Das Büroleben hat sich verändert: Wie reagieren Unternehmen darauf?

Im andauernden Bemühen, Mitarbeitende ins Büro zurückzubringen, versuchen Unternehmen herauszufinden, wie Räume tatsächlich genutzt werden.

Das bloße Verfolgen von Lesegeräten beim Ankommen reicht nicht aus.

„Überlegen Sie mal: Eine Person kann gleichzeitig mehrere Orte belegen“, sagt Sam Lavers, Principal Growth and Alliances Partner bei JLL. „Man muss bedenken, dass sie möglicherweise einen Besprechungsraum buchen, ihre Dinge an einem Schreibtisch lassen und gleichzeitig ein spontanes Gespräch in einem Breakout-Bereich führen“.

Dies ist die Herausforderung für Führungskräfte, die Produktivität und Zusammenarbeit im Büro steigern möchten: Es ist schwer zu wissen, was die Leute während des Tages tun. Die sogenannte Nutzungsrate, also die Zeit, in der einzelne Plätze oder Bereiche belegt sind, liegt weltweit durchschnittlich 25 % unter dem Zielwert von 75 %, laut JLLs Occupancy-Benchmarking-Report. 

Doch die Nachfrage nach weniger traditionellen Arbeitsplätzen wie Rückzugsbereiche (quiet work areas) und vermehrte Nutzung von Kollaborationsflächen macht die Nachverfolgung der Gesamtnutzung zunehmend schwierig.

Wenn die Führungsebene besser versteht, welche Arten von Räumen genutzt werden – was unterschiedliche Arbeitsstile und Vorlieben der Mitarbeiter hervorhebt – können sie sich darauf konzentrieren, ein Büro zu schaffen, das den Bedürfnissen ihrer Leute entspricht.

„Das Gleichgewicht zwischen der richtigen Dimensionierung und der Schaffung sinnvoller Workplace-Erfahrungen zu finden, die die Menschen ins Büro ziehen, ist wichtiger denn je“, sagt Lilly Toncheva, Senior Director of Consulting in JLLs Work Dynamics Geschäft.

Technologie steht im Mittelpunkt des Bemühens, um zu verstehen, was benötigt wird. Um sicherzustellen, dass Büros neu gestaltet werden, um den neuen, agileren Arbeitsweisen gerecht zu werden, beginnen Unternehmen, fortschrittliche Sensortechnologien wie VergeSense zu verwenden, die zwischen Menschen und Objekten unterscheiden können. Plattformen mit künstlicher Intelligenz (AI) helfen, weniger offensichtliche Arbeitsabläufe zu identifizieren und Modelle zu erstellen, die vorhersagen, was benötigt wird.

„Es ermöglicht Organisationen, proaktiver anstatt reaktiv zu sein, wenn es darum geht, ihren Raum zu managen“, sagt Toncheva.

Die Kombination von Live-Belegung – wie zwei Personen auf einem Sofa – mit passiver Belegung, wie einer Handtasche auf einem Schreibtisch, schafft eine ausgeklügeltere „Occupancy-Intelligence“.

Lavers glaubt, dass dies in der Zukunft noch nuancierter wird.

„Der nächste Schritt wird sein, große Datenquellen einzubeziehen und zu analysieren, wie Dinge wie das Wetter, Verkehr oder das Special Promotion in der Cafeteria die Belegung und Nutzung beeinflussen“, sagt er.

Toncheva schlägt vor, dass Unternehmen zur Kapitalisierung der gewonnenen Erkenntnisse mehr Flexibilität in das Bürolayout einfließen lassen sollten. „Verträge legen fest, dass Räume fest sind, aber die Nachfrage schwankt. Flexible Lösungen erleichtern es, Layouts basierend auf neuen Erkenntnissen schnell anzupassen“, sagt sie.

Während Technologie der Schlüssel ist, liefert sie nur die halbe Geschichte. Es gibt qualitative Treiber wie Mitarbeitererfahrung, Zufriedenheit und individuelle Arbeitsgewohnheiten.

„Wir fragen unsere Kunden, was sie damit erreichen wollen, wenn sie ihre Mitarbeiter ins Büro holen und ermitteln dann, was nötig ist, um das zu erreichen“, sagt Toncheva.

Ein JLL-Kunde stellte fest, dass Produktinnovation, Kreativität und die Markteinführungsgeschwindigkeit durch Remote-Arbeit beeinträchtigt wurden.

„Wir entwickelten ein tiefes Verständnis für die Bedürfnisse und Vorlieben der Mitarbeiter, stimmten dies mit den geschäftlichen Anforderungen und der Nähe der Teams ab und entwickelten anschließend eine Reihe von Personas“, sagt Toncheva. „Das half uns, den Raum so zu gestalten, dass er Produktarbeitsabläufe unterstützt und gleichzeitig den Komfort und die Erfahrung bietet, die die Leute sich wünschten.“

Besprechungsräume bleiben heiß begehrt. Von Verfügbarkeit über Größe bis hin zur Technik gibt es einfach nicht genug Räume der richtigen Art.

„Die Daten, die wir gesehen haben, zeigen ein Ungleichgewicht zwischen der Größe der Besprechungsräume und den tatsächlichen Bedürfnissen“, sagt Lavers.

Einzelkabinen für Anrufe oder kleinere Räume für zwei bis vier Personen sind stark nachgefragt für hybride Meetings (häufig verwendetes JLL-Wording). Aber die Mitarbeiter finden die Erfahrung weniger ideal.

„Historisch gingen Investitionen in Technik in größere Konferenzräume, aber heute haben die meisten Meetings eine Mischung aus Online- und Präsenzteilnehmern“, sagt Toncheva. „Diese großen Räume sind jetzt die meiste Zeit kaum ausgelastet.“

Das führt zu Beschwerden über Verfügbarkeit, und Menschen, die einfach nicht erscheinen, nehmen zu.

Eine Lösung ist, Daten von Arbeitsplatzsensoren mit Buchungssoftware zu integrieren, sodass Räume, die in den ersten Minuten leer bleiben, freigegeben werden können. Dies kann die Verfügbarkeit um mehr als 30 % steigern.

Da die Technologie weiterhin neue Einblicke in das dynamischere Büroverhalten liefert, beginnen Unternehmen, ihre zukünftigen Raumanforderungen besser zu erfassen.

„Es hilft Unternehmen, Arbeitsplatzverbesserungen zu planen und zu priorisieren, die Wert hinzufügen und die Nutzung steigern, basierend auf Daten und nicht auf Instinkt“, schließt Lavers.

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