Transformation de portefeuille de 120 M$ alimentée par des données immobilières exploitables

Un fournisseur mondial de services financiers avait besoin de transformer sa stratégie de portefeuille dans le cadre d'un effort à l'échelle de l'organisation pour générer la liquidité qu'il pourrait réinvestir dans son entreprise. Bien que la réduction de l'espace de bureau ait été généralement incluse comme l'une de ses mesures traditionnelles de réduction des coûts, l'entreprise soupçonnait que son immobilier offrait plus d'opportunités qu'il n'y paraissait.

Pour réduire considérablement son taux annuel de consommation, ou ses coûts totaux d'occupation en cours au fil du temps, la direction de l'entreprise devait d'abord déterminer quelles propriétés conserver, libérer ou réduire. L'objectif était de générer autant d'économies que possible tout en réalignant son portefeuille pour réussir à l'avenir.

Sortant de la pandémie, l'entreprise était à la croisée des chemins. L'organisation avait déjà pris la décision de passer à un modèle de travail hybride. Mais alors que le monde commençait à revenir à la normale, la réalité de ce que cela signifiait pour ses espaces de bureau et de vente au détail était loin d'être claire.

Si cette corporation financière de premier plan réduisait trop d'espace, elle pourrait se retrouver à courir pendant une future phase de croissance. Mais réduisez trop peu, et l'entrave financière pourrait nuire à sa compétitivité face aux banques rivales et aux sociétés d'investissement.

Alors que son immobilier devenait de plus en plus lié à son objectif de recruter et de retenir les meilleurs talents, l'organisation a trouvé de plus en plus difficile de s'entendre sur une voie à suivre pour véritablement opérationnaliser le travail hybride. De nombreux intervenants et lignes de service travaillaient sur plusieurs objectifs commerciaux simultanément – et des questions liées à la taille actuelle et future de leur portefeuille envahissaient chaque discussion.

Les questions auxquelles cette entreprise leader sur le marché des services financiers devait faire face étaient nombreuses :

• Où sont nos meilleures opportunités pour améliorer la performance financière de notre portefeuille immobilier?

• Comment pouvons-nous optimiser l'utilisation de nos nouveaux espaces et de ceux existants?

• Où dépensé-je plus que je ne devrais?

• Où est le meilleur endroit pour relocaliser un bureau ou une agence, ou en ouvrir de nouveaux?

• Comment attirons-nous et retenons-nous les talents?

JLL savait que son client avait besoin de clarté. La clé d'une stratégie d'optimisation du portefeuille solide reposait sur quelque chose que presque toutes les entreprises avaient du mal à définir : des données concrètes sur le nombre d'employés retournant au bureau, et quand. Ces chiffres d'assistance devaient être recoupés avec des masses de données sur l'espace, l'occupation, les baux et les transactions à travers un portefeuille immobilier mondial diversifié.

Collecter et rassembler des informations provenant de tant de sources pour obtenir une vue claire de la situation du portefeuille de l'entreprise était une tâche écrasante - mais que JLL était bien placée pour exécuter.

Plusieurs équipes de JLL se sont réunies pour développer un programme complet aux côtés de la direction exécutive de l'entreprise. Grâce à sa relation de longue date en matière de transaction, de gestion de projet et de gestion des installations, JLL avait une connaissance approfondie des actifs immobiliers de l'entreprise, ainsi qu'un accès direct à de nombreuses sources de données clés nécessaires pour commencer à obtenir une vue claire de son portefeuille.

“Nous avons mis à profit chaque forme de données à notre disposition,” dit Charles Fegely, responsable de la consultation en analyses business pour les services financiers, Work Dynamics de JLL. “Beaucoup de ce dont nous avions besoin était déjà suivi, mais était largement sous-utilisé.”

Un accès rapide à des données précises et intégrées est impératif pour toute entreprise cherchant à rester prospère à l'ère de la numérisation et de l'IA. Mais l'accès n'est que la première étape.

JLL a adopté une approche consultative et a aidé son client à réduire le temps de collecte des données et d'analyse financière de semaines à minutes, permettant une planification stratégique en temps réel entre les unités commerciales.

L'une des premières choses que l'équipe JLL a fait a été de comparer les données de retour au travail du client dans certains bureaux avec les réponses des préférences de style de travail des employés soumises via des enquêtes RH. Cela a fourni une véritable image de combien d'employés venaient au bureau dans des emplacements et des unités commerciales spécifiques. Peut-être plus important encore, cela a également construit la base pour une analyse de haut niveau qui a conduit à des décisions vitales sur la quantité d'espace nécessaire à travers son portefeuille à l'avenir.

L'organisation était concentrée sur la fréquentation moyenne de n'importe quel jour donné, ainsi que sur la fréquentation maximale,” explique Diego Rodriguez, consultant senior en analyse commerciale, JLL, qui a écrit le code pour le tableau de bord personnalisé du client. “Mais les métriques les plus évidentes ne sont pas toujours les plus utiles.”

À savoir : les données internes ont montré une fréquentation maximale de 65% dans l'un des bureaux américains de l'entreprise. Une lecture directe de ces chiffres indiquait la reconfiguration de son espace actuel pour accueillir ce nombre maximal potentiel de travailleurs. JLL a convaincu le client de considérer un indicateur statistique différent.

Un examen approfondi des données de fréquentation et d'occupation sur un an a montré que ce bureau n'atteignait ses chiffres de pointe que quelques fois. L'équipe JLL a ajouté une autre variable et a découvert que 90% du temps, le point culminant de la fréquentation était de 36%. Ce type d'analyse avancée repose sur l'acceptation et la transformation des données pour découvrir des insights au niveau de la propriété, de l'unité commerciale ou du portefeuille.

C'était un moment de découverte,” déclare Rodriguez. “Une autre firme de conseil sans expertise en immobilier aurait peut-être suivi l'occupation maximale sans suivre quoi que ce soit d'autre, et fourni des conseils qui étaient fondamentalement défectueux.”

Au lieu de cela, l'entreprise a réduit l'espace de ce site pour répondre à la demande réelle, avec des plans de contingence qui pourraient permettre aux espaces communs de fonctionner comme des espaces de travail lors de réunions générales.

En appliquant un processus scientifique plus robuste et en cherchant des motifs dans les informations, nous avons pu faire des prévisions éclairées sur les besoins futurs en espaces tout en profitant des conditions du marché immobilier,” déclare Charles Fegely, responsable du conseil en analyse commerciale pour Financial Services, Work Dynamics chez JLL.

Cette approche centrée sur les données a eu un impact impressionnant sur le portefeuille occupé de ce leader du marché financier.

Sur trois ans, JLL a recommandé plus de 300 actions spécifiques à travers l'immobilier mondial de l'entreprise, résultant en $120 millions d'économies annuelles et une réduction de plus de 2 millions de pieds carrés.

Jusqu'à présent, JLL a supervisé environ $400 millions des $1 milliard de dépenses de l'entreprise sur des mouvements incluant la désaffectation de bâtiments, la restructuration de baux et les rachats.

JLL a non seulement aidé son client à identifier de nouvelles et meilleures opportunités d'économie de coûts avec une vitesse et une efficacité accrues, mais l'équipe a également combiné des ensembles de données disparates avec une analyse statistique pour comparer les baux de bureaux traditionnels et diverses opportunités d'espaces flexibles sur plusieurs marchés clés.

L'effort d'optimisation de portefeuille du leader financier a également fourni à l'entreprise le capital nécessaire pour relocaliser leur siège social d'un bâtiment vieillissant de 500 000 pieds carrés à un bâtiment flambant neuf de classe prestige environ moitié moins grand, traduisant sa stratégie commerciale et de travail hybride en une réalité immobilière.

En période de changements imprévus sur le lieu de travail et d'incertitude économique persistante, cette entreprise se sent confiante que ses stratégies de portefeuille à moyen et long terme sont prêtes à affronter l'avenir – quoi qu'il puisse réserver.

“Notre approche rigoureuse des données nous a aidés à améliorer notre performance financière globale,” dit le responsable immobilier de l'entreprise financière. “Mais elle nous a également donné le point de vue pour anticiper les perturbations potentielles de l'entreprise, et façonner les plans futurs de portefeuille.

"Ce que cette équipe collective de JLL a construit est véritablement à la pointe du secteur de l'immobilier d'entreprise.”

Visitez notre page Stratégie de lieu de travail pour en savoir plus sur la façon d'adapter votre portefeuille de bureaux à vos objectifs business.