オフィス移転を成功に導く実践的な運用施策・ルールづくりのポイント

JLL日本の東京本社オフィスと関西オフィスが2023年1月に本格稼働を開始してから2年超が経過しました。

コロナ後の日本マーケットに即した新しい働き方やオフィス・不動産の在り方を提言する「“Future of Work”の実験・実践の場」として計画されたコンセプトのもと、JLLが提供するオフィス移転サービスを全面的に反映したオフィスづくり・運用を自ら実践。ユーザーである社員へのアンケート調査やオフィスツアー見学者へのアンケートなどを通じて現状を評価し、それらの結果と人員増などに伴う組織体制の変化や社員のニーズの変化に柔軟に対応するオフィス運用の改善策を立案・実施するという、オフィス運用におけるPDCA（Plan・Do・Check・Act）サイクルを確立していることが評価された結果、2025年3月に公益社団法人 日本ファシリティマネジメント協会（JFMA）の「第19回 日本ファシリティマネジメント大賞」において「優秀ファシリティマネジメント賞」を受賞することができました。

JLLオフィスのJFMA賞受賞に関する詳細はこちら

本稿では、多様な機能を盛り込んだオフィスのポテンシャルを最大限引き出し、オフィス移転・改修プロジェクトの本来の目的を達成するために必要不可欠な「オフィス運用」の重要性について、JLLオフィスの取り組みをもとに考えてみました。

なお、JLL日本の東京本社オフィスならびに関西オフィスでは事前予約制でオフィス見学ツアーを実施していますので、ご興味のある方は下記からご連絡ください。

JLL東京本社オフィス・関西オフィス見学ツアーの詳細はこちら

社員同士の交流を促進し、イノベーション創発に繋げるためのオープンスペース。社員のウェルビーイング（心身の健康）に配慮したジムやマッサージルームなどの福利厚生機能…。オフィスづくりで注目を浴びるのは華美なデザインやアミューズメント的な機能性であることが多いのですが、多額のコストをかけて豪華なオフィスを構築してもうまく運用できなければ、そのポテンシャルを最大限引き出すことは難しいと考えます。働きやすいオフィス環境を提供することで社員のエンゲージメントを向上させるためには、優れたオフィス運用が必要不可欠といえるでしょう。

JLL日本の東京本社オフィスと関西オフィスは共に2022年末頃に統合移転し、2023年1月から本格稼働を開始しました。統合移転に至った背景は次の3つが挙げられます。

①急激な人員増への対応
②分散していた拠点統合（東京:３カ所を１カ所へ）
③コロナ収束後を見据えた先進ワークプレイスへの変革

これらを課題や目標に対して、統合後のオフィスが目指すべき姿として次の4つをゴールに定めています。それらの実現に向けて、内装デザインなどのハード面におけるオフィスの作りこみのみならず、ソフト的施策としてオフィス運用に注力しています。

①“Future of Work”の実験と実践
②“One JLL”の達成
③来たくなるオフィスの実現
④未来のJLLを体感する場

世界80カ国で事業展開するJLLは世界のあちこちにオフィスを開設していますが、グローバル基準にもとづき高品質のオフィス運用サービスを均一的に提供するためのオフィス運用チーム「JLL4JLLチーム」を組織しています。

JLL日本には4名在籍しており、JLLでクライアント企業のオフィス運用代行などの総務業務全般を受託している事業部の経験者で構成。手前味噌ながら「オフィス運用のプロ」が社内向けにオフィス運用サービスを提供しています。

主な業務は2つ。1つは美観維持と設備管理を中心としたオフィスマネジメント業務。特にオフィスマネジメント業務は多岐にわたり、デスクやカーペット、空調、室内緑化、フォンブース、水道・電気といった家具・什器・インフラ設備の管理の他、多目的ルームやエイドルームの運用管理、来客者用のIDカード・入館用QRコードシステムの管理、IT機器のオペレーションなど、オフィスに関する清掃・管理・メンテナンスといったほぼすべての業務を担当しています。そして、もう1つが福利厚生施策としての社内イベントの企画・運営です。

1. オフィスマネジメント業務

オフィス運用に特化したJLL4JLLチームでは120項目に及ぶインスペクションリスト（点検項目）を策定し、オフィスで快適かつ安全に過ごせるように美化・メンテナンスに注力しています。

JLL4JLLチームの責任者を務めるJLL日本 ナショナル ワークプレイス マネージャー 杉本 あさ子さんによると「一般的な企業のインスペクションリストは20項目程度といわれており、JLLのように120項目がある企業は珍しい。移転当初は60項目ほどでしたが、オフィスを使い始めて対応が必要な部分が明らかになり、点検項目が増えていきました」と苦笑します。

カフェスペースの利用増に伴うグリストラップ・排水管の点検および定期清掃、突発的に使用予約が入る多目的ルームの事前点検など、オフィス稼働後に顕在化した点検項目は少なくありません。

さらに、現在のオフィスはJLLが提供するオフィス移転・改修サービスを全面的に反映して構築されており、オフィス見学ツアーを前提とした、いわばJLLにとっての「ショールーム」として位置づけられています。そのためオフィス内の美化にこだわり、日常清掃には余念がありません。

杉本さんによると「JLL4JLLメンバーはオフィス内を移動する時は常に目視点検しており、汚れに気づいたら即時対応するようにしています」とのこと。例えば、会議室はガラスのパーティションを用いて開放感を演出していますが、ドアノブ付近のガラスに触れる方が多く、指紋汚れが悪目立ちします。社員用のロッカーも同様で、こうした汚れをこまめに清掃しています。また、飲料をこぼすなど、劣化が相対的に早いタイルカーペットの清掃（交換）、デスクの細かな使用傷も自前で即時補修します。

また、社員やお客様用にビールサーバーやワインセラーを整備しており、ワイングラスを衛生的に管理するためのルール策定が必要になるなど、一般的なオフィスとは異なる特殊設備が多いこともインスペクションリストが増える要因になったといいます。

2つの副次的メリット

日常清掃に注力するのは前述した通り、ショールームと呼ぶにふさわしいキレイな環境を維持することが一義的な目的ですが、2つの副次的効果もあるそうです。

1つは清掃や補修などにかかる外注費の削減。もう1つはオフィスに対して当事者意識を育むことだといいます。

「オフィス内を常に清潔にしておくことで、オフィスをきれいに使おうという当事者意識が社員に芽生え、ひいては帰属意識が醸成され、会社のために何ができるか、自発的に考える社員が増えているように感じられます」（杉本さん）

オフィスを清潔に保つためにはオフィスの使用ルールを周知徹底し、美化活動に直接・間接的に協力してもらうことが近道なのですが、これがなかなか難しい。特にJLLオフィスのグローバル運用ルールでは壁にポスターを貼って啓蒙することは見栄えが悪くなるため基本NG。そこで50㎝×30㎝サイズの立体型ポップに運用ルールをさりげなく記載して設置。その数、50種類以上にのぼります。

下記の画像をご覧の通りですが、JLLのブランドカラーをあしらった立体型ポップは悪目立ちせず、ルールの“強制（押しつけ）感”を極力抑えているのがポイント。そのおかげかどうかは定かではありませんが、社員は非常に協力的だといいます。

ポップによる使用ルール周知の一例

オフィスが目指すゴールへの貢献度

新オフィスが目指す4つのゴールのうち、オフィスマネジメント業務は「④未来のJLLを体感する場」としてオフィス機能・環境の土台を支えている一方、社員の帰属意識の醸成にも貢献しており、部署の垣根を超えてクライアントを多種多様なニーズに一気通貫で対応する「③“One JLL”の達成」にも良い影響を与えているのではないでしょうか。

2. 社内イベント企画・運営業務

JLL4JLLチームの業務のベースとなるのは日常的なオフィスマネジメント業務ですが、もう1つの重要業務が社内イベントの企画・運営です。

JLLのオフィスは気分や業務内容によって働く場所を選択できるABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）を導入する他、オフィス内で唯一食事が可能なエリア「ソーシャルハブ」を整備しており、事業部間の垣根を超えて偶発的にコミュニケーションが生まれやすい執務環境としているのですが、しつらえだけではその効果は限定的といえます。社員の誰もが参加し、楽しめるイベントを行うことで、コミュニケーション活性化とイノベーション創発を後押ししています。

元々、前オフィス時代に毎週1回「ハッピーイベント」と呼ばれる飲食主体の社内イベントを実施していましたが、「毎週実施して予算を分散するよりも、誰もが食べたいと思える高品質なランチやスイーツを提供したほうが積極的に参加してもらえる」（杉本）との考えから現在は1カ月に1回実施するようになりました。

ハッピーイベントの一例

オフィスが目指すゴールへの貢献度

社内イベント企画・運営業務の最大の貢献度は「③来たくなるオフィスの実現」といえるでしょう。特にスイーツやランチ関連のイベントは参加率が高く、社員のコミュニケーションを促進する絶好の機会にもなっています。「③“One JLL”の達成」にも貢献しているといえそうです。

移転後、1年超が経過した2024年3月にオフィス環境の満足度について社内アンケート調査を実施したところ、総合満足度は東京本社オフィスで5点満点中4.20と、2023年の4.18を上回りました。関西オフィスでは2023年の4.42から4.22へ低下しましたが、いずれにしても高い満足度を維持しています。

また、ワークプレイスコンセプトの実現度について質問しましたが、社内イベントに関連の深い「社内ネットワークの貢献度」が3.84（2023年比0.33増）、「新しいコミュニティの構築度」が3.75（前年比0.75増）と顕著なスコア向上が確認されました。

多くの企業が人材採用の強化（長期雇用の維持）や帰属意識の醸成、生産性向上などを視野に、社員のエンゲージメントを向上させるオフィスづくりを重視するようになり、デザイン性や機能性に富んだ最新鋭のオフィスが次々と誕生するようになりました。しかし、オフィスは「つくれば終わり」というわけではなく、オフィスが持つポテンシャルを最大限に引き出すためには、優れたオフィス運用が重要になってきます。

杉本さんは「オフィス移転・改修を行う本来の目的を達成するためには、オフィスのポテンシャルを最大限引き出し、オフィス移転・改修を行う本体の目的を達成するためには運用体制をいかに構築・実践していくかが最も重要」との認識を示しています。

JLL日本ではオフィス運用業務に代表される総務アウトソーシングサービス（BPOサービス）を国内外の多くの企業に提供しています。自社オフィスのPDCAサイクルで培われてきた運用ノウハウや社内イベントの企画・実行力などの知見をお客様や社会に還元できるように、継続的にオフィス運用サービスの品質向上に努めていきます。

オフィス運用などの総務業務のアウトソーシングサービスに関する問い合わせは下記をご確認ください。

JLL日本が提供するファシリティマネジメントサービスはこちら