Transformación de portafolio de USD$120M impulsada por datos inmobiliarios procesables

Un proveedor global de servicios financieros necesitaba transformar su estrategia de portafolio como parte de un esfuerzo organizacional para generar liquidez que pudiera reinvertir en su propio negocio. Aunque la reducción de espacio de oficinas típicamente se consideraba una medida tradicional de reducción de costos, la compañía identificó que su portafolio inmobiliario ofrecía más oportunidades de lo que parecía a simple vista.

Para reducir significativamente su costo operativo anual —o el total de sus costos de ocupación a lo largo del tiempo—, el liderazgo debía primero determinar qué propiedades retener, liberar o reducir. El objetivo era lograr el mayor ahorro posible, al tiempo que se reorientaba el portafolio para el éxito futuro.

Tras la pandemia, la empresa se encontraba en una encrucijada. La organización ya había decidido adoptar un modelo de trabajo híbrido. Pero a medida que el mundo retomaba la normalidad, la realidad sobre lo que esto significaba para sus oficinas y espacios comerciales no estaba nada clara.

Si esta importante corporación financiera reducía demasiado sus espacios, podría quedarse rezagada durante una fase de crecimiento futura. Pero si recortaba poco, la carga financiera podría afectar su competitividad frente a bancos y firmas de inversión rivales.

A medida que su portafolio inmobiliario se volvió cada vez más relevante en su enfoque para contratar y retener al mejor talento, la organización encontró cada vez más difícil definir una ruta clara para implementar realmente el trabajo híbrido. Numerosos participantes y áreas de servicio trabajaban en distintos objetivos de negocio al mismo tiempo, y las preguntas sobre el tamaño actual y futuro de su portafolio estaban presentes en cada conversación.

Esta firma de servicios financieros líder en el mercado se enfrentaba a muchas preguntas:

• ¿Dónde están nuestras mejores oportunidades para mejorar el desempeño financiero de nuestro portafolio inmobiliario?

• ¿Cómo podemos optimizar el uso de nuestros espacios nuevos y existentes?

• ¿En qué estoy gastando más de lo que debería?

• ¿Cuál es el mejor lugar para reubicar una oficina o sucursal, o abrir nuevas?

• ¿Cómo atraemos y retenemos talento?

JLL sabía que su cliente necesitaba claridad. La clave para construir una estrategia sólida de optimización de portafolio era algo que casi todas las empresas estaban intentando definir: datos reales sobre cuántos empleados estaban regresando a la oficina y cuándo. Esas cifras de asistencia debían ser verificadas junto con grandes volúmenes de información sobre espacio, ocupación, contratos de arrendamiento y datos transaccionales en un portafolio inmobiliario global diverso.

Reunir y consolidar información proveniente de tantas fuentes para tener una visión clara del portafolio de la compañía era una tarea abrumadora, pero JLL estaba en una posición ideal para ejecutarla.

Varios equipos de JLL colaboraron para desarrollar un programa integral junto con el liderazgo ejecutivo de la empresa. Gracias a su relación de muchos años en gestión de transacciones, gestión de proyectos y administración de instalaciones, JLL tenía un gran conocimiento de los activos inmobiliarios de la organización, así como acceso directo a muchas fuentes de datos clave necesarias para empezar a obtener una visión clara de su portafolio.

“Utilizamos toda la información a nuestro alcance”, dice Charles Fegely, Head of Business Analytics Consulting para Financial Services, Work Dynamics de JLL. “Gran parte de lo que necesitábamos ya se estaba monitoreando, pero se aprovechaba muy poco.”

El acceso rápido a datos precisos e integrados es fundamental para cualquier empresa que desee mantener el éxito en la era de la digitalización y la inteligencia artificial. Pero el acceso es solo el primer paso.

JLL adoptó un enfoque consultivo y ayudó a su cliente a reducir el tiempo de recolección de datos y análisis financiero de semanas a minutos, permitiendo una planeación estratégica en tiempo real entre las diferentes áreas de negocio.

Una de las primeras acciones del equipo de JLL fue comparar los datos de regreso a la oficina en ubicaciones seleccionadas con las respuestas de preferencias de estilo de trabajo que los empleados entregaron en encuestas de Recursos Humanos. Esto permitió obtener una visión real de cuántos empleados asistían a las oficinas en diferentes sedes y áreas de negocio. Más importante aún, generó la base para realizar análisis de mayor nivel que facilitaron decisiones clave sobre el espacio necesario en el portafolio de cara al futuro.

“La organización se enfocaba en la asistencia promedio de cada día, así como los días con asistencia máxima”, señala Diego Rodriguez, Consultor Senior de Analítica de Negocios en JLL, quien desarrolló el código para el tablero personalizado del cliente. “Pero las métricas más obvias no siempre son las más útiles.”

Por ejemplo: datos internos mostraron un pico de asistencia del 65% en un edificio de oficinas de la empresa en EE. UU. Una lectura literal de esos números sugería reconfigurar el espacio actual para acomodar ese máximo potencial de personas. JLL convenció al cliente de considerar un indicador estadístico diferente.

Un análisis más profundo de los datos de asistencia y ocupación a lo largo de un año reveló que esa oficina sólo alcanzó su máximo unas cuantas veces. El equipo de JLL sumó otra variable y descubrió que el 90% del tiempo, el máximo de asistencia era del 36%. Este tipo de análisis avanzado busca aprovechar y transformar los datos para obtener perspectivas a nivel de inmueble, área de negocio o portafolio.

“Fue un momento de revelación”, dice Rodriguez. “Otra firma consultora sin experiencia inmobiliaria pudo haber considerado solo la máxima ocupación sin analizar más, y haber dado recomendaciones erróneas.”

En su lugar, la empresa redujo el espacio de esa ubicación para ajustarse a la demanda real, con planes de contingencia que permitieran convertir áreas comunes en espacios de trabajo durante juntas generales.

“Al aplicar un proceso científico más robusto y buscar patrones en la información, logramos hacer predicciones informadas sobre las necesidades de espacio en el futuro, aprovechando las condiciones del mercado inmobiliario”, dice Charles Fegely, Director de Consultoría en Analítica de Negocios, Work Dynamics de JLL.

Este enfoque centrado en los datos ha tenido un impacto notable en el portafolio ocupado por este líder del sector financiero.

Durante tres años, JLL recomendó más de 300 acciones específicas en los inmuebles globales de la empresa, logrando USD$120 millones en ahorros anuales y una reducción de más de 185 mil metros cuadrados.

Hasta ahora, JLL ha supervisado aproximadamente USD$400 millones de los USD$1,000 millones que la compañía ha destinado a mudanzas, las cuales incluyen desmantelamiento de edificios, reestructuración de contratos de arrendamiento y rescates.

JLL no solo ayudó a su cliente a identificar nuevas y mejores oportunidades de ahorro con mayor rapidez y eficiencia, sino que el equipo también combinó diversos conjuntos de datos junto con análisis estadístico para comparar arrendamientos tradicionales y diferentes opciones flexibles de espacio en varios mercados clave.

El esfuerzo de optimización del portafolio de este líder financiero también proporcionó a la compañía el capital necesario para trasladar su sede corporativa de un edificio antiguo de 186,000 metros cuadrados a uno nuevo de primer nivel casi a la mitad de ese tamaño, convirtiendo su estrategia de negocio y modelo híbrido de trabajo en una realidad inmobiliaria.

En una época de cambios laborales inesperados e incertidumbre económica, esta compañía confía en que sus estrategias de portafolio a mediano y largo plazo están preparadas para enfrentar el futuro, sea cual sea.

“El enfoque riguroso en los datos nos ayudó a mejorar nuestro desempeño financiero en general,” afirma el director de CRE de la firma financiera. “Pero también nos dio la perspectiva para anticipar posibles interrupciones y definir los planes de portafolio a futuro.

"Lo que este equipo colectivo de JLL ha construido realmente es líder en el sector de CRE.”

Visita nuestra página de estrategia de espacios de trabajo para conocer cómo adaptar tu portafolio de oficinas a los objetivos de tu negocio.