء الداخلي بشكل آني، ووايرد سيرتيفيكيشن (Wired Certification) الصادرة عن وايرد سكور (WiredScore)، والتي تقيس مستوى الجاهزية الرقمية والبنية التحتية للاتصالات داخل المباني. وتكتسب هذه المعايير أهمية متزايدة مع تزايد الاعتماد على التقنيات الرقمية، وارتفاع الاهتمام بجودة البيئة الداخلية كعامل مؤثر في تجربة المستخدم.

ومع تنامي التزامات المؤسسات بخفض الانبعاثات الكربونية وتحقيق مستهدفات الحوكمة البيئية والاجتماعية والمؤسسية (ESG)، أصبح دمج معايير الاستدامة في استراتيجية العقارات التجارية ضرورة استراتيجية. وتعمل JLL، من خلال فرق استراتيجية أماكن العمل وإدارة برامج الاستدامة، على مساعدة العملاء في تحديد الشهادات والمعايير الأكثر توافقًا مع أهدافهم في مجال الاستدامة، بما يحقق أعلى عائد على الاستثمار.

تعتمد JLL نموذجًا تشغيليًا متكاملًا يربط استراتيجية أماكن العمل بخدمات تخطيط الإشغال، والتصميم، وإدارة تجربة أماكن العمل، وإدارة المرافق، من خلال آليات تنسيق واضحة، ومنصات بيانات موحدة، وإدارة متكاملة لعلاقة العميل، بما يضمن تكامل الخدمات وتجنب العمل في مسارات منفصلة.

ويتحقق هذا التكامل عبر أربعة مجالات مترابطة، تشمل ما يلي:

• الربط بين استراتيجية أماكن العمل وتخطيط الإشغال: تحدد استراتيجية أماكن العمل الرؤية العامة للمساحات، بما يشمل أنواع البيئات المطلوبة والأنشطة التي ينبغي أن تدعمها. وفي المقابل، يوفر تخطيط الإشغال التحليلات الكمية المتعلقة بأعداد المستخدمين، والاحتياجات الفعلية للمساحات، وتوزيعها على المواقع المختلفة. ويعتمد الجانبان على تبادل مستمر للبيانات، حيث تسهم نتائج تحليلات الإشغال في تطوير الاستراتيجية، بينما توجه أهداف الاستراتيجية نماذج تخطيط الإشغال.
• الربط بين استراتيجية أماكن العمل والتصميم: يتولى فريق استراتيجية أماكن العمل في JLL إعداد موجز التصميم، الذي يتضمن تحديد مناطق الأنشطة، ونسب أنواع المساحات، ومعايير تجربة المستخدم، والمتطلبات التقنية. ويعمل فريق التصميم الداخلي على ترجمة هذه المتطلبات إلى مخططات للمساحات، واختيار المواد، والأثاث، وإعداد الوثائق التنفيذية، بما يضمن أن تعكس البيئة المبنية الأهداف الاستراتيجية للمشروع.
• الربط بين استراتيجية أماكن العمل وإدارة تجربة أماكن العمل: تحدد استراتيجية أماكن العمل الرؤية المستهدفة لتجربة المستخدم، بينما تتولى إدارة تجربة أماكن العمل تحويل هذه الرؤية إلى خدمات تشغيلية، تشمل خدمات الضيافة، وإدارة المرافق والخدمات المساندة، وتنظيم الفعاليات والأنشطة المجتمعية، وتشغيل المنصات الرقمية، بما يضمن استدامة تجربة المستخدم بعد الانتقال إلى مقر العمل، وليس عند الافتتاح فقط.
• الربط بين استراتيجية أماكن العمل وإدارة المرافق: تسهم البيانات التشغيلية الناتجة عن خدمات إدارة المرافق، مثل طلبات الصيانة، وبيانات المراقبة البيئية، وأنماط خدمات التنظيف، في دعم المراجعة المستمرة لاستراتيجية أماكن العمل وتطويرها. كما تضمن منصة JLL المتكاملة لإدارة المرافق وصول الرؤى المستخلصة من استراتيجية أماكن العمل إلى الفرق المسؤولة عن تشغيل المباني وإدارتها اليومية.

ويُطبق هذا النموذج المتكامل في عدد من المشاريع الكبرى التي تنفذها JLL. ويُعد تعاون الشركة مع كوك إندستريز مثالًا على ذلك، حيث جرى تقديم خدمات استراتيجية أماكن العمل، وإدارة تجربة أماكن العمل، وتحسين المحافظ العقارية، وإدارة المرافق ضمن نموذج تشغيلي موحد، شمل أكثر من 140 مليون قدم مربعة في أكثر من 50 دولة.