Transformação de portefólio de $120M impulsionada por dados imobiliários acionáveis

Um fornecedor global de serviços financeiros precisava de transformar a sua estratégia de portefólio como parte de um enorme esforço organizacional para gerar liquidez que pudesse reinvestir no seu negócio. Embora a redução de espaço de escritório estivesse normalmente incluída como uma das medidas tradicionais de corte de custos, a empresa suspeitava que o seu património imobiliário oferecia mais oportunidades do que parecia à primeira vista.

Para reduzir significativamente a sua taxa de custo anual, ou seja, os custos totais contínuos de ocupação ao longo do tempo, a liderança da empresa teve primeiro de determinar quais os imóveis a manter, libertar ou redimensionar. O objetivo era gerar o máximo de poupança possível enquanto realinhava o portefólio para o sucesso futuro.

Após a pandemia, a empresa encontrava-se num ponto de viragem. Já tinha decidido adotar um modelo de trabalho híbrido. Mas à medida que o mundo começava a regressar à normalidade, a realidade do que isso implicava para os seus espaços de escritório e retalho estava longe de ser evidente.

Se esta corporação financeira líder reduzisse demasiado o espaço, poderia ficar em dificuldades numa futura fase de crescimento. Mas se cortasse pouco, o peso financeiro poderia comprometer a sua competitividade face a bancos e empresas de investimento rivais.

À medida que o seu património imobiliário se tornava ainda mais ligado ao foco na atração e retenção dos melhores talentos, a organização achou cada vez mais difícil encontrar consenso num caminho para operacionalizar verdadeiramente o trabalho híbrido. Diversos stakeholders e áreas de serviço trabalhavam em múltiplos objetivos de negócio em simultâneo – e as questões relativas à dimensão atual e futura do portefólio marcavam presença em todas as discussões.

As questões que esta empresa líder em serviços financeiros enfrentava eram diversas:

• Onde estão as nossas melhores oportunidades para melhorar o desempenho financeiro do nosso portefólio imobiliário?

• Como podemos otimizar a utilização dos nossos espaços novos e existentes?

• Onde estou a gastar mais do que deveria?

• Qual o melhor local para relocalizar um escritório ou sucursal, ou abrir novos?

• Como podemos atrair e reter talento?

A JLL sabia que este cliente precisava de clareza. O elemento decisivo para construir uma estratégia sólida de otimização do portefólio era algo que praticamente todas as empresas tentavam compreender: dados reais sobre quantos colaboradores estavam a regressar ao escritório e quando. Esses números de presença tinham de ser cruzados com volumes de dados de espaço, ocupação, contratos e transações de um portefólio imobiliário global e diversificado.

Recolher e consolidar informação de tantas fontes para obter uma visão clara do portefólio da empresa era uma tarefa desafiante – mas uma que a JLL estava bem posicionada para realizar.

Várias equipas da JLL trabalharam em conjunto para desenvolver um programa abrangente em parceria com a liderança executiva da empresa. Graças à longa relação em gestão de transações, gestão de projetos e gestão de instalações, a JLL tinha um profundo conhecimento operacional dos ativos imobiliários da empresa, assim como acesso direto a muitas das principais fontes de dados necessárias para começar a obter uma visão clara do seu portefólio.

“Colocámos todos os tipos de dados ao nosso dispor a trabalhar,” afirma Charles Fegely, Head of Business Analytics Consulting for Financial Services, Work Dynamics da JLL. “Grande parte do que precisávamos já estava a ser monitorizado, mas era largamente subutilizado.”

O acesso rápido a dados precisos e integrados é fundamental para qualquer empresa que queira manter o sucesso na era da digitalização e da IA. Mas o acesso é apenas o primeiro passo.

A JLL trouxe uma abordagem consultiva e ajudou o cliente a reduzir o tempo de recolha de dados e análise financeira de semanas para minutos, permitindo um planeamento estratégico em tempo real entre as unidades de negócio.

Uma das primeiras iniciativas da equipa da JLL foi comparar os dados de regresso ao escritório do cliente, em localizações selecionadas, com as preferências de estilo de trabalho registadas em inquéritos internos de RH. Isto forneceu uma visão real de quantos colaboradores estavam a ir ao escritório em cada localização e unidade de negócio. Mais importante ainda, foi a base para análises aprofundadas que suportaram decisões cruciais sobre a quantidade de espaço realmente necessária no futuro.

“A organização estava focada na média de presenças em cada dia, bem como nos picos de ocupação,” refere Diego Rodriguez, Senior Business Analytics Consultant na JLL, que desenvolveu o dashboard personalizado para o cliente. “Mas os indicadores mais óbvios nem sempre são os mais úteis.”

Por exemplo: os dados internos mostraram um pico de presença de 65% num dos edifícios de escritórios da empresa nos EUA. Uma leitura direta destes números apontaria para a reconfiguração do espaço existente para acomodar este máximo potencial de pessoas.. A JLL convenceu o cliente a considerar outro indicador estatístico.

Uma análise mais profunda dos dados anuais de ocupação mostrou que este escritório só atingiu os valores máximos algumas vezes. A equipa JLL adicionou outra variável e descobriu que, em 90% do tempo, o máximo de ocupação era apenas 36%. Este tipo de análise avançada consiste em abraçar e transformar dados para gerar insights ao nível do imóvel, unidade de negócio ou portefólio.

“Foi um momento de revelação,” partilha Rodriguez. “Outra consultora sem experiência imobiliária poderia ter monitorizado apenas a lotação máxima, sem mais contexto, e dado conselhos completamente desajustados.”

Em vez disso, a empresa adequou o espaço dessa localização à procura real, com planos de contingência para que áreas comuns pudessem ser usadas como espaços de trabalho em reuniões gerais.

“Ao aplicarmos um processo científico mais robusto e procurarmos padrões na informação, conseguimos fazer previsões fundamentadas sobre as necessidades futuras de espaço, aproveitando o contexto do mercado imobiliário,” refere Charles Fegely, Head of Business Analytics Consulting da JLL para Financial Services, Work Dynamics.

Esta abordagem centrada em dados teve um impacto impressionante no portefólio ocupado deste líder de mercado financeiro.

Ao longo de três anos, a JLL recomendou mais de 300 ações específicas em todo o imobiliário global da empresa, resultando numa poupança anual de 120 milhões de dólares e numa redução de mais de 185.000 metros quadrados.

Até ao momento, a JLL supervisionou cerca de 400 milhões de dólares dos mil milhões gastos pela empresa em operações que incluem a desativação de edifícios, reestruturações de contratos e aquisições.

A JLL não só ajudou o cliente a identificar novas e melhores oportunidades de poupança de custos com maior rapidez e eficiência, como também a equipa combinou diferentes conjuntos de dados com análise estatística para comparar contratos tradicionais de escritórios e várias oportunidades de espaços flexíveis em vários mercados estratégicos.

O esforço de otimização do portefólio deste líder financeiro também proporcionou à empresa o capital necessário para relocalizar a sua sede corporativa de um edifício antigo de 46.000 m2 para um novo edifício de excelência com aproximadamente metade desse tamanho, traduzindo a sua estratégia empresarial e de trabalho híbrido numa realidade imobiliária.

Numa época de mudanças inesperadas no local de trabalho e incerteza económica persistente, esta empresa sente-se confiante de que as suas estratégias de portefólio a médio e longo prazo estão preparadas para enfrentar o futuro — seja ele qual for.

“A abordagem rigorosa aos dados ajudou-nos a melhorar o nosso desempenho financeiro global”, afirma o responsável máximo de CRE da empresa financeira. “Mas também nos deu a perspetiva necessária para anteciparmos potenciais disrupções do negócio e planearmos o portefólio do futuro.

"O que esta equipa da JLL construiu é verdadeiramente de vanguarda do ponto de vista do CRE.”

Visite a nossa página de estratégia do local de trabalho para saber mais sobre como adaptar o seu portefólio de escritórios aos objetivos do seu negócio.